Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca de sitio

Si desea realizar cambios en un archivo que reside en una biblioteca de sitio, la forma más segura de hacerlo es desprotegiendo el archivo. De esa forma, puede asegurarse de que ningún otro usuario pueda modificar el archivo mientras trabaja en él. Cuando tiene el archivo desprotegido, tiene la oportunidad de editarlo con o sin conexión y guardarlo, varias veces si es necesario.

Al completar sus ediciones y volver a proteger el archivo en su biblioteca de sitio, otras personas pueden ver los cambios y pasa a estar disponible para que lo desprotejan, si tienen los permisos adecuados. Por otra parte, si decide no realizar ni conservar ningún cambio en el archivo, puede simplemente descartar la desprotección, de modo que no se afecte al historial de versiones.

¿Qué desea hacer?

Información general

Desproteger un archivo

Proteger un archivo

Descartar una desprotección

Desproteger, proteger o deshacer desprotecciones en varios archivos

Información general

Algunas bibliotecas están configuradas para requerir la desprotección de los archivos. Si este es el caso en su organización, se le solicitará que desproteja todos los archivos que desee editar. Cuando haya finalizado con el archivo, debe volver a protegerlo o descartar la desprotección.

Si no se requiere la desprotección, puede abrir un documento en su biblioteca, realizar cambios, guardarlo y cerrarlo. Sin embargo, si hace eso, es posible que otra persona esté trabajando en el documento y al mismo tiempo pueda sobrescribir sus cambios. A menos que esté completamente seguro de que es el único usuario que tiene el archivo abierto, es mejor desprotegerlo antes de aplicar los cambios.

Importante: Si está trabajando como coautor en un documento (cuando hay varias personas trabajando simultáneamente en el mismo documento), no desproteja el documento a menos que desee escribir exclusivamente en él.

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Desproteger un archivo

Para desproteger un archivo de una biblioteca:

  1. Vaya a la biblioteca en la que reside el archivo.

  2. Elija uno de los siguientes métodos para desproteger el archivo:

    • Elija el nombre de archivo, haga clic en la flecha desplegable que aparece junto al nombre de archivo y seleccione Desproteger.

      Lista desplegable de un archivo de Word seleccionado en una lista de SharePoint. "Desproteger" está resaltado.

    • Active la casilla de verificación que aparece junto al nombre de archivo y, en la cinta de opciones, seleccione el icono Desproteger.

      Cinta de opciones de SharePoint con "Desproteger" seleccionado

      Se abrirá un mensaje, que le avisará que está a punto de desproteger un archivo. Si desea guardarlo en la carpeta que ha designado para los borradores locales, active la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores.

      Cuadro de mensaje que ofrece la oportunidad de mantener el archivo desprotegido en una carpeta local de borradores

      Importante: Si desea seleccionar dos o más archivos para desprotegerlos, no tiene la opción de guardarlos en una carpeta local de borradores.

  3. Decida si desea guardar el archivo en su carpeta local de borradores. Las ventajas de guardar el archivo en una carpeta local son la velocidad y la portabilidad. La ventaja de trabajar en línea es una mayor protección de los archivos. Si no necesita trabajar sin conexión, es posible que prefiera trabajar en línea. Si desea guardar el archivo en la carpeta local de borradores, active la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores. De lo contrario, no la active.

  4. Haga clic en Aceptar.

Cuando el archivo está desprotegido, el icono que aparece junto al nombre de archivo está parcialmente cubierto con una flecha verde que señala hacia abajo Por determinar . Esto indica que el archivo está desprotegido. Si mantiene el mouse sobre el icono de un archivo desprotegido, la información sobre herramientas muestra el nombre del documento y el nombre de la persona que lo ha desprotegido.

Mensaje de información sobre herramientas que aparece debajo del icono del archivo desprotegido. Informa al usuario sobre el nombre del archivo y el usuario que lo desprotegió.

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Proteger un archivo

Los archivos, y todos los cambios que haya realizado en ellos, no estarán disponibles para sus compañeros hasta que los vuelva a proteger en la biblioteca.

Para proteger un archivo:

  1. Vaya a la biblioteca en la que reside el archivo.

  2. Elija uno de los siguientes métodos para volver a proteger el archivo:

    • Elija el archivo que desea proteger, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto al nombre del archivo y, a continuación, seleccione Proteger.

      Cuadro desplegable que muestra "Proteger" seleccionado

    • Active la casilla de verificación que aparece junto al icono del archivo y, en la cinta de opciones, haga clic en el icono Proteger.

      Cinta de opciones de SharePoint con el cursor señalando el icono Proteger

  3. Cuando se abre el cuadro de mensaje Proteger, realice la selección adecuada en el área Conservar desprotección.

    • Si desea realizar una protección provisional y luego continuar trabajando en el archivo, en el área Conservar desprotección, seleccione .

    • Si ha finalizado su trabajo en el archivo y no necesita mantenerlo desprotegido, seleccione No en el área Conservar desprotección.

      Cuadro de mensaje que aparece cuando se protege un archivo

  4. En el área Comentarios, agregue un comentario que describa los cambios realizados. Este paso es opcional, pero se recomienda como procedimiento. Los comentarios de protección son especialmente útiles cuando varias personas trabajan en un archivo. Además, si se está realizando un seguimiento de las versiones en su organización, el comentario se convierte en parte del historial de versiones, lo cual puede resultarle importante en el futuro si necesita volver a una versión anterior del archivo por algún motivo.

  5. Haga clic en Aceptar para finalizar la protección del archivo o en Cancelar si cambia de idea por algún motivo. Cuando el archivo está protegido nuevamente, la flecha verde desaparece del icono del archivo.

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Descartar una desprotección

Si desprotege un archivo y no realiza cambios en él, puede simplemente descartar la desprotección, en lugar de guardarlo. Si su organización realiza seguimientos de versiones, se crea una nueva versión cada vez que vuelve a proteger un archivo en la biblioteca. Al descartar la desprotección, puede evitar crear nuevas versiones cuando no ha realizado cambios en el archivo.

En algunos casos, es posible que realice cambios que no desea conservar. En lugar de guardar el archivo, puede descartar la desprotección y así perder los cambios.

Para descartar una desprotección:

  1. Vaya a la biblioteca en la que reside el archivo.

  2. Elija uno de los siguientes métodos para volver a proteger el archivo:

    • Elija el archivo que desea proteger, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto al nombre del archivo y, a continuación, seleccione Descartar desprotección.

      Menú desplegable que muestra "Descartar desprotección" seleccionado

    • Active la casilla de verificación que aparece junto al icono del archivo y, en la cinta de opciones, haga clic en el icono Descartar desprotección.

      Icono Descartar desprotección en la cinta de opciones de SharePoint

  3. Cuando el cuadro de mensaje Abrir documento anuncia que está a punto de descartar el archivo, haga clic en Aceptar para terminar de proteger el archivo o en Cancelar si cambia de idea. Cuando el archivo está protegido nuevamente, la flecha verde desaparece del icono del archivo.

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Desproteger, proteger o deshacer desprotecciones en varios archivos

Para desproteger, proteger o deshacer desprotecciones en varios archivos al mismo tiempo:

  1. Active la casilla de verificación que aparece junto al icono del archivo de cada archivo que desee proteger, desproteger o descartar.

    Biblioteca de documentos de SharePoint con varios archivos marcados para desprotegerse

  2. En la cinta de opciones, seleccione Desproteger, Proteger o Descartar desprotección, según corresponda.

  3. Cuando aparezca el cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar.

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