Crear una nueva base de datos de escritorio

¿Base de datos de escritorio o aplicación web?

Decida si quiere crear una base de datos de escritorio o una aplicación web de Access

Icono de plantilla de aplicación web de Access Icono de plantilla de base de datos de escritorio de Access

Las plantillas de aplicaciones web de Access tienen un icono de globo en el fondo.

Las plantillas de bases de datos de escritorio de Access tienen un icono de tabla en el fondo.

Cuando abra Access 2016, verá una galería de plantillas. El primer paso en la creación de una base de datos es decidir si quiere crear una aplicación web de Access o una base de datos de escritorio de Access. La decisión depende de qué herramientas tiene disponibles y de cuáles son sus objetivos. A la hora de decidir entre una aplicación web o una base de datos de escritorio de Access, tenga en cuenta lo siguiente:

Consideraciones de diseño

Hay tres consideraciones de diseño importantes que hay que tener en cuenta en primer lugar.

Requisitos de TI

Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

Utiliza Office 365 con SharePoint Online o si utiliza SharePoint Server 2013 local o SharePoint Server 2016 con Access Services y SQL Server 2012 (o superior).

No está usando SharePoint o si su plan de Office 365 no incluye SharePoint Online.

Desea la confiabilidad, la seguridad y la capacidad de almacenar los datos en Microsoft Azure SQL Database o en SQL Server.

Necesita una base de datos local para almacenar los datos o necesita consolidar datos de diferentes orígenes de datos locales.

Desea las características más recientes de Servicios de Access en cuanto estén disponibles.

No le importa esperar a la próxima versión de Access para usar las características más recientes.

Acceso a datos y diseño

Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

Los usuarios de dentro y fuera de la organización necesitan tener acceso a datos desde cualquier ubicación y desde muchos dispositivos distintos.

Todos los usuarios pueden conectarse al equipo en el que está almacenada la base de datos de Access y lo más probable es que usen la base de datos desde un equipo de escritorio o portátil en red.

Todas las personas que necesiten crear o modificar una aplicación web de Access tienen Access 2016.

Su equipo crea y modifica bases de datos con diferentes versiones de Access.

Cualquier persona que tenga permiso puede ver y modificar los datos, incluso si no tiene Access.

Está dispuesto a asegurarse de que cada usuario de la base de datos tenga Access o tenga instalado Access Runtime.

Requisitos y objetivos empresariales

Use una aplicación web de Access si:

Use una base de datos de escritorio si:

Los informes que necesita son sencillos, o está de acuerdo con usar una base de datos de escritorio para vincular a los datos en la aplicación web de Access para obtener informes más complejos.

Desea un control completo sobre el aspecto de la experiencia del usuario de la base de datos.

El problema que intenta solucionar no requiere características avanzadas de la base de datos.

Está dispuesto a redistribuir el front-end de la base de datos cada vez que realice un cambio en el diseño.

Quiere un aspecto intuitivo y sencillo para la interfaz de usuario.

Necesita informes complejos, más allá de los informes de resumen simples que se proporcionan en las aplicaciones web de Access (por ejemplo, necesita integrar otras bases de datos en un informe o dar formato al informe).

Desea que los cambios de diseño estén disponibles inmediatamente.

Necesita características avanzadas, como por ejemplo:

  • Visual Basic para Aplicaciones

  • Vinculación a datos externos, no solo listas de SharePoint de solo lectura

  • Utilización de consultas de tabla de referencias cruzadas o actualizaciones

  • Importación de datos desde XML, Data Services, documentos HTML o carpetas de Outlook

Diferencias detalladas entre las aplicaciones web y las bases de datos de escritorio de Access

Para ayudarle a tomar la decisión correcta, en las siguientes tablas se destacan las diversas diferencias que existen entre las aplicaciones web de Access y las bases de datos de escritorio de Access.

Introducción

Característica

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Plantillas

Las plantillas de las aplicaciones web están disponibles en la tienda Office y en Access.

Las plantillas de tablas están disponibles a medida que cree las tablas.

Las plantillas de las bases de datos de escritorio están disponibles en Office.com y en Access.

Los elementos de la aplicación, que son plantillas que contienen varios objetos de base de datos, están disponibles en la galería de los elementos de la aplicación.

Los elementos de tipo de datos están disponibles para los campos.

Permisos

Los permisos se heredan del sitio de SharePoint donde se crea la aplicación web.

Establezca permisos para personas en función de los permisos de archivo del sistema.

Cifre la base de datos con una contraseña.

Herramientas para introducir datos, ver datos, y modificar la estructura de la base de datos

Introduzca y vea datos mediante un navegador web.

Se necesita Access para crear o modificar una aplicación web de Access.

Se necesita Access o Access Runtime (disponible como parte de Access o como una descarga gratuita) para introducir y ver datos.

Se necesita Access para crear o modificar una base de datos.

Almacenamiento de datos

Área

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Donde se almacenan los datos

Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, los datos se almacenan en Microsoft Azure SQL Database.

Si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 local o SharePoint 2016, los datos se almacenan en local en SQL Server.

Los datos se almacenan en una base de datos local de Access.

SQL Server obligatorio

Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, Microsoft hospeda las bases de datos en Microsoft Azure SQL Database.

Si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 o SharePoint 2016, se necesita SQL Server.

SQL Server no es necesario.

Tamaño de la base de datos

Si utiliza SharePoint Online, el límite del tamaño de la base de datos es 1 gigabyte (GB).

Si utiliza SharePoint Server 2013 o SharePoint 2016 y SQL Server local, el tamaño de la base de datos se controla mediante SQL Server.

En cualquier caso, si tiene previsto realizar una copia de seguridad de sus datos guardando un paquete de la aplicación, los datos comprimidos deben ser menores que 100 MB.

Hay disponibles 2 GB de almacenamiento para datos y objetos.

Entrada de datos

Tarea

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Copiar y pegar desde Excel, Word u otros orígenes

Sí, puede pegar datos en Access desde otros orígenes.

Sí, puede pegar datos en Access desde otros orígenes.

Importar datos de:

Excel

Bases de datos ODBC de Access, tales como las de SQL Server

Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto

Lista de SharePoint

Excel

Bases de datos ODBC de Access, tales como las de SQL Server

Texto o archivos CSV

Lista de SharePoint

XML

Servicios de datos

Documentos HTML

Carpetas de Outlook

Anexar datos a una tabla

Copie los datos en una tabla nueva. Después, copie y pegue los datos en la tabla existente de forma manual o mediante una macro de datos.

Anexe datos a una tabla mediante el asistente para importación.

Vincular a datos en:

Listas de SharePoint (solo lectura)

Excel

Bases de datos ODBC de Access, tales como las de SQL Server

Texto o archivos CSV

Lista de SharePoint

Documentos HTML

Carpetas de Outlook

Estructura de la base de datos

Área

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Tablas

Las plantillas de tablas están disponibles.

Las tablas pueden estar ocultas.

Están disponibles las plantillas del elemento de la aplicación.

Relaciones de tabla

Al crear el tipo de datos de búsqueda se establece una relación. Para ver información sobre una relación, seleccione el campo Búsqueda y seleccione Modificar búsquedas.

Las relaciones de tabla se ven en la ventana Relaciones.

Consultas

No se requieren consultas de acciones.

Las macros de datos se utilizan para realizar actualizaciones, anexiones y eliminaciones.

Las consultas de acciones están disponibles.

Las consultas de tabla de referencias cruzadas están disponibles.

Formularios y vistas

En las aplicaciones web de Access, los formularios se llaman vistas.

Hay disponible un diseñador de vistas interactivo.

Las miniaturas se pueden mostrar.

Tipos de vistas:

  • Detalles de lista

  • Hoja de datos

  • En blanco (para paneles de control personalizados, ventanas emergentes que contienen un único registro, etc.)

  • Resumen (grupo basado en un campo, calcular suma, promedio; las ventanas emergentes están disponibles para explorar en profundidad)

El Asistente para formularios está disponible.

Tipos de formularios:

  • Varios elementos

  • Hoja de datos

  • Formularios divididos

  • Diálogos modales

Diseño del formulario

  • Ajustar a la cuadrícula

  • Los controles se pueden volver a organizar y modificar hasta cierto punto.

  • Barra de acciones personalizable

El control píxel a píxel, los formularios divididos, los subformularios, los controles de pestaña y los cuadros de diálogo modales están disponibles.

Controles de entrada de datos

Todos los controles básicos están disponibles, incluidos:

  • Controles en cascada (Office 365 solo)

  • Elementos relacionados

  • Autocompletar

Los controles de web, navegación y gráficos adicionales están disponibles.

Buscar datos

Las opciones están disponibles en la interfaz de usuario y cuando se usan prestaciones de diseño personalizado.

Informes

Las vistas de agrupación y resumen simple están disponibles.

Para los informes de Access tradicionales, use otra base de datos de escritorio de Access que esté conectada a Microsoft Azure SQL Database donde se almacenan los datos de la aplicación web de Access.

Cree informes personalizados.

Macros

Utilice las macros proporcionadas para automatizar las operaciones de datos e interfaz de usuario.

Utilice las macros o VBA para automatizar las operaciones de datos e interfaz de usuario.

Controles ActiveX y objetos de datos

Los controles ActiveX y los objetos de datos no están disponibles.

Los controles ActiveX y los objetos de datos están disponibles.

Notificaciones de correo electrónico

En Office 365, utilice macros de datos para enviar notificaciones enviadas por correo electrónico.

Utilice macros para enviar notificaciones por correo electrónico

Herramientas

Herramienta

Aplicación web de Access

Base de datos de escritorio de Access

Asistente para analizar tablas para identificar datos redundantes

El Asistente para analizar tablas no está disponible.

Identifique datos redundantes con el Asistente para analizar tablas.

Compactar y reparar

Las herramientas para compactar y reparar no están disponibles.

Las herramientas para compactar y reparar están disponibles.

Documentador de base de datos

El Documentador de base de datos no está disponible.

El Documentador de base de datos está disponible.

Analizador de rendimiento

El analizador de rendimiento no está disponible.

El analizador de rendimiento está disponible.

Procesos de copia de seguridad y restauración de los datos y la estructura

Aunque la base de datos está almacenada en Microsoft Azure, se recomienda la realización de copias de seguridad locales con regularidad.

Realice copias de seguridad, mueva o implemente una aplicación web de Access guardándola como un paquete de la aplicación.

Empaquete solo la estructura de la aplicación web o la estructura de la aplicación web y los datos.

Realice una copia de seguridad de los datos o la estructura y los datos guardando el archivo de base de datos.

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