Crear vistas tabla dinámica o gráfico dinámico en una base de datos de escritorio de Access

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Puede usar las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico cuando necesite realizar un análisis de datos interactivo o bien para crear gráficos dinámicos e interactivos. En este artículo se explican los pasos necesarios para crear y personalizar cada vista.

¿Qué desea hacer?

Más información sobre las vistas Tabla dinámica

Ejemplo de vista Tabla dinámica

Ver datos detallados

Ver elementos individuales

Crear una vista Tabla dinámica

Paso 1: Crear una consulta

Paso 2: Abrir la consulta en una vista Tabla dinámica

Paso 3: Agregar campos de datos a la vista Tabla dinámica

Agregar campos de filas

Agregar campos de columnas

Agregar campos detallados

Agregar campos de filtro

Mover un campo

Eliminar un campo

Paso 4: Agregar campos de detalle calculados y campos de totales a la vista

Agregar campos de detalle calculados

Agregar campos de totales

Paso 5: Cambiar los títulos de los campos y dar formato a los datos

Paso 6: Filtrar, organizar y agrupar datos

Diseñar una vista Gráfico dinámico

Diferencias entre la vista Tabla dinámica y la vista Gráfico dinámico

Ejemplos de vistas de gráficos dinámicos

Crear una vista Gráfico dinámico

Paso 1: Cambiar a vista Gráfico dinámico

Paso 2: Agregar y quitar campos en la vista Gráfico dinámico

Agregar un campo

Eliminar un campo

Paso 3: Agrupar, filtrar y ordenar datos

Agrupar datos

Filtrar datos

Ordenar datos

Paso 4: Cambiar el tipo de gráfico

Paso 5: Agregar una leyenda

Paso 6: Modificar y dar formato al texto

Títulos de eje

Etiquetas de datos

Paso 7: Dar formato al área de trazado

Más información sobre las vistas Tabla dinámica

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes cantidades de datos. Puede rotar las filas y columnas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen y puede visualizar los detalles de áreas de interés. Utilice una tabla dinámica cuando quiera analizar los totales asociados, especialmente cuando tenga una larga lista de cifras que sumar y quiera comparar varios datos de cada cifra.

Ejemplo de vista Tabla dinámica

La ilustración siguiente muestra una consulta de datos de facturación en una vista Tabla dinámica. Esta vista muestra únicamente los valores resumidos.

Vista de tabla dinámica

El campo País se filtra para mostrar únicamente los datos de Estados Unidos.

El campo Región personalizada es un campo de grupo personalizado. Los campos de grupo personalizado permiten agrupar elementos como se desee para analizar mejor los datos. Aquí, los elementos de Ciudad se agrupan en dos categorías: Costa Oeste y Resto del país.

Valor total de trans. muestra, en porcentaje, el valor total de las transacciones que gestiona un vendedor en cada una de las dos regiones.

Número de trans. muestra el número de transacciones gestionadas por un vendedor en cada una de las dos regiones.

En la ilustración anterior, puede comparar fácilmente los datos de diferentes vendedores y regiones. Como la tabla es interactiva, puede cambiar fácilmente los filtros, los totales y el nivel de detalles mostrados, para así analizar los datos de diferentes formas.

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Ver datos detallados

Puede hacer clic en el signo más (+) a la derecha de un vendedor o debajo de una región para ver registros de detalle individuales. La ilustración siguiente muestra los datos detallados de Anne Dodsworth.

Ver datos detallados

Estos campos detallados se encuentran en el origen de registros subyacente.

Un campo de detalle calculado utiliza una expresión basada en otros campos detallados.

Estas son las transacciones individuales que gestionó Anne Dodsworth en la región Costa Oeste.

Los campos de resumen y los datos aparecen en la parte inferior de la vista.

Puede hacer clic en el signo menos (-) a la derecha de un vendedor o una región para ocultar los datos de detalle correspondientes.

Nota: Ocultar los datos de detalle mejora el rendimiento de la vista Tabla dinámica.

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Ver elementos individuales

Cuando un área de columna tiene más de un campo, puede hacer clic en el signo más (+) o el signo menos (-) a la izquierda de un elemento para mostrar u ocultar elementos de nivel inferior. Por ejemplo, para mostrar los datos resumidos o de detalle de cada ciudad de la Costa Oeste, haga clic en el signo más (+) a la izquierda de Costa Oeste.

La ilustración siguiente muestra los valores resumidos de cada ciudad del grupo Costa Oeste.

Ver elementos individuales

Los elementos del campo Ciudad agrupados en el grupo personalizado Costa Oeste.

Datos de resumen de Elgin.

Al hacer clic aquí se muestran los clientes radicados en Elgin y los datos de resumen de cada cliente.

Al hacer clic aquí se muestran los datos de detalle de Elgin.

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Crear una vista Tabla dinámica

También puede crear vistas de tabla dinámica y de gráfico dinámico para consultas, tablas y formularios de Access. En este artículo, solo explicamos cómo crear una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para consultas de Access.

Paso 1: Crear una consulta

Si no tiene todavía una consulta que desee utilizar para su vista Tabla dinámica, cree una:

  • En la pestaña Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas si desea que el asistente le ayude a crear su consulta o Diseño de la consulta si desea crear la consulta usted mismo.

Cuando agregue los campos a la cuadrícula de consultas, no olvide incluir:

  • Campos que contengan los datos que desea resumir (por ejemplo, importes en divisas u otros datos numéricos).

  • Campos por los que desee comparar los datos, como, por ejemplo, empleado, región o fecha.

Si planea contar elementos en la tabla dinámica, también deberá incluir un campo de Id. único para los elementos que vaya a contar. Por ejemplo, para contar el número de facturas, la consulta debe incluir el Id. de la tabla de facturas.

Para más información sobre cómo crear consultas, consulte el artículo Introducción a las consultas.

Paso 2: Abrir la consulta en una vista Tabla dinámica

  1. Si la consulta no está abierta ya, en el panel de navegación, haga doble clic en la consulta.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Tabla dinámica.

    Access muestra una vista Tabla dinámica en blanco, sin campos ni datos.

Paso 3: Agregar campos de datos a la vista Tabla dinámica

En este paso, se agregan los campos que conforman los encabezados de las filas y columnas de la vista Tabla dinámica, así como los campos detallados y de filtro. Para ello, la lista de campos debe estar visible.

  • Si la lista de campos no está visible, en la pestaña Diseño, del grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Lista de campos.

Agregar campos de filas

Los campos de las filas son los que forman las filas de la tabla dinámica. En las ilustraciones del comienzo de este artículo, Vendedor es el campo de fila.

Para agregar un campo de fila:

  • Arrastre el campo desde la Lista de campos al área marcada Coloque campos de fila aquí en la tabla dinámica.

También puede agregar el campo de filtro usando el procedimiento siguiente:

  1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

  2. En la parte inferior de la Lista de campos, seleccione Área de fila en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Agregar campos de columnas

Como el nombre sugiere, los campos de columna son los que conforman las columnas de la tabla dinámica. En las ilustraciones del comienzo de este artículo, Ciudad e Id. cliente son campos de columnas.

Para agregar un campo de columna:

  • Arrastre el campo desde la Lista de campos hasta el área marcada como Coloque campos de columna aquí en la tabla dinámica.

También puede agregar el campo de filtro usando el procedimiento siguiente:

  1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

  2. Al final de la Lista de campos, seleccione Área de columna en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Agregar campos detallados

Los campos detallados son los que conforman las celdas de detalle de la tabla dinámica. En las ilustraciones del comienzo de este artículo, los campos, Nombre de producto, Precio unidad y Cantidad son campos detallados.

Para agregar un campo detallado:

  • Arrastre el campo desde la Lista de campos al área marcada como Coloque campos de totales o campos detallados aquí en la tabla dinámica.

También puede agregar el campo de filtro usando el procedimiento siguiente:

  1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

  2. Al final de la Lista de campos, seleccione Área de detalle en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Agregar campos de filtro

Los campos de filtro son opcionales. Agregar un campo de filtro permite filtrar toda la tabla dinámica por un valor. Por ejemplo, en la primera ilustración del comienzo de este artículo, el campo País se ha agregado como campo de filtro, de modo que toda la tabla dinámica se puede filtrar por países concretos.

Para agregar un campo de filtro:

  • Arrastre el campo desde la Lista de campos al área marcada como Coloque campos de filtro aquí en la tabla dinámica.

También puede agregar el campo de filtro usando el procedimiento siguiente:

  1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

  2. Al final de la Lista de campos, seleccione Área de filtro en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Mover un campo

  • Arrastre el nombre del campo al lugar deseado. Asegúrese de que arrastra el nombre del campo (por ejemplo, Vendedor) y no uno de los valores de los campos.

Eliminar un campo

  • Seleccione el nombre del campo que desee eliminar y, a continuación, en la pestaña Diseño, en el grupo Campo activo, haga clic en Quitar campos.

    Nota: Esta acción quita el campo de la vista, pero el campo sigue estando disponible en el origen de datos subyacente.

Paso 4: Agregar campos de detalle calculados y campos de totales a la vista

Agregar campos de detalle calculados

  1. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear campo de detalle calculado.

    Access muestra el cuadro de diálogo Propiedades.

  2. En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea dar al campo calculado.

  3. En el cuadro más grande que aparece debajo del cuadro Nombre, escriba el cálculo que desea realizar, por ejemplo:

    Precio unidad * Cantidad

    Sugerencia:  Mientras escribe el cálculo, puede utilizar la lista desplegable y el botón Referencia a en la parte inferior del cuadro de diálogo Propiedades para agregar campos al cálculo.

  4. Haga clic en Cambiar. Access agrega campos calculados a la lista de campos.

  5. Repita los pasos del 2 al 4 para cualquier otro campo calculado que desee crear.

  6. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades.

  7. Agregue el campo calculado a la tabla dinámica siguiendo las instrucciones de la sección Agregar campos detallados.

Agregar campos de totales

  1. Compruebe que las celdas de detalle se están mostrando: seleccione la etiqueta de encabezado de una columna y, a continuación, arrástrela a la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Mostrar detalles.

  2. Seleccione uno de los valores de detalle para el que desee agregar el total.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Autocalcular y, a continuación, haga clic en el tipo de total que desee agregar.

  4. Repita el paso 3 para todos los demás tipos de totales que desee agregar.

Paso 5: Cambiar los títulos de los campos y dar formato a los datos

  1. En la tabla dinámica, seleccione la etiqueta del campo que desee modificar.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Propiedades.

  3. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Títulos.

  4. En el cuadro Título, escriba el título que desee y, a continuación, presione ENTRAR.

  5. Configure el resto de opciones de formato que desee para los títulos.

  6. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Formato.

  7. Use los comandos de la pestaña Formato para ordenar los datos y dar formato al texto y las celdas.

  8. Si la tabla dinámica contiene filas de total, haga clic en Ocultar detalles en la pestaña Diseño para ocultar los campos detallados y mostrar únicamente los campos de totales.

  9. Repita los pasos del 3 al 7 para definir los títulos y los formatos de los campos de totales.

Sugerencia:  Para mostrar los totales como un porcentaje del total absoluto, seleccione uno de los totales y, a continuación, en la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Mostrar como y, a continuación, seleccione con qué total absoluto desea compararlo (total de la fila, total de la columna, etc.)

Paso 6: Filtrar, organizar y agrupar datos

  • Para filtrar los datos, haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto a los nombres de campo y, a continuación, active las casillas para obtener el filtrado que desee.

  • Para agrupar datos:

    1. En la tabla dinámica, haga clic en los valores que desee agrupar. Por ejemplo, para agrupar varias ciudades, haga clic en la primera ciudad y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en otras ciudades que desee incluir en el grupo.

    2. Haga clic con el botón secundario del ratón en uno de los valores seleccionados y, a continuación, haga clic en Agrupar elementos.

      Access crea un nivel de grupo personalizado. Puede cambiar el título y el formato del grupo usando el procedimiento de la sección Paso 5: Cambiar los títulos de los campos y dar formato a los datos.

Después de haber agregado un nivel de agrupación, puede seleccionar el grupo y, a continuación, utilizar el comando Expandir campo o Contraer campo de la pestaña Diseño para ver u ocultar, respectivamente, los campos individuales del grupo.

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Diseñar una vista Gráfico dinámico

Diferencias entre la vista Tabla dinámica y la vista Gráfico dinámico

El diseño de la vista Gráfico dinámico es similar al de una vista Tabla dinámica, con la excepción de que, de manera predeterminada, las vistas de tabla dinámica muestran detalles de los datos, mientras que las vistas de gráfico dinámico muestran totales de datos o resúmenes (normalmente, en la forma de sumas y recuentos).

Además, en lugar de áreas de fila y columna, una vista Gráfico dinámico muestra áreas de series y categorías. Una serie es un grupo de puntos de datos relacionados y se suele representar en la leyenda mediante un color concreto. Una categoría consiste en un punto de datos de cada serie y se suele representar mediante una etiqueta en el eje de categorías (x).

Los cambios de diseño que realice en una tabla, consulta o formulario en otras vistas son independientes del diseño del objeto en una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico. Sin embargo, un cambio de diseño que se realice en la vista Tabla dinámica, como, por ejemplo, mover un campo de un área de fila al área de columna, se refleja en la vista Gráfico dinámico y viceversa.

Ejemplos de vistas de gráficos dinámicos

En el primer ejemplo de vista Gráfico dinámico se muestran los cinco vendedores que consiguieron los importes más altos en ventas (como se indica mediante los totales de los precios de unidad) en Estados Unidos entre 1996 y 1998. Cada marcador de datos se extiende hasta el valor en el eje de valores (y), que representa la suma de los precios por unidades vendidas.

Total de venta de precios unitarios

En el área de filtro, el campo País se filtra para mostrar únicamente los precios por unidad en Estados Unidos.

El área de datos muestra los totales del precio de unidades vendidas.

El área de trazado ofrece un fondo para los marcadores de datos.

Con las líneas de la cuadrícula es más fácil ver dónde quedan los marcadores de datos en el eje de valores.

Este marcador de datos representa un punto de categoría (en este caso, un vendedor), formado por tres puntos de serie (en este caso, los años 1996, 1997 y 1998).

El área de series contiene el campo de series Fecha de pedido. Se ha agregado una leyenda a la derecha de este gráfico y aparece directamente debajo del campo de series.

El área de categorías consiste en etiquetas de categorías. En este caso, las etiquetas de categoría son los nombres de los vendedores.

La etiqueta del valor del eje ofrece un marco de referencia de cada marcador de datos.

El mismo gráfico puede ser "dinámico", es decir, se puede manipular, para ilustrar diferentes conjuntos de análisis, como en el ejemplo siguiente, que compara los cinco principales países o regiones por pedidos emitidos. (Observe que en este ejemplo, el campo Vendedor se encuentra ahora en el área de filtro, mientras que el campo País está en el área de categoría).

Vendedor y País

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Crear una vista Gráfico dinámico

Las instrucciones siguientes se basan en la suposición de que se han realizado los pasos anteriores para crear una vista Tabla dinámica.

Paso 1: Cambiar a vista Gráfico dinámico

En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Gráfico dinámico.

Paso 2: Agregar y quitar campos en la vista Gráfico dinámico

En este paso, puede agregar o quitar campos del gráfico. Cuando se quita un campo de un gráfico, los datos siguen disponibles mediante la lista de campos, pero no se muestran en el gráfico.

Agregar un campo

  • Para agregar un campo, arrástrelo de la Lista de campos a una de las "zonas de colocación" del gráfico. También puede seleccionar el campo en la lista de campos y, entonces, al final de la Lista de campos, seleccionar el área en la que desea agregar el campo y hacer clic en Agregar a.

    • Si no ve las zonas de colocación, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Zonas de colocación.

    • Si no ve la Lista de campos, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Lista de campos.

Eliminar un campo

  • Para eliminar un campo, seleccione la etiqueta en el gráfico y, a continuación, presione Supr. Otra opción es arrastrar el campo fuera del gráfico.

Paso 3: Agrupar, filtrar y ordenar datos

Para facilitar la lectura e interpretación de un gráfico, suele servir de ayuda agrupar, filtrar y ordenar los datos. Por ejemplo, en las ilustraciones del comienzo de esta sección, las fechas de los pedidos se agrupan en años para que resulte más fácil ver los resúmenes de cada año de un solo vistazo, en lugar de tener que buscar las fechas de pedido una a una. Además, los datos se filtran para ver qué cinco vendedores consiguieron los importes más altos en ventas. Por último, cada marcador de datos se ordena por su valor total en orden ascendente, por lo que resulta fácil ver qué cinco vendedores registraron las ventas más altas y cuáles las más bajas.

Agrupar datos

  1. Seleccione un nombre de campo en el gráfico.

  2. Si el cuadro de diálogo Propiedades no se abre, haga clic con el botón secundario en el nombre de campo y, entonces, en Propiedades.

  3. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Filtrar y agrupar.

  4. En Agrupación, en la lista Agrupar elementos por, seleccione la opción de agrupación que desee. Por ejemplo, en el campo de fecha, puede hacer clic en Años. En un campo de texto puede agrupar los datos por caracteres de prefijo, por ejemplo, los tres primeros caracteres del nombre.

Filtrar datos

  1. Seleccione un marcador de datos en el gráfico.

  2. Si el cuadro de diálogo Propiedades no se muestra, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. En la pestaña Filtrar y agrupar del cuadro de diálogo Propiedades, en Filtrado, seleccione el tipo de filtrado y el número de elementos que desea mostrar. Por ejemplo, para ver los primeros 5 elementos, seleccione Top en la lista Display the y, a continuación, escriba 5 en el cuadro Elementos.

Ordenar datos

  • Haga clic con el botón secundario en un marcador de datos en el gráfico, apunte a Ordenar y, a continuación, haga clic en la opción de orden que desee.

Paso 4: Cambiar el tipo de gráfico

  1. Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del gráfico y, a continuación, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades, en la lista de la izquierda, seleccione un tipo de gráfico general.

  3. En la lista de la derecha, seleccione el tipo específico de gráfico que desee.

Paso 5: Agregar una leyenda

  1. Haga clic en un área en blanco del gráfico.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Leyenda.

Paso 6: Modificar y dar formato al texto

Títulos de los ejes

  1. Seleccione el título de eje al que desee aplicar formato.

  2. Si el cuadro de diálogo Propiedades no está ya abierto, haga clic con el botón secundario en el título y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Formato y, en el cuadro Título, escriba el texto que desee mostrar.

  4. En Formato del texto, en la misma pestaña, seleccione las opciones de formato que desee.

Etiquetas de datos

  1. Haga clic en una etiqueta de datos (por ejemplo, una de las etiquetas a lo largo del eje de categorías (x).

  2. Haga clic en la etiqueta otra vez para seleccionar todas las etiquetas a lo largo del eje.

  3. Si el cuadro de diálogo Propiedades no está ya abierto, haga clic con el botón secundario en una de las etiquetas y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  4. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Formato y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Paso 7: Dar formato al área de trazado

  1. Haga clic en el área de trazado para seleccionarla. El área de trazado es el cuadro que contiene los marcadores de datos.

  2. Si el cuadro de diálogo Propiedades no está ya abierto, haga clic con el botón secundario en el área de trazado y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  3. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Borde o relleno.

  4. Seleccione las opciones de formato que desee aplicar al área de trazado.

  5. Seleccione una cuadrícula en el gráfico.

  6. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Línea o marcador.

  7. Seleccione las opciones de formato que desee aplicar a la cuadrícula.

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