Crear una consulta de creación de tabla

Crear una consulta de creación de tabla

La información de este artículo explica cómo crear y ejecutar una consulta de creación de tabla en Access. Una consulta de creación de tabla se usa cuando se necesita copiar los datos en una tabla, archivar datos o guardar resultados de una consulta como una tabla.

Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros (como uno o varios campos), puede usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.

Si necesita agregar registros (filas) a una tabla existente, use una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, consulte el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

¿Qué desea hacer?

Comprender las consultas de creación de tabla

Crear una consulta de creación de tabla

Obtener más información sobre los criterios y las expresiones de consulta

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Comprender las consultas de creación de tabla

Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o varias tablas y después carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos que ha abierto o puede crearla en otra base de datos.

Normalmente, se crean consultas de creación de tabla cuando es necesario copiar o archivar datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una o varias tablas de los últimos datos de ventas y usa esos datos en informes. No pueden cambiar las cifras de ventas porque las transacciones tienen al menos un día de antigüedad y ejecutar constantemente una consulta para recuperar los datos puede llevar mucho tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja en un almacén de datos de gran tamaño. Cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos pueden reducir la carga de trabajo y proporcionar un archivo de datos conveniente. Durante el proceso, recuerde que los datos en la nueva tabla son solo una copia, no tienen ninguna relación o conexión con sus tablas de origen.

El proceso de creación de una consulta de creación de tabla consta de los siguientes pasos generales:

  • Habilitar la base de datos, si no está firmada o si no reside en una ubicación de confianza. No puede ejecutar consultas de acción (anexar, actualizar y realizar consultas de tabla) en caso contrario.

  • En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en un sentido real, puede desnormalizar los datos. Por ejemplo, puede colocar los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, algo que no se hace en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizadas. También puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir el conjunto de resultados.

    Para obtener más información sobre la normalización de datos, consulte el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

  • Convierta la consulta de selección una consulta de creación de tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y después ejecute la consulta para crear la tabla.

No hay que confundir una consulta de creación de tabla con una consulta de actualización de la tabla o de datos anexados. Puede usar una consulta de actualización cuando necesite agregar o cambiar los datos de campos individuales. Una consulta de datos anexados se usa para agregar registros (filas) a un conjunto de registros existente en una tabla existente.

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Crear una consulta de creación de tabla

Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.

Crear la consulta de selección

Nota: Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. Nota: Si está usando Access 2007, en la pestaña Crear del grupo Otros, deberá hacer clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.

  3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados:

    Consulta con tres campos en la cuadrícula de diseño

  4. De forma opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

  5. Si lo desea, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

  6. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.

  7. Si lo desea, modifique los campos, las expresiones o los criterios y después vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee colocar en la nueva tabla.

Convertir la consulta de selección

  1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras:

    • Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño.

    • Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón derecho en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

    El cuadro de diálogo Crear tabla en Access le permite seleccionar opciones para su consulta de creación de tabla.

  3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

    - O bien -

    Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Colocar la nueva tabla en la base de datos activa   

      1. Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      2. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón y después en para confirmar la operación.

        Nota: Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en y, a continuación, haga de nuevo clic en para crear la nueva tabla.

    • Colocar la nueva tabla en otra base de datos   

      1. Haga clic en Otra base de datos.

      2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos.

        - O bien -

        Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      3. Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.

      4. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón y después en para confirmar la operación.

        Nota: Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en y, a continuación, haga de nuevo clic en para crear la nueva tabla.

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Obtener más información sobre los criterios y las expresiones de consulta

Los pasos descritos en este artículo mencionan criterios y expresiones de consulta. Un criterio de consulta es una regla que identifica los registros que desea incluir en una consulta. Los criterios se usan cuando no se desea ver todos los registros de un conjunto determinado de datos. Por ejemplo, el criterio > 25 Y < 50 devuelve valores mayores que 25 y menores que 50. Un criterio como "Chicago" O "París" O "Moscú" solo devuelve los registros de esas ciudades.

Para obtener más información sobre cómo usar los criterios, consulte el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Una expresión es una combinación de operadores lógicos o matemáticos, constantes, funciones y nombres de campo, controles y propiedades que dan como resultado un único valor. Las expresiones se usan cuando necesite los datos que no residan directamente en una tabla. Por ejemplo, la expresión [PrecioUnidad] * [Cantidad] multiplica el valor del campo PrecioUnidad por el valor en el campo Cantidad. Puede usar expresiones en una amplia variedad de formas y el proceso de creación y uso puede ser bastante complejo.

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Para obtener más información sobre cómo crear y usar las expresiones, consulte el artículo Crear una expresión.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si abre una base de datos que no se guarda en una ubicación de confianza, o si todavía no ha elegido confiar en la base de datos, Access impide la ejecución de todas las consultas de acción (consultas de datos anexados, de actualización, de eliminación o de creación de tabla).

Si trata de ejecutar una consulta de acción y parece que no ocurre nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Cuando vea ese mensaje, haga lo siguiente:

  • En la barra de mensajes (debajo de la cinta de opciones), haga clic en Habilitar contenido. Barra de mensajes

Nota: Si usa Access 2007,siga estos pasos para habilitar el contenido bloqueado:

  • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    Aparecerá el cuadro de diálogo de Opciones de seguridad de Microsoft Office.

  • Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, en Aceptar.

  • Ejecute la consulta otra vez.

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