Diseñar una plantilla de formulario para su uso sin conexión

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En este artículo

Descripción de los formularios sin conexión

Create a data connection to a SQL database for offline use

Create a data connection to an Access database for offline use

Create a data connection to a SharePoint document library for offline use

Configure data availability

Disable offline use

Understanding offline forms

You might need to design a Microsoft Office InfoPath form template that users can fill out while their computers are disconnected from the network. For example, you can design a form template that an insurance adjuster can use in the field while investigating a claim. The form template contains secondary data connections that provide data to the form from an external database. The adjuster needs this data in order to fill out the form. While still in the office and connected to the network, the insurance adjuster can create a form based on this form template, and then save the form on his or her computer. In the field, the adjuster can then open and fill out the form without being connected to a network. After returning to the office and reconnecting to the network, the adjuster can then submit the form.

By default, a form saved on a computer can work without a network connection. When a user creates a form based on a form template, InfoPath downloads and stores a copy of that form template on the user’s computer. Whenever the user opens a form based on that form template, InfoPath first checks if there is a network connection to the computer. If a network connection exists, InfoPath checks the location where the form template was downloaded from, to determine if there is an updated version of the form template. If an updated version exists, InfoPath updates the form template on the user's computer. If a network connection does not exist, InfoPath uses the version of the form template that is stored on the user's computer.

In order to design a form template for offline use, the form template must be stored on the user's computer, and any data that is required by the user to complete the form, such as items in a list box, must be available to the user even if the computer is not connected to the network. The data in these controls are supplied from a secondary data connection to an external data source. This data can be stored in the user's computer in either the form template or in a special storage location called the cache.

Cuando agrega una conexión de datos secundaria a una plantilla de formulario que consulta datos desde un origen de datos externos, InfoPath envía una consulta a ese origen de datos externo. Los resultados de la consulta se almacenarán en la plantilla de formulario. Cuando el usuario crea un nuevo formulario basado en esta plantilla de formulario, los datos que se guardan en la plantilla de formulario están disponibles para el usuario.

When the form uses this secondary data connection to update the contents of a list box or combo box control with the latest data from the external data source, InfoPath stores the results of this query in a special storage location called the cache, if the computer is connected to a network. InfoPath uses the data in this cache to supply data to those controls.

To make the data from a secondary data connection available to your users, even if their computers are not connected to a network, you can do one or both of the following:

  • Store the data from the external data source in the form template.

  • Use the secondary data connection when the form opens.

After configuring the secondary data connection to work while the user's computer is offline, you can also configure the form template to retrieve the latest data from the external data source. You can configure the form template to retrieve the latest data (by limiting the availability of the existing data in the form to a specified number of days) and then adding a button to get the latest data.

Store the data in the form template

You can store the data from a secondary data connection in a form template by selecting the Store a copy of the data in the form template check box in the Data Connection Wizard when you create the secondary data connection.

Cuadro de diálogo Asistente para la conexión de datos

When you select this check box, InfoPath uses the data connection to retrieve data from the external data source. It then stores this data in the form template. When a user creates a form or opens an existing form based on your form template, a copy of the form template, along with the stored data, is downloaded to the user's computer. If the user's computer is connected to a network when the form is created, InfoPath retrieves data from the external data connection whenever the form uses this data connection. If the user is not connected to a network when the form is created, InfoPath uses the data that is stored in the form template on the user's computer.

Because the data was retrieved at the time that the data connection was created, the external data source may have been updated by the time a user creates a form based on this form template. If you want your users to receive the latest data from an external data source when they create a new form or open an existing form based on your form template, you should design your form to use a secondary data connection when the form first opens.

Use the secondary data connection when the form opens

If you want your users to receive the latest data from an external data source, rather than using the data stored in a form template, select the Automatically retrieve data when form is opened check box in the Data Connection Wizard when you create the secondary data connection. Última página del cuadro de diálogo Asistente para la conexión de datos

When a user creates a new form while connected to the network, InfoPath uses this secondary data connection to retrieve the latest data from the external data source. This data is stored in the cache. If the user opens an existing form that is saved on their computer, InfoPath checks if the computer is connected to a network. If the computer is connected to a network, InfoPath retrieves the latest data from the external data source by using this data connection. If the user is working offline, InfoPath uses the data stored in the cache or in the form template.

Nota de seguridad: The data retrieved from a secondary data source is stored in the computer as plain text. If you are using a secondary data connection to retrieve sensitive data from an external data source, you may want to disable this feature to help protect the data from unauthorized use in case the computer is lost or stolen. If you disable this feature, the data will be available only if the user is connected to the network.

Get the latest data

If an external data source is regularly updated, you can configure a form template to allow users to retrieve the latest data through the secondary data connection. To do this, you can limit the availability of the data that is currently stored in the cache to a specified number of days, and then you can add a button to retrieve data from any external data sources by using all of the secondary data connections in the form. Doing this helps ensure that users are working with the most recent data.

Alternatively, you can limit the availability of data from a secondary data connection by setting an expiration date on how long that you want data to be stored on a user's computer. Cuadro de diálogo Opciones de formulario

When you use this option, InfoPath makes the data from all secondary data connections available to the form for only the specified number of days. After that number of days has passed, the data will not appear in the form. You can then add a button to your form that users can click to retrieve data, by using a specific secondary data connection or all of the secondary data connections in the form.

Nota de seguridad: Even if the data is not available to the form, the data remains on the user’s computer after the set number of days has passed. The data will only be overwritten when the operating system uses this space to store something else.

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Create a data connection to a SQL database for offline use

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a una base de datos de Microsoft SQL Server a la plantilla de formulario, necesita la siguiente información al administrador de la base de datos.

  • El nombre del servidor donde se encuentra la base de datos que va a utilizar con esta plantilla de formulario.

  • El nombre de la base de datos que va a utilizar con esta plantilla de formulario.

  • The authentication required by the database. The database can use either Microsoft Windows authentication or SQL Server authentication to determine how users can access the database.

  • El nombre de la tabla que contiene los datos que desea enviar el formulario. Esta es la tabla principal. Si planea usar más de una tabla en la base de datos, necesita los nombres de las demás tablas, tablas secundarias. También debe los nombres de los campos de las tablas secundarias que tienen relaciones con los campos de la tabla principal.

  • Si puede almacenar con seguridad los resultados de la consulta en el formulario para uso sin conexión.

Una vez esta información, puede usar el siguiente procedimiento para crear la conexión de datos a una base de datos SQL para su uso sin conexión.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en crear una nueva conexión para, haga clic en recibir datos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en base de datos (Microsoft SQL Server o Microsoft Office Access) y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Seleccionar base de datos.

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen.

  7. En la lista ¿qué tipo de origen de datos desea conectarse a, haga clic en Microsoft SQL Server y, a continuación, haga clic en siguiente.

  8. En el cuadro nombre del servidor, escriba el nombre del servidor donde se encuentra la base de datos.

  9. En las credenciales de inicio de sesión, siga uno de estos procedimientos:

    • Si la base de datos determina quién tiene acceso al servidor en función de las credenciales utilizadas en una red de Microsoft Windows, haga clic en Usar autenticación de Windows.

    • Si la base de datos determina quién tiene acceso al servidor basándose en un nombre de usuario y contraseña que recibe desde el Administrador de la base de datos, haga clic en usar el siguiente nombre de usuario y contraseña y, a continuación, escriba el nombre de usuario y contraseña en el nombre de usuario de cuadros y contraseña.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. En la siguiente página del asistente, en la lista Seleccione la base de datos que contiene los datos que desea, haga clic en la base de datos que desea usar, active la casilla de verificación Conectar con una tabla específica, haga clic en el nombre de la tabla principal y, a continuación, haga clic en siguiente.

  12. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo que almacena la información de conexión de datos.

  13. Para guardar la configuración, haga clic en Finalizar.

  14. Agregue las tablas que desee usar en la conexión de datos de la consulta.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar tabla.

    2. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en siguiente. InfoPath intenta establecer las relaciones haciendo coincidir los nombres de campo en ambas tablas. Si no desea usar la relación sugerida, seleccione la relación y, a continuación, haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la columna correspondiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Finalizar.

    4. Para agregar tablas secundarias adicionales, repita estos pasos.

  15. Haga clic en Siguiente.

  16. Si desea que los datos de esta conexión de datos secundaria esté disponible incluso si el equipo del usuario no está conectado a una red, seleccione la casilla de verificación almacenar una copia de los datos de la plantilla de formulario. Cuando Active esta casilla, InfoPath consulta el origen de datos externos y almacena los resultados en la plantilla de formulario.

    Nota de seguridad: Si activa esta casilla, los resultados de la consulta almacena en la plantilla de formulario. Dado que los datos se almacenan en la plantilla de formulario, está disponible en los formularios que los usuarios rellenan, incluso si su equipo no está conectado a una red. Si está obteniendo datos confidenciales de esta conexión de datos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de que se robe o se pierda el equipo.

  17. Haga clic en Siguiente.

  18. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria. Compruebe que la información en la sección de Resumen es correcta. Para permitir que los usuarios usar esta conexión de datos secundaria cuando cree un nuevo formulario o abrir un formulario existente en función de esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

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Crear una conexión de datos a una base de datos de Access para su uso sin conexión

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a una base de datos de Access a la plantilla de formulario, necesita la siguiente información al administrador de la base de datos.

  • El nombre y la ubicación de la base de datos.

    Nota: También necesitará saber si la base de datos está en una ubicación de red que se puede acceder a los usuarios. Si va a otros usuarios de la red crear formularios basados en esta plantilla de formulario, la base de datos debe estar ubicado en una ubicación de red que se puede acceder a los usuarios.

  • Si la plantilla de formulario sólo se consulta la base de datos, necesitará el nombre de la tabla que proporciona los resultados de la consulta enviada a la base de datos. Esta tabla será la tabla principal al configurar la conexión de datos de la consulta.

  • Los nombres de las tablas que puede obligarle a datos de la tabla principal. En la mayoría de los casos, las relaciones de tabla ya establecidas en la base de datos. Si debe establecer las relaciones entre la tabla principal y otra tabla, tendrá los nombres de campo relacionados de ambas tablas.

Una vez esta información, puede usar el siguiente procedimiento para crear la conexión de datos a una base de datos de Access para su uso sin conexión.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en crear una nueva conexión para, haga clic en recibir datos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en base de datos (Microsoft SQL Server o Microsoft Office Access) y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Seleccionar base de datos.

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la ubicación de la base de datos.

    Nota: Si la base de datos esté almacenada en una ubicación de red, vaya a la ruta de acceso UNC de la ubicación. No se vaya a la ubicación de red a través de una unidad de red. Si usa una unidad de red, buscará los formularios creados en función de esta plantilla de formulario para la base de datos de una unidad de red. Si el usuario no dispone de una unidad de red, el formulario no encuentra la base de datos.

  7. Haga clic en el nombre de la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla principal que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. En la siguiente página del asistente, active la casilla de verificación Mostrar columnas de tabla.

    De forma predeterminada, todos los campos de la tabla se agrega al origen de datos principal de la plantilla de formulario.

  10. En la estructura del origen de datos, desactive las casillas de verificación para los campos que no desea incluir en el origen de datos principal.

    Agregue cualquier otras tablas o consultas que desea usar en esta conexión de datos.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar tabla.

    2. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en siguiente. InfoPath intenta establecer las relaciones haciendo coincidir los nombres de campo en ambas tablas. Si no desea usar la relación sugerida, seleccione la relación y, a continuación, haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la columna correspondiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Finalizar.

    4. Para agregar tablas secundarias adicionales, repita estos pasos.

  11. Haga clic en Siguiente.

  12. Para que los datos de esta conexión de datos secundaria disponible incluso si el equipo del usuario no está conectado a una red, seleccione la casilla de verificación almacenar una copia de los datos de la plantilla de formulario. Cuando Active esta casilla, InfoPath consulta el origen de datos externos y almacena los resultados de la consulta en la plantilla.

    Nota de seguridad: Si activa esta casilla, los resultados de la consulta almacena en la plantilla de formulario. Dado que los datos se almacenan en la plantilla de formulario, está disponible en los formularios que los usuarios rellenan, incluso si su equipo no está conectado a una red. Si está obteniendo datos confidenciales de esta conexión de datos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de que se robe o se pierda el equipo.

  13. Haga clic en Siguiente.

  14. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria. Compruebe que la información en la sección de Resumen es correcta. Para permitir que los usuarios usar esta conexión de datos secundaria cuando cree un nuevo formulario o abrir un formulario existente en función de esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

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Crear una conexión de datos a una biblioteca de documentos de SharePoint para su uso sin conexión

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario, necesita la siguiente información del administrador del sitio.

  • La ubicación del sitio de Microsoft Windows SharePoint Services y los permisos necesarios para tener acceso a él.

  • Comprobación de que el sitio está configurado para que los usuarios pueden obtener acceso a datos en la lista o biblioteca de documentos.

  • Comprobación de que pueden almacenar los datos de la lista o biblioteca de documentos en los equipos de los usuarios para su uso sin conexión.

Una vez esta información, puede usar el siguiente procedimiento para crear la conexión de datos a una base de datos de Access para su uso sin conexión.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en crear una nueva conexión para, haga clic en recibir datos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. On the next page of the wizard, click SharePoint library or list, and then click Next.

  5. En la siguiente página del asistente, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint con la lista o biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la siguiente página del asistente, en la lista Seleccionar una lista o biblioteca, haga clic en la lista o biblioteca que desea usar y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. En la siguiente página del asistente, seleccione las casillas de verificación junto a los campos que se proporcionan datos a la plantilla de formulario. Si la plantilla de formulario se publicará en la biblioteca de documentos y desea formularios basados en esta plantilla de formulario para recuperar metadatos sobre el formulario, seleccione la casilla de verificación incluir datos para el formulario activo únicamente.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. Para que los datos de esta conexión de datos secundaria disponible incluso si el equipo del usuario no está conectado a una red, seleccione la casilla de verificación almacenar una copia de los datos de la plantilla de formulario. Cuando Active esta casilla, InfoPath consulta el origen de datos externos y almacena los resultados de la consulta en la plantilla de formulario.

    Nota de seguridad: Si activa esta casilla, los resultados de la consulta almacena en la plantilla de formulario. Dado que los datos se almacenan en la plantilla de formulario, está disponible en los formularios que los usuarios rellenan, incluso si su equipo no está conectado a una red. Si está obteniendo datos confidenciales de esta conexión de datos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de que se robe o se pierda el equipo.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria y, a continuación, compruebe que la información en la sección de Resumen es correcta.

  12. Para permitir que los usuarios usar esta conexión de datos secundaria cuando cree un nuevo formulario o abrir un formulario existente en función de esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

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Configurar la disponibilidad de datos

Si el origen de datos externo se actualiza periódicamente con nuevos datos, puede configurar la plantilla de formulario para que los datos almacenados en caché esté disponible. Estos datos están disponibles en formularios basados en esta plantilla de formulario para un número limitado de días que corresponde a la programación de actualización del origen de datos externo. Limitando el número de días que los datos están disponibles en formularios basados en esta plantilla de formulario, puede requerir que los usuarios actualización los datos de origen de datos externo de forma regular.

Para actualizar los datos, puede agregar un botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para actualizar los datos de todas las conexiones de datos secundarios utilizadas en la plantilla de formulario.

Nota: Si utiliza un botón para actualizar la conexión de datos, indique a los usuarios hacer clic en este botón solo si están conectados a una red.

Especificar el número de días que hay datos almacenados en caché

Esta configuración se aplica a todas las conexiones de datos secundario en la plantilla de formulario.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En la lista categoría, en el cuadro de diálogo Opciones de formulario, haga clic en sin conexión.

  3. En sin conexión, seleccione la casilla de verificación almacene los datos obtenidos mediante las consultas para que se puede utilizar en modo sin conexión.

  4. Haga clic en las consultas almacenadas expiran tras este número de días.

  5. En la lista, seleccione el número de días que desea que los datos almacenados en caché esté disponible para el formulario.

Agregar un botón para actualizar la conexión de datos

  1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en nombre de la vista en el menú Ver para ir a la vista con el control que desea mostrar los datos de origen de datos secundario.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. Arrastre un control de botón de la plantilla de formulario.

  4. Haga doble clic en el control de botón que acaba de agregar a la plantilla de formulario.

  5. Haga clic en la pestaña General.

  6. En la lista acción, haga clic en Actualizar.

  7. En el cuadro etiqueta, escriba el nombre que desea que aparezca en el botón.

  8. Haga clic en Configuración.

  9. En el cuadro de diálogo Actualizar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para configurar el botón para recuperar los datos más recientes a través de esta conexión de datos, haga clic en un origen de datos secundario.

    • Para configurar el botón para recuperar los datos más recientes a través de todas las conexiones de datos secundario, haga clic en todos los orígenes de datos secundarios.

  10. En la lista Seleccionar el origen de datos secundario, haga clic en el origen de datos secundario asociado a la conexión de datos de la consulta.

  11. Haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo Abrir.

  12. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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Deshabilitar el uso sin conexión

En algunos casos, desea diseñar una plantilla de formulario para que solo permite a los usuarios a rellenar un formulario cuando están conectados a una red. Por ejemplo, si la plantilla de formulario tiene una conexión de datos a un origen de datos externo que contiene datos confidenciales o importantes, puede que desee configurar la plantilla de formulario para permitir que los formularios se pueden rellenar en un estado de conexión. Configurar la plantilla de formulario de esta manera, puede ayudar a proteger los datos en caso de pérdida o robo, el equipo, porque los datos no se guarda en el equipo del usuario.

Para configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios puedan rellenar el formulario, solo si su equipo está conectado a una red, realice los pasos siguientes.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En la lista categoría, en el cuadro de diálogo Opciones de formulario, haga clic en sin conexión.

  3. En sin conexión, desactive la casilla de verificación Permitir a los usuarios rellenar este formulario si datos no están disponibles.

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