Descripción general: compartir datos de Excel y trabajar en colaboración

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En Excel Web App, disponible en Windows Live o con la tecnología de Microsoft SharePoint 2010, varios usuarios pueden editar datos en una hoja de cálculo en el explorador al mismo tiempo.
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Compartir datos de Excel

Existen muchas formas de compartir, analizar y comunicar información empresarial en Microsoft Office Excel 2007. El modo en que decida compartir los datos dependerá de muchos factores, como la forma en que desee que otros usuarios vean los datos o trabajen con ellos. Por ejemplo, ¿desea impedir que se modifique la información confidencial o importante, o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los datos? Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Microsoft Office Excel o que trabajan con versiones diferentes de Excel. Quizás sólo desee compartir una versión fija de un libro que pueda enviarse por correo electrónico e imprimirse fácilmente.

En este artículo es una introducción a la que se explica cómo compartir datos en Excel, lo que y otras personas necesitan para ver o trabajar con los datos y las limitaciones de los que están asociadas con el uso compartido de datos. También incluye vínculos a artículos más detalladas.

En este artículo

Usar Excel Services para compartir datos manteniendo una única versión del libro

Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos

Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas

Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel

Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel

Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo

Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia

Utilizar Excel Services para compartir datos manteniendo una única versión del libro

Si tiene acceso a Excel Services, un elemento de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que sea capaz de ejecutar servicios de cálculo de Excel, puede guardar un libro en ese servidor para que otros usuarios pueden obtener acceso a todo o parte de ella en un explorador.

Una vez guardados en el servidor, los libros se muestran mediante Microsoft Office Excel Web Access. Con Excel Web Access, los usuarios pueden ver e interactuar con los libros en el explorador que usan habitualmente, así como calcular, crear instantáneas, actualizar los datos y extraer valores de los libros. Los libros se pueden utilizar también en informes de paneles. (Como en el panel de un automóvil, un informe de panel presenta visualmente datos críticos en forma resumida para que los usuarios puedan obtener la información que necesitan de un vistazo). Asimismo, no es necesario que los usuarios tengan instalado Microsoft Office Excel 2007 en sus equipos locales para utilizar Excel Web Access.

En la siguiente ilustración se muestra Excel Web Access en un informe de panel.

Datos de Excel en un informe de panel

Cuando guarda un libro en Excel Services, todo el libro se coloca en el servidor, pero puede especificar las partes del libro (como hojas de cálculo individuales, rangos con nombre o gráficos) que desea mostrar en el explorador. También puede establecer parámetros que permitan la interacción especificando celdas individuales que se pueden editar en la hoja de cálculo que están visible. Por ejemplo, puede especificar las celdas en el que los usuarios puedan introducir valores de las fórmulas en otras celdas y, a continuación, los usuarios pueden ver los resultados que se calculan mediante servicios de Excel.

Usar Excel Services para compartir datos cuando:

  • Tener acceso a Excel Services, una parte de Office SharePoint Server capaz de ejecutar servicios de cálculo de Excel.

  • Desee mantener solamente una copia de un libro u hoja de cálculo en una ubicación central y segura.

  • Los usuarios necesiten analizar, representar en forma de gráfico, cambiar e interactuar con los datos mediante un explorador. No es necesario que Excel esté instalado en los equipos de los usuarios.

  • Desee ayudar a proteger los modelos de hoja de cálculo y los datos que componen los modelos. Puede otorgar a los usuarios permisos de sólo lectura para que puedan ver la hoja de cálculo en el explorador, pero sin tener acceso directamente a la hoja mediante Excel u otro programa cliente. Asimismo, puede controlar las partes de la hoja de cálculo que los usuarios pueden ver en el explorador.

  • Desee utilizar un libro en un informe de panel en una página Web para poder ver y analizar rápidamente la información importante del proyecto.

  • Desee utilizar características de generación de informes para avisar a los usuarios de que existen informes actualizados.

Además, servicios de Excel permite a los administradores manualmente o mediante programación, administrar y distribuir personalizadas hojas de cálculo de Excel en el servidor.

Para obtener más información sobre cómo guardar y administrar libros mediante servicios de Excel, un elemento de Office SharePoint Server, vea Guardar un libro en Excel Services.

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Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos

Cuando desee que uno o varios libros estén disponibles para colaboración en una ubicación central, puede guardar estos libros en un servidor de administración de documentos. Un servidor de administración de documentos permite utilizar características de administración de documentos, como flujos de trabajo automatizados y bibliotecas de documentos compartidos, para proteger y desproteger documentos. Asimismo, si dispone de Windows SharePoint Services 3.0, puede guardar el documento en un área de trabajo compartida para que los usuarios puedan colaborar en él de forma más sencilla y mantener la copia local del libro sincronizada con los cambios desde el servidor.

Guardar el libro en un servidor de administración de documentos

Puede guardar los libros en un servidor de administración de documentos, como Windows SharePoint Services 3.0, para proporcionar a los usuarios una ubicación central donde puedan colaborar en los documentos y aprovechar las numerosas características de administración de documentos suministradas por los sistemas de servidor de administración de documentos.

Colabore en los documentos a través de un servidor de administración de documentos cuando:

  • Tenga acceso a un servidor de administración de documentos.

  • Los usuarios tengan instalado Excel para abrir y usar los libros desde el servidor de administración de documentos.

  • Desee aprovechar las características del servidor de administración de documentos, como:

    • Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento sean informados y sepan en qué fase del trabajo participan (revisión, comentarios, aprobación, etc.), y para que puedan proporcionar información y aportar conocimientos según sea necesario.

    • Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros.

    • Protección, desprotección y control de versiones de los libros.

    • Características de administración y generación de informes.

    • Características de colaboración, como sitios de áreas de documentos.

Para publicar un libro en un servidor de administración de documentos, asegúrese de que está disponible, un servidor de administración de documentos y, a continuación, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Publicar y, a continuación, haga clic en El servidor de administración de documentos. En el cuadro de diálogo Guardar como, elija a un servidor de ubicación y el nombre del libro y, a continuación, haga clic en Guardar.

Crear un sitio de área de documentos con Windows SharePoint Services 3.0

Si desea compartir el libro en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 y permitir que otros usuarios puedan colaborar fácilmente en él mientras mantiene una copia local del libro sincronizada con los cambios, puede crear y utilizar un sitio de área de documentos.

Un sitio de área de documentos es un área hospedada en un servidor de Windows SharePoint Services 3.0 en la que los usuarios pueden compartir documentos e información, mantener listas de datos relevantes y mantenerse actualizados en cuanto al estado del proyecto en cuestión.

Utilice un sitio de área de documentos cuando:

  • Tenga acceso a un servidor que ejecute Windows SharePoint Services 3.0.

  • Pueda crear y administrar el sitio en el que va a almacenar los documentos y desee otorgar a los usuarios que visitan o utilizan el sitio niveles de permisos diferentes.

  • Los usuarios tengan instalado Excel para abrir y usar los libros desde el servidor.

  • Desee utilizar una lista de tareas para asignar tareas pendientes con fechas de vencimiento a los miembros del sitio de área de documentos. Si otro miembro le ha asignado una tarea, puede marcarla como finalizada en la lista de tareas. Cuando los miembros de otras tareas abran la lista de tareas en el panel Área de documentos, podrán ver que ha realizado la tarea.

  • Desee mostrar los nombres de usuario de los miembros del sitio de área de documentos en una lista de miembros.  En el panel Área de documentos, se incluye información de contacto (como información de disponibilidad, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico) y otras propiedades para que los miembros puedan mantenerse en contacto fácilmente unos con otros.  Si utiliza la mensajería instantánea, puede ver también el estado de conexión de los miembros del sitio de área de documentos.

  • Desee utilizar alertas de correo electrónico para avisar a los miembros de los cambios realizados en una lista, en un determinado elemento (como el estado de una tarea) o en un documento del sitio de área de documentos.

Para crear un sitio de área de documentos desde Excel y guardar un libro en el sitio, asegúrese de que Windows SharePoint Services 3.0 está instalado y disponible para su uso y, a continuación, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , en la flecha situada junto a Publicar y luego en Crear área de documentos. En el panel de tareas, escriba el nombre que desea asignar al sitio de área de documentos y, a continuación, escriba o seleccione la dirección URL del servidor Web en el que desea guardar el libro.

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Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas

Probablemente, los métodos más comunes de compartir datos de Excel sean enviar los libros por correo electrónico o fax, e imprimir y distribuir copias impresas de los libros. Utilice el correo electrónico, el fax o las copias impresas para distribuir libros cuando:

  • Tenga un programa de correo electrónico como Microsoft Office Outlook 2007.

  • Tenga una máquina o un software de fax y una conexión a Internet.

  • Tenga una impresora y desee utilizar o distribuir copias impresas de los datos como referencia.

Enviar libros por correo electrónico

Puede enviar un libro de Excel o de su programa de correo electrónico. Para enviar un libro desde Excel, abra el libro que desea enviar, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Enviar y, a continuación, haga clic en correo electrónico.

Enviar libros por fax

Puede enviar un fax a un libro de Excel si se registraron con un proveedor de servicio de fax, o si tiene software de fax y una conexión a Internet o un fax módem. También puede imprimir el libro y, a continuación, envíelo mediante una máquina de fax.

Para enviar fax un libro de Excel, asegúrese de que tiene una conexión a Internet y que haya suscrito a un proveedor de fax. Abra el libro que contiene la información que desea enviar un fax, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Enviar y, a continuación, haga clic en Fax de Internet.

Imprimir libros

Puede imprimir fácilmente un libro desde Excel. Antes de imprimir un libro que contiene una gran cantidad de datos o gráficos, puede ajustarlo rápidamente en la nueva vista Diseño de página para obtener resultados de aspecto profesional. En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. Sin embargo, puede utilizar también reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas. Para obtener más información sobre la vista Diseño de página, vea Utilizar la vista Diseño de página para ajustar las páginas antes de imprimirlas.

Para obtener más información sobre cómo imprimir en Excel, vea Imprimir una hoja de cálculo o un libro.

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Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel

Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones anteriores de Excel, puede guardar el libro en el formato de Excel 97-2003 (.xls) en lugar de en el formato XML o binario (.xlsx o .xlsb) de Office Excel 2007, y trabajar en el documento en el modo de compatibilidad. Este modo se habilita automáticamente al abrir un libro de Excel 97-2003. La referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de título del programa cuando trabaja con un formato de archivo de una versión anterior.

El modo de compatibilidad aplica la compatibilidad entre Microsoft Office Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 y Office Excel 2007 suprimiendo características de Office Excel 2007 que puedan agregar contenido incompatible con versiones anteriores de Office. Por ejemplo, cuando trabaja en el modo de compatibilidad de Office Excel 2007, el nuevo motor de creación de gráficos de 2007 Microsoft Office system no está disponible, pero puede agregar gráficos utilizando el mismo motor que estaba disponible en versiones anteriores para asegurarse de que puede intercambiar gráficos sin problemas.

Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta automáticamente el Comprobador de compatibilidad para identificar los posibles problemas de compatibilidad. Si no está utilizando el modo de compatibilidad, también puede utilizar el Comprobador de compatibilidad para que le ayude a guardar un libro en el formato de archivo de versión de 2007 Office en un formato de archivo de una versión anterior de Excel , como en el caso de la conversión de .xlsx (formato XML de Excel) a .xls (libro de trabajo de Excel 97–2003). El Comprobador de compatibilidad le avisa de cualquier contenido que pueda ser incompatible con versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar afectado por la conversión de un formato de archivo.

Utilice el modo de compatibilidad cuando:

  • Desee distribuir copias del libro a otros usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel.

  • Prevea que otros usuarios vayan a desear cambiar o manipular los datos que les distribuya.

  • Desee que los destinatarios del libro sean capaces de usar las características familiares de Excel para trabajar con los datos.

Para obtener más información sobre cómo trabajar en el modo de compatibilidad, vea Utilizar Office Excel 2007 con versiones anteriores de Excel.

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Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel

Una excelente manera de permitir a los usuarios que no tienen Excel para ver e interactuar con datos de Excel está utilizando servicios de Excel. Para obtener más información, vea Utilizar Excel Services para compartir datos manteniendo una única versión del libro.

Sin embargo, si no tiene acceso a los servicios de Excel, puede instalar un complemento para guardar un libro en formato PDF o XPS, o puede guardar un libro con otros formatos de archivo y, a continuación, enviarlo a los destinatarios mediante correo electrónico o fax o guardando el archivo en un recurso compartido de red o Web pueden tener acceso los usuarios.

Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o XPS

Importante: Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Una vez que haya instalado el complemento, puede guardar los datos de Excel en formato PDF (formato de documento portátil) o XPS (especificación de documentos XML) para imprimirlos, publicarlos y distribuirlos por correo electrónico. El almacenamiento de una hoja de cálculo en un archivo PDF o XPS permite capturar la información en un formato de fácil distribución que conserva todas las características de formato, pero no requiere que los usuarios tengan Excel para poder revisar o imprimir el archivo.

Guarde la hoja de cálculo en formato PDF o XPS cuando:

  • Desee distribuir versiones fijas de los archivos por correo electrónico o en una red o servidor Web.

  • Exista la posibilidad de que los destinatarios del archivo no tengan instalado Excel.

  • Desee que los usuarios sean capaces de imprimir fácilmente la información.

  • No desee que ninguna persona modifique los datos de origen.

  • No prevea actualizaciones frecuentes de los datos.

Para obtener más información sobre cómo convertir el libro en PDF o XPS, vea Guardar un archivo en formato PDF y Guardar un archivo en formato XPS.

Distribuir libros en otros formatos de archivo

Puede guardar los libros de Excel en diferentes formatos de archivo para que aquéllos que no dispongan de Excel puedan abrirlos en otras aplicaciones o sistemas de datos.

Puede guardar archivos de Excel como archivos XML, archivos de texto, páginas Web (archivos HTML) y otras personas. Para obtener una lista de formatos que puede guardar en, consulte formatos de archivo que admite Excel.

Importante: No todas las características de Excel se conservan al guardar un libro en otros formatos de archivo. Normalmente, el formato no se conserva y a veces las fórmulas tampoco se conservan, según el formato de archivo. Además, en algunos formatos, sólo se guarda la hoja activa. Por tanto, si un libro contiene varias hojas de cálculo y desea guardar todas las hojas en un formato específico, tendrá que guardarlas por separado.

Guarde los libros en otros formatos de archivo cuando:

  • Desee compartir los datos pero no necesariamente el formato o las características específicas de Excel.

  • Tenga un sistema basado en XML y desee transferir datos mediante XML.

  • Necesite archivos de texto simples que se puedan utilizar en otros sistemas.

  • Desee publicar información en el Web, así como guardar los datos de Excel como una página Web para integrarla en un sitio Web.

Para guardar en otro formato de archivo, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. Haga clic en la flecha situada junto a la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en un tipo de archivo en la lista.

Para obtener más información sobre cómo guardar libros en otros formatos de archivo, vea Guardar un libro con otro formato de archivo.

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Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo

Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a disposición de esos usuarios en un recurso compartido de red (no en un servidor Web).

Parte del cuadro de diálogo Compartir libro

Utilice la característica Compartir libro cuando:

  • Desea que varios usuarios puedan modificar los datos en un libro simultáneamente y, a continuación, está familiarizado con los datos originales del libro modificado, incluidas las modificaciones, adiciones y eliminaciones.

  • Tenga un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios tienen acceso.

    Nota: Varios usuarios no pueden realizar cambios simultáneamente en un libro compartido que esté almacenado en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0. Si desea almacenar el libro en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, sólo debe hacerlo una vez finalizadas las tareas de colaboración en el libro compartido.

  • Desea mantener un registro de los cambios realizados en el libro.

  • No prevea que se vayan a modificar las siguientes características, que no se pueden cambiar después de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y de hojas de cálculo, y macros.

Importante: Al guardar un libro compartido de Office Excel 2007 en un formato de archivo de una versión anterior, se desactiva el uso compartido del libro y se pierde el historial de revisiones que describe los conflictos y las soluciones. Si necesita guardar el libro en un formato de una versión anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia del historial de revisiones.

Como propietario del libro, puede prepararlo compartido por escribir y dar formato a los datos que deben estar presentes. Cuando haya terminado, haga clic en Compartir libro en el grupo cambios en la ficha Revisar, seleccione las opciones y, a continuación, guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor Web) que está disponible para los usuarios deseados. Como alternativa, puede hacer clic en proteger y compartir libro en el grupo cambios en la ficha Revisar para impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios en el libro.

Imagen de la cinta de Excel

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisará de los cambios realizados por los demás usuarios desde la última vez que lo guardó. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no.

Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que esté modificando el libro haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarán en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de resolución de conflictos, en el que podrá elegir qué cambios desea conservar.

Para obtener más información sobre cómo configurar y utilizar libros compartidos, vea usar un libro compartido para colaborar.

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Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia

Distribuir libros y combinar los cambios de cada copia

Para distribuir copias de un libro y, a continuación, combinar los cambios de algunas de las copias, debe configurar el libro como un libro compartido (vea Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo). La diferencia es que en lugar de almacenar el libro en una ubicación para varios usuarios a editar, puede distribuir copias del libro y permitir a los usuarios realizar cambios y volver a enviar los libros modificados a usted. Almacenar los libros en una ubicación y, a continuación, haga clic en comparar y combinar libros. Puede revisar los cambios y aceptar los cambios que desee conservar y utilizar en un solo libro maestro. Para agregar el comando comparar y combinar libros a la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en Personalizar. En la lista comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos, seleccione comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Utilice la característica Compartir y combinar cuando:

  • Desea recopilar información de varios usuarios clave, pero desea tener más control sobre los cambios efectuados y aceptados en la versión original.

  • En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desee distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico).

  • Desee conservar registros de los cambios aceptados.

  • Pueda aceptar las limitaciones de los libros compartidos (vea la sección Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo).

Distribuir libros y consolidar datos de varias hojas de cálculo

Si configurar las hojas de cálculo tiene diseño similar o idéntico y envía copias de esas hojas a otros usuarios a rellenar, puede resumir y notificar los resultados de todas ellas en una hoja de cálculo maestra. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales en libros, puede resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa principal.

Ejemplo de consolidación de datos

Usar la consolidación de datos cuando:

  • Desea recopilar información de varios usuarios clave y resumir en una hoja de cálculo maestra.

  • En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desee distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico).

  • Tenga o está dispuesto a crear hojas de cálculo similares o idénticas desde el que desea consolidar.

Para consolidar los datos, en la pestaña datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en consolidar y a continuación, escriba o seleccione las referencias a los datos que desea consolidar.

Imagen de la cinta de Excel

Hay varias opciones para consolidar los datos. Puede consolidarlos por:

Posición     Elija esta opción cuando los datos de todas las hojas de cálculo estén organizados en un orden y posición idénticos.

Categoría     Elija esta opción cuando los datos de cada hoja de cálculo estén organizados de manera diferente, pero tengan las mismas etiquetas de fila y de columna, que puede utilizar para casar los datos.

Fórmulas 3D     Elija esta opción cuando las hojas de cálculo no tengan el mismo patrón. Puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Para obtener más información, vea Consolidar datos en varias hojas de cálculo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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