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Diferencias entre los resultados de búsqueda de eDiscovery estimados y reales en Office 365

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Este tema se aplica a las búsquedas que se pueden ejecutar mediante una de las herramientas de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft siguientes:

  • Búsqueda de contenido en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365

  • Exhibición de documentos electrónicos en contexto en el centro de administración de Exchange (EAC)

  • El centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online

Cuando se ejecuta una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos, la herramienta que usa devolverá una estimación del número de elementos (y su tamaño total) que cumplen los criterios de búsqueda. Por ejemplo, cuando se ejecuta una búsqueda en la Centro de cumplimiento y seguridad, los resultados de búsqueda estimado se muestran en el panel de detalles de la búsqueda seleccionada.

Cálculo de resultados que se muestra en el panel de detalles de la búsqueda seleccionada

Esta es la misma estimación de tamaño total y el número de elementos que se muestra en la exhibición de documentos electrónicos herramienta Exportar al exportar los resultados en un equipo local y en el informe de resumen de exportación que se descarga con los resultados de búsqueda.

Resultados estimados en la herramienta de exportación de exhibición de documentos electrónicos
Estimado resultados en la herramienta de exportación de exhibición de documentos electrónicos

Los resultados de la búsqueda estimada se incluyen en el informe de resumen de exportación

Estimado resultados en el informe de resumen de exportación

Sin embargo, como podrá observar en la captura de pantalla anterior del informe de resumen de exportación, el tamaño y el número de resultados de búsqueda reales que se descargan realmente son diferentes que el tamaño y el número de resultados de búsqueda estimado.

Diferencia entre los resultados de la búsqueda estimados y descargados

Estas son algunas de las razones para estas diferencias:

  • Los resultados de la forma se estiman   Un cálculo de los resultados de búsqueda son simplemente que, una estimación (y no un recuento real) de los elementos que cumplen los criterios de consulta de búsqueda. Para compilar la estimación de elementos de Exchange, una lista de los ID que cumplen los criterios de búsqueda se solicita desde la base de datos de Exchange que está usando la herramienta de exhibición de documentos electrónicos. Pero, al exportar los resultados de búsqueda, vuelva a ejecutar la búsqueda y se recuperan los mensajes reales de la base de datos de Exchange. Así que estas diferencias podrían deberse a cómo se determinan el número estimado de artículos y el número real de elementos.

  • Cambios que se producen entre el tiempo cuando estimación y exportación de resultados de búsqueda   Al exportar los resultados de búsqueda, la búsqueda se inicie para recopilar ese elementos más reciente en el índice de búsqueda que cumplen los criterios de búsqueda. Es posible que hay adicionales se crearon elementos, enviado o recibido que cumplan los criterios de búsqueda en el tiempo entre se recopilan los resultados de búsqueda estimado y cuando se exportan los resultados de búsqueda. También es posible que elementos que están en el índice de búsqueda cuando los resultados de búsqueda se han estimado ya no están allí porque los purgó desde la ubicación del contenido antes de que se exportan los resultados de búsqueda. Una forma de mitigar este problema es especificar un intervalo de fechas para una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos. Otra forma colocar una suspensión en ubicaciones de contenido para que los elementos se mantienen y no se puede purgar.

  • Elementos sin indizar   Elementos que están indizados para la búsqueda pueden provocar diferencias entre los resultados de búsqueda estimado y real. Por ejemplo, en lugar de exhibición de documentos electrónicos en Exchange y el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint no incluir elementos sin indizar (que no se cumplen los criterios de búsqueda) cuando se ejecuta una búsqueda para estimar los resultados de búsqueda. Pero puede incluir elementos sin indizar al exportar los resultados de búsqueda. Incluir elementos sin indizar al exportar los resultados de búsqueda, puede haber más elementos que se exportan. Esto provocará una diferencia entre los resultados de búsqueda estimado y exportado.

    Al usar la herramienta de búsqueda de contenido en el Centro de cumplimiento y seguridad, tiene la opción de incluir elementos no indizados en la estimación de búsqueda. El número de elementos sin indizar devuelto por la búsqueda se muestra en el panel de detalles junto con otros resultados de búsqueda estimado. Los elementos sin indizar también se incluirán en el tamaño total de los resultados de búsqueda estimado. Al exportar los resultados de búsqueda, tiene la opción de incluir o no incluir elementos no indizados. Cómo configurar estas opciones puede ocasionar diferencias entre estimado y resultados de la búsqueda real que se descargan.

  • Exportar los resultados de una búsqueda de contenido que incluye todas las ubicaciones de contenido   Si la búsqueda que se va a exportar resultados de era una búsqueda de todas las ubicaciones de contenido de su organización, se exportarán sólo los elementos sin indizar de ubicaciones de contenido que contienen elementos que cumplan los criterios de búsqueda. En otras palabras, si no hay resultados de búsqueda se encuentran en un buzón de correo o un sitio, no exportan todos los elementos no indizados en dicho buzón de correo o sitio. Sin embargo, sin indizar elementos de todas las ubicaciones de contenido (incluso las que no contienen elementos que coincidan con la consulta de búsqueda) se incluirán en los resultados de búsqueda estimado.

    Como alternativa, si la búsqueda que se va a exportar resultados de incluye ubicaciones de contenido específicos, se exportarán los elementos sin indizar (que no están excluidos por los criterios de búsqueda) de todas las ubicaciones de contenido especificados en la búsqueda. En este caso, el número de elementos sin indizar estimado y el número de elementos sin indizar realmente exportados deben ser los mismos.

    La razón para no exportar elementos sin indizar desde cualquier ubicación de la organización es porque puede aumentar la probabilidad de errores de exportación y aumentar el tiempo que se tarda en exportar y descargar los resultados de búsqueda.

  • Formatos de archivo sin formato en comparación con los formatos de archivo exportado   Elementos de Exchange, el tamaño estimado de los resultados de búsqueda se calcula mediante los tamaños de mensaje sin formato Exchange. Sin embargo, se exportan los mensajes de correo electrónico en un archivo PST o como mensajes individuales (que tienen formato de los archivos EML). Ambas de estas opciones de exportación utilizan un archivo diferente formato ese mensajes sin formato Exchange, que da como resultado el tamaño total del archivo exportado distinto de tamaño de archivo previsto.

  • Versiones de documentos   Documentos SharePoint, varias versiones de un documento no están incluidas en los resultados de búsqueda estimado. Pero, tiene la opción para incluir todas las versiones del documento al exportar los resultados de búsqueda, lo que aumentarán el número real y tamaño total de los documentos exportados.

  • Desduplicación   Elementos de Exchange, deduplicación reduce el número de elementos que se exportan. Tiene la opción de anular duplicar los resultados de búsqueda cuando exportarlas. Para los mensajes de Exchange, esto significa que se exporta una sola instancia de un mensaje, incluso si dicho mensaje podría encontrarse en varios buzones. Los resultados de búsqueda estimado incluirán todas las instancias de un mensaje. Por lo que si elige la opción de desduplicación al exportar los resultados de búsqueda, el número real de elementos que se exportan podría ser considerablemente menor que el número estimado de elementos.

    Otra cosa que debe tener en cuenta si elige la opción de desduplicación es que se exportan todos los elementos de Exchange en un único archivo PST y la estructura de carpetas de los buzones de origen no se conserva. El archivo PST exportado contiene solo los elementos de correo electrónico. Sin embargo, un informe de resultados de búsqueda contiene una entrada para cada mensaje exportado que identifica el buzón de origen donde se encuentra el mensaje. Esto le ayuda a identificar todos los buzones que contienen un mensaje duplicado. Si no habilita la duplicación, se exporta un archivo PST independiente para cada buzón que se incluyen en la búsqueda.

Exportar elementos no indizados desde el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online

En el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online, tiene la opción de incluir contenido no indizado (de Exchange y SharePoint ) al exportar los resultados de una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos. Para ello, seleccione la opción de incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido. No indexados elementos (también llamado uncrawlable en SharePoint ) son elementos de Exchange y SharePoint que, por algún motivo, no se han indizado para la búsqueda. Elementos sin indizar Exchange aparecen en el informe de Errores de índice de Exchange que se incluye al exportar los resultados de búsqueda. Del mismo modo, sin indizar SharePoint elementos aparecen en el informe de Errores de índice de SharePoint . Al exportar elementos sin indizar, descargados en una carpeta denominada Uncrawlable. Elementos sin indizar Exchange se incluyen en un archivo PST; todos los documentos sin indizar de SharePoint se descargan demasiado. El número de elementos sin indizar (si hay alguna) aparecen en cada informe de errores de índice. El número de elementos no indizados en los informes debe coincidir con el número de elementos sin indizar que se descargan.

¿Cuáles son algunas de las razones si el número de elementos sin indizar exportados no coincide con el número de elementos en el informe de errores de índice?   Como se explica anteriormente, es posible que se han purgado elementos de Office 365 entre el momento en que se ha ejecutado la estimación de búsqueda y la hora en que se exportan los resultados de búsqueda. Puede ocurrir una discrepancia similar para los elementos no indizados. Por ejemplo, el índice de búsqueda podría ser la fecha cuando se exportan los resultados de búsqueda. Esto significa que un elemento sin indizar exportado con los resultados de búsqueda podría no mostrarse en el informe de errores de índice porque el elemento no indizado en el momento en que se exportan los resultados de búsqueda. El resultado sería sin indizar más artículos de exportación que se enumeran en el informe de errores de índice. Del mismo modo, un elemento sin indizar mencionado en el informe de errores de índice podría se han purgado desde Office 365 antes de que se actualice el índice de búsqueda. El resultado sería menos sin indizar artículos de exportación que se enumeran en el informe de errores de índice.

Nota: Si no selecciona la opción de incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido al exportar los resultados de búsqueda o descargar solo los informes, se descargan los informes de errores de índice pero no tienen todas las entradas. Esto no significa que no hay los errores de indización. Sólo significa que no se han incluido elementos no indizados en la exportación.

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