Dirigir una reunión como moderador

Use las opciones de participantes y de administración de contenido de Lync 2010 para realizar una reunión productiva y sin distracciones.

Importante:  Si no es el organizador de la reunión o el moderador principal, tenga en cuenta que la mayoría de las opciones afectan lo que los demás usuarios puedan ver, escuchar o hacer en la reunión. Se recomienda que el moderador sea discreto.

¿Qué desea hacer?

Grabar la reunión

Administrar participantes

Mostrar u ocultar la lista de participantes

Reactivar o desactivar el audio de los participantes

Cambiar los privilegios de asistente o moderador durante la reunión

Admitir o denegar el acceso a las personas de la sala de espera

Iniciar una conversación independiente con uno o varios participantes

Invitar a otras personas a la reunión

Trabajar con el contenido de la reunión

Mostrar u ocultar la región

Cargar o preparar contenido antes de la reunión

Mostrar el contenido de la reunión que ya se ha cargado

Compartir un programa o el escritorio

Cargar un archivo de PowerPoint para una presentación

Cargar datos adjuntos que los participantes puedan ver y guardar

Anotar un presentación o pizarra de PowerPoint

Agregar una pizarra o sondeo a la reunión

Modificar los permisos del contenido

Cambiar la persona que podrá anotar presentaciones de PowerPoint

Controlar quién pueda ver en privado el contenido de la reunión

Cambiar la persona que podrá acceder al contenido de la reunión

Cambiar la persona que podrá ver y guardar datos adjuntos

Agregar vídeo a la reunión

Finalizar o salir de la reunión

Grabar la reunión

Para grabar la reunión, siga este procedimiento:

  • En la ventana de conversación, haga clic en el botón Más opciones Botón Más opciones de la ventana de reunión de Lync 2010 y, a continuación, haga clic en Iniciar grabación.

Para obtener detalles, consulte Grabación y reproducción.

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Administrar participantes

Si hace clic con el botón secundario en una o varias personas de la lista de participantes o usa el menú Opciones de las personas, podrá realizar la mayoría de las tareas de administración Imagen del botón .

Mostrar u ocultar la lista de participantes

  • En la ventana de conversación, haga clic en el menú Opciones de las personas y, a continuación, haga clic en Mostrar lista de participantes.

Es recomendable mantener la lista de participantes visible durante la reunión, para que pueda realizar un seguimiento sobre las personas que participan, hablan y que podrían tener problemas con el audio o el uso compartido. Sin embargo, es posible que necesite ocultarla para que, por ejemplo, pueda revisar una conversación de MI larga.

Reactivar o desactivar el audio de los participantes

  • Siga uno de estos procedimientos:

    • Para administrar el audio de uno o varios participantes, haga clic con el botón secundario en sus nombres de la lista de participantes y, a continuación, haga clic en Desactivar audio o Reactivar audio.

    • Para desactivar o reactivar el audio de todos los participantes de la reunión, haga clic en el menú Opciones de las personas y, a continuación, en Desactivar audio de la audiencia.

      Sugerencia:  Use esta opción en una reunión grande, cuando el número de participantes que provocan interferencias de audio es demasiado grande.

Cambiar los privilegios de asistente o moderador durante la reunión

  • Siga uno de estos procedimientos:

    • En la lista de participantes, haga clic con el botón secundario en uno o varios participantes y, a continuación, haga clic en Convertir en moderador o Convertir en asistente, según corresponda.

    • Haga clic en el menú Opciones de las personas y, a continuación, haga clic en Disminuir nivel de todos.

      Sugerencia:  Elija esta opción si hay un número elevado de moderadores que interrumpen el flujo de la reunión.

Admitir o denegar el acceso a las personas de la sala de espera

  • En la lista de participantes, realice uno de estos procedimientos:

    • En Sala de espera, haga clic en Admitir a todos o Denegar a todos.

    • Junto al nombre de cada persona, haga clic en Admitir o Denegar, según corresponda.

Iniciar una conversación independiente con uno o varios participantes

  • En la lista de participantes, seleccione una o varias personas, haga clic con el botón secundario en los nombres seleccionados y, a continuación, haga clic en la opción de contacto que desee.

Invitar a otras personas a la reunión

Para invitar a otras personas mediante Lync 2010, siga uno de estos procedimientos:

  1. (Opcional) Para cambiar las opciones de moderador o acceso para las personas a las que desea invitar, en la ventana de conversación, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión, haga clic en el botón Opciones de reunión y, a continuación, cambie las opciones de la reunión, según sea necesario. Para obtener detalles, consulte Cambiar las opciones durante la reunión.

  2. Haga clic en el menú Opciones de las personas de la ventana de conversación y, a continuación, haga clic en Invitar por nombre o número de teléfono.

  3. Escriba un número de teléfono, seleccione uno o varios contactos existentes o busque un contacto, según corresponda.

  4. Haga clic en Aceptar. A continuación, las personas a las que invitó recibirán una notificación que les indicará que se unan a la reunión.

Para invitar a otras personas por correo electrónico, siga uno de estos procedimientos:

  1. En la ventana de conversación, haga clic en el menú Opciones de las personas y, a continuación, haga clic en Invitar por correo electrónico.

  2. (Opcional) Para cambiar las opciones de moderador o acceso para las personas a las que desea invitar, en ka invitación a la reunión, haga clic en Opciones de reunión. Para obtener detalles, consulte Configurar las opciones de llamada de conferencia o reunión.

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Trabajar con el contenido de la reunión

En Lync, el contenido de la reunión se encuentra a la derecha de la lista de participantes, en el área denominada región. Si está presentando, podrá trabajar en este área con sondeos de reunión, pizarras y presentaciones de Microsoft PowerPoint. Cuando comparta un programa o el escritorio, todos los demás participantes de la reunión podrán ver el contenido compartido en la región.

Mostrar u ocultar la región

  • En la ventana de conversación, haga clic en Compartir y, a continuación, en Mostrar región.

Cargar o preparar contenido antes de la reunión

  1. Antes de la reunión, en el Calendario de Microsoft Outlook, abra la invitación de una reunión programada y, a continuación haga clic en Unirse a la reunión en línea.

  2. En la ventana de conversación, siga uno de estos procedimientos (o ambos):

    • Haga clic en el menú Compartir para cargar una presentación de PowerPoint, agregar una pizarra o crear un sondeo.

    • Haga clic en el botón Agregar o ver datos adjuntos Botón Agregar o ver datos adjuntos en reuniones en línea de Lync para cargar un archivo.

Para obtener detalles, consulte las secciones "Cargar un archivo de PowerPoint para una presentación" o “Cargar datos adjuntos que los participantes puedan ver y guardar”, que se incluyen más adelante en este tema.

Mostrar el contenido de la reunión que ya se ha cargado

  • En la ventana de conversación, haga clic en Compartir, seleccione Contenido reciente y, a continuación, haga clic en el contenido que desea mostrar.

Compartir un programa o el escritorio

Cargar un archivo de PowerPoint para una presentación

  1. En la ventana de conversación, haga clic en Compartir y, a continuación, en Presentación de PowerPoint.

  2. Seleccione el archivo que desea agregar y haga clic en Cargar.

Cargar datos adjuntos que los participantes puedan ver y guardar

  1. En la ventana de conversación, haga clic en el botón Agregar o ver datos adjuntos.

  2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar datos adjuntos.

  3. Seleccione el archivo que desea agregar y haga clic en Cargar.

Anotar un presentación o pizarra de PowerPoint

  • En la región, en la barra de herramientas de anotación, situada en la esquina inferior izquierda, haga clic en la herramienta de anotación deseada.

Todos los participantes de la reunión pueden anotar una pizarra o diapositiva de PowerPoint de las siguientes maneras:

  • Usar el Puntero láser, que es un punto coloreado con su nombre

  • Insertar líneas o formas

  • Agregar texto

  • Dibujar o resaltar con la Pluma

  • Agregar un sello de flecha, de marca de verificación o de X

  • Insertar un archivo de gráficos

Para obtener detalles sobre las herramientas de anotación, consulte Colaborar en una pizarra.

Nota:  Las herramientas de anotación están disponibles sólo para el contenido presentado en la región. Si está compartiendo el escritorio o varios programas, los demás participantes deben solicitar permiso antes de realizar cambios en el contenido compartido.

Agregar una pizarra o sondeo a la reunión

  • En la ventana de conversación, haga clic en Compartir y, a continuación, en Nueva pizarra o Nuevo sondeo.

Para obtener detalles, consulte Colaborar en una pizarra y Realizar un sondeo.

Modificar los permisos del contenido

De forma predeterminada, sólo los moderadores pueden anotar las presentaciones de PowerPoint, moverse a su ritmo y en privado por las diapositivas de PowerPoint que usted muestra y cambiar en privado a otro elemento de la Lista de contenido. Todos los participantes pueden ver y guardar datos adjuntos. Use los siguientes procedimientos para cambiar esta configuración predeterminada.

Cambiar la persona que podrá anotar presentaciones de PowerPoint

  1. En la ventana de conversación, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión.

  2. En el cuadro de diálogo Información de unión y opciones de reunión, haga clic en el botón Opciones de reunión.

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, en Privilegios, cambie Realizar anotaciones en presentaciones a Solo los moderadores o Ninguno.

Controlar quién pueda ver en privado el contenido de la reunión

  1. En la ventana de conversación, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión.

  2. En el cuadro de diálogo Información de unión y opciones de reunión, haga clic en el botón Opciones de reunión.

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, en Privilegios, cambie Ver en privado a Todos o Ninguno.

Nota:  Los programas o escritorios compartidos no se pueden ver en privado.

Cambiar la persona que podrá acceder al contenido de la reunión

De forma predeterminada, solo los moderadores disponen de acceso extendido al contenido de la reunión. Para cambiar esta configuración, siga uno de estos procedimientos:

  • En la Lista de contenido, haga clic en la flecha situada junto al elemento que desea cambiar, elija Hacer que esté disponible para y, a continuación, haga clic en Organizador o Todos.

Al elegir Todos, todos los participantes de la reunión podrán controlar los sondeos, las pizarras y las presentaciones de PowerPoint de las siguientes maneras:

  • Guardar una copia local, con o sin anotaciones

  • Cambiar el contenido que se puede ver en la región de la reunión

  • Cambiar el nombre del contenido o quitarlo

  • Conceder a todos acceso extendido a la reunión

Cambiar la persona que podrá ver y guardar datos adjuntos

De forma predeterminada, todos los participantes de la reunión pueden guardar y ver los datos adjuntos de la reunión. Para cambiar esta configuración, siga uno de estos procedimientos:

  1. En la ventana de conversación, haga clic en el botón Agregar o ver datos adjuntos Botón Agregar o ver datos adjuntos en reuniones en línea de Lync .

  2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del contenido que desea cambiar, elija Hacer que esté disponible para y, a continuación, haga clic en Organizador o Moderadores.

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Agregar vídeo a la reunión

Para agregar vídeo a la reunión, siga uno de estos procedimientos:

  • En la ventana de conversación, haga clic en Vídeo.

Nota:  Si se ha conectado a la reunión por teléfono, puede ver vídeo pero no mostrar el suyo.

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Finalizar o salir de la reunión

Para finalizar o salir de la reunión, siga uno de estos procedimientos:

  • Para salir de la reunión pero no finalizarla, cierre la ventana de conversación.

  • Para finalizar y salir de la reunión, en la ventana de conversación, haga clic en el menú Opciones de las personas Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Finalizar y salir de la reunión.

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