Crear y asignar categorías de color

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Las categorías de color le permiten identificar fácilmente y agrupar elementos asociados en Microsoft Outlook. Asigne una categoría de color a un grupo de elementos relacionados (como notas, contactos, citas y mensajes de correo electrónico) para poder seguirlos y organizarlos rápidamente. Puede asignar más de una categoría de color a los elementos.

ver las categorías de color de la Bandeja de entrada
Las categorías de color le permiten buscar y encontrar rápidamente elementos relacionados.

Puede elegir una de las categorías predeterminadas, o crear una, y asignarla a sus elementos de Outlook. Los colores de categoría se muestran de forma clara en las vistas de tabla, como la Bandeja de entrada, y dentro de los propios elementos abiertos. Puede cambiar el nombre de las categorías para adaptarlas a sus necesidades o escoger colores diferentes. Esta flexibilidad le permite diseñar un sistema de categorías de color que se ajuste a su estilo personal de trabajo.

Asignar una categoría de color a un mensaje de correo electrónico

Para asignar una categoría de color a un mensaje de la lista de mensajes, haga clic en él con el botón derecho. Seleccione Categorizar y, luego, escoja una categoría de la lista.

Sugerencia: Si hace clic con el botón derecho en el mensaje y solo ve las opciones de seguimiento, inténtelo de nuevo en el espacio en blanco de la derecha del remitente.

Notas: 

  • Si quiere asignar una segunda o tercera categoría de color, realice la misma acción tantas veces como sea necesario.

  • Si usa la vista Conversación en Outlook 2016, no podrá asignar una categoría de color a un mensaje desde el panel de lectura o desde la lista de mensajes. Para obtener más información, vea Más información sobre la vista Conversación.

Para asignar una categoría de color desde el panel de lectura o en un mensaje abierto, seleccione Categorizar en el grupo Etiquetas de la cinta de opciones y, luego, seleccione una categoría de la lista.

Si no ve Categorizar en la cinta de opciones, seleccione la lista desplegable en Etiquetas.

Seleccione la lista desplegable Etiquetas y, después, Categorizar.

Nota: La lista desplegable Categorizar muestra las diez categorías usadas más recientemente. Si tiene más, seleccione Todas las categorías para ver las demás opciones de la lista.

  1. En cualquier carpeta de mensaje, en el grupo Etiquetas de la cinta de opciones, seleccione Categorizar > Todas las categorías.

    Comando Todas las categorías del grupo Etiquetas

    Nota:  Para los elementos de calendario, el grupo Etiquetas aparece en la pestaña Cita o Reunión. Para un contacto o una tarea abiertos, el grupo Etiquetas aparece en la pestaña Contacto o Tarea.

  2. En el cuadro de diálogo Categorías de color, seleccione Nuevo.

  3. Escriba un nombre para la categoría y seleccione un color y, opcionalmente, una tecla de método abreviado. A continuación, seleccione Aceptar.

    Cuadro de diálogo Agregar nueva categoría

Una categoría Clic rápido es una categoría predeterminada que puede establecer en ciertas vistas de tabla. Por ejemplo, si desactiva el panel de lectura o lo mueve debajo de la lista de mensajes, verá columnas adicionales en la Bandeja de entrada, incluidas Recibido, Categoría y Mención. Para asignar una categoría Clic rápido en una de estas vistas, haga clic en la columna Categoría y establezca una.

  1. En el grupo Etiquetas de la cinta de opciones, seleccione Categorizar > Establecer clic rápido.

  2. Seleccione una categoría de color en la lista desplegable y, después, Aceptar.

Sugerencia:  Desde un mensaje abierto, puede hacer clic en Establecer clic rápido en el menú Clasificar para establecer la categoría de color predeterminada para todos los futuros mensajes, no solo para el mensaje que está seleccionado.

¿Qué desea hacer?

Los colores aumentan la visibilidad de sus elementos de Outlook. Por ejemplo, si crea una categoría denominada Proyecto Valladares y le asigna elementos, podrá realizar un seguimiento de todas las reuniones, los contactos y mensajes asociados a ese proyecto.

categorías de color en el calendario
Las categorías de color conectan elementos relacionados de Outlook para facilitar su identificación. En este ejemplo, se muestra la categoría de color en el encabezado del elemento abierto y en el Calendario, lo que permite ver que ambos están relacionados con el Proyecto Valladares.

Las categorías de color se muestran de manera destacada en las vistas de tabla, como la Bandeja de entrada, y en los elementos abiertos. El conjunto predeterminado de seis categorías de color se concibió para poder personalizarlo. Puede cambiar el nombre de las categorías para adaptarlas a sus necesidades o escoger colores diferentes. Además de usar estas seis categorías de color, también puede crear tantas como necesite o asignar varias a los elementos. Esta flexibilidad le permite diseñar un sistema de categorías de color que se ajuste a su estilo personal de trabajo.

ver las categorías de color de la Bandeja de entrada
Las categorías de color le permiten buscar y encontrar rápidamente elementos relacionados.

También puede elegir una categoría Clic rápido para asignar una categoría de color predeterminada a un elemento de Microsoft Outlook con tan solo un clic en su Bandeja de Entrada o en otra vista de tabla. Para obtener más información, vea Asignar una categoría Clic rápido.

Para facilitar la búsqueda de los elementos de correo organizados por categorías, se ha agregado la carpeta de búsqueda denominada Correo organizado por categorías a las Carpetas de búsqueda del Panel de navegación. Esta le permitirá ver todos sus elementos de correo categorizados. En esta carpeta, puede ordenar y agrupar los elementos organizados por categorías. También puede crear carpetas de búsqueda de categoría adicionales para categorías específicas.

Aunque puede utilizar y personalizar las seis categorías de color predeterminadas, es posible que necesite crear más al continuar organizando sus elementos. Las propiedades que puede aplicar a cualquier categoría son color, nombre y tecla de método abreviado.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Categorizar Imagen del botón .

  2. Haga clic en Todas las categorías.

    menú Categoría de color

  3. Haga clic en Nuevo.

    Se abre el cuadro de diálogo Agregar nueva categoría.

    Cuadro de diálogo Agregar nueva categoría

  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la nueva categoría de color.

  5. En la lista Color, seleccione el color que quiera usar y, luego, haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • La elección de una tecla de método abreviado es opcional.

    • Si quiere crear una categoría de color sin asignarle un color, haga clic en Ninguno en la paleta de colores. La categoría aplicará un nombre (y una tecla de método abreviado si ha elegido una) a los elementos para que pueda ordenarlos y agruparlos según la categoría. Los elementos también estarán disponibles en la carpeta de búsqueda de categoría correspondiente.

Asignar una categoría de color a un elemento de Outlook

Para poder asignar una categoría de color, primero debe figurar en la lista. Si no aparece, puede crear una nueva categoría de color y asignarla a un elemento al mismo tiempo.

Nota: La primera vez que asigna una categoría de color predeterminada a un elemento, se le pide que cambie el nombre de la categoría. En ese momento, también puede cambiar el color y el nombre de la categoría, así como seleccionar un método abreviado de teclado.

Asignar una categoría de color a un elemento en una vista de tabla

La asignación de categorías de color a elementos en la Bandeja de entrada u otras vistas de tabla se lleva a cabo de manera similar para todos los tipos de elemento de Outlook.

Nota: La asignación de categorías de color en una vista de tarjeta en Contactos, como la vista Tarjeta de presentación, o en la vista de iconos en Notas, se realiza de la misma manera que en el caso de la vista de tabla.

  • Para asignar una categoría de color, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Seleccione el elemento, haga clic en Categorizar Imagen del botón en la barra de herramientas y, luego, haga clic en una categoría de color.

    • Haga clic con el botón derecho en el elemento, seleccione Categorizar Imagen del botón en el menú contextual y, luego, haga clic en una categoría de color.

      Solo las 15 categorías de color usadas más recientemente se muestran en el menú Categorizar. Para ver más o crear una, haga clic en Todas las categorías. Para asignar una categoría de color desde el cuadro de diálogo Categorías de color, seleccione la casilla situada junto a la categoría de color.

      El cuadro de diálogo Categorías de color también permite asignar rápidamente varias categorías a un elemento.

      Notas: 

      • En vistas de escala de tiempo como las de Tareas y Diario, la única manera de asignar una categoría de color al elemento es usar el método del menú contextual descrito arriba.

      • En la vista Diario, el botón Categorizar no se muestra en la barra de herramientas de manera predeterminada. Para agregar este botón, en el menú Herramientas, haga clic en Personalizar. En la pestaña Comandos, en la lista Categorías, haga clic en Acciones. En la lista Comandos, haga clic en Categorizar y arrástrelo a la barra de herramientas donde quiera que se muestre.

Las categorías de color predeterminadas tienen nombres genéricos, como Categoría roja y Categoría azul. Para identificar y organizar fácilmente los elementos categorizados, puede cambiar el nombre de las categorías de color para adaptarlas a sus necesidades.

Nota: Si modifica una categoría de color que ya está asignada a elementos, todos ellos se actualizarán para mostrar el nombre nuevo.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Categorizar Imagen del botón .

  2. Haga clic en Todas las categorías.

    menú Categoría de color

  3. En la lista Nombre, haga clic en el nombre de una categoría de color y, luego, haga clic en Cambiar nombre.

  4. En la lista Nombre, escriba el nombre nuevo para la categoría de color.

    • Para asignar automáticamente la categoría de color a la que ha cambiado el nombre a elementos seleccionados en la pantalla principal de Microsoft Outlook, marque la casilla situada junto a la categoría de color en la lista Nombre y, luego, haga clic en Aceptar.

    • La primera vez que asigne una categoría de color existente a un elemento, se le pedirá que cambie el nombre de la categoría de color.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Categorizar Imagen del botón y, luego, haga clic en Establecer clic rápido.

  2. En el cuadro de diálogo Establecer clic rápido, seleccione una categoría de color de la lista.

Al cambiar la categoría Clic rápido, no se modifica la categoría de color que ya está asignada a un elemento. Sin embargo, si cambia el nombre o el color de cualquier categoría de color, todos los elementos que tienen asignada esa categoría de color se actualizan para mostrar el nombre o color nuevo.

También puede establecer su categoría Clic rápido actual desde el menú Categorizar en cualquier elemento abierto.

Puede asignar una categoría Clic rápido a la mayoría de los elementos de Outlook cuando se visualizan en una vista de tabla, como la Bandeja de entrada, o en la barra Tareas pendientes.

  • En la Bandeja de entrada u otra vista de tabla, haga clic en la columna Categorías junto a un mensaje. Esto agrega el color asociado a la categoría Clic rápido a la columna. Si abre el elemento, el color y el nombre de la categoría de color aparecen cerca de la parte superior del elemento.

    Notas: 

    • Para quitar la categoría Clic rápido, vuelva hacer clic en la columna Categorías.

    • Puede asignar una categoría Clic rápido a varios elementos a la vez. Seleccione todos los elementos y, luego, haga clic en la columna Categorías junto a uno de los elementos.

Si asocia una tecla de método abreviado de teclado a una categoría de color, podrá asignar esta última a un elemento, como un mensaje de correo electrónico, rápidamente. Para ello, seleccione el elemento en su Bandeja de entrada u otra vista de tabla y, luego, presione la tecla de método abreviado. También puede usar la tecla de método abreviado para asignar una categoría de color a varios elementos a la vez.

  1. En la barra de herramientas de la ventana principal de Microsoft Office Outlook 2007, haga clic en Categorizar Imagen del botón .

  2. En la parte inferior del menú, haga clic en Todas las categorías.

  3. En la lista Nombre, seleccione la casilla de una categoría de color.

  4. En la lista Tecla de método abreviado, elija un método abreviado de teclado.

No es posible restablecer las seis categorías predeterminadas de la lista en Office Outlook 2007. Estas categorías predeterminadas se proporcionan como marcadores de posición, que puede personalizar según sea necesario.

Aunque no puede restaurar las seis categorías predeterminadas en Outlook, puede volver a crear la lista. Otra opción es ejecutar un comando con un modificador de línea de comandos en el cuadro de diálogo Ejecutar de Windows para restablecer automáticamente la lista predeterminada de las seis categorías.

Volver a crear la lista en Outlook

El conjunto básico de categorías de color se concibió para poder personalizarlo. Puede cambiar el nombre de las categorías y asociar diferentes colores. Además de estas seis categorías de color, se pueden crear fácilmente más. Las categorías de color que se indican a continuación son las seis predeterminadas en Outlook 2007.

Categoría roja

Categoría amarilla

Categoría azul

Categoría naranja

Categoría verde

Categoría púrpura

Las propiedades que puede aplicar a cualquier categoría son color, nombre y tecla de método abreviado. Si cambia una categoría de color que ya esté asignada a algunos elementos, esta se actualizará en dichos elementos.

Nota: Si instala Office Outlook 2007 como actualización de otra versión de Outlook, la primera vez que abra la lista de categorías de color, se mostrarán las seis predeterminadas y aquellas que haya asignado a elementos en su versión anterior de Outlook.

Restaurar la lista con un modificador de línea de comandos

Puede usar un modificador de línea de comandos para restaurar los seis colores y nombres predeterminados de las categorías en la lista. Obtenga más información sobre cómo usar modificadores de línea de comandos.

Importante: Si ejecuta este modificador de línea de comandos, se eliminarán todas las categorías personalizadas que haya creado. Si ha actualizado a Office Outlook 2007 desde otra versión de Outlook, se eliminarán todas las categorías personalizadas y las de la Lista principal de categorías. Los elementos conservarán los nombres de las categorías, pero no los colores.

En primer lugar, compruebe la ubicación de outlook.exe en su equipo. Si aceptó las ubicaciones de carpeta predeterminadas al instalar Office Outlook 2007, outlook.exe debería estar en C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\outlook.exe.

Si no encuentra el archivo outlook.exe en esta ubicación, búsquelo y tome nota de la ruta de acceso completa.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Windows Vista    

      • Haga clic en Inicio Imagen del botón , seleccione Todos los programas, haga clic en Accesorios y luego en Ejecutar.

    • Microsoft Windows XP o Microsoft Windows Server 2003    

      • Haga clic en Inicio y, después, en Ejecutar.

  2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, abra unas comillas, escriba la ruta de acceso completa al archivo outlook.exe y, a continuación, cierre las comillas. Otra posibilidad es hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo. En tal caso, las comillas aparecen automáticamente.

  3. Después de las comillas de cierre, escriba un espacio y, luego, el modificador /cleancategories. Por ejemplo, si usa la ubicación de la instalación predeterminada, debería escribir lo siguiente:

    "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Haga clic en Aceptar.

    Nota: 

    • Los modificadores no distinguen mayúsculas de minúsculas. Por ejemplo, /CLEANCATEGORIES funciona igual que /cleancategories.

    • Recuerde incluir un espacio en blanco antes del modificador.

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