Crear y compartir una carpeta pública

Las carpetas públicas son una manera de recopilar, organizar y compartir información con otras personas de la organización. Normalmente, las carpetas públicas las utilizan los equipos de proyecto o los grupos de usuarios para compartir información sobre áreas de interés común. Estas carpetas se pueden administrar desde Microsoft Outlook. Las carpetas públicas pueden contener cualquier tipo de elemento de carpeta de Outlook, como mensajes, citas, contactos, tareas, entradas del Diario, notas, formularios, archivos y envíos.

Para crear y compartir información en una carpeta pública hay que seguir varios conjuntos de pasos.

¿Qué desea hacer?

Crear una carpeta pública y especificar permisos, vistas, formularios y reglas

Crear una carpeta pública moderada

Crear una carpeta pública y especificar permisos, vistas, formularios y reglas

Para crear una carpeta pública, debe tener permiso para crear carpetas en una carpeta pública existente. Si desea información sobre cómo se obtienen permisos, consulte a su administrador.

  1. Crear la carpeta pública

    1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta.

    2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la carpeta.

    3. En el cuadro Contenido de la carpeta, haga clic en el tipo de carpeta que desee crear.

    4. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en la ubicación de la carpeta.

      Iniciar rápidamente una carpeta pública con elementos existentes.

      1. En la Lista de carpetasdel panel de navegación, haga clic en la carpeta que desee copiar.

      2. En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, haga clic en Copiar Nombre de la carpeta.

      3. En la lista, haga clic en la ubicación en la que desee copiar la carpeta.

  2. Establecer niveles de permiso

    1. En la Lista de carpetas del panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta pública que desee compartir y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

      Debe tener permiso de permiso del propietario de la carpeta pública para establecer los permisos de uso compartido de la carpeta. Sólo puede establecer los permisos de una carpeta cada vez.

    2.  Haga clic en la ficha Permisos.

    3. Haga clic en Agregar.

    4. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona a la que desee conceder permisos para compartir.

    5. Haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.

    6. En la lista Nombre, haga clic en el nombre de la persona que acaba de agregar.

    7. En Permisos, seleccione las opciones que desee.

      Nota   Puede asignar a todas las personas que tengan acceso a la carpeta el mismo permiso haciendo clic en Predeterminado en la lista Nombre.

  3. Crear vistas para organizar y buscar la información

    Siga uno de estos procedimientos:

    1. Crear una vista desde cero    

      1. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Definir vistas.

      2. Haga clic en Nuevo.

      3. En el cuadro Nombre de la nueva vista, escriba un nombre.

      4. En el cuadro Tipo de vista, elija el tipo de vista que desee.

      5. Para cambiar el lugar donde estará disponible la vista, haga clic en una de las opciones de Puede usarse en.

      6. Haga clic en Aceptar.

      7. Para personalizar aún más la lista, en Descripción, haga clic en un botón y, a continuación, seleccione las opciones que desee usar.

      8. Cuando termine de seleccionar opciones, haga clic en Aceptar.

      9. Para utilizar la vista inmediatamente, haga clic en Aplicar vista.

    2. Crear una vista basada en una vista estándar    

      1. Cambie a la vista en la que desea que se base la nueva vista.

      2. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.

      3. Para cada tipo de cambio que desee realizar, en Descripción, haga clic en un botón y seleccione las opciones que desee.

      4. Cuando termine de realizar cambios, cierre el cuadro de diálogo Personalizar vista.

      5. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Definir vistas.

      6. En el cuadro Vistas de la carpeta nombre de la carpeta, haga clic en Configuración actual de la vista.

      7. Haga clic en Copiar.

      8. En el cuadro Nombre de la nueva vista, escriba un nombre.

      9. Para cambiar el lugar donde estará disponible la vista, haga clic en una de las opciones de Puede usarse en.

        Nota   Las nuevas vistas se agregan al submenú Vista actual (en el menú Ver, elija Organizar por). 

  4. Cambiar la vista predeterminada de la carpeta

    Para cambiar la vista predeterminada de una carpeta pública, debe tener permiso de Propietario de la carpeta y debe haber al menos una vista personalizada definida para la carpeta que sea visible para todos.

    1. En la Lista de carpetas del panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

    2. Haga clic en la ficha Administración.

      Si no aparece la ficha Administración, no tiene permiso de Propietario.

    3. En la lista Vista inicial en carpeta, haga clic en la vista que desee que aparezca cada vez que se abra la carpeta.

      La vista Normal muestra la vista predeterminada de Microsoft Outlook para el tipo de elementos de la carpeta.

  5. Especificar los formularios que pueden utilizar otras personas para exponer información en la carpeta pública

    Debe tener permiso de editor, editor de publicación o propietario para agregar formularios a una carpeta personal compartida o una carpeta pública. Si la carpeta es una carpeta pública y tiene permiso de propietario, podrá limitar los formularios disponibles para los demás usuarios de la carpeta.

    1. En la Lista de carpetas del panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

    2. Haga clic en la ficha Formularios.

    3. Para agregar un formulario a la lista Formularios asociados a esta carpeta, haga clic enAdministrar y, a continuación, indique le formulario.

    4. Haga clic en Cerrar.

    5. Para limitar los formularios disponibles a otras personas que tienen acceso a la carpeta, haga clic en una de las opciones de Admitir estos formularios en esta carpeta.

  6. Crear reglas para procesar elementos expuestos en la carpeta

    Debe tener permiso de Propietario para crear o modificar las regla de una carpeta pública.

    1. En la Lista de carpetas del panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública cuyas reglas desee crear o modificar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

    2.  Haga clic en la ficha Administración

    3. Haga clic en Asistente para carpetas.

    4. Siga uno de estos procedimientos:

      • Para crear una regla, haga clic en Agregar regla.

      • Para modificar una regla existente, haga clic en una regla de la lista y, a continuación, en Editar regla.

    5. Escriba las condiciones que debe cumplir el elemento para que la acción se produzca. Para obtener más condiciones, haga clic en Avanzadas.

    6. En Realizar estas acciones, seleccione las opciones deseadas.

      Nota   Cuando cree una regla, estará activa de forma predeterminada.

  7. Notifique a otras personas que la carpeta pública está disponible enviándoles un acceso directo a la carpeta.

    1. En la Lista de carpetas del panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Enviar vínculo de esta carpeta en el menú contextual.

  8. Agregar información a la carpeta pública

    Siga uno de estos procedimientos:

Compartir un calendario

Compartir una lista de contactos

Compartir una lista de tareas

Exponer información en una carpeta pública

Compartir un calendario

  1. Cree una carpeta nueva y elija Elementos del Calendario en la lista Contenido de la carpeta.

  2. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en Calendario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Agregue reuniones y eventos a la carpeta.

  4. Envíe un acceso directo a la carpeta pública a las personas a quienes haya concedido permiso para utilizar la carpeta. En la lista de carpetas, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Enviar vínculo de esta carpeta en el menú contextual.

Compartir una lista de contactos

  1. Cree una carpeta nueva y elija Elementos de contacto en la lista Contenido de la carpeta.

  2. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en Contactos y, a continuación, en Aceptar.

  3. Agregue contactos a la carpeta.

  4. Envíe un acceso directo a la carpeta pública a las personas a quienes haya concedido permiso para utilizar la carpeta. En la lista de carpetas, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Enviar vínculo de esta carpeta en el menú contextual.

    Nota   La lista de contactos compartidos aparece en la Libreta de direcciones/Contactos de Outlook.

Compartir una lista de tareas

  1. Cree una carpeta nueva y elija Elementos de tarea en la lista Contenido de la carpeta.

  2. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en Tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Agregue tareas a la carpeta.

  4. Envíe un acceso directo a la carpeta pública a las personas a quienes haya concedido permiso para utilizar la carpeta. En la Lista de carpetas, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Enviar vínculo de esta carpeta en el menú contextual.

    Nota   Mientras copia una lista de tareas en una carpeta pública, no puede copiar una solicitud de tareas en una carpeta pública ni crear la solicitud desde la carpeta.

Exponer información en una carpeta pública

  1. Abra la carpeta pública donde desea exponer la información.

  2. Para utilizar el formulario predeterminado para exponer información, haga clic en el menú Archivo, elija Nuevo y, después, haga clic en Anuncio en esta carpeta.

  3. Escriba en el formulario la información que desee exponer.

  4. Haga clic en Exponer.

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Crear una carpeta pública moderada

Debe tener permiso de permiso del propietario para designar una carpeta pública como moderada.

  1. En la Lista de carpetas del panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. En la ficha Administración, haga clic en Carpeta moderada.

  3. Active la casilla de verificación Configurar carpeta como moderada.

  4. En el cuadro Reenviar elementos nuevos a, escriba el nombre de la persona que recibirá los mensajes entrantes o el nombre de una carpeta pública donde se guarden los mensajes para revisarlos. El moderador que realiza la revisión se especifica en el paso 6.

  5. Opcional: Para enviar automáticamente una respuesta cuando el moderador recibe un mensaje nuevo, seleccione una de las opciones de Responder a los nuevos elementos con.

    Elija uno de estos procedimientos:

    • Respuesta estándar     

      • "Gracias por su envío. Tenga en cuenta que los envíos a algunas carpetas o grupos de discusión se revisan para determinar si deben exponerse. En estos casos, habrá un retraso antes de que los demás usuarios puedan ver los mensajes enviados".

    • Respuesta personalizada    

      • Haga clic en Respuesta personalizada y, después, en Plantilla. Escriba el texto de su respuesta personalizada.

        Los moderadores no recibirán ninguna de estas respuestas cuando expongan mensajes.

  6. Para agregar o quitar nombres de las personas que actúan como moderadores, haga clic en Agregar o en Quitar.

  7. Opcional: Para ver las propiedades de un moderador seleccionado, haga clic en Propiedades.

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Se aplica a: Outlook 2007



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