Cuadro de diálogo Insertar campo de combinación

En una combinación de correspondencia, utilice el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación cuando desee agregar campos individuales de un origen de datos al documento principal. Por ejemplo, suponga que en un lote de cartas desea agradecer a cada destinatario su contribución económica. Imagine también que el origen de datos que está utilizando con la combinación de correspondencia almacena esta información en un campo llamado CantidadDonada. Puede utilizar el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación para colocar el campo CantidadDonada en cualquier lugar del documento.

Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

Campos de dirección     Haga clic en esta opción para elegir elementos en una lista de campos de combinación de correspondencia integrados. Estos campos se hacen corresponder automáticamente con los campos del origen de datos, incluso si los campos del origen de datos no tienen el mismo nombre que los campos integrados.

Campos de base de datos     Haga clic en esta opción para elegir entre los campos que siempre toman los datos directamente desde una columna del archivo de datos.

Nota: Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

Campos     Haga clic en el campo que desee incluir en el documento y, a continuación, haga clic en Insertar. Cuando haya terminado de incluir campos en un punto determinado del documento, haga clic en Cerrar.

Asignar campos     Para utilizar todas las características de los campos de combinación de correspondencia de Word, asigne los campos de su archivo de datos a los campos de combinación de correspondencia integrados en Word. Por ejemplo, si su archivo de datos contiene un campo llamado Prefijo que almacena los valores D., Dª, Sr. y Sra., puede asignar su campo al campo de combinación de correspondencia denominado Tratamiento de cortesía. Los campos integrados, como Título, se incluyen automáticamente en los campos de combinación compuestos Bloque de direcciones y Línea de saludo. Por tanto, asignando los datos a estos campos integrados conseguirá un mayor nivel de automatización y flexibilidad que insertando directamente en el documento los campos individuales de su archivo de datos.

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