Crear una solución de seguimiento de activos mediante InfoPath y Excel

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Microsoft Office InfoPath le permite crear plantillas de formulario de entrada de datos y la colección. Microsoft Office Excel 2007 permite a los usuarios calcular el gráfico y analizar datos. Mediante el uso de estos programas y XML, puede crear fácilmente una sencilla pero solución empresarial eficaz, sin código para realizar el seguimiento de activos de una compañía.

Descripción general de la solución de seguimiento de activos

En este artículo

Introducción a la creación de una solución de seguimiento de activos

Paso 1: Personalizar la plantilla de formulario de seguimiento de activos

Paso 2: Asignar el archivo de esquema y personalizar el diseño de tabla en Excel

Paso 3: Crear un informe de resumen de tabla dinámica y gráfico dinámico

Paso 4: Recopilar información de activos de los usuarios

Paso 5: Importar formularios a Excel

Consideraciones finales: piense en usar una lista de SharePoint o una base de datos de Access

Introducción a la creación de una solución de seguimiento de activos

Puede intercambiar datos XML entre InfoPath y Excel. Aunque el comando Infopath Exportar es una sencilla, sencillo a enviar datos del formulario a Excel, hay otro método que puede realizar lo cual proporciona mucha más flexibilidad. Mediante la asignación explícitamente el archivo de esquema (.xsd) XML de InfoPath en Excel y, a continuación, importar archivos de formulario de InfoPath (.xml) en Excel, puede personalizar el diseño de los datos y aprovechar mejor las características de Excel para ayudarle a administrar y analizar los datos de forma más eficaz.

En este artículo, se utilizará la plantilla de formulario de ejemplo de seguimiento de activos de InfoPath para ilustrar cómo hacer InfoPath, XML y Excel trabajar de manera conjunta. Suponga que cada año, la organización realiza inventarios de activos de office de cada empleado. A continuación, se ejecuta un informe de Excel para ayudarle a decidir cómo asignar el presupuesto de equipo para el próximo año. El siguiente diagrama es una descripción general de cómo puede recopilar, realizar un seguimiento e informe datos activos en su departamento.

a

1. se crea la plantilla de formulario de seguimiento de activos.

2. el archivo de esquema se asigna a una tabla de Excel y se puede personalizar el diseño de tabla.

3. un informe de resumen en blanco de tabla dinámica y gráfico dinámico se crea.

4. el formulario de seguimiento de activos se usa para recopilar datos de usuarios.

5. todos los datos del formulario se exporta a la tabla de Excel y se actualizan los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico.

Esta solución implica los siguientes roles de usuario y los productos:

Icono de compatibilidad total = necesarios No hay icono de compatibilidad = no necesarios

Requisitos de software

Roles

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Solution Designer

Icono de compatibilidad total

Icono de compatibilidad total

Icono de compatibilidad total

Encargados de tomar decisiones

Icono de compatibilidad total

Icono de compatibilidad total

Icono de compatibilidad total

Empleados

Icono de compatibilidad total

Icono de compatibilidad total

No hay icono de compatibilidad

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Paso 1: Personalizar la plantilla de formulario de seguimiento de activos

La plantilla de formulario de seguimiento de activos, que se incluye en InfoPath, le permite recopilar información acerca de cada activo de office de un empleado, el departamento al que pertenece el empleado, categorías de activos y obtener información detallada sobre cada activo. En esta solución, un diseñador de formularios envía la plantilla de formulario a la cuenta de correo electrónico del fabricante decisión mediante Office Outlook 2007.

la plantilla de seguimiento de activos

Tarea 1: Abrir y personalizar la plantilla de formulario de seguimiento de activos

Dado que no se puede publicar una plantilla de formulario en una lista de destinatarios de correo electrónico si tiene un control de cuadro de texto enriquecido que contiene imágenes vinculadas, debe realizar un pequeño cambio en el formulario de plantilla de ejemplo de seguimiento de activos.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.

  2. En el cuadro de diálogo diseñar una plantilla de formulario, en Abrir una plantilla de formulario, haga clic en Personalizar un ejemplo.

  3. En el cuadro de diálogo Introducción, haga clic en muestra - seguimiento de activos y, a continuación, en el Formulario de tareas, haga clic en Diseñar este formulario.

  4. Haga clic con el botón secundario del mouse en el control assetNotes, elija Propiedades de Cuadro de texto enriquecido, haga clic en la ficha presentación y, a continuación, en formato disponible, desactive la casilla de verificación Imágenes vinculadas.

Tarea 2: Definir las opciones de envío

La siguiente tarea es definir las opciones de envío para que los empleados puedan enviar un archivo con un nombre de formulario (.xml) a la cuenta de correo electrónico del fabricante decisión como un archivo adjunto.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario.

  3. Haga clic en Enviar datos del formulario a un único destino y, después, en la lista, haga clic en Correo electrónico.

  4. Haga clic en Agregar.

    Aparecerá el Asistente para la conexión de datos.

  5. En el cuadro para, escriba el alias de los encargados de tomar decisiones que va a recibir todos los formularios enviados.

  6. Para especificar una línea de asunto únicos, en el cuadro asunto:

    • Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

    • Escriba la fórmula siguiente:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Haga clic en Comprobar fórmula y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

  • En el cuadro Introducción, escriba un mensaje adecuado o agregue instrucciones importantes para esta solución.

  • Haga clic en Siguiente.

  • En la siguiente página del asistente, haga clic en enviar los datos del formulario como datos adjuntos y, a continuación, seleccione la casilla de verificación adjuntar la plantilla de formulario para asegurar que los usuarios puedan abrir el formulario.

    Esto ayuda a garantizar que los empleados tengan acceso al archivo de plantilla de formulario (.xsn) en caso de que no pueden acceder a él desde su ubicación de red.

  • Para especificar un nombre de archivo único para cada archivo de formulario (.xml) en el cuadro Nombre de archivo adjunto:

    1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

    2. Escriba la misma fórmula en la línea de asunto:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Haga clic en Comprobar fórmula y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

  • Haga clic en Siguiente.

  • En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos de envío.

  • Compruebe que la información es correcta en la sección Resumen y, después, haga clic en Finalizar.

  • Guarde el formulario a una carpeta de red pública accesible para los encargados de tomar decisiones y a todos los empleados.

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Paso 2: Asignar el archivo de esquema y personalizar el diseño de tabla en Excel

Configuración de la conexión entre InfoPath y Excel requiere tres tareas: extraer el archivo de esquema de la plantilla de formulario de seguimiento de activos, la asignación de este archivo de esquema en Excel y personalizar el diseño predeterminado de la tabla de Excel que contenga XML importado archivos de datos del formulario.

Tarea 1: Extraer el archivo de esquema de InfoPath

  1. En InfoPath, abra el archivo de plantilla de formulario de seguimiento de activos.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar este formulario.

  3. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como archivos de origen.

  4. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione una carpeta o crear una nueva carpeta donde desea almacenar el archivo de esquema.

Tenga en cuenta la ubicación de la carpeta donde se guardan todos los archivos de origen y el nombre del archivo de esquema, en este caso, myschema.xsd, que contiene la definición del esquema del formulario de datos XML.

Tarea 2: Asignar el archivo de esquema de InfoPath en Excel

  1. Crear un nuevo archivo de Excel y, a continuación, guárdelo en una ubicación accesible para los encargados de tomar decisiones.

  2. En Excel, si la ficha Programador no está visible, haga lo siguiente:

    1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, haga clic en Opciones de Excel.

    2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Nota: La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

  3. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Origen.

    Grupo XML en la cinta

    Aparece el panel de tareas Origen XML.

  4. Haga clic en Asignaciones XML y, a continuación, en el cuadro de diálogo Asignaciones XML, haga clic en Agregar.

  5. En un equipo que ejecute Windows Vista    

    1. En la barra de direcciones, haga clic en la unidad o la carpeta que contiene el archivo myschema.xsd que creó en el paso 2 de la sección tarea 1: extraer el archivo de esquema de InfoPath.

      En un equipo que ejecute Microsoft Windows XP    

    2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad o la carpeta que contiene el archivo myschema.xsd que creó en el paso 2 de la sección tarea 1: extraer el archivo de esquema de InfoPath.

  6. Haga clic en el archivo y, a continuación, en Abrir.

  7. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Varias raíces, haga clic en el nodo de raíz de assetTracking se define en el archivo myschema.xsd y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La asignación XML aparece en el panel de tareas Origen XML.

  8. Arrastre el elemento de nodo ns1:asset, que es un elemento XML repetido, la ubicación de la hoja de cálculo donde desee que aparezca la tabla de Excel.

    asignación del archivo de esquema infopath en excel

Tarea 3: Personalizar el diseño de la tabla de Excel

De forma predeterminada, Excel utiliza los nombres de elementos XML como encabezados de columna de la tabla. Sin embargo, puede cambiar los encabezados de columna mediante la edición de las celdas del encabezado de columna.

  1. Para modificar los encabezados de columna predeterminado, mantener la tabla de Excel seleccionada, busque el siguiente prefijo de cadena ns1:asset y eliminarlo. Por ejemplo, podría cambiar ns1:assetID a ID.

    personalización de encabezados de la tabla Excel

  2. Para ajustar el ancho de columna, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en cualquier borde del encabezado de columna.

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Paso 3: Crear un informe de resumen de tabla dinámica y gráfico dinámico

Responsables usar tabla dinámica informes y gráficos dinámicos para analizar, explorar y visualizar datos de resumen. Mediante la configuración de los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico que desea usar en este escenario adelantado, será una operación sencilla para una encargados de tomar decisiones ejecutar el informe con los datos completados más adelante.

  1. Seleccione una celda de la tabla de Excel.

  2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

    Imagen de la cinta de Excel

    Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

  3. Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo comenzando por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío a la ubicación especificada y muestra la Lista de campos de tabla dinámica para que puedan agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica.

  4. Para crear un informe tabular de entre los datos, arrastre el campo de identificador al área valores, el campo de departamento al área de etiquetas de columna, el campo de categoría al área de etiquetas de fila y el campo AsignadoA al área de filtro de informe.

  5. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

  6. En la ficha Insertar, en el grupo gráficos, haga clic en el tipo de gráfico de barras.

    Imagen de la cinta de Excel

  7. En Barra 2D, seleccione Barra agrupada.

  8. Ajustar el tamaño y la ubicación del informe de gráfico dinámico a sus preferencias.

los informes de tablas y gráficos dinámicos en blanco

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Paso 4: Recopilar información de activos de los usuarios

Ahora, si la plantilla de formulario está lista para rellenarlo todos los empleados, debe publicar el formulario y enviarlo a cada empleado. Cuando cada empleado envía el formulario completado, enviarlo como un archivo de datos XML (.xml) adjuntado en un mensaje de correo electrónico a la cuenta de correo electrónico del gerente. Los encargados de tomar decisiones pueden mover todos los mensajes a una carpeta de InfoPath dedicada en Outlook. En este escenario, se recomienda que asigne un período de tiempo específico para todos los usuarios completar los formularios para que los encargados de tomar decisiones pueden ejecutar el informe con todos los formularios completos cuando se ha alcanzado el límite de recopilación de datos.

Introducir datos en los formularios de seguimiento de activos

  1. En InfoPath, abra la plantilla de formulario (.xsn) que guardó en paso 1: diseñar la plantilla de formulario de ejemplo de seguimiento de activos

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Diseñar este formulario.

  3. En el menú Archivo, haga clic en Publicar.

  4. En el Asistente para la publicación, haga clic en En una lista de destinatarios de correo electrónico y, a continuación, en Siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Nombre de la plantilla de formulario, escriba un nombre para la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Siguiente. El nombre de la plantilla aparecerá en el encabezado del asunto del mensaje que se enviará a los destinatarios de correo electrónico.

  6. Opcionalmente, en la siguiente página del asistente, puede crear columnas que desee que aparezca en las carpetas de Outlook para ayudar a organizar los mensajes de correo electrónico.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. Haga clic en Publicar.

  9. Cuando finalice el Asistente para la publicación publicar la plantilla de formulario, se abrirá un mensaje de correo electrónico con el formulario.

  10. Rellene el mensaje, escriba en los nombres de los empleados o usar una lista de distribución y, a continuación, envíe el mensaje.

En Outlook, pueden organizar los encargados de tomar decisiones todos los formularios XML enviados en una de estas dos maneras:

  • Si el cuadro de mensaje de formulario de InfoPath carpetas aparece la primera vez que se abra el mensaje, haga clic en Crear carpeta de formularios.

  • Crear una regla en Outlook para mover todos los formularios de InfoPath relacionados en una carpeta de InfoPath.

    Para obtener más información, vea Administrar mensajes mediante reglas.

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Paso 5: Importar formularios a Excel

Dado que ya ha creado los pasos de libro de Excel, 2 y 3, es sencillo para la toma de decisiones exportar y revisar los datos del formulario. La toma de decisiones simplemente necesita exportar los archivos xml (.xml) de Outlook, importar todos los archivos de formulario (.xml) en el libro de Excel y, a continuación, actualizar los datos.

Tarea 1: Exportar los formularios de Outlook a una carpeta de Windows

  1. En Outlook, seleccione la carpeta que contiene todos los formularios que ha recibido de empleados y, a continuación, presione CTRL+A para seleccionar todos los mensajes de correo electrónico de formulario.

  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la selección, elija Acciones de InfoPath y, a continuación, haga clic en Exportar formularios.

  3. En el cuadro de diálogo Exportar formularios, seleccione una carpeta y haga clic en Aceptar.

Tarea 2: Importar los formularios a Excel

  1. En el libro de Excel que creó en paso 2: asignar el archivo de esquema y personalizar el diseño de tabla en Excel, seleccione una de las celdas asignadas en la tabla de Excel.

  2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Importar.

    Grupo XML en la cinta

    Se muestra el cuadro de diálogo Importar XML.

  3. En un equipo que ejecute Windows Vista    

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si los archivos están contiguos, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y el último archivo en la lista.

    • Si los archivos no están contiguos, presione CTRL y, a continuación, haga clic en cada archivo que desea importar en la lista.

  5. Haga clic en Importar.

    tabla excel de datos importados

De forma predeterminada, Excel sobrescribe los datos existentes en las celdas asignadas, que es el resultado deseado final para esta solución empresarial. Sin embargo, una encargados podrían, por ejemplo, importar los datos varias veces Percentage antes de la fecha límite programada.

Nota: En Excel, también puede agregar los datos con la opción Anexar los nuevos datos a las tablas XML existentes (en la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Propiedades de asignación ), que puede ser apropiado para otras soluciones.

Para obtener más información, vea los temas de Ayuda de Excel, los datos XML de importación y Anexar o sobrescribir los datos XML asignado.

Tarea 3: Actualizar los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico

  • Haga clic en una celda en el informe de tabla dinámica.

  • En la pestaña Opciones, en el grupo datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Imagen de la cinta de opciones de Outlook

informe de tabla dinámica y gráfico dinámico final

Informes de resumen que necesita para ayudarle a asignar el presupuesto de equipo para el próximo año y el libro de Excel ahora contiene todos los datos. Por supuesto, puede hacer más análisis en el libro de Excel si es necesario, como ordenar, filtrar o dar formato condicionalmente a los datos.

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Consideraciones finales: piense en usar una lista de SharePoint o una base de datos de Access

Como alternativa, considere la posibilidad de usar una lista de SharePoint o una base de datos de Access, en lugar de XML, para transferir datos entre InfoPath y Excel.

Usar una lista de SharePoint

Desde InfoPath, puede usar fácilmente una lista de SharePoint como un origen de datos de solo lectura. Puede seguir uno de estos dos procedimientos:

  • En la lista de SharePoint, exportar los datos a Excel, que se crea automáticamente una conexión de datos en Excel.

  • En Excel, crear explícitamente una conexión de datos a la lista de SharePoint.

Una vez que se crea una conexión de datos, puede actualizar los datos en Excel para recuperar los datos actualizados.

Puede usar una lista de SharePoint para agregar y actualizar los datos, usar un formulario de InfoPath para mostrar un elemento de la lista (por ejemplo, una compleja o largo elemento mejor muestran verticalmente) y, a continuación, usar Excel para analizar los datos posteriormente.

combinación de infoPath, una lista de sharepoint y excel

1. mostrar un solo elemento para revisión sencilla en InfoPath.

2. agregar y actualizar datos en una lista de SharePoint.

3. actualizar e informes actualizados con Excel.

Para obtener más información, vea Agregar una conexión de datos a una lista o biblioteca de documentos de SharePoint e Importar datos desde una lista de SharePoint.

Usar una base de datos de Access

En InfoPath, puede crear una conexión de lectura y escritura a una base de datos de Access. Desde Excel, puede crear explícitamente una conexión de datos a la base de datos de Access que puede actualizar a recuperar los datos actualizados. Puede incluso definir la conexión para que se actualice automáticamente cuando se abre el libro o actualizar periódicamente, tales como cada 5 minutos.

Puede usar una base de datos de Access como intermediario entre InfoPath y Excel. Cuando envíe un formulario de InfoPath a Access, actualice la base de datos de Access. Al actualizar la conexión de datos en Excel, puede recuperar datos actualizados de Access. En la práctica, va a enviar datos indirectamente de InfoPath a un libro de Excel.

combinar infopath, access y excel

1. mostrar y enviar un formulario a una base de datos de Access.

2. almacenar datos en una base de datos de Access.

3. actualizar e informes actualizados con Excel.

Para obtener más información, consulte diseñar una plantilla de formulario que se basa en una base de datos de Microsoft Access.

Sugerencia: ¿Sabía que puede crear un formulario de InfoPath directamente desde Access 2007? Si los usuarios tienen Outlook 2007 e InfoPath 2007 instalado en sus equipos, puede recopilar datos de usuarios diversos directamente desde Access 2007 mediante el Asistente para recopilar datos de los mensajes de correo electrónico. Para obtener más información, vea el tema de Ayuda de Access 2007, recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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