Crear y usar listas de llamar en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una de las tareas más importantes cuando se tiene un negocio es mantenerse en contacto con los clientes reales y potenciales. A menudo, una simple llamada telefónica es la mejor manera de hacerlo.

Desea realizar un seguimiento con los clientes potenciales que han proporcionado sus tarjetas de presentación o la información en su página web, los clientes de la llamada que deseaban saber cuándo se encuentran de existencias o póngase en contacto con las cuentas actuales o contactos profesionales que ha vencido con los pagos.

En este artículo se describe cómo trabajar con y medir la eficacia de listas de llamadas en Business Contact Manager para Outlook con detalles sobre la creación de listas de destinatarios de destino y llamar a las secuencias de comandos y cómo realizar un seguimiento de sus actividades y los resultados.

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Business Contact Manager para Outlook, puede ensamblar una lista de llamadas de sus cuentas y contactos profesionales, crear un script de llamada y realizar un seguimiento de los resultados de cada llamada de teléfono. También puede crear una lista de llamadas de los nombres en un informe. Para obtener información sobre cómo crear una lista de llamadas de un informe, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager.

Una lista de llamadas también es una esenciales actividad de marketing y puede ser parte de una campaña de marketing.

Para realizar un seguimiento de los resultados de una actividad de la lista de llamadas, debe registrar el nombre de la actividad en el campo iniciado por de cada registro de cuenta, contacto profesional, cliente potencial o Oportunidad generado por la actividad. Además, anote la información de costos presupuestados y reales en las páginas Detalles y realizar el seguimiento de registro de la lista de llamadas.

A continuación, para ver los resultados de la lista de llamadas, use la página de control de formulario de lista de llamadas. Si la lista de llamadas es parte de una campaña de marketing, los resultados de la campaña generales pueden realizar el seguimiento en la pestaña de análisis de la área de trabajo de Marketing.

Crear una lista de llamadas

Una lista de llamadas en Business Contact Manager para Outlook es algo más que una lista de nombres y números. Es un sistema que le ayuda a estar preparada y listo en el teléfono y a continuación, le ayuda a realizar un seguimiento de los resultados de cada conjunto de llamadas.

La lista de destinatarios para una actividad de marketing puede incluir solo un tipo de registro, ya sea cuentas o contactos profesionales. Los contactos profesionales y los clientes potenciales pueden estar en la misma lista porque el registro de cliente potencial se basa en el tipo de registro de contacto profesional.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo nuevo, haga clic en el botón de Lista de llamadas Icono Lista de llamadas.

  3. En el formulario de lista de la llamada, en la actividad, en el campo nombre, escriba un nombre para la lista de llamadas, por ejemplo, "California posibles clientes".

    call list record

    Nota: Si esta lista de llamadas es parte de una campaña de marketing, en el cuadro de texto de la campaña, escriba el nombre de la campaña o haga clic en la flecha para seleccionar el nombre de una campaña existente. Si no es parte de una campaña, la llamada estará conectado las actividades actuales predeterminado campaña de marketing.

  4. En la sección lista de destinatarios, haga clic en el tipo de registro que desea contactar con su lista de llamadas, Todas las cuentas, todos los contactos profesionales y clientes potenciales, Todos los contactos profesionales o Todos los clientes potenciales.

    O bien, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Carpeta de búsqueda. Elija una carpeta de búsqueda que contenga una lista de destinatarios prefiltrados para crear una lista personalizada. Después de seleccionar una carpeta, el nombre del campo se cambia por Lista personalizada.

    • Actividad de marketing existente. Elija la lista de destinatarios que usó para una actividad de marketing anterior.

    • Nueva lista. Abra el cuadro de diálogo Filtrar contactos profesionales y seleccione criterios para filtrar la lista.

      Sugerencia: También puede crear una lista de destinatarios de un informe. Para obtener más información, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager.

      Si creó nuevos tipos de registro según el tipo de cuenta, aparecerán en la lista Todas las cuentas. Si creó nuevos tipos de registro según el tipo de contacto profesional, aparecerán en la lista Todos los contactos profesionales y clientes potenciales.

  5. Para modificar la lista seleccionada mediante filtrado, haga clic en Revisar y filtrar.

    Para obtener más información acerca del filtrado de una lista, vea el tema sobre cómo filtrar registros en Business Contact Manager.

  6. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles para abrir la página de detalles de la actividad. Si lo desea, escriba los valores de código de campaña, costo presupuestado, fecha de inicio, fecha de finalización y los comentarios.

    Nota: Para volver a la página principal del formulario de lista de llamadas, en la cinta de opciones, en la pestaña de Marketing, en el grupo Mostrar, haga clic en General.

  7. Información acerca de cada destinatario aparece en la página General, en Detalles del destinatario. Para cambiar qué secciones de la aparición de registro, haga clic en el botón de Seleccionar secciones Select Sections button y, a continuación, seleccione las secciones que desea mostrar.

  8. Si lo desea, puede crear un script para realizar llamadas de forma coherente y para asegurarse de que cubren todos los puntos que desee realizar. Además, un script le permite permanecer en el tema y ajustar rápidamente el enfoque cuando las conversaciones telefónicas no toman el rumbo que esperaba.

    Crear un script de llamada

    • En la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Llamar Script Icono Lista de llamadas.

    • Para crear un guión para las llamadas, siga uno de los siguientes procedimientos:

      • Escriba el guión en la ventana Guión de llamada.

      • En el grupo Acciones, haga clic en Cargar contenido Icono Cargar script y, a continuación, navegue hasta un documento que ya esté guardado.

      • Copie y pegue un guión de un documento diferente.

        El guión aparecerá en la nota telefónica para cada destinatario.

        Call list with script

        Nota: Si modifica la secuencia de comandos en la sección registro de teléfono de registro de la lista de llamadas, va a cambiar solamente la versión de la secuencia de comandos para el destinatario seleccionado. Para editar la secuencia de comandos para todas las llamadas, debe haga clic en Llamar Script Icono Lista de llamadas en la cinta de opciones y a continuación, modifique la secuencia de comandos en la ventana de la Secuencia de comandos de llamadas.

  9. Si lo desea, puede usar la característica de clasificación de Outlook para agregar una categoría de color a la lista de llamadas. En la cinta de opciones, en la pestaña de Marketing, en el grupo etiquetas, haga clic en clasificar y, a continuación, haga clic en una categoría de color.

  10. Para empezar a realizar las llamadas inmediatamente, puede empezar con el nombre de la lista. En caso contrario, guarde la lista de llamadas.

Antes de realizar llamadas frías, investigación nacional hacer no llamar registro y normas de la FCC en www.fcc.gov/cgb/donotcall/. No se aplican las reglas no se llama a las compañías con las que un consumidor tiene una relación de negocios existente.

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Abrir una lista de llamadas

Debe reanudar el trabajo en una lista de llamadas si no pueden llamar a todos los usuarios en una sesión o que necesite realizar cambios en la lista de destinatarios o la secuencia de comandos.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.

  2. En la ficha Llamadas listas en el panel lista, haga doble clic en la lista de llamadas que desea abrir.

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Modificar la lista de llamadas

Listas de llamadas son sencillos para hacer y modificar. Puede cambiar el tipo de registros que aparecen en la lista, puede definir la lista de filtrado o seleccionando a los destinatarios y puede cambiar la secuencia de comandos para todos o algunos de los destinatarios.

  1. Abrir la lista de llamadas que desea modificar.

  2. Para realizar cambios en la lista de llamadas, siga las instrucciones en crear una lista de llamadas.

Importante: No se puede modificar una lista de llamadas después de cambiar el estado de la llamada para cualquier registro en la lista. En su lugar, haga clic en la lista de llamadas y, a continuación, haga clic en póngase en contacto con la lista de llamadas para crear una nueva lista de llamadas en función de uno existente.

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Realizar y realizar un seguimiento de las llamadas a través de una lista de llamadas

  1. Abrir o crear una lista de llamadas.

    En la lista de destinatarios, se resalta el nombre de la lista.

    Lista de destinatarios de la lista de llamadas sin llamadas realizadas

    Nota: Los nombres que se muestran provienen del campo Archivar como en el registro de origen. El nombre que aparece en Detalles del destinatario proviene del campo Nombre completo.

  2. Con el número de teléfono en Detalles del destinatario, llamar al contacto.

  3. Abra el guión. En la cinta de opciones, en el grupo Nota telefónica, haga clic en Guión de llamada. Cuando se ponga en contacto con la persona, lea el guión de un modo natural o, si no hay ningún guión, exprese su mensaje.

    Nota: Si modifica la secuencia de comandos en la sección registro de teléfono de registro de la lista de llamadas, cambiará la secuencia de comandos solo para el destinatario seleccionado.

  4. En Nota telefónica, en Duración total, indique o haga clic en la longitud de la llamada de teléfono. También puede medir el tiempo de la llamada automáticamente.

    Para medir el tiempo de la llamada automáticamente

    1. En la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Iniciar temporizador Start Timer icon al iniciar la llamada o reanudar después de una pausa.

    2. Haga clic en Pausa Pause Timer icon cuando hay un salto en la llamada o cuando haya terminado de la llamada.

      La longitud de la llamada se graba en Nota telefónica, en el cuadro Duración total. También puede hacer clic en la longitud de la llamada o indicarla manualmente.

  5. Para agregar notas en la conversación, en la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Agregar marca de tiempo y, a continuación, escriba sus comentarios en el cuadro donde se muestra la secuencia de comandos.

    Nota: Para cambiar la apariencia del texto, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Formato de texto para usar los comandos de formato. Para agregar tablas, imágenes o archivos, haga clic en la pestaña Insertar.

  6. Durante la llamada o una vez que esta finalice, en la cinta de opciones, en la ficha Marketing, en el grupo Acciones del destinatario, haga clic en una o varias de las siguientes opciones:

    • Nuevo elemento del historial para agregar un elemento del historial de comunicaciones, como una nota profesional, una tarea, un archivo o un mensaje de correo electrónico en el registro del destinatario. Una nueva nota telefónica se crea automáticamente para el destinatario en la lista de llamadas.

    • Seguimiento para agregar una marca de seguimiento en el registro o para marcar un elemento para seguimiento como completado con la opción Marcar como completada.

    • Abrir para mostrar el registro del destinatario.

    • Página web para mostrar la página web asociada al registro del destinatario si está disponible.

  7. Al final de la llamada, en la sección estado de la llamada, actualice el registro. Llamado no está activada de forma predeterminada. Haga clic en una de las siguientes casillas:

    1. Se dejó un mensaje

    2. Llamada completada

    3. No llamar

      Importante: No se puede modificar una lista de llamadas después de cambiar el estado de la llamada para cualquier registro en la lista. Sin embargo, puede crear una nueva lista de llamadas es un duplicado de una lista existente de la llamada. Haga clic en la lista de llamadas en la área de trabajo de Marketing y, a continuación, haga clic en póngase en contacto con la lista de llamadas.

  8. Si se le pide un destinatario que realizará desactivar la lista de llamadas, active la casilla de verificación no llamar. La cuenta o contacto profesional se marcará como no llamar en la lista de destinatarios y en la página de Detalles del registro de cuenta o contacto profesional. Este destinatario no se puede incluir en las listas de llamadas futuras.

  9. Haga clic en Guardar y siguiente para realizar los cambios siguientes:

    1. Guarde los cambios como una nota telefónica en el historial de comunicaciones del registro seleccionado y pase al registro siguiente que desee llamar.

    2. Detener el temporizador y anote la duración total de la llamada en la nota telefónica.

    3. Indicar el estado de la llamada en la lista de destinatarios.

      call list with two calls made

      1 - Left un mensaje. 2-llamada completa. 3-no llame. 4: destinatario actual.

      Nota: Aunque el estado se actualiza en la Lista de destinatarios al guardar el registro, se deben cambiar manualmente las opciones mostradas en la sección Estado de la llamada.

  10. Cuando haya llama a todos los usuarios en la lista, cierre la actividad. En la cinta de opciones, en el grupo de Marketing, haga clic en Marcar cerrado.

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Medir la eficacia de las listas de llamada de marketing

Puede crear listas de llamadas y las secuencias de comandos para diversos propósitos. Pero cuando realiza llamadas de marketing, desea saber los resultados de su trabajo. Revise los resultados de una lista de llamadas en la página de control de la lista de llamadas.

  1. Abrir una lista de llamadas.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Mostrar, haga clic en control Icono de la página Seguimiento.

  3. En la página de seguimiento, revise los siguientes elementos:

    • En resultados de la actividad, puede ver información de resumen para iniciada de clientes potenciales, oportunidades iniciada, iniciada cuentas, contactos iniciada, notas telefónicas iniciados por e ingresos previstos de la actividad. Cada campo tiene también un botón Mostrar informe, que muestra un informe detallado de los datos de ese campo.

      Nota: Información de la página de seguimiento, incluidos los ingresos previstos, se actualiza cuando los registros de cuenta, contacto profesional, cliente potencial u oportunidad incluyen el nombre de la lista de llamadas en el campo iniciado por.

    • En el área Información de la actividad, puede actualizar la información siguiente:

      • Costo real    Escriba el costo real de la lista de llamadas, por lo que puede calcular el retorno de la inversión.

      • Cerrado    Seleccione esta casilla para indicar que se ha completado la lista de llamadas y ahora se cerrará la actividad. Desactive la casilla de verificación para volver a activar la lista de llamadas.

    • En la sección Destinatarios, puede revisar la lista de llamadas que realizó y, si lo desea, puede crear un registro de oportunidad directamente desde el registro del destinatario. Simplemente haga clic en el nombre en la lista y, a continuación, haga clic en Iniciar oportunidad.

      Nota: También puede crear un registro de oportunidad de la lista de destinatarios en la página General de la lista de llamadas. Seleccione un nombre de la lista de destinatarios, a continuación, en la cinta de opciones, en la pestaña de Marketing, en el grupo Acciones del destinatario, haga clic en Nuevo elemento del historial de New History Item icon y, a continuación, haga clic en oportunidad.

  4. Haga clic en Guardar y cerrar Save and close icon.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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