Descripción general: cómo usar calendarios en Project

Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project: calendario base, calendario del proyecto, calendario de recursos y calendario de tareas. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, para determinar cómo se asignan los recursos a las tareas y cómo se programan las tareas. Los calendarios de proyectos y de tareas se usan para programar tareas, y si se asignan recursos a las tareas, también se usan calendarios de recursos.

Puede modificar estos calendarios para definir los días laborables y las horas de todo el proyecto, para grupos de recursos, para recursos individuales y para tareas. Estos calendarios son distintos de la vista Calendario, que muestra la programación del proyecto en formato de calendario.

Nota   Si usa Microsoft Office Project Professional 2007 y está conectado a Microsoft Office Project Server 2007, los calendarios se implementan en Project Server para su organización. Póngase en contacto con el administrador del servidor para ver si se permiten calendarios locales en Office Project Professional 2007.

En este artículo

¿Qué es un calendario base?

¿Qué es un calendario del proyecto?

¿Qué es un calendario de recursos?

¿Qué es un calendario de tareas?

¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los tiempos de trabajo?

¿Qué es un calendario base?

Un calendario base se usa como una plantilla en la que están basados el calendario de proyectos, calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo estándar y los período no laborable del proyecto. Especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana, así como las excepciones, como son los días festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del proyecto o como base para un calendario de recursos. También puede aplicar un calendario base a tareas específicas.

Project tiene tres calendarios base predeterminados:

  • Estándar    El calendario base Estándar refleja la programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.

  • 24 horas    El calendario base 24 horas refleja una programación sin tiempo de descanso. El calendario 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas de los diferentes turnos de todo el día, o para programar continuamente recursos de equipos.

  • Turno de noche    El calendario base Turno de noche refleja una programación por turnos desde el lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.

También puede crear su propio calendario base, que resulta muy útil si cuenta con programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, puede tener recursos que estén trabajando a tiempo parcial, en turnos de 12 horas o durante los fines de semana.

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¿Qué es un calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas para las tareas. Este calendario suele representar las horas de trabajo tradicionales de la organización. Project usa ese calendario para programar tareas que no tienen recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de tarea de duración fija. De forma predeterminada, se usa el calendario base Estándar como el calendario de proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas usando otros calendarios base.

Calendario del proyecto

Imagen del botón El calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar un proyecto. En este calendario del proyecto, todos los días de la semana son días laborables.

Imagen del botón En este calendario del proyecto, el trabajo sólo tiene lugar los fines de semana.

Los días y las horas de trabajo del calendario del proyecto reflejan los días y horas de trabajo de todo el proyecto. Puede especificar días libres especiales, como los festivos de la empresa. También puede indicar otros tiempos de descanso para reflejar períodos en los que todo el equipo esté trabajando en actividades que no sean del proyecto, como las reuniones de la empresa o las retiradas de departamentos.

El calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista Calendario del cuadro de diálogo Información del proyecto.

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¿Qué es un calendario de recursos?

El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos) únicamente están programados para aquellos que están disponibles para trabajar. Afectan a un recurso específico o categoría de recursos. De forma predeterminada, la configuración de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con el calendario del proyecto. Sin embargo, puede personalizar el calendario de recursos para mostrar la información de programación individual, como vacaciones, ausencias laborales o período de mantenimiento del equipo.

Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso, puede editar los calendarios de recursos para indicar el tiempo de descanso. También puede crear o asignar diferentes calendarios base para recursos individuales, o grupos de recursos, para indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso a un calendario que ha creado para los carpinteros que puedan estar trabajando durante un período de tiempo diferente de los otros trabajadores.

Sugerencia   Si dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo parcial o en turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un calendario base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos para acomodar las excepciones a los tiempos de trabajo de recursos individuales.

Cuando Project programa el proyecto, usa el calendario de recursos para programar las tareas que no tienen una duración fija y que tienen asignados recursos. Por ejemplo, si un recurso tiene una semana de vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project no programará la tarea para esa semana.

Calendario de recursos

Imagen del botón Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de proyectos.

Imagen del botón Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de recursos refleja que este recurso no está disponible para el trabajo del proyecto este mes en los últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la tercera semana.

Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos, y el recurso ya está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar para reflejar los cambios en los tiempos de trabajo.

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¿Qué es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso, tal como se define en el calendario de proyectos o calendario de recursos. Por ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que haya que realizar por la noche o durante el fin de semana.

Un calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral como un nuevo calendario base. Después se aplica el calendario base a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos asignados, de forma predeterminada, dicha tarea estará programada para los tiempos de trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en común. Si desea programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

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¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los tiempos de trabajo?

La configuración de las opciones del calendario en la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones) define la programación de las horas en Project, pero no determina cuándo se puede programar el trabajo. Únicamente los calendarios pueden determinar estos períodos.

En la ficha Calendario, puede establecer configuraciones predeterminadas, como el día en que comienza cada semana, el mes en que comienza el año fiscal, la hora del día para cualquier fecha especificada manualmente, las horas de trabajo totales por día y el número de días al mes. Por ejemplo, la opción Hora de comienzo predeterminada permite especificar la hora de comienzo que Project asigna a las tareas de forma predeterminada cuando se especifica una fecha de comienzo sin determinar una hora. Asimismo, la opción Jornada laboral permite definir el número de horas que Project calcula para una tarea cuando se especifique una duración en días, como el parámetro predeterminado de 8 horas en 1 día. Especificar 2 días es equivalente a especificar una duración de 16 horas.

Si cambia los tiempos de trabajo en un calendario, recuerde que Project usa la configuración de la ficha Calendario para determinar cuántas horas definen a un día, semana o mes. Si el tiempo de trabajo de un calendario es diferente de la configuración de Jornada laboral o Semana laboral en la ficha Calendario, el campo Duración puede no mostrar el valor de duración que espera. Por ejemplo, si un calendario está configurado con una jornada laboral de cuatro horas, pero las horas predeterminadas por día están configuradas en 8 horas (en el cuadro de diálogo Opciones), la tarea de un día aparecerá en dos días. En este caso, es posible que desee considerar la coincidencia con la configuración del calendario del tiempo de trabajo en la ficha Calendario.

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Se aplica a: Project 2007



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