Crear y administrar categorías y grupos personalizados en el panel de navegación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para usar y administrar los objetos de base de datos en Microsoft Access 2010, se usa el panel de navegación. El panel reemplaza una herramienta antigua:  la ventana Base de datos. Asimismo, se pueden crear categorías y grupos personalizados en el panel de navegación para organizar los objetos como desee. Por ejemplo, se pueden proporcionar accesos directos solamente a aquellos objetos necesarios para los usuarios, lo que les permite mantenerse centrados en las tareas más fácilmente.

Este tema explica cómo crear y administrar categorías y grupos personalizados en el panel de navegación.

Nota:  El panel de navegación no está disponible en un explorador web. Para usar el panel de navegación con una base de datos web, primero debe abrir la base de datos con Access.

En este artículo

Información general

Crear categorías y grupos personalizados

Mostrar u ocultar los grupos y objetos de una categoría

Quitar y restaurar objetos de grupos personalizados

Información general

En Access 2003 y en versiones anteriores, se usaba la ventana Base de datos para ejecutar y administrar los objetos la base de datos , como son las tablas, los informes, los formularios, etc.  Por ejemplo, para iniciar el Asistente para informes o cambiar el diseño de un formulario de entrada de datos, había que hacerlo desde la ventana Base de datos.

Para facilitar la búsqueda y el uso de un conjunto de objetos, como formularios de entrada de datos o informes que se ejecutan cada semana, se creaba un panel de control. Los paneles de control son pequeñas pantallas con botones o hipervínculos que, por ejemplo, abren un formulario o un informe. Los paneles de control permiten ocultar los objetos de base de datos para que los demás usuarios no los vean y posiblemente no los dañen. Por ejemplo, para evitar que los usuarios cambien los datos de una tabla subyacente, se configura la base de datos de modo que muestre únicamente el panel de control, por lo que los usuarios disponen de un conjunto limitado de herramientas.

A partir de Access 2007, el panel de navegación reemplaza a la ventana Base de datos. El panel de navegación permite usar las bases de datos de manera más fácil y más rápida:

  • El panel ayuda a mantener visibles los objetos de la base de datos.     No se puede ocultar accidentalmente el panel de navegación detrás de otras pantallas.

  • Puede administrar los objetos que otras personas pueden ver y usar personalizando las categorías y grupos del panel de navegación.     Por ejemplo, supongamos que ejecuta un grupo de tres informes cada viernes por la mañana. En vez de desplazarse por una larga lista de objetos de base de datos para buscar los informes, podrá crear una categoría personalizada en el panel de navegación y colocar accesos directos para los informes en esa categoría.

  • Puede organizar los objetos de base de datos en el panel de navegación para ajustarlos a sus necesidades.     Se puede crear un máximo de 10 categorías personalizadas, que se pueden cambiar o eliminar en todo momento.

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Crear categorías y grupos personalizados

Cuando se crea una categoría personalizada, se crea para la base de datos que está abierta y la categoría está ligada a esa base de datos. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos.

Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, se usa el cuadro de diálogo Opciones de navegación. Éstos son los pasos generales del proceso:

  • Primero, se crea una categoría personalizada. Access proporciona la categoría: Personalizado. Puede cambiar el nombre de esa categoría y, a continuación, agregar o quitar grupos según sus necesidades, o bien, puede crear una nueva categoría en cualquier momento.

  • Tras la creación de una categoría, se crea uno o varios grupos para la nueva categoría.

  • Cierre el cuadro de diálogo Opciones de navegación y, en el panel de navegación, arrastre o copie y pegue los objetos de la base de datos que desee asignar al grupo personalizado. Los objetos se arrastran o se copian desde un grupo especial denominado Objetos no asignados que Access crea cuando se crea una categoría personalizada.

    Nota: Cuando se agrega un objeto de base de datos desde el grupo Objetos no asignados a un grupo personalizado, Access crea un acceso directo a ese objeto: no se mueve ni se copia el propio objeto. Si se cambia de nombre o se elimina un acceso directo en un grupo personalizado, esos cambios no afectan al propio objeto, sólo al acceso directo a dicho objeto. 

  • Tras rellenar los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos no asignados y todos los demás grupos que no desee mostrar.

Crear una categoría personalizada

  1. Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de navegación, en la lista Categorías, haga clic en Agregar elemento. Aparecerá una nueva categoría en la lista. Esta figura ilustra una nueva categoría personalizada:

    Una nueva categoría personalizada en el panel de navegación

  3. Escriba un nombre para la nueva categoría y, a continuación, presione ENTRAR.

    Procure usar un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Tras crear el nombre, observe que el título de la lista a la derecha cambia para reflejar ese nombre. Por ejemplo, si asigna el nombre Mi panel de control a la nueva categoría, el título de la lista a la derecha será Grupos de "Mi panel de control". Asimismo, observe que la lista contiene un grupo denominado Objetos no asignados, que Access crea de forma predeterminada. Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos, y son dichos objetos los que se utilizan para rellenar el grupo personalizado.

    Después de crear la categoría personalizada, debe crear uno o varios grupos para ella. Puede crear todos los grupos que necesite. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de navegación y lleve a cabo los pasos siguientes.

Crear un grupo personalizado

  1. En la lista grupos de "nombre de grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un nombre para el grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como necesite. Por ejemplo, Mi panel de control puede contener tres grupos: formularios de entrada de datos, informes y consultas. Las necesidades de los usuarios o sus propias preferencias, deben controlar los grupos que agregue en este momento.

  2. Mantenga activada la casilla situada junto a Objetos no asignados y haga clic en Aceptar. Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de navegación y agrega el nuevo grupo personalizado al panel de navegación, pero aún no podrá ver el nuevo grupo.

  3. Siga los procedimientos descritos a continuación para poder ver el nuevo grupo y agregar objetos al grupo.

Agregar objetos a un grupo personalizado

  1. Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de navegación y, en la sección superior del menú, haga clic en la nueva categoría. Los grupos creados para la categoría aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo Objetos no asignados.

  2. En el grupo Objetos no asignados, seleccione los elementos que desee usar en el grupo personalizado y, a continuación, muévalos a ese grupo. Access permite mover los elementos seleccionados de varias formas. Puede:

    • Arrastrar los elementos individualmente.

    • Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en varios elementos y, a continuación, arrastrar los elementos hasta el grupo personalizado.

    • Hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en uno de los elementos seleccionados, elegir Agregar al grupo y, a continuación, hacer clic en el nombre del grupo personalizado.

Cuando finalice, podrá dejar visible el grupo Objetos no asignados en el panel de navegación u ocultarlo.

Ocultar el grupo Objetos no asignados

  1. Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación.

  2. En el panel Grupos decategoría, desactive la casilla de verificación Objetos no asignados.

Después de crear una categoría personalizado y un grupo personalizado y de agregar algunos accesos directos al grupo, puede usar esos accesos directos para crear otros grupos. En el siguiente procedimiento se explica cómo realizar esta operación.

Crear un nuevo grupo personalizado mediante un objeto de un grupo personalizado existente

Nota: Para usar esta técnica, primero debe crear una categoría personalizada y agrupar los objetos siguiendo los procedimientos descritos en las secciones anteriores.

  1. Con una categoría y un grupo personalizados abiertos en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee colocar en un grupo nuevo.

  2. Elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo.

    Un nuevo grupo aparece en el panel de navegación. Un nuevo grupo personalizado en el panel de navegación Escriba un nombre para el nuevo grupo y, a continuación, arrastre accesos directos adicionales al nuevo grupo, según sea necesario.

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Mostrar u ocultar los grupos y objetos de una categoría

Es posible ocultar algunos o todos los grupos de una categoría personalizada y algunos o todos los objetos de un grupo. Recuerde los siguientes puntos:

  • Access proporciona dos formas de ocultar un objeto. Se pueden usar los comandos del panel de navegación para ocultar un objeto de su grupo y categoría primarios, o bien, se puede elegir una propiedad de cada objeto y ocultarla de todos los grupos y categorías de la base de datos abierta.

  • Los objetos y grupos ocultos pueden quedar totalmente invisibles, o bien, se pueden mostrar en el panel de navegación como iconos atenuados y no disponibles. Para ello, active o desactive la casilla Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de navegación. Esta casilla se usa también para mostrar o restaurar un grupo u objeto.

Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo cada tarea.

Ocultar un grupo en una categoría

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de título del grupo que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar.

    Nota: También puede realizar esta tarea mediante el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Abrir el cuadro de diálogo (consulte los pasos de la sección siguiente si no sabe cómo) y, en la lista grupos de "categoría", desactive la casilla de verificación situada junto al grupo que desee ocultar.

Restaurar un grupo oculto en una categoría

  1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual.

  2. En la lista Categorías, seleccione la categoría que contenga el grupo oculto.

  3. En la lista grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.

  4. Haga clic en Aceptar.

Ocultar un objeto en su grupo primario

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar.

Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Propiedades del objeto.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades y Access agregará el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario denominado Pedidos, el título del cuadro de diálogo será Propiedades de Pedidos. La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo.

    El cuadro de diálogo Propiedades de un objeto de base de datos en Access

  2. Active la casilla de verificación Oculto.

  3. Haga clic en Aceptar.

Restaurar o mostrar un objeto oculto

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual.

  2. Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.

  3. Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de navegación. En el panel se muestra un icono atenuado para todos los objetos ocultos.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si ocultó el objeto únicamente de su grupo y categoría primarios, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto y, a continuación, haga clic en Mostrar.

    • Si ocultó el objeto de todas las categorías y todos los grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, haga clic en Propiedades de vista y, a continuación, desactive la casilla de verificación Oculto.

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Quitar y restaurar objetos de grupos personalizados

Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo a medida que cambien las necesidades de los usuarios o de la empresa. Es posible agregar o quitar los objetos de un grupo en cualquier momento. Los siguientes procedimientos indican cómo hacerlo.

Eliminar objetos de un grupo personalizado

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Restaurar un objeto en un grupo personalizado

  1. Si está oculto el grupo Objetos no asignados, muéstrelo.

    Mostrar el grupo objetos no asignados

    1. Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.

    2. En el panel grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto a Objetos no asignados.

  2. Según sea necesario, arrastre o copie y pegue el objeto deseado del grupo Objetos no asignados en el grupo personalizado.

Cambiar el nombre de un objeto de un grupo personalizado

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de acceso directo.

  2. Escriba el nuevo nombre del acceso directo y, a continuación, presione ENTRAR.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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