Crear y aplicar directivas de administración de información

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Las directivas de administración de información permiten controlar quién tiene acceso a la información de la organización, qué se puede hacer con esta y cuánto tiempo pueden conservarla. Una directiva puede ayudar a exigir el cumplimiento de normativas gubernamentales y legales, o de procesos empresariales internos. Como administrador, puede configurar una directiva para controlar cómo realizar un seguimiento de los documentos, quién tiene acceso a estos y cuánto tiempo pueden conservarlos.

Cada directiva puede establecer un conjunto de reglas para un tipo específico de contenido. Cada una de las reglas de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de información puede especificar cuánto tiempo se debe conservar un tipo de contenido.

Nota: Directivas de administración de información se compilan una información administración directiva de trabajo del temporizador, administrada por Microsoft, que se ejecuta semanales. Por lo tanto, las directivas no pueden surta efecto inmediatamente. No se puede cambiar la frecuencia y la fecha del trabajo del temporizador directiva de administración de información.

Se puede crear una directiva de administración de información en un sitio de tres maneras distintas:

  1. Crear una directiva de administración de información para usar en varios tipos de contenido dentro de una colección de sitios.

  2. Crear una directiva de administración de información para un tipo de contenido de sitio.

  3. Crear una directiva de administración de información para una lista o biblioteca.

Activar la característica de directiva de sitio

Activación de la directiva del sitio característica permite definir las programaciones de retención que se aplican a un sitio y todo su contenido de los administradores de colecciones de sitio. Para activar esta característica:

  1. Vaya a la página principal de la colección de sitios que desea activar la característica de directiva de sitios.

    Vaya a configuración Botón Configuración de Office 365, Configuración del sitio.

  2. En Administración de la colección de sitios, seleccione Características de colección de sitios.

  3. Desplácese hasta la directiva del sitio. En el lado derecho, si no ve activo, elija Activate.

Crear una directiva para varios tipos de contenido dentro de una colección de sitios.

Para garantizar que una directiva de información se aplica en todos los documentos de determinado tipo dentro de una colección de sitios, puede crear la directiva en el nivel de la colección de sitios y después aplicarla a los tipos de contenido. Estas se denominan directivas de colección de sitios.

  1. Vaya a configuración Botón Configuración de Office 365, Configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en la lista Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.

  3. En la página Directivas de colección de sitios, haga clic en Crear.

  4. Escriba un nombre y una descripción para la directiva, y después escriba una breve declaración de directiva que explique a los usuarios la utilidad de la misma. La declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.

  5. Consulte Crear una directiva para un tipo de contenido más adelante en este artículo obtener información sobre cómo configurar las características que desea asociar a la directiva.

  6. Haga clic en Aceptar para volver a la página Directivas de colección de sitios.

Crear una directiva para un tipo de contenido de sitio

La adición de una directiva de administración de información a un tipo de contenido facilita la asociación de características de directiva con varias listas o bibliotecas. Puede optar por agregar una directiva de administración de información existente a un tipo de contenido o por crear una directiva única que sea específica a un tipo de contenido individual.

Nota: También puede agregar una directiva de administración de información a un tipo de contenido que sea específico a las listas. Esto tiene el efecto de aplicar la directiva solo a los elementos de esa lista que usen el tipo de contenido.

  1. Vaya a configuración Botón Configuración de Office 365, Configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en la sección Galerías del Diseñador Web, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  3. En la página Configuración del tipo de contenido de sitio, seleccione el tipo de contenido al que quiera agregar una directiva.

  4. En la página Tipo de contenido de sitio, en la sección Configuración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

  5. En la página Configuración de directiva de administración, seleccione Definir una directiva y luego haga clic en Aceptar.

  6. En la página Editar directiva, escriba un nombre y una descripción para la directiva y después escriba una breve descripción que explique a los usuarios la utilidad de la directiva. La descripción puede tener hasta 512 caracteres.

  7. En las siguientes secciones, seleccione las características de directivas que quiera agregar a la directiva de administración de información.

  8. Para especificar un período de retención para los documentos y elementos que están sujetos a esta directiva, haga clic en Habilitar retención y después especifique el período de retención y las acciones que quiera que se produzcan al expirar los elementos.

    Para especificar un período de retención

    1.

    Haga clic en Agregar una fase de retención para los registros.

    2.

    Seleccione una opción de período de retención para especificar la fecha de expiración de los documentos o elementos. Siga uno de estos pasos:

    • Para establecer la fecha de expiración en función de una propiedad de fecha, en la sección Evento, haga clic en Período de tiempo basado en las propiedades del elemento y luego seleccione la acción de elemento o documento (por ejemplo, Creado o Modificado), así como el aumento de tiempo después de esta acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando quiera que expire el elemento.

    • Si quiere usar una fórmula de retención personalizada para determinar la expiración, haga clic en Establecer mediante una fórmula de retención personalizada instalada en este servidor.

    Nota: Esta opción está disponible únicamente si el administrador ha configurado una fórmula personalizada.

    3.

    La opción Iniciar un flujo de trabajo solo está disponible si va a definir una directiva para una lista, biblioteca o tipo de contenido que ya tenga un flujo de trabajo asociado con esta. A continuación tendrá la opción de elegir entre distintos flujos de trabajo.

    4.

    En la sección Periodicidad, seleccione Repetir la acción de esta fase y escriba la frecuencia con la que quiere que se repita la acción.

    Nota: Esta opción únicamente está disponible si la acción seleccionada se puede repetir. Por ejemplo, no puede establecer la periodicidad para la acción Eliminar permanentemente.

    5.

    Haga clic en Aceptar.

  9. Para habilitar la auditoría en los documentos y elementos que están sujetos a esta directiva, haga clic en Habilitar auditoría y luego especifique los eventos que quiera auditar.

    Para habilitar la auditoría

    1.

    En la página Editar directiva, en la sección Auditoría, active la casilla Habilitar auditoría y después active las casillas situadas junto a los eventos para los que quiera mantener trazas de auditoría.

    2.

    Para pedir a los usuarios que inserten estos códigos de barra en los documentos, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir.

    3.

    Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de auditoría en la directiva.

    La característica Directiva de auditoría permite a las organizaciones crear y analizar trazas de auditoría para los documentos, además de listar elementos, como listas de tareas, listas de asuntos, grupos de discusión y calendarios. Esta característica de directiva proporciona un registro de auditoría que registra eventos, como cuando el contenido se ve, se modifica o se elimina.

    Al habilitar la auditoría como parte de una directiva de administración de información, los administradores pueden ver los datos de auditoría en informes de uso de directivas que se basan en Microsoft Excel y que resumen el uso actual. Los administradores pueden utilizar estos informes para determinar cómo se utiliza la información de la organización. Estos informes también pueden ayudar a las organizaciones a comprobar y documentar el cumplimiento o a investigar problemas potenciales.

    El registro de auditoría registra la siguiente información: nombre del evento, fecha y hora del evento, y nombre del sistema del usuario que realizó la acción.

  10. Cuando los códigos de barras se habilitan como parte de una directiva, son agregados a propiedades del documento y aparece en el área de encabezado del documento al que se aplica el código de barras. Como etiquetas, los códigos de barras también pueden quitarse manualmente de un documento.

    Para habilitar los códigos de barras

    1.

    En la página Editar directiva, en la sección Códigos de barras, active la casilla Habilitar códigos de barras.

    2.

    Para pedir a los usuarios que inserten estos códigos de barra en los documentos, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir.

    3.

    Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de código de barras en la directiva.

    Nota: La directiva de código de barras genera códigos de barras con el estándar Código 39. Cada imagen de código de barras incluye texto debajo del símbolo de código de barras que representa el valor del código de barras. Esto permite que los datos del código de barras se usen aun cuando el hardware de digitalización no esté disponible. Los usuarios pueden escribir manualmente el número del código de barras en el cuadro de búsqueda para encontrar el elemento en un sitio.

  11. Para exigir que los documentos que están sujetos a esta directiva tengan etiquetas, haga clic en Habilitar etiquetas y luego especifique la configuración que quiera para las etiquetas.

    Para habilitar etiquetas

    1.

    Para que los usuarios tengan que agregar una etiqueta a un documento, active la casillaSolicitar a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir.

    Nota: Si quiere que las etiquetas sean opcionales, no active esta casilla.

    2.

    Para bloquear una etiqueta de modo que no se pueda modificar una vez que se haya insertado, active la casilla Impedir cambios en las etiquetas después de que se hayan agregado.

    Nota: Esta opción impide que el texto de la etiqueta se actualice una vez que la etiqueta se ha insertado en un elemento dentro de una aplicación cliente como Word, Excel o PowerPoint. Si quiere que la etiqueta se actualice cuando se actualicen las propiedades de este documento o elemento, no active esta casilla.

    3.

    En el cuadro de formato Etiqueta, escriba el texto de la etiqueta tal como quiera que aparezca. Las etiquetas pueden tener hasta 10 referencias de columna, cada una de las cuales puede tener 255 caracteres. Para crear el formato de la etiqueta, haga lo siguiente:

    Escriba los nombres de las columnas que quiera incluir en la etiqueta en el orden en que quiere que aparezcan. Delimite los nombres de las columnas entre llaves ({}), tal como se muestra en el ejemplo de la página Editar directiva.

    Escriba palabras para identificar las columnas fuera de las llaves, como se ve en el ejemplo de la página Editar directiva.

    4.

    Para agregar un salto de línea, escriba \n donde quiera que aparezca el salto de línea.

    5.

    Seleccione el tamaño de fuente y el estilo que quiera, y especifique si quiere que la etiqueta se sitúe a la izquierda, en el centro o a la derecha del documento.

    Sugerencia: Seleccione una fuente y un estilo que estén disponibles en los PC de los usuarios. El tamaño de la fuente afecta a la cantidad de texto que se puede mostrar en la etiqueta.

    6.

    Escriba el alto y ancho de la etiqueta. El alto de la etiqueta puede variar de 0,25 pulgadas a 20 pulgadas, y el ancho de la etiqueta puede variar de 0,25 pulgadas a 20 pulgadas. El texto de la etiqueta siempre se centra verticalmente dentro de la imagen de la etiqueta.

    7.

    Haga clic en Actualizar para obtener una vista previa del contenido de la etiqueta.

  12. Haga clic en Aceptar.

Crear una directiva para una lista, biblioteca o carpeta (directiva de retención según ubicación)

Puede definir una directiva de retención que se aplique únicamente a una lista, biblioteca o carpeta específica. Sin embargo, si crea una directiva de retención de esta manera, no podrá volver a usar la directiva en otras listas, bibliotecas, carpetas o sitios.

Nota:  No puede aplicar una directiva de colección de sitios en una directiva según ubicación.

Si desea aplicar una directiva de retención único a todos los tipos de contenido en una única ubicación, es probable que quiera usar retención según ubicación. En la mayoría de los demás casos, desea comprobar que se ha especificado una directiva de retención para todos los tipos de contenido.

Nota: Cada subcarpeta hereda la directiva de retención de su elemento primario, a menos que opte por interrumpir la herencia y definir una nueva directiva de retención en el nivel secundario.

Si desea definir una directiva de administración de información que no sea de retención a una lista o biblioteca, debe definir una directiva de administración de información para cada tipo de contenido de lista individual asociado a esa lista o biblioteca. En este artículo para obtener más información, vea crear una directiva para un tipo de contenido de sitio .

Importante: Si en algún momento decide cambiar de directivas de tipo de contenido a directivas según ubicación para una lista o biblioteca, solo la directiva de retención se usará como directiva según ubicación. Todas las demás directivas de administración (auditorías y códigos de barras) se heredarán de los tipos de contenido asociados.

Sugerencia: Las directivas según ubicación se pueden deshabilitar para una colección de sitios desactivando la característica Retención basada en biblioteca y carpeta. Esto permite que los administradores de colecciones de sitios garanticen que sus directivas de tipo de contenido no se invaliden mediante directivas según ubicación de un administrador de listas.

Debe tener al menos el permiso de administración de listas para cambiar la configuración de la directiva de administración de información para una lista o biblioteca.

  1. Navegue a la lista o biblioteca para la que quiere especificar una directiva de administración de información.

  2. Una biblioteca de documentos, haga clic en configuración de Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube, Configuración de biblioteca.

    Si no ve estos elementos de menú, o para obtener una lista, haga clic en la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de la lista.

  3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

  4. En la página Configuración de la directiva de administración de información, asegúrese de que el origen de la retención para la lista o biblioteca se establezca en Biblioteca y carpetas. Si Tipo de contenido aparece como el origen, haga lo siguiente:

    • Haga clic en Cambiar origen.

    • En la página Editar directiva, en la sección Origen de retención, seleccione biblioteca y carpetas. Se le avisará que se omitirán las directivas de retención de tipos de contenido.

    • Haga clic en Aceptar.

  5. En la página Editar directiva, en la sección Programación de retención basada en biblioteca, escriba una breve descripción para la directiva que está creando.

  6. En Elementos que no son registros, haga clic en Agregar una fase de retención.

    Importante:  Tenga en cuenta que en Registros, puede optar por definir distintas directivas de retención para los registros seleccionando la opción Defina las diferentes fases de retención para los registros.

  7. En el diálogo Propiedades de la fase, seleccione una opción de período de retención para especificar la fecha de expiración de los documentos o elementos. Siga uno de estos pasos:

    • Para establecer la fecha de expiración en función de una propiedad de fecha, en la sección Evento, haga clic en Período de tiempo basado en las propiedades del elemento y luego seleccione la acción de elemento o documento (por ejemplo, Creado o Modificado), así como el aumento de tiempo después de esta acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando quiera que expire el elemento.

    • Si quiere usar una fórmula de retención personalizada para determinar la expiración, haga clic en Establecer mediante una fórmula de retención personalizada instalada en este servidor.

      Nota: Esta opción está disponible únicamente si el administrador ha configurado una fórmula personalizada.

    • En Acción, especifique lo que quiere que suceda cuando el documento o el elemento expiren. Para permitir que una acción específica suceda en el documento o elemento (como una eliminación), seleccione una acción de la lista.

  8. La opción Iniciar un flujo de trabajo solo está disponible si va a definir una directiva para una lista, biblioteca o tipo de contenido que ya tenga un flujo de trabajo asociado con esta. A continuación tendrá la opción de elegir entre distintos flujos de trabajo.

  9. En la sección Periodicidad, seleccione Repetir la acción de esta fase y escriba la frecuencia con la que quiere que se repita la acción.

    Nota: Esta opción únicamente está disponible si la acción seleccionada se puede repetir. Por ejemplo, no puede establecer la periodicidad para la acción Eliminar permanentemente.

  10. Haga clic en Aceptar.

Aplicar una directiva de colección de sitios para un tipo de contenido

Si las directivas de administración de información ya se crearon para el sitio como directivas de colección de sitios, puede aplicar una de las directivas a un tipo de contenido. Al hacerlo, puede aplicar la misma directiva a varios tipos de contenido de una colección de sitios que no compartan el mismo tipo de contenido primario.

Nota: Si desea aplicar directivas a varios tipos de contenido en una colección de sitios y tiene configurado un servicio de metadatos administrados, puede usar la publicación de tipo de contenido para publicar el directivas de administración de la información a varias colecciones de sitios. En este artículo para obtener más información, vea aplicar una directiva a tipos de contenido en las colecciones de sitios .

  1. Navegue a la lista o biblioteca que tenga el tipo de contenido al que quiera aplicar una directiva.

  2. Una biblioteca de documentos, haga clic en configuración de Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube, Configuración de biblioteca.

    Si no ve estos elementos de menú, o para obtener una lista, haga clic en la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de la lista.

  3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

  4. Compruebe que el origen de la directiva esté establecido en Tipos de contenido y, en Directivas de tipo de contenido, seleccione el tipo de contenido al que quiera aplicar la directiva.

  5. En la sección Especificar directiva, haga clic en Utilizar una directiva de colección de sitios y después seleccione en la lista la directiva que quiera aplicar.

    Nota: Si la opción Utilizar una directiva de colección de sitios no está disponible, significa que no se han definido directivas de colección de sitios para la colección de sitios.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Importante:  Si la lista o biblioteca con la que está trabajando admite la administración de varios tipos de contenido, en Tipos de contenido puede hacer clic en el tipo de contenido para el que quiere especificar una directiva de administración de información. Esto le llevará directamente al Paso 5.

Aplicar una directiva en las colecciones de sitios

Si quiere compartir contenido en las colecciones de sitios, use una aplicación de servicio de metadatos administrados para configurar la publicación de tipo de contenido. La publicación de tipo de contenido le ayuda a administrar contenido y metadatos de manera coherente en los sitios porque los tipos de contenido se pueden crear y actualizar de forma centralizada. Además, las actualizaciones se pueden publicar en varias colecciones de sitios de suscripción o aplicaciones web.

Crear una plantilla a partir de una directiva existente para usar en las colecciones de sitios

Puede definir una directiva de administración de información y después crear una plantilla a partir de esta para usarla cuando la necesite en varias colecciones de sitios. Puede usar este método si quiere tener una copia de seguridad de las directivas de información o como método alternativo a la publicación de tipo de contenido para aplicar una directiva en las colecciones de sitios. Para crear una plantilla o una copia de seguridad de la directiva, exporte la directiva desde una colección de sitios y después impórtela a una ubicación guardada o a otra colección de sitios.

Importante: Si va a usar la característica de exportación o importación para crear un conjunto de plantillas de directiva, tenga en cuenta que existe un identificador único en el archivo .xml de la directiva. Por esta razón, no podrá importar dicha directiva a un sitio más de una vez sin cambiar este identificador único.

Exportar una directiva

  1. En la colección de sitios donde reside la directiva, vaya a configuración Botón Configuración de Office 365, Configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.

  3. Haga clic en la directiva que quiera exportar, desplácese a la parte inferior de la directiva y haga clic en Exportar.

  4. Cuando se le pida guardar o abrir el archivo, haga clic en Guardar y seleccione una ubicación donde guardar el archivo. Asegúrese de seleccionar una ubicación que esté disponible para las colecciones de sitios que estén importando la directiva.

  5. Cuando aparezca el diálogo Descarga completada, haga clic en Cerrar.

Importar una directiva a otra colección de sitios

La importación de una directiva de administración de información permite aplicarla a varios tipos de contenido en el nivel de lista o sitio de cualquier colección de sitios. Esto supone dos ventajas: no tiene que volver a definir y aplicar la directiva en cada tipo de contenido y puede administrar más fácilmente las modificaciones de la directiva haciendo cambios en la directiva en un solo lugar.

  1. En la página de inicio de la colección de sitios a los que desea aplicar la directiva, vaya a configuración Botón Configuración de Office 365, Configuración del sitio.

  2. En la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.

  3. En la página Directivas de colección de sitios, haga clic en Importar y después en Examinar para buscar el archivo XML de la directiva.

  4. Seleccione el archivo XML en el que se ha guardado la directiva y haga clic en Abrir.

  5. En la página Importar una directiva de colección de sitios, haga clic en Importar para agregar la directiva a la colección de sitios.

Ahora se puede aplicar la directiva importada a uno o varios tipos de contenido en el nivel de sitio o lista. Vea aplicar una directiva de colección de sitios a un contenido escriba más adelante en este artículo.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

¿Le ha sido útil esta información?

¿Cómo podemos mejorarlo?

¿Cómo podemos mejorarlo?

Para proteger su privacidad, no incluya información de contacto en sus comentarios. Revisar política de privacidad.

¡Gracias por sus comentarios!