Directrices para organizar y dar formato a datos en una hoja de cálculo

Microsoft Office Excel tiene un número de características que hacen que sea fácil de administrar y analizar los datos. Para aprovechar estas características, es importante que organizar y dar formato a datos en un hoja de cálculo según las siguientes instrucciones.

En este artículo

Instrucciones de la organización de datos

Directrices de formato de datos

Instrucciones de la organización de datos

Coloque elementos similares en la misma columna    Diseñar los datos para que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna.

Mantener un rango de datos independientes    Deje en blanco al menos una columna y una fila en blanco entre un rango de datos y otros datos en la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccione el rango al ordenar, filtrar o insertar subtotales automáticos.

Coloque los datos críticos por encima o por debajo del rango    Evite colocar datos críticos a la izquierda o hacia la derecha del rango porque los datos se puede ocultar cuando filtrar el rango.

Evite filas y columnas en un rango    Evite colocar filas y columnas dentro de un rango de datos. Hacer esto para asegurarse de que Excel puede detectar y seleccione el rango de datos relacionados con más facilidad.

Mostrar todas las filas y columnas en un rango    Asegúrese de que las filas o columnas ocultas se muestran antes de realizar cambios en un rango de datos. Cuando no se muestran las filas y columnas en un rango, se puede eliminar datos accidentalmente. Para obtener más información, vea Ocultar o mostrar filas y columnas.

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Directrices de formato de datos

Usar los rótulos de columna para identificar los datos    Crear etiquetas de columna en la primera fila del rango de datos aplicando un formato diferente a los datos. Excel, a continuación, puede usar estas etiquetas para crear informes y para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, alineación, formato, modelo, borde o estilo de uso de mayúsculas para las etiquetas de columna es diferente del formato que se asigna a los datos del rango. Dar formato a las celdas como texto antes de escribir los rótulos de columna. Para obtener más información, vea maneras de aplicar formato a una hoja de cálculo.

Bordes de celda de uso para distinguir los datos    Cuando desee separar los rótulos de datos, utilice bordes de celda — no filas en blanco ni líneas de guiones, para insertar líneas debajo de las etiquetas. Para obtener más información, vea la celda aplicar o quitar bordes en una hoja de cálculo.

Evitar los espacios iniciales o finales para evitar errores    Evitar insertar espacios al principio o al final de una celda para aplicar sangría a datos. Los espacios adicionales pueden afectar a ordenar, buscar y el formato que se aplica a una celda. En lugar de escribir espacios para aplicar sangría a datos, puede usar el comando Aumentar sangría dentro de la celda. Para obtener más información, vea cambiar de posición los datos en una celda.

Extender formatos de datos y fórmulas    Al agregar nuevas filas de datos hasta el final de un rango de datos, Excel extiende fórmulas y formatos coherentes. Tres de las cinco celdas anteriores deben utilizar el mismo formato para ese formato para ampliarse. Todas las fórmulas anteriores deberán ser coherentes ampliar una fórmula. Para obtener más información, vea Rellenar datos automáticamente en celdas de la hoja de cálculo.

Usar un formato de tabla de Excel para trabajar con datos relacionados    Puede convertir un rango de celdas contiguas en la hoja de cálculo en una tabla de Excel. Datos que se define en la tabla se pueden manipular independientemente datos fuera de la tabla y puede usar las características específicas de una tabla para ordenar, filtrar, totales o calcular los datos de la tabla. También puede usar la característica de tabla para compartimentar conjuntos de datos relacionados mediante la organización de datos en varias tablas en una única hoja de cálculo. Para obtener más información, vea las tablas de información general de Excel.

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Notas: 

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