Crear una lista de distribución y trabajar con ella

Una lista de distribución es una colección de contactos. Ofrece una manera sencilla de enviar mensajes de correo electrónico a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía a menudo mensajes al equipo de marketing, puede crear una lista de distribución denominada "Equipo de marketing" con las direcciones de correo de todos los miembros que lo integran. Los mensajes enviados a esta lista de distribución se envían a todos los destinatarios enumerados en la lista de distribución. Las listas de distribución se pueden usar en mensajes, solicitudes de tareas, convocatorias de reuniones e incluso en otras listas de distribución.

¿Qué desea hacer?

Crear una lista de distribución

Agregar una lista de distribución recibida de otra persona a sus Contactos

Agregar o eliminar un nombre de una lista de distribución

Crear una lista de distribución

De forma predeterminada las listas de distribución se almacenan en su carpeta Contactos. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, su lista global de direcciones puede contener listas de distribución global, que están disponibles para todos los usuarios que usan esa red. Las listas de la distribución personales que crea en su carpeta Contactos solo están disponibles para usted, pero puede compartirlas enviándolas a otras personas.

¿Cuántos nombres pueden incluirse en una lista de distribución?

El número máximo de nombres que se pueden incluir en una lista de distribución depende del tamaño de los propios archivos de contactos (para cada contacto). No existen reglas específicas pero, en general, una lista de distribución puede contener entre 50 y 70 nombres y direcciones de correo electrónico. Un número máximo de direcciones de correo electrónico, con el tamaño de archivo de contactos mínimo es aproximadamente 125 y puede incluir otras listas de distribución.

Para más información, consulte el artículo de Knowledge Base sobre el tamaño máximo para listas de distribución.

Haga lo siguiente:

  • Crear una lista de distribución utilizando los nombres de la Libreta de direcciones   

    1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y después haga clic en Lista de distribución.

    2. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución. (Por ejemplo, "amigos políticos").

    3. En la pestaña Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes.

    4. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo que desee incluir en la lista de distribución.

      Lista Libretas de direcciones

    5. En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir. Cuando el nombre que busca aparezca en la siguiente lista, haga clic en él y, después, haga clic enIntegrantes.

    6. Repita esta acción con todos los contactos que desee agregar a la lista de distribución y después haga clic en Aceptar.

      Si desea escribir una descripción más larga de la lista de distribución, en la ficha Lista de distribución, haga clic en Notas y, a continuación, escriba el texto.

      La lista de distribución se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que le haya dado.

  • Crear una lista de distribución copiando los nombres de un mensaje de correo electrónico    

    1. En el mensaje de correo electrónico del que desee copiar los nombres, seleccione los nombres en el cuadro Para o CC.

    2. Haga clic con el botón derecho y después haga clic en Copiar en el menú contextual.

    3. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y en Crear nuevo elemento de Outlook, haga clic en Lista de distribución.

    4. En la ficha Lista de distribución, , en el grupo Integrantes, haga clic en Seleccionar integrantes.

    5. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar integrantes, en el cuadro Integrantes, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

      Nota: No es necesario que un integrante esté en la Libreta de direcciones para agregarlo a la lista de distribución. El nombre y la dirección del integrante se agregará cuando realice la operación de copiar y pegar del mensaje de correo electrónico original.

    6. Haga clic en Aceptar.

    7. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la lista de distribución.

    8. En la ficha Lista de distribución, , en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

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Agregar una lista de distribución recibida de otra persona a sus Contactos

De forma predeterminada las listas de distribución se almacenan en su carpeta Contactos. Cuando reciba una lista de distribución de otra persona, puede guardarla en sus contactos.

  1. Abra el mensaje que contiene la lista de distribución.

  2. En el encabezado del mensaje, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual.

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Agregar o eliminar un nombre en una lista de distribución

Para editar una lista de distribución debe agregar o eliminar nombres.

Mostrar los nombres de una lista de distribución

Haga lo siguiente:

  • Ver los nombres en la Libreta de direcciones

    1. En un mensaje nuevo, haga clic en Para.

    2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en que se encuentre la lista de distribución sobre la que desea información.

    3. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución.

    4. En la lista Nombre, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

      ¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

      Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.

  • Ver los nombres en el encabezado de un mensaje o una convocatoria de reunión

    1. En el cuadro Para, haga clic en el signo más (+) situado junto al nombre de la lista de distribución.

      Nota:  Después de expandir la lista, no podrá contraerla nuevamente. Las listas de distribución en el campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir.

Haga lo siguiente:

  • Ver los nombres en la Libreta de direcciones

  • En un mensaje nuevo, haga clic en Para.

  • En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en que se encuentre la lista de distribución sobre la que desea información.

  • En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución.

  • En la lista Nombre, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

    ¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

    Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.

  • Ver los nombres en el encabezado de un mensaje o una convocatoria de reunión

    • En el cuadro Para, haga clic en el signo más (+) situado junto al nombre de la lista de distribución.

      Nota:  Después de expandir la lista, no podrá contraerla nuevamente. Las listas de distribución en el campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir

  1. En Contactos, abra la lista de distribución.

    Nota: En las vistas de lista, las listas de distribución están marcadas con Lista de distribución .

  2. Realice uno o varios de los procedimientos siguientes:

    • Agregar una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos    

      1. En la ficha Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes.

      2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee agregar a la lista de distribución.

      3. En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir.

      4. En la lista Nombre, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        ¿Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones?

        Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar.

    • Agregar una dirección que no se encuentra en una carpeta de contactos ni en una libreta de direcciones    

      1. En la ficha Lista de distribución, haga clic en Agregar .

      2. Escriba la información de la dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Eliminar un nombre    

      1. Haga clic en el nombre y después en Quitar.

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