Crear una combinación de catálogos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Publisher tiene la capacidad de conectarse a un origen de datos (como por ejemplo una base de datos, una hoja de cálculo o incluso un archivo de texto) y de usar los datos para crear fácilmente un catálogo de los productos o servicios. La combinación de catálogos también se puede usar para crear directorios, álbumes de fotos o cualquier otro tipo de publicación que muestre uno o varios elementos en cada página.

Funcionamiento de la combinación de catálogos

Planear el catálogo

Crear la publicación de una plantilla

Conectar con el origen de datos

Insertar campos de combinación

Completar, imprimir y guardar la publicación del catálogo

Funcionamiento de la combinación de catálogos

La combinación de catálogos es similar a la combinación de correspondencia. Cuando se usa la combinación de catálogos, se crea una publicación de la plantilla de combinación de catálogos y luego se combina la plantilla con la información de un origen de datos para generar páginas combinadas.

El origen de datos se combina con una plantilla de combinación para generar páginas de catálogo

1 origen de datos con información del registro, por ejemplo, nombres de elementos y sus descripciones.

Catálogo de 2 Combinar plantilla de publicación con un área de combinación de catálogos y combinar los campos que son marcadores de posición de información del registro.

3 resultante combina páginas mostrando varios registros por página.

Puede guardar la combinación de catálogos como una nueva publicación o puede agregarla al final de una publicación existente. También puede guardar la plantilla de combinación de catálogos y utilizarla de nuevo, siempre que actualice la información en el origen de datos, para crear conjuntos adicionales de páginas combinadas.

Antes de empezar

Las siguientes sugerencias lo ayudarán a crear una combinación de catálogos correcta:

  • Inicie la combinación de catálogos en una nueva publicación.

  • Además de las páginas como la portada, la tabla de contenido y los formularios de pedido, reserve una página para los campos de combinación, aunque, una vez que haya creado el documento combinado, probablemente su catálogo contenga varias páginas.

  • Configure la plantilla de combinación de catálogos con las dimensiones de página que desee para las páginas combinadas finales.

  • Si planea agregar las páginas combinadas que crea al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

    • Tamaño de página (alto y ancho)

    • Vista de página (una o dos páginas)

    • Tipo de publicación (Web o impresa)

    • Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Principio de página

Planear el catálogo

Antes de comenzar la combinación de catálogos, piense en el tipo de información que desea incluir en las páginas combinadas finales.

  • ¿Desea enumerar los nombres de artículos y precios?

  • ¿Desea incluir una descripción de cada artículo?

  • ¿Desea incluir una imagen de cada artículo?

Planear el origen de datos

Después de decidir el tipo de información que desea incluir en el catálogo, puede crear el origen de datos que usará para la combinación de catálogos. Si ya tiene un origen de datos, compruebe que contenga toda la información que desea incluir en la combinación.

La combinación de catálogos de Publisher puede usar diferentes formatos de orígenes de datos. Si aún no tiene un origen de datos para usar en la combinación, puede generar uno en Publisher. También puede crear un origen de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o en una tabla de Microsoft Office Word.

Los campos de datos que incluye en el origen de datos corresponden a los campos de combinación que inserta en la plantilla de combinación de catálogos.

Al configurar el origen de datos, cree una columna para cada tipo de información, como el nombre del artículo, el número y el precio. Cada fila, o registro, corresponde a la información de un artículo.

Importante  Asegúrese de que el origen de datos incluye un campo de datos o una columna, para cada tipo de información que combinará. Según el tipo de origen de datos, es posible que pueda realizar algunos cambios a los datos después de que se conecta a ella en Publisher, pero es mejor finalizar la información antes de empezar.

Si tiene previsto combinar fotografías en las páginas del catálogo, deberá incluir una columna para la ruta de accesode cada archivo de imagen que planea utilizar. No incluya las imágenes reales en el origen de datos.

Si planea crear el origen de datos en Publisher, puede hacerlo después de crear la publicación de la plantilla.

Principio de página

Crear la publicación de una plantilla

Ahora puede crear la publicación de una plantilla de combinación de catálogos, en la cual puede diseñar las páginas combinadas finales. Cuando finalice la combinación, use esta plantilla de combinación de catálogos para generar páginas combinadas, que puede guardar como una nueva publicación o agregar al final de una publicación existente.

La plantilla de combinación de catálogos debe tener el mismo diseño (tamaño de página y orientación) que desea para las páginas combinadas finales. Además, debería contener cualquier texto o gráfico que desea que aparezca en cada página de la publicación final; por ejemplo, una imagen de fondo o el nombre y el número de teléfono de su compañía. Esto se logra mejor con una Página principal para estos elementos de la plantilla de combinación.

Si planea agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)

  • Vista de página (una o dos páginas)

  • Tipo de publicación (Web o impresa)

  • Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Crear la plantilla de combinación de catálogos

  1. Elija una plantilla de publicación apropiada para su catálogo.

  2. En la ficha Insertar, haga clic en páginas de catálogo.
    Iniciar la combinación de páginas de catálogo

  3. Páginas de catálogo se creará con un área de combinación de catálogos de forma predeterminada y aparecerá la ficha Herramientas de catálogo en la cinta de opciones. En este momento, se puede colocar el Área de combinación de catálogosque desee en la página y agregue texto o imágenes que desea que aparezcan en cada página del catálogo. Cuanto menor sea el área de combinación de correspondencia, en el catálogo más elementos que pueden combinarse a la página. Por ejemplo, un área de combinación de 2 "x 2" se repetirá veces más de un área de combinación de 4 "x 4". No se preocupe demasiado correctas como puede volver atrás y editar estos elementos en cualquier momento.

    Sugerencia  No configurar el área de combinación de catálogos en este momento, espere hasta que es el momento de insertar los campos de combinación y usar uno de los diseños prefabricados desde la Galería de diseño.

Principio de página

Conectar con el origen de datos

Después de aplicar formato a la página de la plantilla de combinación de catálogos, el paso siguiente es crear o ubicar y conectar con el origen de datos. La opción que elija a continuación dependerá de si ya tiene un origen de datos o de si desea crear una nueva lista en Publisher.

  1. En la ficha Herramientas de catálogo, haga clic en Agregar lista y siga uno de los procedimientos que se describen a continuación:

    • Seleccione Escribir una lista nueva si necesita crear el origen de datos para la combinación.

    • Haga clic en Utilizar una lista existente si ya tiene un origen de datos que desea utilizar.

    • Si desea crear un directorio de sus contactos, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

Escribir una nueva lista

  1. En el cuadro de diálogo Nueva lista de productos, escriba la información para el primer artículo o registro que desea incluir en el catálogo.

    Si desea agregar o quitar columnas (por ejemplo, si no incluye imágenes), haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, realice los cambios que desee.

  2. Después de escribir toda la información para el primer registro, haga clic en Nueva entrada y, a continuación, escriba la información para el siguiente registro. Continúe hasta que haya escrito la información de todos los registros que desee incluir.

  3. Cuando la nueva lista esté completa, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista nueva y luego haga clic en Guardar.

Usar una lista existente

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, busque el origen de datos que desee y haga clic en él.

    De forma predeterminada, Publisher guarda los orígenes de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es posible que deba buscar la carpeta Mis archivos de origen de datos para localizar el origen de datos.

  2. Haga clic en Abrir.

    En función del tipo de origen de datos que elija, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que solicitan información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel que contiene información sobre varias fichas, debe seleccionar la ficha que contenga la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

Seleccionar de los contactos de Outlook

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desea utilizar.

    • En el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione el perfil adecuado para los contactos que desea utilizar.

  2. Haga clic en Aceptar.

Agregar más listas

Si desea utilizar más de una lista en la combinación de catálogos, puede agregar listas.

  1. Haga clic en Editar lista y, en la lista de productos de combinación de catálogos, en Agregar a la lista de producto, haga clic en seleccionar una lista existente, seleccionar contactos de Outlook o escriba una nueva lista.
    Publisher le pedirá que corrija las discrepancias entre los campos de las listas de origen distintos abriendo el agregar al cuadro de diálogo lista de productos.

  2. En el cuadro de diálogo Agregar a la lista de productos, seleccione un campo que no esté marcado en la columna Coincidencia, seleccione el campo al cual desea que corresponda en la lista Campos de la lista de productos con campos coincidentes y luego haga clic en Coincidir.

  3. En el cuadro de diálogo Asignar campo, compruebe que el campo que seleccionó aparezca en Hacer coincidir con el campo de lista de productos o seleccione otro y haga clic en Aceptar.

  4. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para realizar una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar a la nueva lista (la lista izquierda en el cuadro de diálogo lista de destinatarios agregar a), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Agregado campos se muestran en nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios

Seleccionar los registros que desea incluir

  1. Haga clic en Editar lista.

  2. En el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos, siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Seleccione las casillas situadas junto a los registros que desea incluir y desactive las casillas junto a los registros que desea excluir.

      Sugerencia  Si desea incluir sólo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

    • Para filtrar la lista de acuerdo con un criterio específico, haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna del elemento por el que desea filtrar y, a continuación, haga clic en el valor que desea usar como filtro.

      • (En blanco) muestra todos los registros en el que está en blanco el campo correspondiente.

      • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.

        Nota  Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de propiedades en venta y en varios registros de propiedad Buffalo como la ubicación de ciudad, puede filtrar en Buffalo.

        En el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos sólo aparecerán los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos).

    • Ordene los elementos de la lista al hacer clic en el encabezado del elemento por el que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por ciudad o localidad, haga clic en el encabezado de columna Ciudad o localidad.

  3. Haga clic en Aceptar.

Principio de página

Insertar campos de combinación

Ha llegado el momento de organizar la información que desea mostrar en la publicación. Para diseñar la página, agregue los campos de combinación al área de combinación de catálogos. Cada campo de combinación representa una columna del origen de datos y el área de combinación de catálogos muestra cómo se mostrará la información en un registro.

Organice el área de combinación de catálogos de la forma que desee y, a continuación, especifique cuántas veces se repite el área de combinación en cada página. Por ejemplo, puede mostrar cuatro elementos en cada página. Se mostrará cada elemento de la misma manera, según la forma en la que los ordenó en el área de combinación de catálogos. Puede ajustar el tamaño de cada elemento y cambiar el tamaño del área de combinación de catálogos.

Importante   Si inserta campos de combinación fuera del área de combinación de catálogos, no se repetirá cuando complete la combinación.

Seleccionar un diseño para el área de combinación

  1. En el grupo Diseño, realice uno de los procedimientos siguientes:

    • Seleccione una de las galerías de diseño prediseñado.
      Opciones de diseño de combinación de catálogos

    • En las filas y columnas de lista desplegable, seleccione el número de filas y columnas en cada página.
      Filas y columnas del diseño de página del catálogo

Insertar campos de combinación de texto en el área de combinación de catálogos

  1. Haga clic en el botón de campo de texto y haga clic en el primer campo de combinación de correspondencia que desee insertar.
    Insertar campos de texto en una combinación de catálogos

  2. En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mueva el campo de combinación y cambie su tamaño, de la siguiente manera:

    • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que el puntero se convierta en un puntero Mover Puntero de desplazamiento y arrastre el campo de combinación hasta la nueva posición.

    • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores de tamaño en el marco de imagen o de cuadro de texto hasta que el puntero cambie a la de puntero de cambio de tamaño Punteros de desplazamiento de la regla y, a continuación, arrastre el mouse hasta que el texto del cuadro o marco de imagen tenga el tamaño que desee.

  3. Haga clic fuera del campo de combinación para que no quede seleccionado.

  4. Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Importante   Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente de punto de inserción). Si no hay ningún punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y coloca el campo de combinación en este cuadro de texto nuevo.

Dar formato a los campos de combinación de texto

Para dar formato a los datos de catálogos combinados, puede aplicar formato a los campos de combinación en la plantilla de combinación de catálogos. Estos campos se pueden tratar como cualquier cuadro de texto y en ellos se puede incluir texto no combinado y formato así como también elementos combinados.

  1. En la plantilla de combinación de catálogos, seleccione el campo que contiene la información a la que desea dar formato, incluidos los caracteres delimitadores del campo de combinación (« « » »).

  2. En la ficha Herramientas de cuadro de texto, seleccione las opciones que desea.

Insertar campos de combinación de imagen en el área de combinación de catálogos

  1. Haga clic en el botón Campo de imagen y luego en el primer campo de combinación que desea insertar.

  2. En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mueva el campo de combinación y cambie su tamaño, de la siguiente manera:

    • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que el puntero se convierta en un puntero Mover Cursor de desplazamiento y arrastre el campo de combinación hasta la nueva posición.

    • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores en el marco de imagen o de cuadro de texto hasta que el puntero cambie a la de puntero de cambio de tamaño Cursor de ajuste de tamaño y, a continuación, arrastre el mouse hasta que el texto del cuadro o marco de imagen tenga el tamaño que desee.

  3. Haga clic fuera del campo de combinación para que no quede seleccionado.

  4. Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Importante   Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente de punto de inserción). Si no hay ningún punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y coloca el campo de combinación en este cuadro de texto nuevo.

Mover el área de combinación de catálogos o cambiar su tamaño

Si los campos de combinación con formato ya no caben en el área de combinación de catálogos, puede cambiar el tamaño.

Nota  Aumentar el tamaño, tendrá que se adapte menos elementos o registros, en cada página.

  1. Haga clic en Área de combinación de catálogos para seleccionarla.

  2. Coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del área de combinación de catálogos y luego arrastre el mouse.

  3. Especifique cuántos elementos deben aparecer en cada página. Para ello, escriba la cantidad de elementos que desea que aparezcan en la página en la barra de herramientas Diseño de combinación de catálogos.

Finalizar y obtener una vista previa de la plantilla

  1. Haga clic en Vista previa de resultados.

  2. Haga clic en las flechas para ver cada página de datos combinados.
    Grupo Vista previa del catálogo

    Si decide no incluir un elemento, haga clic en el elemento en la vista previa y luego seleccione Excluir entrada en el grupo Vista previa de página.

Principio de página

Completar, imprimir y guardar la publicación de catálogo

Para completar la combinación, tiene tres opciones:

  • Puede imprimir la publicación combinada directamente.

  • Puede crear e imprimir una nueva publicación que contenga el contenido combinado. Puede realizar cambios en el contenido de esta publicación tal como cambiaría cualquier otra publicación en Publisher.

Sugerencia  Si desea incluir varias combinaciones de catálogo en una publicación, debe crear una nueva publicación para las páginas combinadas como sólo puede ser un conjunto de páginas de catálogo por publicación.

  • Puede agregar el contenido combinado a una publicación existente.

Si desea agregar una portada y una contraportada a su publicación, o si desea agregar alguna otra página, deberá crear una nueva publicación o agregar el contenido a una publicación existente.

Combinar en una nueva publicación

Si desea editar las páginas combinadas, guardarlas para usarlas más adelante o imprimirlas posteriormente, puede recopilar y guardar todas las páginas combinadas como una única publicación nueva combinada que contenga los datos reales (por ejemplo, precios y nombres de productos) en lugar de campos de combinación.

  1. En el grupo combinar, haga clic en combinar nuevo.
    Combinación de catálogos en publicación nueva
    publisher crea una nueva publicación que se puede guardar y editar. Puede incluso agregar portada y contraportada portadas.
    Nota Si va a imprimir su catálogo como un folleto, asegúrese de que el número total de páginas es un múltiplo de cuatro.

  2. En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Guardar esta publicación.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva publicación y, a continuación, haga clic en Guardar.

  4. Si es necesario, guarde también cualquier cambio que haya realizado en la plantilla de combinación de catálogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinación de catálogos para crear otras páginas combinadas cada vez que actualice la información en el origen de datos.

Agregar a una publicación existente

Si ya tiene las portadas configuradas en una publicación independiente o si desea colocar el catálogo al final de una publicación más larga, puede agregar el contenido combinado directamente.

Antes de agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)

  • Vista de página (una o dos páginas)

  • Tipo de publicación (Web o impresa)

  • Orden de la página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Nota  Publisher no puede agregar páginas combinadas a una publicación abierta. Si está trabajando en la publicación que desea combinar, asegúrese de que guardar y cerrar antes de completar la combinación.

  1. En el grupo combinar, haga clic en Agregar a existente.
    Combinación de catálogos en publicación existente

  2. En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque y seleccione la publicación a la cual desea agregar las páginas combinadas y luego haga clic en Abrir.

    Publisher agrega las páginas combinadas al final de la publicación existente.

    Sugerencia  Para reorganizar las páginas de la publicación actualizada, haga clic en cualquier página que desee mover en el panel de navegación de la página y, a continuación, arrástrelo a la ubicación que desee.

  3. En la publicación existente, haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.

  4. Si es necesario, guarde también cualquier cambio que haya realizado en la plantilla de combinación de catálogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinación de catálogos para crear otras páginas combinadas cada vez que actualice la información en el origen de datos.

Imprimir la publicación combinada

  • En el grupo combinar, haga clic en Imprimir.
    Combinación de catálogos a impresora

    Publisher abre la página de impresión en la vista Backstage.

Principio de página

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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