Crear una lista desplegable

Puede proporcionar una hoja de cálculo más eficaz usando listas desplegables en celdas en las que los usuarios puedan hacer una selección de Sí o No, seleccionar una fecha de un calendario o elegir una opción de otra lista que cree. Vea este vídeo rápido para conocer el procedimiento.

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Lista desplegable de ejemplo en Excel

  1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que desea que aparezcan en la lista desplegable. Las entradas deben estar en una fila o columna única sin celdas en blanco, como esta:

    Crear una lista desplegable de entradas en fila o columna única en Excel

    Sugerencia: Ahora es un buen momento para ordenar los datos en el orden en que quiera que aparezcan en la lista desplegable.

  2. Seleccione todas las entradas, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Definir nombre.

  3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las entradas (por ejemplo, DeptsVálids) y haga clic en Aceptar. Asegúrese de que su nombre no contiene espacios. Este nombre no aparecerá en la lista, pero tiene que asignarle un nombre de manera que pueda vincularlo a su lista desplegable.

    Escriba un nombre para las entradas de la lista desplegable en Excel

  4. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable.

  5. Haga clic en Datos >Validación de datos.

    Validar la lista desplegable haciendo clic en Datos > Validación de datos en Excel

    Sugerencias: ¿No puede hacer clic en Validación de datos? Estos son algunos motivos posibles para que esto suceda.

    • Las listas desplegables no se pueden agregar a tablas vinculadas a un sitio de SharePoint. Desvincule la tabla o quite el formato de la tabla y, a continuación, pruebe el paso 5 de nuevo.

    • La hoja de cálculo puede estar protegida o compartida. Quite la protección o deje de compartir la hoja de cálculo y, a continuación, pruebe el paso 5 de nuevo.

  6. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

  7. En el cuadro Origen, escriba un signo igual (=), seguido inmediatamente del nombre que asignó a la lista en el paso 3. Por ejemplo, =DeptsVálids..

    Seleccione la configuración de esta lista desplegable en la pestaña Configuración en Excel

  8. Active la casilla Celda con lista desplegable.

  9. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir blancos.

  10. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

  11. Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el cuadro Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y escriba un título y un mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no desea que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

    Seleccione el mensaje que desea mostrar a las personas cuando empiezan a usar la lista desplegable en Excel

  12. Haga clic en la pestaña Mensaje de error.

  13. Active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos, elija una opción en el cuadro Estilo, y escriba un título y un mensaje. Si no desea que aparezca un mensaje, desactive la casilla.

    Escriba un mensaje que desee mostrar si la lista desplegable no funciona correctamente en Excel

    ¿No está seguro de qué opción elegir en el cuadro Estilo?

    • Para mostrar un mensaje que no evite que los usuarios introduzcan datos que no se encuentran en la lista desplegable, haga clic en Información o Advertencia. La información mostrará un mensaje con este icono El mensaje muestra el icono de información, pero no impide que los usuarios lo elijan desde la lista desplegable y la Advertencia mostrará un mensaje con este icono El mensaje muestra el icono de advertencia, pero no impide que los usuarios lo elijan desde la lista desplegable .

    • Para evitar que los usuarios introduzcan datos que no se encuentran en la lista desplegable, haga clic en Detener.

      Nota: Si no agrega un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario solo puede escribir ciertos valores en esta celda".

Obtener información acerca de las listas desplegables

Aumente sus conocimientos acerca de las listas desplegables con LinkedIn Learning. Obtenga información acerca de cómo controlar la forma en la que los usuarios escriben los datos en los libros para asegurarse de que son coherentes y precisos. Puede controlar las fechas, las horas, incluso la longitud del texto que escriban, o simplemente proporcionar una lista de opciones aceptables para eliminar los posibles errores.

Ver vista previa gratis >

Trabajo con la lista desplegable

Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que desea. Por ejemplo, puede que desee comprobar si la celda es lo bastante ancha para mostrar todas sus entradas.

Si la lista de entradas para lista desplegable está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo. Para obtener más información acerca de cómo proteger una hoja de cálculo, vea Bloquear celdas para protegerlas.

Si decide que desea cambiar las opciones de su lista desplegable, vea Agregar o quitar elementos de una lista desplegable.

Para eliminar una lista desplegable, vea Quitar una lista desplegable.

Para ver un vídeo sobre cómo trabajar con listas desplegables, vea Crear y administrar listas desplegables.

Descargar nuestros ejemplos

Puede descargar un libro de muestra con los ejemplos de validación de datos como los que encontrará en este artículo. Puede seguirlos o crear sus propios escenarios de validación de datos.Descargar ejemplos de validación de datos de Excel

Vea también

Aplicar validación de datos a celdas

Vídeo: Listas desplegables

Todas las funciones de Excel (por categoría)

Crear listas desplegables (versión preliminar gratuita)

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