Crear y usar listas de llamar en Business Contact Manager

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una de las tareas más importantes cuando se tiene un negocio es mantener el contacto con los clientes reales y potenciales. A menudo, una simple llamada telefónica es la mejor forma de hacerlo.

Desea realizar un seguimiento con los clientes potenciales que han dado sus tarjetas de presentación o información en la página web, los clientes de llamada que deseaban saber cuándo se encuentran de existencias o hablan con cuentas actuales o contactos profesionales que están atrasadas con sus pagos.

Este artículo describe cómo trabajar con y medir la eficacia de las listas de llamadas de Business Contact Manager para Outlook, con detalles sobre la creación de listas de destinatarios de destino y llamar a las secuencias de comandos y cómo realizar el seguimiento de sus actividades y resultados.

¿Qué acción desea realizar?

Promover su negocio a través de llamadas telefónicas

Abrir una lista de llamadas

Modificar la lista de llamadas

Promover su negocio a través de llamadas telefónicas

Business Contact Manager para Outlook, puede ensamblar una lista de llamadas de sus cuentas y contactos profesionales, crear una secuencia de comandos llamada y realizar un seguimiento de los resultados de cada llamada de teléfono. También puede crear una lista de llamadas de los nombres de un informe. Para obtener información acerca de cómo crear una lista de llamadas de un informe, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager.

Una lista de llamadas es también una esencial actividad de marketing y puede formar parte de una campaña de marketing.

Para realizar un seguimiento de los resultados de una actividad de la lista de llamadas, debe registrar el nombre de la actividad en el campo iniciado por de cada registro de cuenta, contacto, cliente potencial o Oportunidad generado por la actividad. Además, registre la información de los costos presupuestados y los reales en las páginas de Detalles y realizar el seguimiento del registro de la lista de llamadas.

A continuación, para ver los resultados de la lista de llamadas, utilice la página de seguimiento de formulario de lista de llamadas. Si la lista de llamadas es parte de una campaña de marketing, se pueden rastrear los resultados generales de la campaña en la ficha análisis de la área de trabajo de Marketing.

Crear una lista de llamadas

Una lista de llamadas en Business Contact Manager para Outlook es más que una lista de nombres y números. Es un sistema que le ayuda a estar preparado y preparada por teléfono y le ayuda a realizar un seguimiento de los resultados de cada conjunto de llamadas.

La lista de destinatarios para una actividad de marketing puede incluir sólo un tipo de registro, cuentas o contactos profesionales. Contactos profesionales y clientes potenciales pueden estar en la misma lista porque el registro de cliente potencial se basa en el tipo de registro de contacto profesional.

  1. En el panel de exploración, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo nuevo, haga clic en el botón de Lista de llamadas Icono Lista de llamadas.

  3. En el formulario de lista de llamadas, en actividad, en el campo nombre, escriba un nombre para la lista de llamadas, como "California posibles clientes".

    call list record

    Nota  Si esta lista de llamadas de forma parte de una campaña de marketing, en el cuadro de texto de la campaña, escriba el nombre de la campaña, o haga clic en la flecha para seleccionar el nombre de una campaña existente. Si no es parte de una campaña, la lista de llamadas estará vinculado a las actividades predeterminado campaña de marketing.

  4. En la sección de la lista de destinatarios, haga clic en el tipo de registro que desea alcanzar con la lista de llamadas, Todas las cuentas, todos los contactos profesionales y clientes potenciales, Todos los contactos profesionales o Todos los clientes potenciales.

    O bien, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Carpeta de búsqueda. Elija una carpeta de búsqueda que contiene una lista previamente filtrada de destinatarios, para crear una lista personalizada. Se cambia el nombre en el campo Lista personalizada después de seleccionar una carpeta.

    • Existe actividad de Marketing. Elija la lista de destinatarios que usa para una actividad de marketing anterior.

    • Nueva lista. Abra el cuadro de diálogo Filtrar contactos profesionales y seleccione los criterios para filtrar la lista.

      Sugerencia  También puede crear una lista de destinatarios de un informe. Para obtener más información, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager.

      Si ha creado nuevos tipos de registro en función del tipo de cuenta, aparecerá en la lista de todas las cuentas. Si ha creado nuevos tipos de registros según el tipo de contacto profesional, aparecerán en la lista de clientes potenciales y de todos los contactos profesionales.

  5. Para editar la lista seleccionada de filtrado, haga clic en Revisar y filtrar.

    Para obtener más información sobre cómo filtrar una lista, vea filtrar registros de Business Contact Manager.

  6. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles para abrir la página de detalles de la actividad. Si desea, introduzca valores para el código de campaña, costo presupuestado, fecha inicial, fecha final y comentarios.

    Nota  Para volver a la página principal del formulario de lista de llamadas, en la cinta de opciones, en la ficha de Marketing, en el grupo Mostrar, haga clic en General.

  7. Información acerca de cada destinatario aparece en la página General, en Detalles del destinatario. Para cambiar qué secciones de aparezca la grabación, haga clic en el botón de Seleccionar secciones Select Sections button y, a continuación, seleccione las secciones que desea mostrar.

  8. Si desea, puede crear una secuencia de comandos para que las llamadas sean coherentes y asegurarse de que cubrir todos los puntos que desea hacer. Además, una secuencia de comandos permite que permanezca en el tema y para ajustar rápidamente el enfoque cuando las conversaciones telefónicas no van según lo previsto.

    Crear un script de llamada

    • En la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Llamar a la secuencia de comandos Icono Lista de llamadas.

    • Para crear una secuencia de comandos para las llamadas, siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba la secuencia de comandos en la ventana de Llamada de secuencia de comandos.

      • En el grupo acciones, haga clic en Cargar contenido Icono Cargar script y, a continuación, desplácese hasta un documento que ya guardado.

      • Copiar y pegar una secuencia de comandos de otro documento.

        La secuencia de comandos aparecerá en la nota telefónica para cada destinatario.

        Call list with script

        Nota  Si modifica la secuencia de comandos en la sección Nota telefónica del registro de lista de llamadas, que va a cambiar solamente la versión de la secuencia de comandos para el destinatario seleccionado. Para modificar la secuencia de comandos para todas las llamadas, debe haga clic en Secuencia de comandos llamada Icono Lista de llamadas en la cinta de opciones y, a continuación, editar la secuencia de comandos en la ventana Script de llamada.

  9. Si desea, puede utilizar la característica de clasificación de Outlook para agregar una categoría de color a la lista de llamadas. En la cinta de opciones, en la ficha de Marketing, en el grupo etiquetas, haga clic en clasificar y, a continuación, haga clic en una categoría de color.

  10. Para empezar a realizar las llamadas inmediatamente, puede comenzar con el nombre de la lista. De lo contrario, guarde la lista de llamadas.

Antes de realizar llamadas, investigación de la National Do Not Call Registry y reglamentaciones de la FCC en www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Las reglas no se llama no se aplican a las empresas con los que un consumidor tiene una relación de negocios existente.

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Abrir una lista de llamadas

Deberá reanudar el trabajo en una lista de llamadas si no pueden llamar a todos los usuarios en una sesión, o puede que necesite realizar cambios en la lista de destinatarios o la secuencia de comandos.

  1. En el panel de exploración, en Business Contact Manager, haga clic en Marketing.

  2. En la ficha Llamar a listas en el panel lista, haga doble clic en la lista de llamadas que desea abrir.

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Modificar la lista de llamadas

Las listas de llamadas son fáciles de hacer y modificar. Puede cambiar el tipo de registros que aparecen en la lista, puede perfeccionar la lista de filtrado o seleccionar a los destinatarios, y puede cambiar la secuencia de comandos para todos o algunos de los destinatarios.

  1. Abrir la lista de llamadas que desea modificar.

  2. Para realizar cambios en la lista de llamadas, siga las instrucciones en crear una lista de llamadas.

Importante  No puede modificar una lista de llamadas después de cambiar el estado de la llamada para cualquier registro de la lista. En su lugar, haga clic en la lista de llamadas y, a continuación, haga clic en alcanzar con la lista de llamadas para crear una nueva lista de llamadas basada en uno existente.

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Hacer y realizar un seguimiento de las llamadas a través de una lista de llamadas

  1. Abrir o crear una lista de llamadas.

    En la lista de destinatarios, se resalta el nombre de la lista.

    Lista de destinatarios de la lista de llamadas sin llamadas realizadas

    Nota  Los nombres que se muestran son del campo Archivar como en el registro de origen. Es el nombre que aparece en la información del destinatario en el campo Nombre completo.

  2. Con el número de teléfono en Detalles del destinatario, llamar al contacto.

  3. Abra la secuencia de comandos. En la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Llamar a la secuencia de comandos. Al llegar al contacto, leer la secuencia de comandos de manera natural o si no hay ninguna secuencia de comandos, el mensaje de estado.

    Nota  Si modifica la secuencia de comandos en la sección Nota telefónica del registro de lista de llamadas, cambiará la secuencia de comandos sólo para el destinatario seleccionado.

  4. En la nota telefónica, duración Total, haga clic en o escriba la longitud de la llamada telefónica. También se puede cronometrar automáticamente la llamada.

    A la hora de su llamada automáticamente

    1. En la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Iniciar temporizador Start Timer icon cuando comienza la llamada, o reanudarlo después de una pausa.

    2. Cuando hay una interrupción en la llamada o cuando la llamada haya terminado, haga clic en Pausar cronómetro Pause Timer icon .

      La duración de la llamada se registra en la nota telefónica, en el cuadro duración Total. También puede hacer clic o escriba la longitud de la llamada manualmente.

  5. Para agregar notas en la conversación, en la cinta de opciones, en el grupo de Registro de teléfono, haga clic en Agregar marca de tiempo y, a continuación, escriba los comentarios en el cuadro donde se muestra la secuencia de comandos.

    Nota  Para cambiar el aspecto del texto, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Formato de texto para utilizar los comandos de formato. Para agregar tablas, imágenes o archivos, haga clic en la ficha Insertar.

  6. Durante la llamada, o bien, una vez ha finalizado, en la cinta de opciones, en la ficha de Marketing, en el grupo Acciones de destinatario, haga clic en uno o más de las siguientes opciones:

    • Nuevo elemento de historial para agregar un elemento de historial de comunicaciones como una nota profesional, la tarea, el archivo o el mensaje de correo electrónico para el registro del destinatario. Automáticamente se crea un nuevo registro de teléfono del destinatario de la lista de llamadas.

    • Seguimiento para agregar una marca de seguimiento en el registro o para marcar un elemento para seguimiento como completada con la opción de Marcar como completada.

    • Abrir para mostrar el registro del destinatario.

    • Página Web para mostrar la página web asociada con el registro del destinatario, si está disponible.

  7. Al final de la llamada, en la sección estado de la llamada, actualizar el registro. No está seleccionada por defecto. Haga clic en una de las casillas de verificación siguientes:

    1. Mensaje de la izquierda

    2. Llamada finalizada

    3. No se llama

      Importante  No puede modificar una lista de llamadas después de cambiar el estado de la llamada para cualquier registro en la lista. Sin embargo, puede crear una nueva lista de llamadas que es un duplicado de una lista de llamadas existente. Haga clic en la lista de llamadas en el área de trabajo de Marketing y, a continuación, haga clic en alcanzar con la lista de llamadas.

  8. Si se le pide un destinatario a quitarse de la lista de llamadas, active la casilla de verificación no se llama. La cuenta o contacto profesional se marcará como no se llama en la lista de destinatarios y en la página de Detalles del registro de cuenta o contacto profesional. Este destinatario no se puede incluir en las listas de llamadas futuras.

  9. Haga clic en Guardar & siguiente para realizar los siguientes cambios:

    1. Guardar los cambios como una nota telefónica en el historial de comunicaciones del registro seleccionado y moverse al siguiente registro para llamar.

    2. Detener el temporizador y registre la duración total de la llamada en la nota telefónica.

    3. Indicar el estado de la llamada en la lista de destinatarios.

      call list with two calls made

      1 - dejar un mensaje. 2 – llamada completa. 3 – no llame. 4 – destinatario actual.

      Nota  Aunque el estado se actualiza en la lista de destinatarios cuando se guarda el registro, deben cambiar manualmente las opciones mostradas en la sección Estado de la llamada.

  10. Cuando todos los usuarios que se han llamado en la lista, cerrar la actividad. En la cinta de opciones, en el grupo de Marketing, haga clic en Marca de cerrado.

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Medir la efectividad de las listas de marketing llamada

Puede crear listas de llamadas y las secuencias de comandos para muchos propósitos. Pero cuando realiza llamadas de marketing, desea saber los resultados de su trabajo. Revise los resultados de una lista de llamadas en la página de la pista de la lista de llamadas.

  1. Abrir una lista de llamadas.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Mostrar, haga clic en pista Icono de la página Seguimiento.

  3. En la página de seguimiento, revise los siguientes elementos:

    • En resultados de la actividad, puede ver información resumida de iniciado clientes potenciales, oportunidades iniciado, cuentas iniciado, iniciado contactos, inició telefónicas e ingresos previstos para la actividad. Cada campo tiene también un botón Mostrar informe, que muestra un informe detallado de los datos de ese campo.

      Nota  Se actualiza la información en la página de seguimiento, incluidos los ingresos previstos, cuando los registros de cuenta, contacto, cliente potencial u oportunidad incluyen el nombre de la lista de llamadas en el campo iniciado por.

    • En el área de información de la actividad, puede actualizar la siguiente información:

      • Costo real    Especifique el coste real de la lista de llamadas, por lo que se puede calcular el retorno de la inversión.

      • Cerrado    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que se ha completado la lista de llamadas y la actividad está cerrada. Desactive la casilla de verificación para volver a activar la lista de llamadas.

    • En la sección destinatarios, puede revisar la lista de llamadas que haya realizado y si desea, puede crear un registro de oportunidad derecho desde el registro del destinatario. Simplemente haga clic en el nombre de la lista y, a continuación, haga clic en Iniciar la oportunidad.

      Nota  También puede crear un registro de oportunidad de la lista de destinatarios en la página General de la lista de llamadas. Seleccione un nombre en la lista de destinatarios, en la cinta de opciones, en la ficha de Marketing, en el grupo Acciones de destinatario, haga clic en Nuevo elemento de historial de New History Item icon y, a continuación, haga clic en oportunidad.

  4. Haga clic en Guardar y cerrar Save and close icon.

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Nota  Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Outlook 2013, Outlook 2010, Office 2010



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