Diseñar un panel de información del documento mediante InfoPath

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office InfoPath para diseñar un panel de información del documento asociado a documentos de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.

En este artículo

Información sobre los paneles de información del documento

Diseñar un panel de información del documento

Crear o modificar un panel de información del documento personalizado para un tipo de contenido de SharePoint

Agregar un panel de información del documento personalizado a un documento

Información sobre los paneles de información del documento

El panel de información del documento, que se muestra en los documentos de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007, permite a los usuarios ver y cambiar las propiedades de un archivo individual o un tipo de contenido guardado en un servidor de administración de documentos, como el sitio de un área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services 3.0. Estas propiedades, que también se conocen como metadatos, son detalles de un archivo que lo describen o lo identifican. Los usuarios pueden usar estas propiedades para organizar, identificar y buscar documentos.

El Panel de información del documento es un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 que se hospeda y muestra dentro de un documento. No es necesario InfoPath instalado en su equipo para ver un Panel de información del documento en un documento 2007 Microsoft Office system, pero necesita Office InfoPath 2007 para diseñar o personalizar los paneles de información del documento. Por ejemplo, si desea personalizar un Panel de información del documento para mostrar datos de un recurso externo como un servicio Web, debe usar Office InfoPath 2007 para ese Panel de información del documento de diseño.

Al personalizar el Panel de información del documento, también puede agregar la lógica empresarial, como la validación de datos, o agregar propiedades personalizadas que son importantes para su organización. Además, mediante la creación de un elemento de plantilla para que contenga los campos comunes, puede organizar la reutilización eficaz de paneles de información del documento en tipos de documentos de diferentes versión de 2007 Office en toda la organización.

Principio de página

Diseñar un panel de información del documento

Cuando diseñe un Panel de información del documento personalizado, puede usarlo con varios documentos de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 o puede diseñar varios paneles de información del documento. Por ejemplo, si algunos documentos están asociados a un proyecto específico, puede desea usar campos únicos para los paneles de información del documento que se usan en solo dichos documentos.

Incluso si su organización usa varios paneles de información del documento, cada uno puede contener varias propiedades comunes. Para volver a usar fácilmente las propiedades comunes al diseñar un Panel de información del documento, considere la posibilidad de usar elementos de plantilla. Mediante la creación y uso de los elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que los metadatos clave de su organización es coherente en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, su organización puede requerir cada Panel de información del documento incluir un campo denominado puesto además de autor. Al diseñar un elemento de plantilla que usa dichos campos comunes, puede volver a usar fácilmente el elemento de plantilla en varios paneles de información del documento.

En el siguiente procedimiento se describe cómo diseñar un panel de información del documento que se va a usar con documentos de versión de 2007 Office.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.

  2. Bajo Diseñar nuevo en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario, haga clic en Plantilla de formulario.

  3. En la galería Basado en, haga clic en En blanco y, a continuación, haga clic en Aceptar. De este modo, InfoPath puede definir el origen de datos durante el diseño de la plantilla de formulario.

    Asimismo, puede basar la plantilla de formulario en un documento XML o esquema XML, como Propiedades de Dublin Core. Además, puede diseñar la plantilla de formulario mediante un servicio Web, una base de datos o una configuración de una biblioteca de conexión de datos. Para obtener información sobre el diseño de una plantilla de formulario basado en un origen de datos, vea la sección Vea también.

  4. Diseñe la plantilla de formulario de modo que se pueda usar como un panel de información del documento.

    Al crear un elemento de plantilla que contenga campos comunes, puede coordinar el uso eficaz de los paneles de información del documento en diferentes tipos de documento de versión de 2007 Office en toda la organización. Si ha creado un elemento de plantilla y lo ha agregado al panel de tareas Controles, podrá insertarlo en la plantilla de formulario siguiendo el procedimiento que se describe a continuación.

    1. Sitúe el cursor en el lugar de la plantilla de formulario donde desee insertar el elemento de plantilla.

    2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

    3. Debajo de la opción Personalizados de la lista Insertar controles, haga clic en el nombre del control elemento de plantilla que desea insertar.

      El elemento de plantilla aparece dentro de un control de sección en la plantilla de formulario. Puede reconocer el elemento de plantilla en la plantilla de formulario porque las palabras sección (elemento de plantilla: nombre) aparecen como la etiqueta de sección, donde nombre es el nombre del archivo del elemento de plantilla.

      Etiqueta en plantilla de formulario que indica la presencia de un elemento de plantilla

  5. Cambie el nombre de la vista predeterminada y de cualquier otra vista en la plantilla de formulario.

    Cómo

    1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

    2. En el panel de tareas Vistas, haga clic en la vista cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades de la vista.

    3. Haga clic en la ficha General.

    4. En el cuadro Nombre de la vista, escriba un nuevo nombre para la vista.

    Nota: Incluso si la plantilla de formulario contiene sólo una vista, deberá asignarle un nombre descriptivo, como Propiedades personalizadas, porque el nombre de la vista aparecerá en la lista Opciones y vistas de propiedades cuando se vea el panel de información del documento en un documento.

  6. Publique el panel de información del documento en una carpeta de red compartida.

    Cómo

    1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar.

    2. En el Asistente para la publicación, haga clic en En una ubicación de red y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    3. En la siguiente página del asistente, haga clic en Examinar.

    4. Vaya a la carpeta de red compartida donde desee publicar la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    5. En la siguiente página del asistente, compruebe que son correctos la ruta de acceso y el nombre de la plantilla de formulario en el cuadro Nombre de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    6. En la siguiente página del asistente, si tiene una ruta alternativa a esta carpeta de red compartida, como un público dirección (URL), escriba la ruta de acceso en el cuadro y, a continuación, haga clic en siguiente.

    7. En la siguiente página del asistente, haga clic en Publicar.

      Recibirá una confirmación en la última página del asistente si se ha publicado correctamente la plantilla de formulario.

    Asimismo, puede publicar el panel de información del documento en un sitio de SharePoint. Para obtener información sobre cómo publicar en un sitio de SharePoint, vea la sección Vea también.

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Crear o modificar un panel de información del documento personalizado para un tipo de contenido de SharePoint

Cuando se crea un tipo de contenido de sitio basándose en el tipo de contenido Documento o el tipo de contenido Columnas de Dublin Core (que está disponible en los servidores en los que se ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007), se crea automáticamente un panel de información del documento para realizar un seguimiento de las propiedades de SharePoint. Puede usar Office InfoPath 2007 para personalizar este tipo de panel de información del documento de la misma manera que se personaliza cualquier plantilla de formulario de InfoPath. Por ejemplo, puede personalizar el panel de información del documento siguiendo uno o varios de estos procedimientos:

  • Agregue características como la validación de datos o el formato condicional.

  • Agregue una conexión de datos secundaria al panel de información del documento y, a continuación, agregue controles que muestren datos de los campos en el origen de datos.

  • Cree una vista nueva y, a continuación, agregue un elemento de plantilla con campos comunes que la organización pueda usar para realizar un seguimiento de los datos.

    Nota: Cuando un panel de información del documento se basa en un esquema de tipo de contenido de SharePoint, no se puede personalizar el panel de información del documento agregando campos que no sean parte de dicho esquema. Para agregar o quitar campos del esquema de tipo de contenido, es preciso agregar o quitar columnas del tipo de contenido.

Crear o modificar un panel de información del documento personalizado

  1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.

  2. Bajo Diseñar nuevo en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario, haga clic en Plantilla de formulario.

  3. En la lista Basado en, haga clic en XML o esquema y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: No active la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador porque el panel de información del documento se mostrará únicamente como parte de un documento de versión de 2007 Office y no como parte de una página Web.

  4. En el Asistente del origen de datos, escriba la dirección URL del servidor de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En la lista Seleccione una lista o Web, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Finalizar.

    Se abre el panel de información del documento para el esquema de tipo de contenido.

  7. Realice los cambios que desee en el panel de información del documento y, a continuación, guarde la plantilla de formulario.

    Nota: Dado que el panel de información del documento está basado en el esquema de tipo de contenido, que es el principal origen de datos de la plantilla de formulario, no se puede personalizar el panel de información del documento agregando nuevos campos al esquema de tipo de contenido, sino que hay que agregar o quitar columnas del tipo de contenido.

  8. En el menú Archivo, haga clic en Publicar.

  9. En el Asistente para la publicación, haga clic en Como plantilla del panel de información del documento para un tipo de contenido de sitio o lista de SharePoint (recomendado) y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Nota: Como plantilla del panel de información del documento para un tipo de contenido de sitio o lista de SharePoint (recomendado) aparece únicamente en esta página del asistente si hizo clic en XML o esquema en el paso 3.

  10. En la siguiente página del asistente, haga clic en Publicar.

    Recibirá una confirmación en la última página del asistente si se ha publicado correctamente la plantilla de formulario.

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Agregar un panel de información del documento personalizado a un documento

Después de crear un Panel de información del documento personalizado, debe asociar con un documento antes de poder usarla. Para ello, primero tiene que activar la ficha Programador en la cinta de opciones en los programas que desea usar el Panel de información del documento. A continuación, puede especificar la ubicación del Panel de información del documento mediante una ruta de acceso URL, UNC o URN. Además, puede mostrar el Panel de información del documento de forma predeterminada cuando se abre el documento. También puede elegir si las propiedades personalizadas que ha creado son visibles de forma predeterminada cuando se abre el documento.

En el siguiente procedimiento se describe cómo asociar un panel de información del documento a un documento de Office Word 2007, Office Excel 2007 o de Office PowerPoint 2007.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Nombre del programa, donde Nombre del programa es el nombre del programa con el que esté trabajando. Por ejemplo, haga clic en Opciones de Word.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Nombre del programa, haga clic en Más frecuentes, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La cinta de opciones forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

  3. Haga clic en la ficha Programador de la cinta de opciones de Office Fluent y, a continuación, haga clic en Panel de documentos.

  4. En el cuadro de diálogo Panel de información del documento, bajo Especifique una plantilla personalizada (URL, UNC o URN), escriba la ubicación del panel de información del documento que desee agregar al documento.

  5. Para mostrar de manera predeterminada las propiedades personalizadas en el documento, en la lista Mostrar de forma predeterminada, haga clic en Propiedades personalizadas.

  6. Para mostrar de manera predeterminada el panel de información del documento, active la casilla de verificación Mostrar siempre el panel de información del documento al abrir el documento y al guardar.

Además de ver o cambiar las propiedades de documentos para Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 en paneles de información del documento, en Office Word 2007 los usuarios pueden agregar propiedades desde el Panel de información del documento como controles de propiedad en el propio documento. Por ejemplo, varias instancias de una dirección de la empresa pueden agregarse como controles de las propiedades de un documento. Estos controles de la propiedad se actualizará cuando se cambia la información en el Panel de información del documento.

Para obtener más información sobre cómo agregar propiedades a un documento de Office Word 2007, vea la sección Vea también.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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