Diseñar un formulario para la combinación

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Con la combinación de formularios, los usuarios pueden consolidar datos de muchas formas distintas en un formulario. Esto es útil cuando los usuarios desean comparar o resumir datos de varios formularios relacionados. Por ejemplo, puede ser útil para un administrador de cuyo equipo rellena formularios de informes de estado semanales para combinar datos de esos formularios en un único informe de resumen para su director.

En este artículo

Formas de que los usuarios pueden combinar formularios

Consideraciones de diseño

Acciones de combinación para campos y grupos

Definir la configuración de combinación personalizados para controles

Formas de que los usuarios pueden combinar formularios

La ubicación de un formulario determina cómo un usuario puede combinar con otras formas. La siguiente lista explica las distintas ubicaciones donde se pueden almacenar formularios de Microsoft Office InfoPath y cómo los usuarios pueden combinar formularios almacenados en estas ubicaciones:

  • Unidad de disco duro local o una ubicación de red    Un usuario debe abrir un formulario en InfoPath. Este formulario se denomina el formulario de destino porque es el formulario en el que se van a combinar las otras formas. El usuario hace clic en Combinar formularios en el menú archivo y selecciona formularios adicionales, denominado formularios de origen, para combinar con el formulario de destino.

    Nota: Puede abrir un nuevo formulario en blanco y, a continuación, utilice el mismo procedimiento para combinar el formulario con otros formularios basados en la misma plantilla de formulario en blanco.

  • Biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint    Formularios pueden almacenarse en una biblioteca de documentos en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft Office Forms Server 2007. En el menú Ver, en la que se almacenan los formularios de la biblioteca de documentos, un usuario puede seleccionar la vista Documentos de combinación y, a continuación, seleccione los formularios que desea combinar. Cuando la combinación de formularios de esta forma, no es necesario para un usuario abrir un formulario de destino como se describe en el ejemplo anterior.

    Nota: Cuando diseñe un plantilla de formulario compatible con el explorador, los usuarios pueden rellenar formularios basados en esa plantilla de formulario mediante un explorador Web. El procedimiento para la combinación de formularios en una biblioteca de SharePoint que se basan en plantillas de formulario compatibles con el explorador es la misma que la combinación de formularios que los usuarios abrir y rellenan en InfoPath.

  • Formularios de correo electrónico de InfoPath en Microsoft Office Outlook 2007    Un usuario puede combinar varios formularios desde dentro de Office Outlook 2007, selecciónelos en la vista de la carpeta donde se almacenan los formularios y, a continuación, haga clic en Combinar formularios en el menú acciones.

Nota: Cuando los usuarios combinan formularios, no se eliminan los formularios originales. Los datos de los formularios de combinada se agregan al formulario de destino. Se recomienda que los usuarios guardar el formulario de destino con los datos combinados, como un nuevo formulario para no tener que sobrescribir los datos en el formulario original.

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Consideraciones de diseño

Ahora que está familiarizado con las formas en que los usuarios pueden combinar formularios basados en la ubicación del formulario, es importante comprender cómo se pueden habilitar controles específicos admitir la combinación y cómo se combinan los datos de campos individuales cuando se combinan formularios. Esta información, junto con una descripción de cómo los usuarios plan el uso de datos combinados, es una parte esencial de la creación de plantillas de formulario que permiten a los usuarios fácilmente puede combinar formularios.

Cuando agrega un control a una plantilla de formulario, enlazado a un campo o grupo en origen de datos la plantilla de formulario. Si diseñar un nuevo, plantilla de formulario en blanco, el origen de datos se crea automáticamente cuando se agregan controles. Si diseñar una plantilla de formulario que se basa en un origen de datos externos, como un esquema XML o un servicio Web, los controles que agregue a la plantilla de formulario deben estar enlazados a los campos o grupos en ese origen de datos.

Cuando se habilita la configuración de combinación para un control, en realidad habilita la configuración de combinación para el campo o grupo al que está enlazado el control. La configuración de combinación varía según el campo o grupo y su tipo de datos. Determinados tipos de campos o grupos no admiten la combinación.

Para comprender mejor cómo funciona la combinación de formularios, imagine que ha diseñado una plantilla de formulario de informe de gastos que contiene un control de cuadro de texto enlazado a un campo no es de repetición en el origen de datos que usa un tipo de datos de texto. Este campo se usa para almacenar justificación para el negocio de cada usuario para los gastos registrados. En este ejemplo, se le llame al campo fin y enlazar el control de cuadro de texto con la etiqueta Objetivo empresarial .

Imagine que tres usuarios: Bob Kelly, Nate Sun y Judy Lew: están rellenando formularios basados en la plantilla de formulario. En el campo Objetivo empresarial , Bob tipos de conferencia, Nate tipos Cliente visitey Vanessa tipos de Viaje de negocios. Porque los controles de cuadro de texto que usan un tipo de datos de texto no admiten la combinación de datos de forma predeterminada, un administrador que combina estos formularios de informe de gastos solo verán un valor en el campo Objetivo empresarial : el valor que ya se ha incluido en el formulario de destino. Por lo tanto, por ejemplo, si el formulario de Vanessa es el formulario de destino, solo el valor que especificó Vanessa aparecerá en el formulario combinado para este campo.

Al personalizar la configuración de combinación para el campo o grupo enlazado a un control, los usuarios pueden combinar datos de ese campo o grupo de varios formularios. En este ejemplo, puede personalizar la configuración de combinación para el control de cuadro de texto de Empresa Purpose para que los usuarios puedan combinar datos de los formularios que contienen ese campo. Puede personalizar aún más la configuración de combinación habilitando un separador que aparezca entre cada valor combinada. Un separador puede ser un espacio, una coma, un punto y coma, una línea vertical, un salto de línea, un salto de párrafo o un subrayado. Por ejemplo, si Bob tipos de conferencia en el campo Objetivo empresarial , Nate tipos Cliente visite, Vanessa tipos de Viaje de negociosy habilitar la combinación de ese campo y especifique un separador de coma, los datos combinados resultantes tendrá Mostrar como viaje de negocios, visite a cliente, conferencia (si el formulario de Vanessa es el formulario de destino).

Nota: Automáticamente se agrega un espacio tras separadores de coma y punto y coma.

Al agregar un separador puede ayudar a distinguir entre los valores específicos, puede personalizar cómo se combinan los datos agregando un prefijo único para cada valor que se encuentra en un campo o grupo. Al agregar un prefijo, puede seleccionar el valor de otro campo o escriba función que desea usar como un prefijo. Agregar un prefijo puede ayudar a los usuarios a identificar el origen de los datos originales. Por ejemplo, puede habilitar el nombre de la persona que rellena un formulario, un valor que se introduce en otro campo, para que aparezca un prefijo de un valor de otro campo. A continuación, cuando se combinan varios formularios, los valores del formulario de origen mostrarán valores combinados y esos valores tienen identificadores.

Por ejemplo, si se identifica un campo que almacena un nombre de usuario como el prefijo y crea una función de concatenación que agrega un coma detrás de cada instancia de ese valor, los usuarios pueden ver fácilmente quién ha escrito un valor incluso después de que se combinan varios formularios. En este ejemplo, si el formulario de Judy Lew es el formulario de destino, los datos con prefijo resultantes aparecerá como Viaje de negocios, Nate Sun: visite el cliente, Bob Kelly: conferencia.

Notas: 

  • El prefijo no se agrega al formulario de destino: formulario de Judy Lew, en este caso, para evitar la adición de prefijos redundantes si se guardan los datos combinados en el formulario y, a continuación, el formulario se vuelva a combinar.

  • Cuando un usuario combina formularios de InfoPath que se encuentran en una unidad de disco duro o una ubicación de red, un sitio de SharePoint o formularios de correo electrónico de InfoPath en Office Outlook 2007, los datos combinados resultantes se muestra en orden inverso desde el orden en que se seleccionan los formularios. Por ejemplo, si un usuario selecciona tres formas, a continuación, comenzando con Bob, selecciona de Laura y, a continuación de Nate, en el formulario resultante que contiene los datos combinados, datos de Nate aparecerán en primer lugar, seguidos de Vanessa datos y, a continuación, Bob.

  • Además de personalizar la configuración de combinación para controles individuales, también puede deshabilitar combinación de formularios para que la plantilla de formulario completo evitar que los usuarios de la combinación de formularios basados en ella. Cuando se deshabilita la combinación de formularios, los usuarios que rellenan el formulario no tiene acceso al comando Combinar formularios en el menú archivo.

  • Para asegurarse de que el formulario de la plantilla está correctamente configurada para combinar otras formas, probarlo mediante la publicación de la plantilla de formulario y, a continuación, crear y guardar al menos cinco formularios basados en la plantilla de formulario con datos de ejemplo. Después de guardar los formularios, abra la plantilla de formulario en modo de diseño y, a continuación, haga clic en vista previa en la barra de herramientas estándar... En el modo de vista previa, combinar los formularios de ejemplo. Si los formularios combinan correctamente, puede publicar la plantilla de formulario y permitir a los usuarios crear formularios basados en la plantilla de formulario.

  • Proporcionar a los usuarios con un procedimiento paso a paso combinar formularios. Puede desarrollar este procedimiento al probar la plantilla de formulario para la combinación.

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Acciones de combinación para campos y grupos

Las siguientes acciones de combinación varían según el tipo de datos del campo o grupo.

Al configurar las opciones de combinación de correspondencia para cualquier tipo de campo o grupo, puede optar por ignorar los valores de los formularios de origen y mantener los valores en el formulario de destino o seleccionar una configuración de combinación personalizados. La siguiente tabla describe la configuración de combinación personalizada para cada tipo de campo o grupo.

Tipo de campo o grupo

Configuración de combinación disponible

Ejemplos de controles que pueden estar enlazados con este tipo de campo

Campo de repetición no

  • Combinar el valor en el formulario de destino con los valores de los formularios de origen

    • Omitir campos en blanco

    • Agregar un separador entre los elementos

    • Agregar un prefijo a cada elemento

  • Cuadro de texto

  • Cuadro de lista desplegable

  • Cuadro combinado

Campo de repetición

  • Insertar los valores de los formularios de origen antes o después del valor en el formulario de destino

    • Quitar campos en blanco

  • Lista con viñetas

  • Lista numerada

  • Lista simple

  • Cuadro de lista de selección múltiple

Campo XHTML no de repetición

  • Combinar el valor en el formulario de destino con los valores de los formularios de origen

    • Omitir campos en blanco

    • Agregar un separador entre los elementos

    • Agregar un prefijo a cada elemento y dar formato al texto de prefijo

Cuadro de texto enriquecido

Campo de repetición XHTML

  • Insertar los valores de los formularios de origen antes o después del valor en el formulario de destino

    • Quitar campos en blanco

  • Lista con viñetas

  • Lista numerada

  • Lista simple

  • Tabla extensible

Campo de atributo

  • Reemplace el valor en el formulario de destino con el valor del formulario de origen

    Si un usuario selecciona varios formularios, el valor del último formulario que el usuario selecciona será el valor que se conserva en el formulario de destino. Por ejemplo, si un usuario selecciona tres formas, a continuación, comenzando con Bob, selecciona de Laura y, a continuación de Nate, los datos del campo de atributo está en forma de Nate reemplazará el valor original en el formulario de destino.

    Nota: Según el sistema operativo de la persona que combina formularios, puede diferir el valor conservado.

  • Combinar el valor en el formulario de destino con los valores de los formularios de origen

    • Omitir campos en blanco

    • Agregar un separador entre los elementos

    • Agregar un prefijo a cada elemento

Cualquier control puede tener un tipo de campo de atributo.

Grupo de repetición no

  • Combinar el valor en el formulario de destino con los valores de los formularios de origen

  • Sección

  • Sección opcional

Grupo de repetición

  • Insertar los valores de los formularios de origen antes o después del valor en el formulario de destino

    • Quitar campos en blanco

  • Lista con viñetas

  • Lista numerada

  • Lista simple

  • Cuadro de lista de selección múltiple

  • Tabla extensible

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Definir la configuración de combinación personalizados para controles

Use los procedimientos de esta sección para definir la configuración de combinación personalizados para los controles estándares y de repetición.

Nota: Cuando se habilita la configuración de combinación para un control, en realidad habilita la configuración de combinación para el campo o grupo al que está enlazado el control. La configuración de combinación varía según el campo o grupo y su tipo de datos. Determinados tipos de campos o grupos no admiten la combinación. También puede cambiar la configuración de combinación mediante la edición de las propiedades de un campo o grupo en el origen de datos. Para ello, haga clic en un campo o grupo en el panel de tareas Origen de datos, haga clic en Propiedades en el menú contextual y, a continuación, en la ficha reglas y combinación, haga clic en Configuración de combinar.

Los controles estándar incluyen los controles que normalmente se asocian a recopilar y mostrar información. Estos controles incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, casillas de verificación y botones. Controles de repetición y opcionales incluyen controles de lista, tablas de repetición, secciones de repetición y secciones opcionales. Estos controles permiten a los usuarios insertar elementos de lista, filas, conjuntos de registros e información opcional al rellenar un formulario. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede usar una tabla extensible para que los usuarios puedan agregar tantas filas como necesiten escriba su número de elementos de gastos específico.

Notas: 

  • Algunos controles se enlazan a los campos que no se pueden combinar. Por ejemplo, no se pueden combinar los valores de los controles de selector de fecha o controles de casilla de verificación porque no se puede combinar el tipo de datos que contienen. Los controles que contienen las firmas digitales nunca se combinan porque así que pueda invalidar la firma digital.

  • Algunos controles contienen opciones adicionales. Por ejemplo, al personalizar la configuración de combinación para un control de cuadro de texto enriquecido, puede seleccionar opciones de formato de fuente.

Definir la configuración de combinación personalizada de los controles estándar

Los controles estándar incluyen cuadros de texto, cuadros de texto enriquecido y cuadros combinados. En este artículo para obtener más información, consulte acciones de combinación para campos y grupos .

Nota: Los controles que se han agregado dentro de las secciones, es decir, los controles secundarios de controles principales: solo admite la combinación si se ha habilitado para el control principal.

  1. Haga doble clic en el control que desee modificar.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades del Control, haga clic en la ficha Opciones avanzadas.

  3. Combinar formularios, haga clic en Configuración de la combinación.

  4. Acción para este campo, haga clic en combinar el valor en el formulario de destino con los valores de los formularios de origen.

  5. Para excluir campos que no contienen datos, en combinar opciones, seleccione la casilla omitir campos en blanco (recomendados).

  6. En la lista separar cada elemento con, elija un separador aparezca entre los valores en el control que aparece en el formulario de destino.

    Detalles técnicos

    Agregar un separador puede ayudar a los usuarios determinar el usuario que especificó datos cuando se combinan los datos de varios formularios. Por ejemplo, al seleccionar por comas (",") para un control determinado da de datos de ese control están separado por comas cuando se combinan varios formularios basados en la plantilla de formulario.

  7. Para agregar un prefijo antes de cada valor que aparece en el control cuando los usuarios combinación formularios basados en esta plantilla de formulario, seleccione la casilla de verificación usar cada elemento el prefijo y, a continuación, elija un elemento en el que desea basar el prefijo en.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

    2. En el cuadro de diálogo Insertar fórmula, siga uno de estos procedimientos:

      • Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desea usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Sugerencia: Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro de fórmula en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las funciones.

      • Para insertar un valor u operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro fórmula.

    Operación

    Símbolo

    Agregar

    +

    Restar

    -

    Multiplicar

    *

    Dividir

    /

    • Nota: Si la fórmula usa el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio antes y después del operador de división. Si el operador de división no tiene un espacio antes y después de ella, InfoPath puede interpretar "/" como un separador de pasos de ubicación de XPath en lugar de como un operador de división.

    • Para comprobar la fórmula para la sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

Definir la configuración de combinación personalizada de una sección estándar

Secciones estándares son contenedores de otros controles. Pueden incluir cualquiera de los controles que aparece en el panel de tareas controles, incluidas otras secciones. En este artículo para obtener más información, consulte acciones de combinación para campos y grupos .

Nota: Los controles que se han agregado dentro de las secciones, es decir, los controles secundarios de controles principales: solo admite la combinación si se ha habilitado para el control principal.

  1. Haga doble clic en la sección que desea modificar.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la sección, haga clic en la ficha Opciones avanzadas.

  3. Combinar formularios, haga clic en Configuración de la combinación.

  4. Acción para este grupo, haga clic en combinar el contenido de los grupos en los formularios de origen y destino (predeterminado).

    Nota: La configuración de combinación para cada campo y grupo de este grupo determinará cómo se combinan los datos.

Definir la configuración de combinación personalizados controles y secciones de repetición

Controles de repetición incluyen secciones de repetición, tablas de repetición y listas con viñetas. En este artículo para obtener más información, consulte acciones de combinación para campos y grupos .

Nota: Los controles que se han agregado dentro de las secciones, es decir, los controles secundarios de controles principales: solo admite la combinación si se ha habilitado para el control principal.

  1. Haga doble clic en el control que desee modificar.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades del Control, haga clic en la ficha Opciones avanzadas.

  3. Combinar formularios, haga clic en Configuración de la combinación.

  4. Acción para este grupo de repetición, haga clic en Insertar los grupos de los formularios de origen en el formulario de destino (predeterminado).

  5. Para determinar dónde aparecerán los grupos de los formularios de origen en el formulario de destino, en Opciones de inserción, haga clic en detrás de los grupos en el formulario de destino o delante de los grupos en el formulario de destino.

  6. Para eliminar valores en blanco de los formularios de combinadas, active la casilla de verificación Quitar grupos en blanco (recomendados).

  7. Para combinar grupos cuyos controles contienen los mismos valores, lo que reduce la redundancia, active la casilla de verificación Combinar grupos con el mismo valor de campo y, a continuación, haga clic en el botón junto a los campos para comparar para seleccionar los campos que desea combinar.

Definir la configuración de combinación personalizados para secciones opcionales

Secciones opcionales contienen otros controles. Los usuarios pueden insertar o quitar secciones opcionales al rellenar un formulario. En este artículo para obtener más información, consulte acciones de combinación para campos y grupos .

Nota: Los controles que se han agregado dentro de las secciones, es decir, los controles secundarios de controles principales: solo admite la combinación si se ha habilitado para el control principal.

  1. Haga doble clic en el control que desee modificar.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades del Control, haga clic en la ficha Opciones avanzadas.

  3. Combinar formularios, haga clic en Configuración de la combinación.

  4. Acción para este grupo, haga clic en combinar el contenido de los grupos en los formularios de origen y destino (predeterminado).

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