Crear y compartir un grupo de recursos

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Saber quién está disponible para trabajar en su proyecto puede convertirse en un reto cuando esté trabajando en varios proyectos.

Si asigna las mismas personas a varios proyectos o usa recursos compartidos en su proyecto, ayuda a combinar toda la información de recursos en un único archivo central denominado fondo de recursos. El grupo de recursos también es útil para identificar conflictos de asignación y para ver la asignación de tiempo para cada proyecto.

Crear un grupo de recursos

Nota: Si usa Project Professional y los recursos existen en el fondo de recursos de empresa de su organización, no es necesario crear otro grupo de recursos. Para obtener más información, vea Agregar recursos al grupo de recursos de empresa .

  1. Abra Project, haga clic en la pestaña recurso de Project >.

  2. Haga clic en la flecha situada junto a organizador de equipo y haga clic en hoja de recursos.

  3. Haga clic en Agregar recursos e importar información de recursos existentes.

Para escribir información de personas nueva, haga clic en recurso de trabajo y en Agregar nombre y detalles de recursos .

agregar nuevos recursos de usuario

Nota: Si está usando Project Professional con Project Server, tendrá acceso a los recursos de la empresa. Para obtener más información sobre las versiones de Project, vea comparación de versiones. Normalmente, la lista de recursos de empresa es administrada por un administrador y cada jefe de proyecto puede agregar estos recursos a sus proyectos.

Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información de cada proyecto compartido se obtiene de este grupo de recursos y toda la información, como asignaciones, tasas de costo y disponibilidad, se encuentra en esta ubicación centralizada.

Usar el grupo de recursos

  1. Abra el proyecto del grupo de recursos.

  2. Abra el proyecto que compartirá recursos del grupo y haga clic en recursos > grupo de recursos > compartir recursos.

    Abra Compartir recursos desde el grupo de recursos

  3. Haga clic en usar recursosy, en el cuadro de , haga clic en el proyecto del grupo de recursos que abrió en el paso 1.

    opciones del cuadro de diálogo compartir recursos

  4. Haga clic en el fondo de recursos tiene prioridad si desea que la información del fondo de recursos invalide cualquier información en conflicto del proyecto (compartidor).

    También hay otra opción.

    Haga clic en el comPartidor tiene prioridad si desea que la información de su proyecto anule la información en conflicto del fondo de recursos.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Ahora puede usar los recursos del proyecto. Los recursos del proyecto se agregan automáticamente al grupo.

  6. Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en > Diagrama de Gantt > hoja de recursos.

    Hoja de recursos

Trabajar con información de uso de recursos

Puede ver y actualizar el archivo del grupo de recursos desde el proyecto actual (archivo que comparte ). Es recomendable actualizar y ver los recursos periódicamente para obtener la información más reciente sobre las asignaciones y su impacto en los proyectos.

Nota: Para editar directamente un archivo de fondo de recursos, necesitará acceso de lectura y escritura a ese archivo. De lo contrario, solo podrá ver el uso de los recursos y realizar cambios en los recursos del proyecto.

  1. Abra el proyecto archivo que comparte.

  2. En el cuadro que aparece, haga clic en abrir Grupo de recursos para ver las tareas de todos los archivos que comparten. Esto abrirá el fondo de recursos como un archivo de solo lectura.

  3. Para ver las tareas de los proyectos que comparten el fondo de recursos, haga clic en tareas > Diagrama de Gantt > uso de recursos

    Ver el uso de los recursos

    Sugerencia: Los nombres de los recursos que aparecen en rojo indican un recurso sobre la asignación.

    Puede actualizar con nuevos recursos, actualizar totales programados y la información del trabajo. Más información sobre cómo asignar personas a las tareas.

  4. Después de hacer las actualizaciones, haga clic en recursos > Grupo de recursos _GT_ Actualizar grupo de recursos

    Actualizar un grupo de recursos después de modificar los recursos de un archivo de proyecto compartidor

    Sugerencia: Si Update Resource Pool no está disponible desde el proyecto, es posible que haya abierto el archivo de fondo de recursos en modo de lectura y escritura. Cierre y vuelva a abrir el grupo de recursos en modo lectura.

Dejar de compartir recursos

Si su proyecto comparte recursos de un fondo de recursos o de otro archivo de proyecto, puede desconectarlo de ese otro archivo. Los recursos con tareas en el archivo de proyecto permanecen en el proyecto después de que el archivo se desconecte del grupo de recursos o de otro archivo de proyecto, pero los demás recursos del fondo de recursos o de otro archivo ya no estarán disponibles.

Nota: Por lo general, no desea que las asignaciones de tareas se conserven dentro de la fondo de recursos después de desconectar la archivo que comparte. Sin embargo, las asignaciones se conservarán Si desconecta el archivo que comparte del grupo de recursos cuando el grupo de recursos no está abierto, o si no guarda el fondo de recursos después de desconectar el archivo que comparte. Para quitar las asignaciones retenidas de la agrupación, desconecte el archivo que comparte desde dentro del archivo del grupo de recursos y toda la información de la asignación de tareas se eliminará del fondo de recursos sin afectar al antiguo archivo que lo comparte. Si ya hay tareas sobrantes en el fondo de recursos, vuelva a conectar el archivo que comparte con el grupo de recursos y vuelva a desconectarlo.

Desconectar el archivo de uso compartido activo de su grupo de recursos

Puede desconectar el archivo de proyecto activo del fondo de recursos o de otro archivo con el que esté conectado y compartiendo recursos.

  1. Abra el grupo de recursos que contiene los recursos que está compartiendo.

  2. En el cuadro de diálogo abrir Grupo de recursos , haga clic en abrir el fondo de recursos en modo de lectura y escritura para poder cambiar la información de los recursos. Tenga en cuenta que al abrir el grupo con permisos de lectura y escritura, otros usuarios no actualizarán el grupo con información nueva.

  3. Abra el proyecto.

  4. Elija recursos > grupo de recursos > compartir recursos

  5. Haga clic en usar propios recursosy, a continuación, en Aceptar.

  6. Guarde los dos archivos del proyecto.

Más información sobre grupos de recursos

Un fondo de recursos facilita la administración de personas o equipos asignados a tareas en más de un archivo de proyecto. El grupo de recursos centraliza la información de recursos, como el nombre del recurso, el calendario usado, las unidades de recursos y las tablas de tasas de costo.

Cada proyecto que usa recursos del grupo de recursos se denomina archivo que comparte.

Sugerencia: Cree un nuevo archivo de proyecto (independiente) solo para información de recursos. Esto le facilitará la administración de la información de recursos y de las asignaciones de tareas entre los archivos que comparten y el grupo de recursos.

Antes y después de crear un fondo de recursos

Imagen del botón Antes de crear un grupo de recursos, cada proyecto contiene su propia información de recursos. Parte de esta información puede superponerse o incluso entrar en conflicto con la información sobre los mismos recursos que se usan en otros proyectos.

Imagen del botón Después de crear un grupo de recursos compartido, la información de recursos de cada uno de ellos proviene de un único grupo de recursos. La información de las asignaciones, así como las tarifas de costo y la disponibilidad de todos los recursos, residen en una ubicación centralizada.

Imagen del botón También es más fácil ver las sobreasignaciones de recursos provocadas por asignaciones en conflicto en más de un proyecto.

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