Crear una tabla

Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarán en tablas (listas basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una tabla de contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o bien una tabla de productos para almacenar información sobre los productos.

En este artículo se explica cómo crear una tabla, cómo agregar campos a una tabla y cómo establecer la clave principal de una tabla. También se explica cómo establecer las propiedades de campo y de tabla.

Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear tablas, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo:

Información general

Crear una nueva tabla

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Guardar una tabla

Información general

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también suele denominarse una columna o un atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

Tabla de clientes en Access que muestra el diseño de los registros y los campos

1. Un registro

2. Un campo

3. Un valor de campo

Una base de datos de Access puede contener un gran número de tablas y cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener una amplia variedad de campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.

Hojas de propiedades de tabla y campo
Una tabla abierta en la vista Diseño.

1. Propiedades de tabla

2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.

Configuración del tipo de datos

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo de la siguiente manera:

  • Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.

  • El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

  • Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

    Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo según el valor que escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo establecerá en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos con la cinta de opciones.

Ejemplos de detección automática de tipo de datos

La tabla siguiente muestra cómo funciona la detección automática de tipo de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe:

Access creará un campo con el tipo de datos:

Diego

Texto

http://www.contoso.com

Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

1

Número, entero largo

50.000

Número, entero largo

50.000,99

Número, doble

50000,389

Número, doble

12/67

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha y hora

31 de diciembre de 2016

Fecha y hora

10:50:23

Fecha y hora

10:50

Fecha y hora

17:50

Fecha y hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda

21,75

Número, doble

123,00 %

Número, doble

3,46 E+03

Número, doble

Relaciones de tabla

Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga:

  • Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

  • Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

  • Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

  • Clave principal    Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.

  • Clave externa    Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla de Access mostrada en la ventana Relaciones
Relación de tabla mostrada en la ventana Relaciones.

1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo.

2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

  • Coherencia    Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

  • Eficacia    Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

  • Comprensibilidad    El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

Sugerencia: Planificar las tablas teniendo en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente para búsquedas crea la relación por usted.

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Crear una nueva tabla

Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos, puede usar una sola tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos, crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Después, puede escribir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

¿Qué quiere hacer?

Crear una tabla en una nueva base de datos

Crear una tabla en una base de datos existente

Importar o vincular para crear una tabla

Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Establecer la clave principal de una tabla

Establecer las propiedades de una tabla

Crear una tabla en una nueva base de datos

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Nuevo.

  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

  3. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

  4. Haga clic en Crear.

    Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

  1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

  3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Importar o vincular para crear una tabla

Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, y más.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

Nota: No se pueden editar los datos de una hoja de cálculo de Excel con una tabla vinculada. Como solución alternativa, importe los datos de origen en una base de datos de Access y, después, vincule a la base de datos desde Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

  1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

  3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. Si usa Access 2007, los orígenes de datos se encuentran en el grupo Importar.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

    Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la pestaña Crear.

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Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, también puede crear una lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas en Access incluyen Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

  1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear una tabla y luego haga clic en Abrir.

  3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla

      1. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.

      2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.

      3. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.

      4. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

    • Crear una nueva lista personalizada

      1. Haga clic en Personalizado.

      2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.

      3. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.

      4. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

    • Importar los datos de una lista existente

      1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.

      2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.

      3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego haga clic en Siguiente.

      4. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

    • Vincular a una lista existente

      1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.

      2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo.

      3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego haga clic en Siguiente.

      4. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

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Establecer la clave principal de una tabla

A menos que tenga una razón específica para no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento de la base. Access también comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre único. Los valores únicos son cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila concreta de otras filas.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id. y el tipo de datos Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tiene una.

Determinar los campos que se van a usar como una clave principal

A veces, puede que ya tenga los datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, puede que tenga números de id. existentes para los empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de información de los empleados, puede que decida usar el id. de empleado existente como la clave principal de la tabla. O tal vez el id. de empleado solo es único en combinación con el id. de departamento, lo que requiere que use ambos campos juntos como la clave principal. Una clave principal correcta debe tener las siguientes características:

  • Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.

  • El campo o la combinación de campos no puede estar vacío ni ser Null, siempre hay un valor.

  • Los valores no cambian.

Si no hay datos apropiados para usar como clave principal, puede crear un campo para usar como clave principal. Cuando crea un campo para usar como una clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumérico para ayudar a garantizar que cumpla con las tres características de la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal

  1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

  3. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

    Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee.

    Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

  4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

    Grupo Herramientas de la ficha Diseño

    Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

  1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

  3. Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en el selector de filas de cada campo.

  4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

    Grupo Herramientas de la ficha Diseño

    El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Nota: Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree un campo para la clave principal. Si hace clic en , Access crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.

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Establecer las propiedades de una tabla

Además de establecer campos de propiedades, también puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

  1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

    Mostrar u ocultar grupo en la pestaña Diseño de Access

    Se muestra la hoja de propiedades de tabla.

  4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.

  5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad.

    Propiedades de tabla disponibles

    Utilice esta propiedad de tabla

    Para

    Mostrar vistas en el sitio de SharePoint

    Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

    Nota: Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

    Hoja secundaria de datos expandida

    Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.

    Alto de hoja secundaria de datos

    Siga uno de estos procedimientos:

    • Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".

    • Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.

    Orientación

    Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

    Descripción

    Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la información sobre herramientas para la tabla.

    Vista predeterminada

    Esta opción establece Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrir la tabla. Tenga en cuenta que las opciones de tabla dinámica y gráfico dinámico se quitaron de Access a partir de Access 2013.

    Regla de validación

    Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.

    Texto de validación

    Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

    Filtrar

    Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.

    Ordenar por

    Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

    Hoja secundaria de datos

    Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

    Vincular campos secundarios

    Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.

    Vincular campos principales

    Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla.

    Filtrar al cargar

    Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos

    Ordenar por al cargar

    Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

    Sugerencia: Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

  6. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

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Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es mucho más fácil combinar los datos posteriormente que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar del campo Nombre completo, puede crear campos independientes para apellidos y nombre. Después, puede buscar u ordenar fácilmente por nombre, apellidos o ambos. Si tiene previsto generar informes, ordenar, realizar búsquedas o realizar cálculos en un elemento de datos, coloque ese elemento en un campo sin ningún otro elemento.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

¿Qué quiere hacer?

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

Hoja de datos de Access con Agregar nuevo campo de columna

1. Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.

  1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos; para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la tabla que prefiera del panel de navegación y, después, haga clic en la vista Hoja de datos desde el menú contextual.

  2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

    Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.

  3. Escriba los datos en el nuevo campo.

Agregar un campo mediante una plantilla de campo

A veces, es más fácil seleccionar de una lista predefinida de campos que se adapte a sus necesidades, en lugar de crear un campo de forma manual. Puede usar la lista Más campos en Access 2010, 2013 o 2016 (o el panel de tareas Plantillas de campo en Access 2007) para seleccionar de una lista de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. En la definición de plantilla de campo se incluye un nombre de campo, un tipo de datos, un valor para la propiedad Formato del campo, y otras propiedades de campo.

Si usa Access 2010, 2013 o 2016, siga estos pasos.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Hoja de datos.

  2. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más campos.

    Captura de pantalla del grupo “Agregar y eliminar” en la pestaña Campos de la cinta de opciones.

  3. Seleccione un campo en la lista Más campos para insertar la nueva columna. Access colocará el campo a la derecha de la columna donde se encuentre el cursor actualmente. Si selecciona una de las opciones de campo debajo del título Inicio rápido (como Dirección), Access creará varios campos en la tabla para que contengan las diferentes partes de una dirección.

Si usa Access 2007, siga estos pasos.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Hoja de datos.

  2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  3. Seleccione uno o más campos en el panel Plantillas de campo y luego arrástrelos hasta la tabla donde desea insertar la nueva columna.

Establecer las propiedades de campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

  • Controlar la apariencia de los datos de un campo

  • Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

  • Especificar valores predeterminados para un campo

  • Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que quiera abrir.

  2. En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo

Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. El nombre de un campo se usa de manera predeterminada como su etiqueta en todas las ubicaciones en las que dicho campo se muestra (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos a fórmulas más descriptivas facilita su uso al ver o modificar registros.

  1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).

  2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de campo. Si usa Access 2007, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

  3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

    Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Si crea un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access examinará los datos para determinar el tipo de datos adecuado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2017, Access reconocerá esos datos como una fecha y establecerá el tipo de datos para el campo en Fecha y hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, de forma predeterminada lo establecerá en Texto (texto breve si usa Access 2016).

El tipo de datos del campo determina el resto de las propiedades de campo que se pueden establecer. Por ejemplo, solo se puede establecer la propiedad Solo anexar de un campo que tenga el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memorando (si usa Access 2016, Texto largo).

En algunos casos, puede que quiera cambiar de forma manual el tipo de datos de un campo. Por ejemplo, imagine que tiene números de sala que son similares a fechas, como 10/2017. Si escribe 10/2017 en un nuevo campo de la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos seleccionará para el campo el tipo de datos Fecha y hora. Como los números de sala son etiquetas y no fechas, tiene que usarse el tipo de datos Texto. Siga este procedimiento para cambiar el tipo de datos de un campo.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Campos. Si usa Access 2007, haga clic en la pestaña Hoja de datos.

  2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos que prefiera. Si usa Access 2007, en la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que quiera usar.

    ¿Qué tipos de datos hay disponibles?

    Vea una lista completa de tipos de datos disponibles en bases de datos de Access en Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access.

    Nota: El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

    Sugerencias sobre tipos de datos

    • Para optimizar el rendimiento tiene que usar el Tamaño del campo más adecuado al crear un campo de Texto o Número. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar códigos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaño del campo. Para especificar el tamaño del campo, establezca un valor en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para obtener más información, vea la sección Establecer otras propiedades de campo.

    • Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica.

Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Campos. Si usa Access 2007, haga clic en la pestaña Hoja de datos.

  2. En la lista Formato, en el grupo Formato, especifique el formato que prefiera. Si usa Access 2007, en la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, escriba el formato que quiera usar.

    Nota: Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo

  1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.

  2. Si usa Access 2010, 2013 o 2016, en la pestaña Campos, en los grupos Propiedades, Formato o Validación de campo, seleccione las propiedades que prefiera.

  3. Si usa Access 2007, en la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que prefiera.

Establecer propiedades de campo en la vista Diseño

Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño. En la vista Diseño, establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla y establezca otras propiedades en el panel Propiedades del campo.

Abrir una tabla en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla.

  2. En el menú contextual, haga clic en vista Diseño.

Cambiar el tipo de datos de un campo

  1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo para el que quiere establecer el tipo de datos.

  2. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

    ¿Qué tipos de datos hay disponibles?

    Vea una lista completa de tipos de datos disponibles en bases de datos de Access en Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access.

    Nota: El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

    Sugerencias sobre tipos de datos

    • Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.

    • Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o el tipo de datos con mayor precisión si establece un valor en el cuadro de propiedades Tamaño del campo.

Establecer otras propiedades de campo

  1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo cuyas propiedades quiera establecer. Access muestra las propiedades de este campo en el panel Propiedades del campo.

    El tipo de datos del campo determina las propiedades que puede establecer.

  2. En el panel Propiedades del campo, indique la configuración que desee para cada propiedad o presione F6 y luego use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.

    ¿Qué propiedades de campo están disponibles?

    Para ver una lista completa de las propiedades de campo disponibles para cada tipo de datos en las bases de datos de Access, vea Introducción a los tipos de datos y propiedades de campo.

    Nota: No todas las propiedades están disponibles para todos los campos. El tipo de datos de un campo determina qué propiedades tiene.

  3. Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración de propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se muestre el cuadro Zoom.

    Sugerencia: Si va a introducir una máscara de entrada o una expresión de validación y le gustaría obtener ayuda, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedades para mostrar el generador apropiado.

  4. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

Guardar una tabla

Después de crear o modificar una tabla, debe guardar su diseño. Al guardar una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede usar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos los espacios. Por ejemplo, puede denominar una tabla Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Sugerencia: Debe decidirse por una convención de nomenclatura para los objetos de la base de datos y usarlo regularmente.

  1. Si usa Access 2010, 2013 o 2016, haga clic en Archivo > Guardar, o bien presione CTRL+G.

  2. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office y, después, haga clic en Guardar, o bien presione CTRL+G.

  3. Si va a guardar la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y luego haga clic en Aceptar.

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