Crear y personalizar listas y tipos de registro

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Con Business Contact Manager para Outlook, puede personalizar los formularios agregando campos que son relevantes para el negocio, quitando campos que no necesita y mover campos para enfatizar la información más importante para usted. Puede crear nuevos formularios, agregar listas, personalizar informes, modificar fases de ventas y producir resultados criterios, elija campos para las tarjetas de contacto y personalizar la cinta de opciones.

En este artículo se explica la creación y personalización de formularios, y la creación y edición de listas.

Nota: Solo el propietario de la base de datos puede personalizar formularios.

Consulte los artículos siguientes para obtener información acerca de cómo personalizar informes; modificar fases de ventas, actividades de ventas y recordatorios; Cambiar cliente potencial puntuación criterios; Elegir campos para tarjetas de contacto. y personalizar la cinta de opciones:

¿Qué desea hacer?

Crear un nuevo tipo de registro

Personalizar un formulario

Crear un nuevo tipo de registro

Business Contact Manager para Outlook incluye un número de diferentes tipos de formularios personalizables o tipos de registro, incluyendo Cuenta, Business Contact, cliente potencial, Oportunidad y Proyecto profesional.

Puede usar los formularios predeterminados sin cambiarlos o crear nuevos tipos de registro para satisfacer las necesidades de su negocio.

También puede modificar formularios agregando o quitando campos. Para obtener más información, vea Agregar o quitar campos más adelante en este artículo.

Los nuevos tipos de registro deben basarse en el tipo de registro de cuenta o contacto profesional. La forma en que se pueden vincular los registros y la información que se comparte entre ellos se conserva en los tipos de registros nuevos que cree.

Ejemplo: Un mayorista de bicicletas crea tipos de registro personalizados

Un mayorista de bicicletas debe crear registros de tienda y empleado de tienda.

Cada tienda que compra al mayorista tiene varios empleados responsables de las compras. El mayorista de bicicletas vende a muchas tiendas, cada una con su propio conjunto de empleados que toman decisiones de compras. El mayorista debe asociar a cada empleado con su tienda para ver la lista de empleados y las comunicaciones con los empleados de las tiendas al revisar la información acerca de una tienda.

Para ello, el mayorista crea un registro denominado Tienda que se basa en el tipo de registro Cuenta y un registro denominado Empleado de tienda que se basa en el tipo de registro Contacto profesional. El mayorista elige basar el registro Tienda en un registro Cuenta porque los registros de cuenta muestran una lista de contactos profesionales relacionados y todos los elementos del historial de comunicaciones de cada uno de los contactos profesionales.

Crear un tipo de registro personalizado

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Personalizar y, a continuación, en Personalizar tipos de registro.

  4. En el cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro, realice una de las siguientes acciones:

    • Haga clic en Nuevo tipo de contacto profesional para crear un nuevo formulario basado en el tipo de registro de contacto profesional.

    • Haga clic en Nuevo tipo de cuenta para crear un nuevo formulario basado en el tipo de registro de cuenta.

      Cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro con el botón Nuevo tipo de contacto empresarial y el botón Nuevo tipo de cuenta resaltados.

      • Si necesita un nuevo tipo de registro para personas, elija Nuevo tipo de contacto profesional.

      • Si necesita un nuevo tipo de registro para organizaciones o grupos dentro de una organización mayor, elija Nuevo tipo de cuenta. En el historial de comunicaciones del registro de cuenta aparecen todos los elementos de comunicación de los registros vinculados a una cuenta. Para obtener más información acerca de los registros de cuenta, vea el tema sobre cómo almacenar información acerca de las cuentas en Business Contact Manager.

  5. En el cuadro de diálogo Nuevo tipo de contacto profesional o Nuevo tipo de cuenta, escriba un nombre en singular y en plural para el tipo de registro nuevo.

  6. Opcionalmente, haga clic en Examinar para cambiar el icono que aparecerá en cada registro de ese tipo.

  7. Haga clic en Aceptar.

    El nuevo tipo de registro se incluye en la lista de tipos de registro del cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro.

    El nuevo tipo de registro incluye todos los campos y páginas predeterminados de la cuenta o el contacto profesional en que basó el nuevo tipo de registro. No se incluyen los campos o páginas personalizados que agregó a otros formularios. Para personalizar el formulario cambiando páginas y campos, vea la sección siguiente, Personalizar un formulario.

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Personalizar un formulario

Puede personalizar los formularios de varias maneras. Puede agregar o quitar páginas, secciones y campos. Puede reorganizar los campos de forma que tengan sentido para su negocio.

Nota: Solo el propietario de la base de datos puede personalizar formularios.

Puede exportar los formularios personalizados para compartirlos con otros usuarios. Para obtener más información acerca de la exportación, vea el tema sobre cómo exportar los registros profesionales desde Business Contact Manager.

Importante: Los cambios que realice en un formulario cambiarán todos los registros de ese tipo. Por ejemplo, si quita un campo del formulario de contacto profesional, ese campo se quitará de todos los registros de contacto profesional.

En esta sección

Eliminar un formulario

Crear o editar listas

Abrir un formulario para personalizarlo

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Personalizar y, a continuación, en Personalizar tipos de registro.

  4. En la lista, haga clic en el tipo de registro que desee personalizar y, a continuación, haga clic en el botón Personalizar formulario.

    cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro con el botón Personalizar formulario con contorno.

    También puede personalizar cualquier formulario que tenga abierto. En la cinta de opciones, en el grupo Personalizar, haga clic en el botón Diseño de formulario.

Se abre una versión personalizable del formulario. Ahora puede agregar o quitar páginas, secciones y campos, o bien reorganizar secciones y campos del formulario.

Se abrirá la página General de forma predeterminada. Para mostrar una página diferente, en la pestaña Personalizar, en el grupo páginas, haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en el nombre de la página.

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Crear una nueva página

Puede crear hasta cuatro páginas adicionales para cualquier formulario. De forma predeterminada, la mayoría de los formularios incluyen las páginas General, Detalles e Historial.

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar Mostrar icono y, a continuación, haga clic en Página de usuario 1 o en una de las otras páginas de usuario.

    Se muestra una página en blanco.

    Nota: Si el nombre de la página termina con (Oculta), la página estará oculta de forma predeterminada. Deberá desactivar la característica Ocultar para poder indicar datos en esta página del formulario.

  3. Si la página está oculta, desactive la característica Ocultar para mostrarla. En el grupo Páginas, haga clic en Ocultar Icono Ocultar .

    Nota: Para comprobar que la página ya no está oculta, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar. Si la página seleccionada ya no incluye (Oculta) después del nombre, está visible.

Puede cambiar el nombre de la página o agregar secciones y campos. Vea Agregar o quitar secciones y Agregar o quitar campos más adelante en este artículo para obtener más información.

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Asignar o cambiar un nombre de una página

  1. En la ficha Personalizar, en el grupo Páginas, haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en la página cuyo nombre desee cambiar.

  2. En el grupo Páginas, haga clic en Cambiar nombre de página Icono Cambiar nombre .

  3. En el cuadro Nombre de página, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Agregar o quitar secciones

La información de un formulario se organiza en secciones. Por ejemplo, en el formulario Contacto profesional hay una sección Números de teléfono que incluye distintos campos de número de teléfono, como Trabajo y Particular.

Pantalla Diseño del formulario de contacto profesional con la sección de números de teléfono seleccionada.

Agregar una sección

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar sección Icono Agregar grupo .

  3. En el cuadro Nombre de sección, escriba un nombre para la sección y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si desea cambiar el ancho de una sección, selecciónela. En la ficha Personalizar, haga clic en Ancho Icono ancho o Estrecho Icono estrecho .

Quitar una sección

  1. Haga clic en la sección que desee quitar.

    Sugerencia: Una sección tiene un nombre de sección con una línea horizontal junto al nombre. Para seleccionar una sección, haga clic en el nombre de la sección o cerca del mismo.

    Sección de números de teléfono seleccionada

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Quitar Icono Quitar .

    Notas: 

    • Se quitan todos los campos de esta sección, pero no se eliminan de la base de datos de Business Contact Manager. Si desea volver a agregar los campos al formulario, vea Agregar un campo, más adelante en este artículo. Quitar campos no elimina los campos ni los datos que contienen. Todos los datos que se han indicado en los campos se guardan en la base de datos, a menos que elimine permanentemente los campos.

    • Al quitar una sección, se elimina de la base de datos de Business Contact Manager. Los campos incluidos en la sección no se eliminan junto con la sección. Si desea agregar la sección de nuevo, puede agregar una sección con el mismo nombre y, a continuación, volver a agregar los campos al formulario en esa sección.

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Agregar o quitar campos

Puede agregar distintos tipos de campos de Business Contact Manager para Outlook que necesita para su empresa. El tipo de campo que agregar determina el tipo de información que puede especificado o seleccionado en el campo.

Por ejemplo, si desea escribir información en un cuadro de texto, puede agregar un campo de texto; si desea hacer clic en un elemento de una lista, puede agregar una lista rellenada previamente (también conocida como lista desplegable); si desea vincular o asociar un registro a otro, puede agregar un campo de relación.

Un florista podría crear un campo de texto denominado "Flor favorita" donde los usuarios tienen que escribir el tipo de flor y un especialista de calefacción podría crear un campo denominado "Modelo de horno" con una lista de opciones para elegir. Para obtener más información acerca de las listas, vea Crear o editar listas, más adelante en este artículo.

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Agregar un campo

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

    Sugerencia: Antes de ir al paso siguiente, haga clic en la sección donde desee agregar el campo. Si el campo no se encuentra donde desea, puede arrastrarlo a otra sección después de haberlo agregado.

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo .

  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, realice una de las siguientes acciones:

    • Haga clic en uno de los campos de la lista y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

      Cuadro de diálogo Agregar campos

    • Para crear un campo nuevo o uno ya creado para otro formulario, haga clic en Nuevo.

      En el cuadro de diálogo Crear nuevo campo, realice una de las siguientes acciones:

      Crear un nuevo campo    

      1. En el cuadro Nombre de campo, escriba el nombre del campo.

      2. En la lista Tipo de datos, haga clic en el tipo de datos que contendrá el campo, por ejemplo, Número.

      Para este tipo de datos

      Seleccione este tipo de datos

      Palabras o frases de hasta 96 caracteres

      Texto

      Números con o sin separador decimal

      Número

      Porcentajes

      Porcentaje

      Precios, ingresos u otros datos relacionados con monedas

      Moneda

      Respuestas a preguntas sencillas, como Sí o No, Activar o Desactivar, Verdadero o Falso

      Sí/No

      Información de fecha u hora en cualquiera de los formatos disponibles en Outlook

      Fecha y hora

      Números enteros

      Entero

      Una lista de elementos (valores) rellenada previamente para ahorrar tiempo o mantener la coherencia entre los formularios

      Lista desplegable

      Dirección web

      URL

      Un vínculo a otro registro de la base de datos

      Relación

      Nota: No puede cambiar el tipo de datos de un campo después de crearlo. Si desea cambiar el tipo de datos, elimine el campo y, a continuación, agregue uno nuevo con el tipo de datos que desee.

      1. Si es necesario, en la lista Formato, haga clic en un formato para los datos del campo.

        Nota: Algunos de los tipos de datos solo tienen un formato.

      2. Haga clic en Aceptar.

        El campo creado aparece en la lista del cuadro de diálogo Agregar campos.

      3. Para agregar el campo al formulario, en el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

      Agregar un campo de un formulario distinto    

      1. Haga clic en la opción Agregar un campo de otro formulario.

      2. Haga clic en un campo de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Nota: Debe haber creado un campo para que aparezca en esta lista.

        El campo seleccionado aparece en la lista del cuadro de diálogo Agregar campos.

      3. Para agregar el campo al formulario, en el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

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Agregar un campo de relación

Use un campo de relación para vincular registros relacionados. En el registro seleccionado, denominado registro de destino, aparecen todos los registros vinculados a un registro concreto, de forma parecida a como aparecen en un registro de cuenta todos los contactos profesionales que tiene vinculados.

Puede vincular registros del mismo tipo, así como registros diferentes.

Por ejemplo, en la base de datos de Negocio de muestra, para vincular tiendas de bicicletas con los proveedores que les suministran los productos, haga lo siguiente:

  • Abra el tipo de registro Proveedor para personalizarlo. El campo de relación se agregará a este tipo de registro.

    Cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro en la base de datos profesional de muestra con el tipo de registro de proveedor seleccionado.

  • Agregue un campo de relación llamado Comercios al tipo de registro Proveedor, con Tiendas como tipo de registro de destino y Nombres de proveedor como nombre de campo de destino.

    Notas: 

    • La adición de un campo de relación al tipo de registro de origen también crea una tabla que enumera los registros relacionados en el registro de destino. En este ejemplo, los registros de proveedor (registros de origen) tienen un campo de relación que se usa para la vinculación con registros de tienda. Los registros de tienda (registros de destino) tienen una tabla que enumera los registros de proveedor que están vinculados a ellos.

    • La tabla o campo de destino no se puede editar. Para cambiar los registros relacionados, use el campo de relación. En este ejemplo, vaya al registro de proveedor para quitar una tienda o agregar otra. Esto cambia la lista de proveedores de la tabla en los registros de tienda relacionados.

    Crear un nuevo campo de relación en el cuadro de diálogo Crear nuevo campo.

  • Use el campo de relación de los registros de proveedor para vincular los registros de tienda de bicicletas a los registros de proveedor.

    Registro de proveedor con una lista de comercios en el campo de relaciones Comercios al por menor.

  • Compruebe el campo de destino en los registros de tienda de bicicletas para ver la lista de los proveedores que suministran bicicletas a dichas tiendas.

    Registro de tienda con una lista de proveedores que le suministran bicicletas.

Para obtener información acerca de la base de datos de Negocio de muestra, vea el tema acerca de Adventure Works y la base de datos de Negocio de muestra.

Cómo agregar un campo de relación

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo .

  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en Nuevo.

    Cuadro de diálogo Agregar campos

  4. En el cuadro de diálogo Crear nuevo campo, en el cuadro Nombre de campo, escriba el nombre del campo de relación.

  5. En la lista Tipo de datos, haga clic en Relación.

  6. En la lista Tipo de registro de destino, haga clic en el tipo de registro al que desee vincular el registro seleccionado.

    Nota: Si el tipo de registro de destino es el mismo que el que está personalizando, los valores de Nombre de campo y Nombre de campo de destino deben ser diferentes.

  7. En el cuadro Nombre de campo de destino, escriba el nombre del campo de destino.

    Nota: El Nombre de campo de destino es el nombre de la tabla que contiene todos los registros relacionados que están vinculados al tipo de registro de destino.

  8. Haga clic en Aceptar.

    El campo seleccionado aparece en la lista del cuadro de diálogo Agregar campos.

  9. Para agregar el campo al formulario, en el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo que muestra Relación en la columna Tipo de datos y, a continuación, haga clic en Agregar al formulario.

    Nota: El campo que muestra Relación en la columna Tipo de datos es el campo de entrada de datos. El campo que muestra Lista de destino de relaciones en la columna Tipo de datos se agrega automáticamente a Tipo de registro de destino y es la tabla que incluye todos los registros relacionados que indicó en el campo de relación.

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Quitar un campo

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. Haga clic en el campo que desee quitar del formulario.

    Nota: Los campos obligatorios, como Nombre de cuenta, no se pueden quitar.

  3. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Quitar Icono Quitar o presione la tecla SUPR.

    Nota: El campo y todos los datos que contiene se pueden agregar de nuevo al formulario, porque el campo continúa almacenado en la base de datos de Business Contact Manager. El campo también se puede agregar a otros formularios desde el cuadro de diálogo Agregar campos.

Eliminar permanentemente un campo

Advertencia: Si elimina un campo del cuadro de diálogo Agregar campos, lo eliminará permanentemente y perderá todos los datos que haya escrito en él. Si quita o elimina un campo de un formulario, solo lo elimina del formulario. Si vuelve a agregar el campo al formulario, podrá tener acceso a los datos.

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo .

  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en el campo que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

    Nota: Solo puede eliminar un campo permanentemente si no se usa en ningún otro formulario.

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Cambiar nombres de sección y editar campos

Puede cambiar el nombre de cualquier sección de un formulario, pero solo puede cambiar el nombre de los campos que haya creado.

Puede editar campos cambiándolos de nombre y cambiando el formato de los datos que pueden seleccionarse en ellos.

Nota: No puede cambiar el tipo de datos de un campo. Tendrá que eliminar el campo y, a continuación, agregar un campo nuevo con el tipo de datos que desee.

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. Haga clic en la sección o el campo que desee editar o cuyo nombre desee cambiar.

    Nota: Solo puede cambiar el nombre de los campos que haya creado.

  3. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Editar campo o sección Icono de Editar campo o sección .

  4. Siga alguno de estos procedimientos:

    • Cambiar el nombre de una sección     En el cuadro de diálogo Editar sección escriba un nombre distinto para la sección.

    • Editar un nombre de campo que haya creado     En el cuadro de diálogo Editar campo escriba un nombre distinto para el campo.

      Si desea cambiar el formato de los datos que se permiten en el campo, en el cuadro Formato, haga clic en un formato diferente. Algunos tipos de campo tienen solamente una opción de formato.

Organizar elementos en un formulario

En un formulario personalizable, puede mover las secciones dentro de una página o a una página diferente y reorganizar los campos.

Mover una sección o reorganizar campos en una página

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. Haga clic en la sección o el campo que desee mover.

    Una sección tiene un nombre de sección con una línea horizontal junto al nombre. Para seleccionar una sección, haga clic en el nombre de la sección o cerca del mismo.

    Sección de números de teléfono seleccionada

  3. Arrastre la sección o el campo a una nueva ubicación en la página o use las teclas de dirección del teclado para mover la sección o el campo.

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Mover una sección a otra página

  1. Haga clic en la sección que desee mover.

    Sección de números de teléfono seleccionada

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Mover a Icono Mover .

  3. En el cuadro de diálogo Mover a página, haga clic en la página a la que desee mover la sección y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: Si una página está oculta, deberá desactivar la característica Ocultar para poder especificar datos en la página. En la ficha Personalizar, en el grupo Mostrar, haga clic en la página. En el grupo Páginas, haga clic en Ocultar Icono Ocultar .

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Eliminar un formulario

Advertencia: Si elimina un tipo de registro, perderá los datos que se hayan especificado en ese tipo de registro.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Personalizar.

  3. Haga clic en Personalizar tipos de registro.

  4. En el cuadro de diálogo Personalizar tipos de registro, haga clic en un tipo de registro que haya creado.

    Nota: Solo puede eliminar tipos de registro que haya creado. No puede eliminar los tipos de registro predeterminados.

  5. Haga clic en Eliminar tipo de registro.

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Crear o editar listas

Cuando escriba con frecuencia los mismos datos en un formulario, resulta cómodo y más coherente crear una lista con opciones que pueda elegir.

Crear una lista

  1. Abra un formulario para personalizarlo.

  2. En la ficha Personalizar, en el grupo Diseño, haga clic en Agregar campos Icono de Agregar campo .

  3. En el cuadro de diálogo Agregar campos, haga clic en Nuevo.

  4. En la lista Tipo de datos, seleccione Lista desplegable.

    Nota: En el caso de las listas, la única opción de formato es Lista desplegable.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Agregue elementos a la lista.

    Cómo

    1. En el cuadro de diálogo Editar listas, haga clic en Agregar para agregar un elemento (valor) a la lista.

    2. En el cuadro de diálogo Agregar elemento, en el cuadro Nombre del elemento, escriba el nombre del valor.

    3. Haga clic en Aceptar.

      El elemento que agregó aparece en el cuadro de diálogo Editar listas, en la columna Valor.

    4. Para agregar otro elemento a la lista, repita este proceso.

  7. Para mover un elemento arriba o abajo en la lista, haga clic en el valor que desee mover y, a continuación, haga clic en el botón de flecha arriba o abajo.

  8. Para elegir un elemento de forma que sea el valor predeterminado del campo, haga clic en el valor y, a continuación, haga clic en el botón Predeterminado.

    Si hay un elemento que se usará más a menudo, puede hacer que sea el valor predeterminado para ahorrar tiempo al completar un formulario.

  9. Haga clic en Aceptar.

Editar una lista

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Personalizar.

  3. Haga clic en Editar listas.

  4. En el cuadro de diálogo Editar listas, haga clic en la lista que desee editar.

    Al seleccionar una lista, los elementos que contiene aparecen en la columna Valor.

    Cuadro de diálogo Editar listas

  5. Siga uno de los pasos siguientes para editar la lista:

    Agregar un valor a la lista     Haga clic en el botón Agregar, escriba el nombre del elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cambiar el nombre de un valor     Haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en el botón Cambiar nombre. Escriba el nombre nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Quitar un valor o reemplazarlo por otro     Haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en el botón Eliminar. Si desea reemplazar el valor, seleccione otro valor de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si desea quitarlo, haga clic en Aceptar.

    Mover un valor arriba o abajo en la lista     Haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en el botón de flecha arriba o abajo.

    Hacer que un elemento sea el valor predeterminado     Haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en el botón Predeterminado.

  6. Cuando haya completado todos los cambios en el cuadro de diálogo Editar listas, haga clic en Aceptar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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