Crear y administrar conjuntos de documentos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Después de que se haya agregado el tipo de contenido de un conjunto de documentos a una biblioteca de documentos, puede usarse para crear nuevos productos de trabajo multidocumento. Además, cuando se hace clic en la carpeta para que un conjunto de documentos la abra, se lo remite a una página principal que puede usar para administrar el contenido del conjunto de documentos.

En este artí­culo

Información sobre cómo trabajar con conjuntos de documentos

Crear una nueva instancia de un conjunto de documentos

Agregar o cargar documentos en un conjunto de documentos existentes

Administrar permisos para un conjunto de documentos

Administrar versiones

Compartir un vínculo al conjunto de documentos

Tareas relacionadas

Acerca del trabajo con conjuntos de documentos

Si la biblioteca en la que está trabajando contiene documentos y conjuntos de documentos, puede identificar estos últimos en una biblioteca de documentos buscando su icono de carpeta único.

Carpetas de conjuntos de documentos dentro de una biblioteca de documentos

Cuando trabaje en un conjunto de documentos, puede usar la ficha Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos, que se muestra en la página principal del conjunto de documentos, para realizar tareas comunes.

Administrar la cinta de opciones Conjunto de documentos

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Crear una nueva instancia de un conjunto de documentos

  1. Vaya a la biblioteca de documentos que se haya configurado para admitir conjuntos de documentos.

  2. Haga clic en la pestaña Documentos de la cinta de opciones Herramientas de bibliotecas.

  3. Haga clic en Nuevo documento y, a continuación, haga clic en el nombre del conjunto de documentos que desea crear (si su organización ha creado el conjunto de documentos tipos de contenido personalizados tienen nombres únicos) o Conjunto de documentos. Si la biblioteca admite la creación de documentos individuales y conjuntos de documentos, puede identificar el conjunto de documentos, para el icono de carpeta.
    Menú Nuevo documento con el icono de conjunto de documentos resaltado

  4. En el cuadro de diálogo Nuevo conjunto de documentos, escriba un nombre y una descripción para el conjunto de documentos que está creando, y luego haga clic en Aceptar. Cuando se crea el conjunto de documentos, el explorador muestra la página principal de dicho conjunto.

    Si este conjunto de documentos está configurado para crear documentos automáticamente cuando se crea una nueva instancia de este, dichos documentos aparecen en un elemento web en la página principal. Si no se ha especificado ningún contenido predeterminado para este conjunto de documentos, se crea una carpeta vacía para el conjunto, y puede agregar o cargar archivos para que formen parte de dicho conjunto. Solamente pueden agregarse archivos que sean de los mismos tipos de contenido que los permitidos dentro del conjunto de documentos.

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Agregar o cargar documentos a un conjunto de documentos existente

Si el conjunto de documentos con el que está trabajando no está configurado para crear de forma automática contenido predeterminado cuando se crea una nueva instancia de un conjunto, puede agregar archivos de forma manual. Solamente pueden agregarse archivos que sean de los tipos de contenido permitidos dentro del conjunto de documentos.

  1. Vaya a la biblioteca de documentos que contiene el conjunto de documentos que quiere actualizar y haga clic en el nombre del conjunto para ir a su página principal.

  2. En dicha página, haga clic en la pestaña Documentos de la cinta de opciones y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

    • Para agregar un nuevo archivo al conjunto de documentos, haga clic en Nuevo documento y, a continuación, en el tipo de documento que quiera agregar.

    • Para cargar un documento en el conjunto de documentos, haga clic en la flecha junto a Cargar documento y, a continuación, seleccione la opción para cargar un único documento. Desplácese a la ubicación del archivo que quiere y haga clic en Aceptar. Especifique toda la información de propiedad requerida cuando se lo pidan y, a continuación, haga clic en Guardar.

    • Para cargar varios documentos en el conjunto de documentos, haga clic en la flecha junto a Cargar documento y, a continuación, en Cargar varios documentos. Arrastre y coloque los archivos que quiera, o desplácese a ellos, y haga clic en Aceptar y, cuando se lo pidan, en Listo.

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Administrar permisos para un conjunto de documentos

De manera predeterminada, los conjuntos de documentos heredan permisos desde la biblioteca en la que están ubicados. Puede optar por especificar permisos exclusivos para un conjunto de documentos si necesita restringir o cambiar quién tiene acceso a los documentos en un conjunto de documentos individual.

La administración de permisos exclusivos en el nivel del elemento o la carpeta puede ser complicada y demandar mucho tiempo. Si la mayoría de los conjuntos de documentos deberán estar accesibles para grupos similares, probablemente sea más fácil administrar los permisos en el nivel de la biblioteca.

Para administrar los permisos para un conjunto de documentos, debe tener al menos el nivel de permisos Diseño o Control total.

  1. En la página principal del conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos y, a continuación, en Permisos.

  2. Realizar una de estas acciones:

    • Para cambiar la configuración de los permisos para la biblioteca de documentos, haga clic en Administrar primario.

    • Para dejar de heredar permisos desde la biblioteca de documentos y crear permisos exclusivos para este conjunto de documentos de manera individual, haga clic en Dejar de heredar permisos.

    • Para ver los permisos específicos que tiene una persona, haga clic en Comprobar permisos y escriba el nombre del usuario o grupo que quiera comprobar.

    • Para heredar los permisos desde la biblioteca de documentos primaria (si se configuró el conjunto de documentos para que deje de heredarlos), haga clic en Heredar permisos.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con permisos, vea los vínculos en Vea también.

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Administrar versiones

Si se habilitó el control de versiones para la biblioteca de documentos en la que se guardó el conjunto de documentos, puede tener un par de opciones diferentes para trabajar con el historial de versiones del conjunto de documentos o los documentos individuales dentro del conjunto.

En la página principal para el conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos y realice una de las siguientes acciones:

Para:

Haga lo siguiente:

Capturar una instantánea de los documentos y las propiedades actuales en un conjunto de documentos

Haga clic en Versión de captura, escriba una descripción de los cambios que haya realizado en la versión que está capturando y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ver el historial de versiones para un conjunto de documentos

Haga clic en Historial de versiones, en la ficha Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos.

Restaurar el conjunto de documentos a una versión anterior

  • Haga clic en Historial de versiones, en la ficha Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos.

  • Apunte a la información de la fecha y la hora para la versión que quiera restaurar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, en Restaurar versión.

Se restaurará la totalidad del conjunto de documentos a la versión guardada seleccionada. Se revertirá todo cambio realizado al conjunto de documentos después de esta versión.

Eliminar instantáneas de la versión anterior de un conjunto de documentos

Haga clic en Historial de versiones y, a continuación, en Eliminar todas las versiones. Al hacer esto se eliminan las instantáneas del historial de versiones del conjunto de documentos. No elimina el conjunto en sí.

Ver el historial de versiones para archivos individuales dentro de un conjunto de documentos

Apunte al documento para el que quiera ver el historial de versiones, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, en Historial de versiones.

Restaurar un documento individual a una versión anterior

  • Apunte al documento para el que quiera ver el historial de versiones, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, en Historial de versiones.

  • Apunte a la información de la fecha y la hora para la versión que quiera restaurar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, en Restaurar.

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Compartir un vínculo al conjunto de documentos

Si está utilizando un programa de correo electrónico que sea compatible con Microsoft SharePoint Server 2010 como Microsoft Outlook 2010, puede enviar rápidamente un vínculo a la página principal de un conjunto de documentos.

  1. En dicha página, haga clic en la pestaña Administrar de la cinta de opciones Conjunto de documentos y, a continuación, en Enviar un vínculo por correo electrónico.

  2. Cuando se le pregunte si desea permitir que Outlook abra contenido web, haga clic en Permitir.

  3. Escriba los nombres de los destinatarios deseados en la línea Para del mensaje de correo electrónico de Microsoft Outlook, especifique un asunto en la línea Asunto y, a continuación, escriba cualquier información adicional que quiera incluir en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

  4. Si quiere, puede especificar su propia dirección de correo electrónico en la línea De para que el mensaje no parezca haber sido enviado por el servidor, y evitar así que los destinatarios lo ignoren. Haga clic en la flecha abajo junto a De y haga clic en Otra dirección de correo electrónico. Escriba o seleccione su dirección de correo electrónico.

  5. Cuando haya completado el borrador de su mensaje, haga clic en Enviar en Outlook.

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Tareas relacionadas

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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