Office
Iniciar sesión

Crear y administrar conjuntos de documentos

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Después de agregar un tipo de contenido del conjunto de documentos a una biblioteca de documentos, puede usarlo para crear nuevos productos de trabajo con varios documentos. Además, al hacer clic en la carpeta de un conjunto de documentos abrirlo, se abrirá una página de bienvenida que puede usar para administrar el contenido del conjunto de documentos.

Si está trabajando con una biblioteca de contiene documentos y conjuntos de documentos, puede identificar los conjuntos de documentos en la biblioteca de documentos buscando su icono de carpeta única. Icono de documento

Cuando se trabaja con un conjunto de documentos, puede usar la pestaña Administrar en la cinta de opciones de conjuntos de documentos (que aparece en la página principal del conjunto de documentos) para realizar tareas comunes.

Administrar la ficha

  1. Vaya a la biblioteca de documentos que se ha configurado para admitir conjuntos de documentos.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

    Nota: Si está usando SharePoint 2010, haga clic en la ficha documentos.

  3. Haga clic en la flecha situada junto a Nuevo documento y, a continuación, haga clic en Conjunto de documentos o el nombre del conjunto de documentos que desea crear (si su organización ha creado tipos de contenido personalizados conjunto de documentos, puede tienen nombres únicos). Si la biblioteca admite la creación de documentos individuales y conjuntos de documentos, puede identificar el conjunto de documentos, para el icono de carpeta. Icono de documento

  4. En el cuadro de diálogo Nuevo conjunto de documentos, escriba un nombre y una descripción para el conjunto de documentos que se va a crear y, a continuación, haga clic en Aceptar o en Guardar. Cuando se crea el conjunto de documentos, el explorador muestra la página de bienvenida del conjunto de documentos.

    Si este conjunto de documentos está configurado para crear automáticamente los documentos cuando se crea una nueva instancia del mismo, estos documentos aparecen en un elemento Web en la página principal. Si no se ha especificado ningún contenido predeterminado para este conjunto de documentos, se crea una carpeta de conjunto de documentos vacía y puede agregar o cargar archivos a la carpeta para que estén en parte del conjunto de documentos. Puede agregar solo los archivos que son de los mismos tipos de contenido que los autorizados dentro del conjunto de documentos.

Si el conjunto de documentos que está trabajando con no está configurado para crear automáticamente el contenido predeterminado cuando se crea una nueva instancia de un conjunto de documentos, puede agregar archivos al conjunto de documentos manualmente. Se pueden agregar solo los archivos de los tipos de contenido permitidos para el conjunto de documentos.

  1. Vaya a la biblioteca de documentos que contiene el conjunto de documentos que desea actualizar y haga clic en el nombre del conjunto de documentos para ir a su página de bienvenida.

  2. En la página principal del conjunto de documentos, haga clic en la pestaña archivos.

    Nota: Si está usando SharePoint 2010, haga clic en la ficha documentos.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar un nuevo archivo al conjunto de documentos, haga clic en Nuevo documento y, a continuación, haga clic en el tipo de documento que desea crear.

    • Para cargar un documento en el conjunto de documentos, haga clic en Cargar documento y, a continuación, busque la ubicación del archivo que desee. Seleccione el archivo, haga clic en Abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar. Especificar información de propiedad requerido cuando se le pida y, a continuación, haga clic en Guardar.

    • Para cargar varios documentos en el conjunto de documentos, en el Explorador de archivos, busque los archivos que desea cargar y, a continuación, presione Ctrl y haga clic en cada archivo. Arrastrar y colocar los archivos seleccionados en la página principal. (Mientras arrastra los archivos en la página, verá un cuadro con el mensaje Coloque aquí.)

De forma predeterminada, los conjuntos de documentos heredan permisos de la biblioteca donde se encuentran. Puede optar por especificar permisos únicos para un conjunto de documentos si necesita restringir o cambiar quién tiene acceso a los documentos en un conjunto de documentos individuales.

Administrar permisos únicos en el nivel de elemento o carpeta puede ser complicada y lenta. Si la mayoría de los conjuntos de documentos tendrán que tener acceso a grupos similares, puede ser más fácil de administrar permisos en el nivel de la biblioteca.

Para administrar los permisos para un conjunto de documentos, debe tener al menos el nivel de permisos Control total o de diseño.

  1. En la página principal del conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Administrar y, a continuación, haga clic en permisos.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para cambiar la configuración de permisos de la biblioteca de documentos independiente, haga clic en Administrar primario.

    • Para dejar de heredar permisos de la biblioteca de documentos y crear permisos únicos para este conjunto de documentos de forma individual, haga clic en Dejar de heredar permisos.

    • Para ver los permisos específicos que una persona tenga, haga clic en Comprobar permisos y, a continuación, escriba el nombre del usuario o grupo que desea comprobar.

    • Haga clic en Heredar permisos para heredar permisos de la biblioteca de documentos principal (si el conjunto de documentos se ha configurado previamente para detener la herencia de ellos).

Si se ha habilitado el control de versiones para la biblioteca de documentos en la que se ha guardado el conjunto de documentos, tiene dos opciones diferentes para trabajar con el historial de versiones de su conjunto de documentos o los documentos dentro del conjunto.

En la página principal del conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Administrar y, a continuación, siga uno de estos procedimientos.

Para ello:

Haga lo siguiente:

Capturar una instantánea de las propiedades actuales y documentos en un conjunto de documentos

Haga clic en Versión capturar, escriba una descripción de los cambios realizados en la versión que capturar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ver el historial de versiones de un conjunto de documentos

Haga clic en historial de versiones.

Restaurar el conjunto de documentos a una versión anterior

  1. Haga clic en historial de versiones.

  2. Seleccione la información de fecha y hora de la versión que desea restaurar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Restaurar versión.

Esto restaurar el conjunto completo de documentos a la versión guardada seleccionada. Los cambios realizados en el conjunto de documentos después de que se puede revertir a esta versión.

Eliminar instantáneas de versión anterior de un conjunto de documentos

Haga clic en Historial de versiones y, a continuación, haga clic en Eliminar todas las versiones. Esta acción elimina instantáneas de historial de versiones del conjunto de documentos. No se elimina el conjunto de documentos propiamente dicho.

Ver el historial de versiones de archivos individuales dentro de un conjunto de documentos

Seleccione el documento que desea ver el historial de versiones, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones.

Restaurar un documento individual a una versión anterior.

  1. Seleccione el documento que desea ver el historial de versiones, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones.

  2. Seleccione la información de fecha y hora de la versión que desea restaurar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Restaurar.

Si está utilizando un programa de correo electrónico que sea compatible con Microsoft SharePoint Server 2010 como Microsoft Outlook 2010, se puede rápidamente enviar por correo electrónico un vínculo a la página principal para un conjunto de documentos.

  1. En la página principal del conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Administrar y, a continuación, haga clic en un vínculo de correo electrónico.

  2. Cuando se le pida para que Outlook pueda abrir contenido Web, haga clic en Permitir.

  3. En la línea para del mensaje de correo electrónico de Microsoft Outlook, escriba los nombres de los destinatarios que desee, especifique a un tema en la línea asunto y, a continuación, escriba cualquier información adicional que desee incluir en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

  4. Si lo desea, puede especificar su propia dirección de correo electrónico en la línea de modo que no aparece el mensaje que se envíen desde el servidor y, a continuación, los destinatarios no omitir. Haga clic en la flecha abajo situada junto a partir de y, a continuación, haga clic en Otra dirección de correo electrónico. Escriba o seleccione la dirección de correo electrónico.

  5. Cuando haya terminado de preparar el mensaje, haga clic en Enviar en Outlook.

Vea también

Introducción a los conjuntos de documentos

Crear y configurar un nuevo tipo de contenido conjunto de documentos

Personalizar la página de bienvenida para un conjunto de documentos

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×