Crear, vincular o actualizar áreas de reuniones

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

¿Qué desea hacer?

Crear una nueva área de reuniones

Crear un vínculo a un área de reuniones existente

Actualizar tanto la convocatoria de reunión como un área de reuniones

Quitar un vínculo a un área de reuniones de una convocatoria de reunión

Eliminar un área de reuniones

Crear una nueva área de reuniones

  1. En una convocatoria de reunión nueva o existente, en la ficha Reunión, en el grupo Asistentes, haga clic en Área de reuniones.

  2. Si no lo ha hecho ya, agregue la siguiente información a la convocatoria de reunión:

    • En el cuadro Para, agregue los nombres de las personas que desea invitar o agregue el nombre de una lista de distribución. Los nombres de estos invitados se mostrarán automáticamente en la lista Asistentes del área de reuniones después de enviar la convocatoria.

    • En el cuadro Asunto, escriba el título de la reunión. Este título se mostrará automáticamente en la parte superior del área de reuniones y se usará como nombre de sitio en la dirección de la misma.

    • Especifique la fecha, hora y ubicación de la reunión. Esta información se mostrará automáticamente debajo del título en el área de reuniones.

      Nota: Si desea que la reunión sea una serie periódica, haga clic en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad y, a continuación, complete la información de la serie.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Configurar un área por primera vez   

      Si no ha creado nunca una nueva área de reuniones ni un vínculo a un área de reuniones existente, tendrá que especificar la ubicación (el servidor) en la que desea colocar el área y, a continuación, seleccionar el idioma y la plantilla que desea utilizar.

      1. En el panel de tareas Área de reuniones, haga clic en Cambiar configuración.

        Para obtener más información sobre la configuración, haga clic en Más información, en la parte inferior del panel de tareas.

      2. En el paso 1 del panel de tareas, seleccione una ubicación para el área.

      3. En el paso 2 del panel de tareas, seleccione Crear un área de trabajo nueva y, a continuación, seleccione el tipo y el idioma de la plantilla. Esta configuración será la predeterminada para crear áreas de trabajo en el futuro.

      4. Después de completar la configuración, haga clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas.

      5. Haga clic en Crear.

        Nota: Una vez que haya hecho clic en Crear, el área de trabajo existirá en la ubicación especificada. Si tenía intención de utilizar una ubicación o una plantilla diferente para esta área de trabajo, deberá crear otra con la configuración que desee. Deberá eliminar el área de trabajo anterior si no va a utilizarla.

    • Configurar áreas de trabajo adicionales   

      Si ya creó un área de reuniones o un vínculo anteriormente, la configuración elegida para la ubicación y plantilla será ahora la configuración predeterminada y aparecerá en el primer panel de tareas. Siga uno de estos procedimientos:

      1. Para usar la configuración predeterminada de la nueva área de trabajo, haga clic en Crear, en el panel de tareas.

      2. Para cambiar los valores predeterminados, en el panel de tareas, haga clic en Cambiar configuración y, a continuación, seleccione la configuración que desee utilizar. Después de completar la configuración, haga clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas y, a continuación, haga clic en Crear.

      3. Para abrir el explorador y ver el área de trabajo, haga clic en Ir al área de trabajo, en el panel de tareas. También puede hacer clic en el vínculo que se agregó al cuerpo de la convocatoria de reunión. Puede agregar información o personalizar el área de trabajo ahora o hacerlo más tarde.

  4. Para completar la convocatoria de reunión, vuelva a Microsoft Office Outlook 2007 presionando las teclas ALT+TAB.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para enviar la convocatoria de reunión e invitar a otras personas a la reunión y al área de trabajo, haga clic en Enviar. Si se trata de una convocatoria de reunión que ya se envió previamente, haga clic en Enviar actualización.

Para obtener información sobre cómo crear o vincular un área de reuniones, vea la Ayuda del área de reuniones.

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Crear un vínculo a un área de reuniones existente

Nota: No se puede vincular a un área de reuniones existente que contenga eventos periódicos.

  1. En una convocatoria de reunión nueva o existente, en la ficha Reunión, en el grupo Asistentes, haga clic en Área de reuniones.

  2. Si no lo ha hecho ya, agregue la siguiente información a la convocatoria de reunión:

    1. En el cuadro Para, agregue los nombres de las personas que desea invitar o agregue el nombre de una lista de distribución. Los nombres de estos invitados se mostrarán automáticamente en la lista Asistentes del área de reuniones después de enviar la convocatoria.

    2. En el cuadro Asunto, escriba el título de la reunión. Este título se mostrará automáticamente en la parte superior del área de reuniones y se usará como nombre de sitio en la dirección de la misma.

    3. Especifique la fecha, hora y ubicación de la reunión. Esta información se mostrará automáticamente debajo del título en el área de reuniones.

      Si desea que la reunión sea una serie periódica, haga clic en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad y, a continuación, complete la información de la serie.

    4. Haga clic en el texto de la Sugerencia que aparece en la parte inferior del panel de tareas.

    5. En el paso 1 del panel de tareas, seleccione la ubicación en la que se encuentra el área de trabajo cuyo vínculo desea crear.

    6. En el paso 2 del panel de tareas, seleccione Vincular a un área de trabajo existente y, a continuación, seleccione el área de trabajo que desea utilizar. Si no está seguro de que el área de trabajo que ha seleccionado es la correcta, haga clic en Ver área de trabajo para comprobarlo.

    7. Después de completar la configuración, haga clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas.

    8. Haga clic en Vincular.

  3. Para abrir el explorador y ver el área de trabajo, haga clic en Ir al área de trabajo, en el panel de tareas. También puede hacer clic en el vínculo que se agregó al cuerpo de la convocatoria de reunión. Puede agregar información o personalizar el área de trabajo ahora o hacerlo más tarde.

  4. Para completar la convocatoria de reunión, vuelva a Office Outlook 2007 presionando las teclas ALT+TAB.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    1. Para enviar la convocatoria de reunión e invitar a otras personas a la reunión y al área de trabajo, haga clic en Enviar. Si se trata de una convocatoria de reunión que ya se envió previamente, haga clic en Enviar actualización.

    2. Para guardar la convocatoria de reunión sin enviarla, en la ficha Cita, en el grupo Opciones, haga clic en Guardar y cerrar. No se enviará ninguna información sobre los asistentes al área de trabajo, pero sí los demás detalles de la reunión: asunto, título, fecha, hora y ubicación.

Para obtener información sobre cómo crear o vincular un área de reuniones desde un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, vea la Ayuda del área de reuniones.

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Actualizar tanto la convocatoria de reunión como un área de reuniones

Puede actualizar los asistentes, la ubicación, la fecha o la hora de la reunión en una convocatoria de reunión. Outlook enviará las actualizaciones al área de trabajo. Para cambiar el resto de la información debe realizar los cambios en el área de trabajo.

  1. Abra la convocatoria de reunión que contiene el vínculo al área de trabajo.

  2. Cambie la información de cualquiera de estos campos: Para, Ubicación, Hora de inicio u Hora de finalización.

  3. Para enviar todas las actualizaciones al área de trabajo y a los asistentes, haga clic en Enviar actualización.

Nota: 

  • Si actualiza la convocatoria de reunión y hace clic en Guardar y cerrar, la información actualizada no se enviará al área de reuniones. Para enviar la información actualizada, debe hacer clic en Enviar actualización.

  • Para obtener información sobre cómo cambiar el resto de la información del área de trabajo, vea la Ayuda del área de trabajo.

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Quitar un vínculo a un área de reuniones de una convocatoria de reunión

Si desea que una convocatoria de reunión deje de contener un vínculo a un área de trabajo, puede quitar el vínculo, y el texto que se agregó automáticamente con él, del cuerpo de la convocatoria de reunión. Cuando elimine el vínculo, el área de trabajo no volverá a actualizarse con los cambios que realice en la convocatoria de reunión. Al quitar el vínculo no se elimina el área de trabajo. Más tarde, puede volver agregar el vínculo del área de trabajo a la misma convocatoria de reunión o a otra, o bien eliminar el área de trabajo si decide que no va a usarla.

Nota: Si la convocatoria se refiere a una serie de reuniones periódicas, sólo puede quitar el vínculo para la serie completa, no individualmente para una reunión concreta. Una vez lo haya quitado, no podrá volver a vincular el área de trabajo a ninguna otra convocatoria de reunión. Sin embargo, sí puede vincular la serie original de reuniones periódicas a un área diferente.

  • En el panel de tareas del área de reuniones, haga clic en Quitar para quitar el vínculo del cuerpo del mensaje.

Para eliminar un área de trabajo, vea la Ayuda del área de trabajo para obtener información sobre cómo eliminar sitios.

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Eliminar un área de reuniones

No es posible eliminar un área de reuniones desde Office Outlook 2007. Puede eliminar el sitio desde el área de trabajo o desde el sitio Web primario, ya que el área de trabajo es un subsitio de éste.

Para obtener más información sobre cómo eliminar un sitio, vea la Ayuda del área de trabajo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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