Crear una consulta de selección sencilla

Cuando quiera seleccionar datos específicos de uno o varios orígenes, use una consulta de selección. Una consulta de selección le ayuda a recuperar únicamente los datos que le interesen y a combinar datos de varios orígenes. Puede usar tablas y otras consultas de selección como orígenes de datos para una consulta de selección. En este tema se facilita una descripción general de las consultas de selección y se indican los pasos para crear una en vista Diseño o mediante el Asistente para consultas.

Si desea usar la base de datos de ejemplo de Northwind para obtener más información sobre el funcionamiento de las consultas, vea el artículo Introducción a las consultas.

En este artículo...

Información general

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección

Crear una consulta en la vista Diseño

Crear una consulta de selección en una aplicación web de Access

Información general

Normalmente, cuando se utilizan datos, no se trabaja con todo el contenido de una tabla. Por ejemplo, si se usan datos de una tabla denominada Contactos, lo más habitual es limitarse a un registro específico o al número de teléfono. A veces, es posible que se quieran combinar datos de más de una tabla, como la información del cliente con los detalles del pedido. Seleccione los datos que desea usar mediante una consulta de selección.

Una consulta de selección es un objeto de base de datos que muestra información en Vista de hoja de datos. Una consulta no almacena datos, sino que muestra aquellos almacenados en tablas. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas.

Ventajas de usar una consulta

Una consulta le permite:

  • Ver los datos únicamente de los campos que le interesen. Al abrir una tabla, verá todos los campos. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de campos.

    Nota: Una consulta solo muestra datos, no los almacena. Al guardar una consulta, no se guarda una copia de los datos.

  • Combinar datos de varios orígenes. Normalmente, una tabla solo muestra los datos almacenados. Una consulta le permite seleccionar campos de diferentes orígenes y especificar cómo se debe combinar la información.

  • Usar expresiones como campos. Por ejemplo, puede usar la función Fecha como campo, o utilizar la función Formato en un campo para controlar el formato de los datos en los resultados de la consulta.

  • Ver los registros que cumplan criterios específicos. Al abrir una tabla, verá todos los registros. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de registros.

Pasos básicos para crear una consulta de selección

Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para consultas. Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente, pero puede agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son ligeramente diferentes entre sí, los pasos básicos son los mismos:

  1. Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos.

  2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir.

  3. Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional).

Tras crear una consulta de selección, ejecútela para ver los resultados. Para ejecutar una consulta de selección, ábrala en la vista Hoja de datos. Si guarda la consulta, podrá volver a utilizarla cuando sea necesario. Por ejemplo, como origen de datos de un formulario, informe u otra consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección

Puede usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección automáticamente. Si utiliza el asistente, no podrá editar todos los detalles de diseño de la consulta. No obstante, el proceso de creación suele ser más rápido. Asimismo, el asistente puede detectar algunos errores de diseño básicos e indicarle que realice una acción diferente.

Antes de comenzar

Si utiliza campos de orígenes de datos que no están relacionados entre sí, el Asistente para consultas le preguntará si desea crear relaciones. El asistente abrirá la Ventana Relaciones, pero tendrá que reiniciar el asistente si edita alguna relación. Por lo tanto, antes de ejecutar el asistente, considere crear las relaciones necesarias para su consulta.

Para obtener más información sobre cómo crear relaciones de tabla, vea el artículo Guía de relaciones de tabla.

Usar el Asistente para consultas

  1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Asistente para consultas.

    El grupo Consultas de la cinta de Access incluye dos opciones: Asistente para consultas y Diseño de consulta
  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en Aceptar.

  3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o consultas.

    Para cada campo, realice estos dos pasos:

    1. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.

    2. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista de Campos seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta, haga clic en el botón con el corchete angular derecho doble (>>).

    3. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.

      En el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas, seleccione los campos que desea utilizar.
  4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al paso 9. Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen.

    Siga uno de estos pasos:

    1. Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después, en Siguiente. Vaya al paso 9.

    2. Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic en Resumen y, después, en Opciones de resumen.

      Seleccionar Detalle o Resumen en el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas
  5. En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos.

    Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes:

    1. Sum       La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.

    2. Prom       La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.

    3. Mín       La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

    4. Máx       La consulta devuelve el valor más alto del campo.

    Seleccionar cómo se calculan los valores de resumen en el cuadro de diálogo Opciones de resumen
  6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de datos adecuada.

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.

  8. Si no ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le preguntará cómo desea agrupar los valores de fechas. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como "Precio", y un campo de fecha y hora, como "Fecha de la transacción". A continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo "Precio". Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.

    Seleccionar cómo se agrupan las fechas de una consulta en el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas

    Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del período de tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones.

  9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño.

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Crear una consulta en la vista Diseño

Puede usar la vista Diseño para crear manualmente una consulta de selección. Si usa la vista Diseño, tendrá más control sobre los detalles de diseño de la consulta. No obstante, es más fácil cometer errores de diseño, y puede tardar más en crear la consulta que con el asistente.

Crear una consulta

Paso 1: Agregar orígenes de datos

Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados

Paso 3: Agregar campos de salida

Paso 4: Especificar criterios

Paso 5: Resumir datos

Paso 6: Ver los resultados

Paso 1: Agregar orígenes de datos

Cuando utiliza la vista Diseño, debe agregar los orígenes de datos y campos en pasos diferentes porque se usa el cuadro de diálogo Mostrar tabla para realizar la primera acción. Sin embargo, siempre puede agregar más orígenes de datos más adelante si así lo desea.

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Diseño de consulta.

    El grupo Consultas de la cinta de Access incluye dos opciones: Asistente para consultas y Diseño de consulta
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en las pestañas Tablas, Consultas o Ambas, haga doble clic en todos los orígenes de datos que desea usar o selecciónelos y haga clic en Agregar.

    Muestra el cuadro de diálogo Tabla de Access con los nombres de la tabla
  3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Combinaciones automáticas

Si agrega orígenes de datos relacionados entre sí, las relaciones se agregarán automáticamente a la consulta como combinaciones. Las combinaciones especifican cómo se deben combinar los datos de orígenes relacionados. Access también crea automáticamente una combinación entre dos tablas si estas contienen campos con tipos de datos compatibles y uno de los campos es una clave principal.

Es posible que desee ajustar las combinaciones que Access crea. Access determina qué tipo de combinación crea en función de la relación que esta representa. Si Access crea una combinación pero no hay ninguna relación definida, Access crea una combinación interna.

Si al agregar los orígenes de datos, Access crea automáticamente las combinaciones correctas, puede ir directamente al Paso 3: Agregar campos de salida.

Utilizar el mismo origen de datos varias veces

En ciertos casos, es posible que quiera realizar una autocombinación, es decir, combinar dos copias de la misma tabla o consulta. Esta combina los registros de la misma tabla cuando hay valores coincidentes en los campos combinados. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Empleados en la que el campo Supervpor para cada registro de empleado contiene el identificador del administrador en lugar del nombre. Podría usar una autocombinación para mostrar el nombre del administrador en el registro de cada empleado.

Al agregar un origen de datos por segunda vez, Access agrega _1 al nombre de la segunda instancia. Por ejemplo, si ha agregado la tabla Empleados dos veces, la segunda instancia se denominará Empleados_1.

Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados

Si los orígenes de datos que agrega a una consulta ya están relacionados, Access crea automáticamente una combinación interna para cada relación. Si se aplica la integridad referencial, Access muestra también un "1" sobre la línea de la combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación de uno a varios y un símbolo de infinito () para indicar la tabla del lado "varios".

Si agrega consultas a su consulta y no las ha relacionado, Access no creará automáticamente combinaciones entre dichas consultas, ni entre las consultas y tablas que no estén relacionadas. Si Access no crea combinaciones cuando agrega orígenes de datos, deberá agregarlas usted mismo. Los orígenes de datos que no estén combinados con otros orígenes de datos pueden causar problemas con los resultados de la consulta.

Es posible que también quiera cambiar el tipo de una combinación de interna a combinación externa para que la consulta incluya más registros.

Agregar una combinación

  • Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta el campo correspondiente de otro origen.

    Access muestra una línea entre los dos campos para señalar que se ha creado una combinación.

    Una línea de combinación en la vista Diseño de consulta
    Una línea de combinación (con un círculo rojo).

Cambiar una combinación

  1. Haga doble clic en la combinación que desea cambiar.

    Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

    Cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
    Cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Tenga en cuenta que los nombres de las tablas cambian en el cuadro de diálogo con el fin de mostrar las tablas reales implicadas.
  2. Revise las tres opciones del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

  3. Haga clic en la opción que quiera usar y, después, haga clic en Aceptar.

Cuando las combinaciones se hayan completado, agregue los campos de salida. Es decir, los campos que contienen los datos que quiere incluir en los resultados de la consulta.

Paso 3: Agregar campos de salida

Puede agregar fácilmente un campo desde cualquiera de los orígenes de datos que haya agregado en el paso 1.

  • Para agregar un campo, arrástrelo hacia abajo desde un origen de datos del panel superior hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño del panel inferior en la ventana de diseño de la consulta.

    Si sigue este método para agregar un campo, Access rellena automáticamente la fila Tabla de la cuadrícula de diseño para reflejar el origen de datos del campo.

    Sugerencia: Si desea agregar rápidamente todos los campos a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga doble clic en el nombre de la tabla o consulta en el panel superior para resaltar todos los campos de ese origen y, a continuación, arrástrelos todos a la vez hacia abajo hasta la cuadrícula de diseño.

Usar una expresión como campo de salida

Si desea realizar cálculos o usar una función para generar un resultado de la consulta, puede usar una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o EnCad, y puede contener operadores constantes y aritméticos.

  1. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la fila Campo y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual.

  2. En el cuadro Zoom, escriba o pegue la expresión. Anteponga la expresión con el nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por ejemplo, si quiere etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión con Última actualización:.

    Nota: Puede usar expresiones para realizar una amplia variedad de tareas. No obstante, este artículo no incluye una explicación exhaustiva de las expresiones. Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, vea el artículo Generar una expresión.

Paso 4: Especificar criterios

Este paso es opcional.

Use criterios para limitar los registros que devuelve la consulta, en función de si los valores de campo cumplen sus especificaciones.

Especificar criterios para un campo de salida

  1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios del campo que contiene los valores que desea limitar, escriba una expresión que los valores de campo deben cumplir para incluirlos en los resultados. Por ejemplo, si quiere limitar una consulta a los registros cuyo valor de campo Ciudad es Las Vegas, escriba Las Vegas en la fila Criterios de dicho campo.

    Si desea obtener más ejemplos de criterios de consulta para distintos tipos de datos, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

  2. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la fila Criterios.

    Si especifica criterios alternativos, un valor de campo puede cumplir cualquiera de los criterios de la lista e incluirse en el resultado de la consulta.

Criterios para varios campos

Puede usar los criterios con varios campos. Si opta por esta opción, todos los criterios en una fila Criterios u O determinada deben ser verdaderos para que se incluya el registro.

Especificar criterios mediante un campo que se quiere incluir en el resultado

Puede agregar un campo al diseño de la consulta sin incluir sus datos en el resultado de la consulta. Realice esta acción si desea usar los valores del campo para limitar los resultados de la consulta pero no desea verlos.

  1. Agregue el campo a la cuadrícula de diseño.

  2. Desactive la casilla del campo en la fila Mostrar.

  3. Especifique los criterios como lo haría para un campo de salida.

Paso 5: Resumir datos

Este paso es opcional.

Puede que desee resumir los datos, especialmente si son numéricos. Por ejemplo, es posible que quiera ver el precio medio o las ventas totales.

Para resumir los datos en una consulta, use la fila Total. De manera predeterminada, la fila Total no se muestra en la vista Diseño.

  1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Totales.

    Access muestra la fila Total en la cuadrícula de diseño de la consulta.

  2. Para cada campo que desee resumir, seleccione la función que se usará en la lista de la fila Total. Las funciones disponibles dependen del tipo de datos del campo.

    Para obtener más información sobre la funcionalidad de la fila Total en consultas, vea el artículo Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales.

Paso 6: Ver los resultados

Para ver los resultados de la consulta, haga clic en Ejecutar en la pestaña Diseño. Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.

Para realizar más cambios en la consulta, haga clic en Inicio > Vistas > Vista Diseño para volver a la vista Diseño.

Modifique los campos, las expresiones o los criterios y, a continuación, vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee.

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Crear una consulta de selección en una aplicación web de Access

La creación de una consulta de selección en una aplicación web de Access es similar al procedimiento anterior para bases de datos de escritorio, con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la consulta estén disponibles en el explorador.

Importante    Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles.

  1. Inicie la aplicación web en Access.

  2. Haga clic en Inicio > Avanzadas> Consulta.

  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en las pestañas Tablas, Consultas o Ambas, haga doble clic en todos los orígenes de datos que desea usar o selecciónelos y haga clic en Agregar. Cuando termine, haga clic en Cerrar.

  4. Arrastre los campos hacia abajo desde un origen de datos del panel superior hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño del panel inferior en la ventana de diseño de consulta.

    Vista del Diseñador de consulta con la pestaña de la consulta resaltada

  5. Agregue cualquier criterio a los campos que desee.

  6. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Consulta y haga clic en Guardar. A continuación, escriba un nombre para la consulta.

  7. Para ver los resultados de la consulta, haga clic con el botón derecho en la pestaña Consulta y, después, haga clic en Vista Hoja de datos.

Para que los resultados de la consulta estén disponibles en la vista de explorador, deberá agregar una vista basada en la consulta en el Selector de tabla. Para agregar una nueva vista a un título de tabla en el Selector de tabla, siga los pasos siguientes:

  1. Haga clic en el nombre del título de la tabla en el Selector de tabla del panel izquierdo y, después, haga clic en el botón Agregar nueva vista (signo más).

    Agregar una vista Lista desde el cliente de Access

  2. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de la vista y seleccione un Tipo de vista. A continuación, seleccione el nombre de la consulta en el cuadro Origen de registros.

    Adición de una vista Hoja de datos de la consulta a la tabla de origen.

    Sugerencia: Si usa varias tablas en una consulta, puede agregar la vista a cualquiera de las tablas o a todas ellas.

  3. Haga clic en Inicio > Iniciar aplicación para abrir una vista en el explorador.

  4. Haga clic en el nombre de la tabla y, después, en el nombre de la vista para agregar, modificar o eliminar datos en esta vista si la consulta es compatible con las actualizaciones.

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