Crear y compartir una carpeta pública en Outlook

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Las carpetas públicas de Outlook son un lugar ideal para recopilar, organizar y compartir información acerca de temas o proyectos concretos dentro de una organización. "Pública", en este caso, significa que pueden verla todas las personas de la organización, no todo el mundo. Cuando publica un mensaje en una carpeta pública, no se envía a nadie por correo electrónico, por lo que se abarrota el buzón de entrada de nadie. En lugar de ello, los usuarios pueden comprobar la carpeta siempre que deseen para ver las publicaciones interesantes.

Importante: Necesite Microsoft Exchange Server y una cuenta de correo electrónico de Exchange para usar carpetas públicas con Outlook. La mayoría de cuentas de correo electrónico personal y del hogar no usan Exchange.

Paso 1: consultar al administrador de Exchange

Es posible que la organización no permita carpetas públicas o que tenga directivas sobre cómo usarlas. Consulte al administrador para obtener información. Si la organización permite y soporta el uso de carpetas públicas pero todavía no existe una carpeta pública de nivel superior, pida al administrador de Exchange que cree una.

Cuando la carpeta de nivel superior esté disponible, pulse Ctrl + 6 para visualizarla, junto con su contenido, en el panel Carpeta de Outlook.

Paso 2: crear la carpeta y asignarle un nombre

  1. Pulse Ctrl + 6 para ver Carpetas públicas en el panel Carpeta.

    Importante: Si no ve ninguna sección de Las carpetas públicas en el panel de carpetas, consulte al administrador de correo electrónico de Exchange local. Debe configurarla para usted.

  2. Haga clic con el botón secundario en Carpetas públicas y haga clic en Nueva carpeta.

    Carpetas públicas

  3. Asigne un nombre a la carpeta y haga clic en Aceptar.

Sugerencias: 

  • Puede agregar una carpeta pública a las carpetas de Favoritos . A continuación, en Outlook Web App, puede realizar ciertas funciones dentro de las mismas carpetas públicas, como crear, actualizar o eliminar elementos. Estas acciones se pueden hacer en el calendario, contactos, correo y publicar las carpetas públicas.

  • Para agregar una carpeta pública a sus Favoritos, haga clic en la carpeta y luego seleccione Agregar a Favoritos....

  • Para obtener información sobre cómo usar carpetas favoritas en Outlook Web App, vea trabajar con carpetas de mensajes en Outlook Web App.

Paso 3: establecer los permisos de la carpeta para usuarios y grupos

De forma predeterminada, Outlook concede permisos solo para usted, como creador de la carpeta pública, por lo que necesite específicamente conceder permisos a las personas para que puedan leer y publicar contenido en la carpeta. Obtenga información sobre cómo cambiar los permisos de una carpeta pública.

Introducción al uso de las carpetas públicas

Estas son algunas maneras típicas de usar las carpetas públicas en una organización:

Discusiones en línea

Almacene cada tema de discusión en su propia subcarpeta. Según las necesidades, establezca permisos para cada subcarpeta (es posible que desee restringir el acceso a las carpetas que contienen información confidencial o de carácter reservado). Un tema puede tener su propio moderador para controlar si un elemento se publica y para eliminar las publicaciones que no cumplan los estándares de la organización o infrinjan la directiva.

Compartir calendarios, listas de contactos y listas de tareas

Agregue calendarios, contactos y tareas o listas de tareas a publicaciones para compartir información con las personas que tienen acceso a la carpeta. Este tipo de ubicación centralizada facilita la comunicación y la colaboración en los proyectos en equipo.

Diferencias entre las carpetas de correo y las carpetas públicas

  • Cuando cambia de una carpeta de correo electrónico a una carpeta pública, el botón Nueva entrada situado encima del panel Carpeta cambia a Nuevo mensaje de correo electrónico, ya que normalmente publicará elementos en lugar de enviar mensajes de correo electrónico en una carpeta pública.

  • Cuando responde a una entrada en una carpeta pública, no hay un botón Responder a todos. Cualquier persona que pueda ver el contenido de la carpeta verá su entrada.

Más información sobre las carpetas de Outlook

Cambiar entre carpetas de Outlook

Cambiar los permisos de una carpeta pública

Crear una carpeta pública y especificar permisos, vistas, formularios y reglas

Para crear una carpeta pública, debe tener permiso para crear carpetas en una carpeta pública existente. Para obtener información sobre cómo obtener permisos, consulte al administrador.

  1. En el menú archivo, apunte a nuevo y, a continuación, haga clic en carpeta.

  2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la carpeta.

  3. En el cuadro Contenido de la carpeta, haga clic en el tipo de carpeta que desea crear.

  4. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en la ubicación de la carpeta.

    Para iniciar rápidamente una carpeta pública con los elementos existentes:

    1. En la lista de carpetas, en el panel de navegación, haga clic en la carpeta que desea copiar.

    2. En el menú archivo, seleccione carpeta y, a continuación, haga clic en nombre de la carpeta de copia.

    3. En la lista, haga clic en la ubicación que desea copiar la carpeta.

  1. En la Lista de carpetas, en el Panel de navegación, haga clic en la carpeta pública que desea compartir y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

    Debe tener permiso de propietario de una carpeta pública establecer permisos para la carpeta de uso compartido. Puede establecer permisos de solo una carpeta a la vez.

  2. Haga clic en la pestaña permisos.

  3. Haga clic en Agregar.

  4. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona que desea conceder permisos de uso compartido.

  5. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

  6. En la lista nombre, haga clic en el nombre de la persona que acaba de agregar.

  7. En permisos, elija las opciones que desee.

    Nota: Puede asignar todos los usuarios que tiene acceso a la carpeta los mismos permisos haciendo clic en predeterminado en la lista nombre.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

  • Crear una vista desde cero

    1. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Definir vistas.

    2. Haga clic en Nuevo.

    3. En el cuadro nombre de la nueva vista, escriba un nombre.

    4. En el cuadro tipo de vista, elija la tipo de vista que desee.

    5. Para cambiar dónde estará disponible la ver, haga clic en una opción en puede usarse en.

    6. Haga clic en Aceptar.

    7. Para personalizar aún más la vista, en Descripción, haga clic en un botón y, a continuación, seleccione las opciones que desee usar.

    8. Cuando termine de seleccionar opciones, haga clic en Aceptar.

    9. Para utilizar inmediatamente la vista, haga clic en Aplicar vista.

  • Crear una vista basada en una vista estándar

    1. Cambiar a la ver que desea basar la nueva vista en.

    2. En el menú Vista, seleccione Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual.

    3. Para cada tipo de cambio que desee realizar, en Descripción, haga clic en un botón y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

    4. Cuando haya terminado de realizar cambios, cierre el cuadro de diálogo Personalizar la vista .

    5. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Definir vistas.

    6. En el cuadro vistas de la carpeta nombre de carpeta, haga clic en configuración de vista actual.

    7. Haga clic en Copiar.

    8. En el cuadro nombre de la nueva vista, escriba un nombre.

    9. Para cambiar dónde estará disponible la vista, haga clic en una opción en puede usarse en.

      Nota: Nuevas vistas se agregan a la Vista actual   submenú (en el menú Ver, elija Organizar por).

Para cambiar la vista predeterminada de una carpeta pública, debe tener permiso de propietario de la carpeta y a continuación, debe haber al menos una vista personalizada definida para la carpeta que está visible para todos los usuarios.

  1. En la Lista de carpetas, en el Panel de navegación, haga clic en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. Haga clic en la pestaña administración.

    Si no aparece la ficha administración, no tiene permiso de propietario.

  3. En la lista vista inicial en carpeta, haga clic en la vista que desea que aparezca cada vez que se abra la carpeta.

    La vista Normal, muestra la vista de Microsoft Outlook predeterminada para el tipo de elementos en la carpeta.

Debe tener permiso de Editor, Editor de publicación o propietario para agregar formularios a una carpeta compartida privada o a una carpeta pública. Si la carpeta es una carpeta pública y tiene permiso de propietario, puede limitar los formularios disponibles a otras personas que utilizan la carpeta.

  1. En la Lista de carpetas, en el Panel de navegación, haga clic en la carpeta y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. Haga clic en la ficha formularios.

  3. Para agregar un formulario a la lista formularios asociados a esta carpeta, haga clic en Administrar, indique el formulario.

  4. Haga clic en Cerrar.

  5. Para limitar los formularios que desee que esté disponible para otras personas que usan la carpeta, haga clic en una opción en Permitir estos formularios en esta carpeta.

Debe tener permiso de propietario crear o modificar las reglas de una carpeta pública.

  1. En la Lista de carpetas, en el Panel de navegación, haga clic en la carpeta pública que desea crear o modificar reglas para y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. Haga clic en la pestaña administración.

  3. Haga clic en Asistente para carpetas.

  4. Lleve a cabo uno de estos procedimientos:

    • Para crear una regla, haga clic en Agregar regla.

    • Para modificar una regla existente, haga clic en una regla en la lista y, a continuación, haga clic en Editar regla.

  5. Escriba las condiciones que debe cumplir el elemento para que se realice la acción. Para obtener más condiciones, haga clic en Avanzadas.

  6. En realizar estas acciones, seleccione las opciones que desee.

    Nota: Al crear una regla, está activo de forma predeterminada.

Realice una de las siguientes acciones:

  • Compartir un calendario

    1. Crear una nueva carpeta y elija los elementos de calendario en la lista de contenido de la carpeta.

    2. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en Calendario y luego en Aceptar.

    3. Agregue reuniones y eventos a la carpeta.

  • Compartir una lista de contactos

    1. Crear una nueva carpeta y elija elementos de contacto en la lista de contenido de la carpeta.

    2. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en contactos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Agregar contactos a la carpeta.

      Nota: La lista de contactos compartida aparece en la libreta de direcciones o contactos de Outlook.

  • Compartir una lista de tareas

    1. Crear una nueva carpeta y elija elementos de tarea en la lista de contenido de la carpeta.

    2. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Agregar tareas a la carpeta.

      Nota: Aunque puede copiar una lista de tareas en una carpeta pública, no puede copiar una solicitud de tarea en una carpeta pública o crear una solicitud de tarea de una carpeta pública.

  • Registrar información en una carpeta pública

    1. Abra la carpeta pública que desea exponer la información.

    2. Para utilizar el formulario predeterminado para exponer información, haga clic en el menú archivo, apunte a nuevo y, a continuación, haga clic en anuncio en esta carpeta.

    3. En el formulario, escriba la información que desee publicar.

    4. Haga clic en Publicar.

Crear una carpeta pública moderada

Debe tener permiso de propietario de una carpeta pública para designar como una carpeta con moderador.

  1. En la Lista de carpetas, en el Panel de navegación, haga clic en la carpeta pública y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. En la pestaña administración, haga clic en Carpeta moderada.

  3. Active la casilla de verificación Configurar carpeta como carpeta moderada.

  4. En el cuadro Reenviar elementos nuevos a, escriba el nombre de la persona que recibe los mensajes entrantes o el nombre de una carpeta pública donde se almacenan los mensajes para su revisión. El moderador que realiza la revisión se especifica en el paso 6.

  5. Opcional: Para enviar automáticamente una respuesta cuando el moderador recibe un mensaje nuevo, seleccione una opción en respuesta a nuevos elementos con.

    Elija una de las opciones siguientes:

    • Respuesta estándar   

      "Gracias por su envío. Tenga en cuenta que los envíos a algunas carpetas o grupos de discusión se revisan para determinar si debe públicamente. En estos casos, habrá un retraso antes de que otras personas pueden ver envíos aprobados."

    • Respuesta personalizada   

      Haga clic en respuesta personalizada y, a continuación, haga clic en plantilla. Escriba el texto de su respuesta personalizada.

    Los moderadores no recibirán ninguna de estas respuestas cuando expongan mensajes.

  6. Para agregar o quitar nombres de las personas que sean moderadores, haga clic en Agregar o Quitar.

  7. Opcional: Para ver las propiedades de un moderador seleccionado, haga clic en Propiedades.

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