Diseñar flujos de trabajo personalizados con SharePoint Designer

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye listos para usar flujos de trabajo algunos de los procesos empresariales más comunes, como recopilar comentarios en un documento o distribuir un documento para su aprobación.

Pero, ¿qué ocurre si el equipo tiene un proceso que requiere más de lo que ofrecen los flujos de trabajo predefinidos? ¿Por ejemplo, si desea que un flujo de trabajo que se extiende más allá de la aprobación o el proceso de comentarios, por lo que lleva a cabo otras acciones, como copiar el documento en otra biblioteca cuando está listo para publicarlo?

Con Microsoft Office SharePoint Designer 2007, puede diseñar flujos de trabajo personalizados que agreguen lógica de aplicación sin código a sus sitios de SharePoint. Mediante el Diseñador de flujo de trabajo, puede crear reglas que asocien condiciones y acciones con elementos de listas y bibliotecas de SharePoint. Cambios en elementos de listas o bibliotecas activan acciones del flujo de trabajo.

Nota: En este artículo se refiere a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, ficticia compañía que fabrica bicicletas, componentes de bicicleta y accesorios ciclistas.

Por ejemplo, el equipo de documentación técnica de Adventure Works había diseñado un flujo de trabajo personalizado. El flujo de trabajo de aprobación incluido con Office SharePoint Server 2007 asigna una tarea con las opciones para aprobar o rechazar. Sin embargo, el Editor en el equipo, Martin Bankov, deseaba un poco más flexibilidad y funcionalidad cuando complete sus tareas. Mediante el Diseñador de flujo de trabajo en Office SharePoint Designer 2007, Martin había diseñado un flujo de trabajo personalizado con estas opciones:

  • Aprobar y publicar

  • Aprobar pero ruta a Legal para revisión

  • Rechazar y volver a escritor

Cada una de estas opciones desencadenadores diferentes acciones del flujo de trabajo personalizados.

Crear flujos de trabajo basados en las reglas

Con Office SharePoint Designer 2007, puede crear flujos de trabajo que se basan en reglas. En el Diseñador de flujo de trabajo, elija el evento que activa el flujo de trabajo. Especifique las acciones que desee realizar el flujo de trabajo y puede incluso identificar las condiciones en las que se realizan estas acciones. Además, un flujo de trabajo puede incluir varios pasos para que puedan evaluar y procesar varios conjuntos de condiciones y acciones.

Al conocer los pilares básicos de un flujo de trabajo, puede diseñar rápidamente un flujo de trabajo personalizado. Los pilares básicos son los siguientes:

  • Eventos    Un evento es lo que se inicia o inicia un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo personalizado siempre se asocia a una lista o biblioteca. Cuando diseñe el flujo de trabajo, elija qué lista para adjuntarlo a. Un evento de esta lista inicia el flujo de trabajo. Hay exactamente tres eventos que se pueden iniciar un flujo de trabajo: (1) se crea un elemento; (2) en un elemento se cambia; o (3) un participante del flujo de trabajo, haga clic en un botón de inicio de un formulario de iniciación del flujo de trabajo.

  • Acciones    Una acción es la unidad básica de trabajo en un flujo de trabajo. Office SharePoint Designer 2007 proporciona un conjunto de acciones listas y reutilizables para incorporar a un flujo de trabajo. Por ejemplo, el flujo de trabajo puede crear, copiar, cambiar o eliminar elementos de lista (o archivos en una biblioteca); proteger elementos o enviar un mensaje de correo electrónico. y crear una tarea para alguien en la lista de tareas.

  • Condiciones    Cuando diseñe un flujo de trabajo, puede crear una regla que establece una condición donde el flujo de trabajo realiza la acción asociada solo si dicha condición es verdadera. Office SharePoint Designer 2007 proporciona varias condiciones listas y reutilizables para incorporar a un flujo de trabajo. Por ejemplo, puede especificar que el flujo de trabajo realiza las acciones asociadas solamente si un elemento se ha creado o modificado en un intervalo de tiempo específico, o si se creó o se modificó por una persona determinada.

  • Pasos    Un flujo de trabajo se compone de uno o varios pasos. Cada paso puede contener cualquier número de acciones y condiciones asociadas. Pasos permiten agrupar condiciones y acciones para que puedan ser evaluado y realiza antes un segundo conjunto un conjunto de reglas (condiciones y acciones).

Para crear un flujo de trabajo más dinámicos y flexibles, puede agregar un formulario de inicio o de un formulario de tareas personalizado para el flujo de trabajo. Puede usar un formulario para recopilar información de participantes del flujo de trabajo en momentos del flujo de trabajo y para permitir que los participantes interactuar con las tareas de flujo de trabajo predefinidos. Diseñar los formularios mediante asistentes y Office SharePoint Designer 2007 genera los formularios automáticamente cuando haya terminado de diseñar el flujo de trabajo.

Por ejemplo, el flujo de trabajo personalizado para el equipo de documentación técnica requiere tres opciones diferentes de aprobación. Cada opción activa acciones de flujo de trabajo diferente. Cuando Martin diseña el flujo de trabajo, utiliza al Asistente de tareas personalizado para crear el formulario de tareas personalizado, como se muestra aquí.

Cuadro de diálogo Agregar campo del asistente

Cuando termine de Martin diseñar el flujo de trabajo, Office SharePoint Designer 2007 genera el formulario de tareas personalizado. Ahora, cuando las personas de su equipo aprobación documentos, vea la siguiente forma en el explorador. Este formulario contiene las opciones que Martin especificado en el Asistente para personalización de tareas.

Formulario de tareas personalizado

Automatizar procesos empresariales

Si va a crear una aplicación Web para ayudar a automatizar un proceso empresarial, se abre el Diseñador de flujo de trabajo en Office SharePoint Designer 2007 nuevas posibilidades. Con el Diseñador de flujo de trabajo, puede integrar reglas de negocios y la lógica de flujo de trabajo en las aplicaciones Web sin tener que escribir cualquier código del servidor.

Por ejemplo, el equipo de documentación técnica desea un flujo de trabajo que automatizan más de su proceso de aprobación de documento solo. Mediante el Diseñador de flujo de trabajo, Martin diseña un flujo de trabajo que los miembros del equipo pueden iniciar manualmente cuando el documento esté listo para su aprobación. El flujo de trabajo crea una tarea para revisar el documento y el revisor elige una de las tres opciones descritas anteriormente.

Martin diseña el flujo de trabajo para que lleva a cabo diferentes acciones, según la respuesta que envía el revisor en el formulario de tareas personalizado:

  • Si elige el revisor aprobar y publicar, el flujo de trabajo copia el documento en otra biblioteca de documentos denominada listo para la publicación y envía un mensaje al equipo de documentación.

  • Si el revisor elige Aprobar pero ruta a Legal para revisar, el flujo de trabajo copia el documento en otra biblioteca denominado requiere revisión legal y envía un mensaje al Departamento Legal.

  • Si el revisor elige Rechazar y volver a escritor, el flujo de trabajo envía un mensaje en el escritor de los comentarios del revisor y actualizaciones de ese elemento en la biblioteca de documentos para mostrar la información más reciente.

En el Diseñador de flujo de trabajo, el paso que contiene esta lógica condicional es similar en la siguiente ilustración.

Lógica condicional del Diseñador de flujo de trabajo

Se trata de un solo paso del flujo de trabajo. Con el tiempo, Martin puede modificar y ampliar este flujo de trabajo mediante la adición de pasos. Puede incluso diseño nuevo flujos de trabajo personalizados que se han adjuntado a la biblioteca listo para la publicación y la biblioteca requiere revisión legal y estos flujos de trabajo pueden activarse siempre que el flujo de trabajo de revisión de documentos de Martin crea un elemento no hay. El Diseñador de flujo de trabajo es un modo eficaz rápidamente automatizar procesos empresariales y agregar lógica condicional a sus aplicaciones Web.

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