Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo

Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo

La posibilidad de analizar rápidamente los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Aunque a veces es difícil saber por dónde empezar, especialmente cuando se tiene gran cantidad de datos. Las tablas dinámicas de Excel son un excelente modo de resumir, analizar, explorar y presentar los datos que, además, se pueden crear con unos pocos clics. Las tablas dinámicas son muy flexibles y se pueden ajustar rápidamente en función de cómo se tengan que mostrar los resultados. También puede crear gráficos dinámicos a partir de tablas dinámicas que se actualicen automáticamente al hacerlo las tablas dinámicas.

Por ejemplo, aquí tiene una sencilla lista de gastos domésticos y una tabla dinámica que se basa en ellos:

Datos de gastos domésticos

Tabla dinámica correspondiente

Datos de gastos domésticos de ejemplo para crear una tabla dinámica con meses, categorías y cantidades



Tabla dinámica de ejemplo con Categorías en la sección Filas y Meses en la sección de Columnas

Aquí tiene un gráfico dinámico:

Ejemplo de un gráfico dinámico de Excel

Nota: Las capturas de pantalla en este artículo se tomaron en Excel 2016. Si tiene una versión diferente, la vista puede ser ligeramente diferente, pero a menos que se indique lo contrario, la funcionalidad es la misma.

Antes de empezar

  • Los datos deben organizarse en formato tabular y no tener ninguna fila o columna en blanco. Lo ideal es que pueda usar una tabla de Excel como la de nuestro ejemplo anterior.

  • Las tablas son un excelente origen de datos de tabla dinámica, porque las filas que se agregan a una tabla se incluyen automáticamente en la tabla dinámica al actualizar los datos y las nuevas columnas se incluirán en la lista Campos de tabla dinámica. En caso contrario, tendrá que actualizar manualmente el rango de origen de datos o usar una fórmula de rango dinámico con nombre.

  • Los tipos de datos de columnas deben ser iguales. Por ejemplo, no debería mezclar las fechas y texto en la misma columna.

  • Las tablas dinámicas trabajan en una instantánea de los datos, denominada caché, por lo que los datos reales no se modifican de ninguna forma.

Crear una tabla dinámica

Si no tiene demasiada experiencia con tablas dinámicas o no sabe cómo empezar, las tablas dinámicas recomendadas son una buena elección. Cuando usa esta característica, Excel determina un diseño significativo haciendo coincidir los datos con las áreas más adecuadas de la tabla dinámica. Esto le ofrece un punto de partida para una experimentación adicional. Una vez creada la tabla dinámica recomendada, podrá explorar las distintas orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados específicos. La característica de tablas dinámicas recomendadas se agregó en Excel 2013, por lo que si tiene una versión anterior, siga en lugar de ello las instrucciones indicadas a continuación para crear manualmente una tabla dinámica.

Tabla dinámica recomendada

Crear manualmente una tabla dinámica

  1. Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen.

  2. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica recomendada.

    Vaya a Insertar > tablas dinámicas recomendadas para que Excel para crear una tabla dinámica para

  3. Excel analiza los datos y le presenta varias opciones, como en este ejemplo con los datos de gastos domésticos.

    Cuadro de diálogo tablas dinámicas recomendadas de Excel
  4. Seleccione la tabla dinámica que mejor le parezca y presione Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en otra hoja y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.

  1. Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen.

  2. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.

    Vaya a Insertar > tabla dinámica para insertar una tabla dinámica en blanco

    Si usa Excel para Mac 2011 y versiones anteriores, el botón Tabla dinámica se encuentra en el grupo Análisis de la pestaña Datos.

    Ficha Datos, grupo Análisis

  3. Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el nombre de tabla o de rango seleccionado. En este caso, utilizamos una tabla denominada "tbl_HouseholdExpenses".

    Cuadro de diálogo de tabla dinámica de Excel crear
  4. En la sección Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente. En el caso de Nueva hoja de cálculo, tendrá que seleccionar la hoja de cálculo y la celda donde quiera colocar la tabla dinámica.

  5. Si quiere incluir varios orígenes de datos o de tabla en la tabla dinámica, active la casilla Agregar estos datos al Modelo de datos.

  6. Haga clic en Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en blanco y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.

Trabajar con la lista de campos de tabla dinámica

En el área Nombre de campo de la parte superior, active la casilla correspondiente a cualquier campo que quiera agregar a la tabla dinámica. De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área Fila, los campos de fecha y hora se agregan al área Columna y los campos numéricos se agregan al área Valores. También puede arrastrar y colocar manualmente cualquier elemento disponible a alguno de los campos de tabla dinámica. Si ya no quiere un elemento de la tabla dinámica, basta con que lo arrastre fuera de la lista de campos o desactive su selección. La posibilidad de reorganizar los elementos de campo es una de las características de tabla dinámica que hace que sea tan fácil cambiarle rápidamente la apariencia.

Lista de campos de tabla dinámica

Campos correspondientes en una tabla dinámica

Ejemplo del cuadro de diálogo lista de campos de tabla dinámica de Excel



Ejemplo de una tabla dinámica y cómo relacionar los campos a la lista de campos.

Valores de tabla dinámica

  • Resumir valores por

    De forma predeterminada, los campos de tabla dinámica que se coloquen en el área Valores se mostrarán como SUMA. Si Excel interpreta los datos como texto, se mostrarán como CONTAR. Por eso es tan importante asegurarse de no mezclar tipos de datos en los campos de valor. Para cambiar el cálculo predeterminado, pulse primero en la flecha situada a la derecha del nombre de campo y seleccione después la opción Configuración de campo de valor.

    Cuadro de diálogo Configuración de campo de valor de Excel

    Después, cambie el cálculo en la sección Resumir valores por. Tenga en cuenta que, cuando modifique el método de cálculo, Excel lo anexará automáticamente en la sección Nombre personalizado, como "Suma de Nombre de campo", pero puede cambiarlo. Si hace clic en el botón Formato de número, puede cambiar el formato de número de todo el campo.

    Cuadro de diálogo Configuración de campo de valor de Excel para resumir valores por opciones

    Sugerencia: Puesto que al modificar el cálculo en la sección Resumir valores por cambiará el nombre del campo de tabla dinámica, es mejor no cambiar el nombre de los campos de tabla dinámica hasta que haya terminado de configurarla. Un truco consiste en usar Buscar y reemplazar (Ctrl+H) >Buscar > "Suma de" y luego Reemplazar por > dejar en blanco para reemplazar todo a la vez en lugar de tener que volver a escribirlo manualmente.

  • Mostrar valores como

    En lugar de usar un cálculo para resumir los datos, también puede mostrarlos como porcentaje de un campo. En el siguiente ejemplo, hemos cambiado nuestros importes de gastos domésticos para que aparezcan como % del total general en lugar de la suma de los valores.

    Ejemplo de tabla dinámica con los valores que se muestran como un porcentaje del Total general

    Cuando haya abierto el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, puede hacer las selecciones en la pestaña Mostrar valores como.

    Configuración de campo de valor de tabla dinámica > cuadro de diálogo Mostrar valores como
  • Muestre un valor como cálculo y como porcentaje.

    Basta con arrastrar el elemento a la sección Valores dos veces y luego establecer las opciones Resumir valores por y Mostrar valores como para cada una de ellas.

Actualización de las tablas dinámicas

Si agrega nuevos datos al origen de datos de tabla dinámica, hay que actualizar las tablas dinámicas que se hayan integrado en ese origen de datos. Para actualizar una sola tabla dinámica, puede hacer clic con el botón derecho en algún lugar del rango de tabla dinámica y luego seleccionar Actualizar. Si tiene varias de las tablas dinámicas, seleccione primero una celda en cualquier tabla dinámica y luego, en la Cinta, vaya a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Datos > haga clic en la flecha situada en el botón Actualizar y seleccione Actualizar todo.

Actualizar todas las tablas dinámicas de la cinta de opciones > herramientas de tabla dinámica > analizar > datos, haga clic en la flecha en el botón Actualizar y seleccione Actualizar todo.

Eliminación de una tabla dinámica

Si crea una tabla dinámica y decide que ya no la quiere, basta con que seleccione todo el rango de tabla dinámica y luego presione Eliminar. Esto no tendrá ningún efecto en otros datos, tablas dinámicas o gráficos relacionados. Si la tabla dinámica se encuentra en una hoja separada que no tenga otros datos que quiera conservar, eliminar esa hoja es una forma rápida de quitar la tabla dinámica.

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Crear un gráfico dinámico

Crear una tabla dinámica con el modelo de datos para analizar datos en varias tablas

Usar la lista de campos para organizar los campos en una tabla dinámica

Cambiar los datos de origen en una tabla dinámica

Calcular valores en un informe de tabla dinámica

Eliminar una tabla dinámica

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