Crear una combinación de catálogos

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Publisher ofrece la capacidad de conectarse a un origen de datos, como una base de datos, una hoja de cálculo o incluso un archivo de texto y use los datos para crear fácilmente un catálogo de productos o servicios. También puede usar la combinación de catálogos para crear directorios, álbumes de fotos o cualquier otro tipo de publicación que muestre uno o varios elementos en cada página.

Cómo funciona la combinación de catálogos

Planear el catálogo

Crear una plantilla de publicación

Conectarse a su origen de datos

Insertar campos de combinación

Completar, imprimir y guardar la publicación del catálogo

Cómo funciona la combinación de catálogos

Combinación de catálogos es similar a la combinación de correspondencia. Al usar la combinación de catálogos, crear una publicación de plantilla de combinación de catálogos y, a continuación, combine la plantilla con la información de un origen de datos para generar páginas combinadas.

El origen de datos se combina con una plantilla de combinación para generar páginas de catálogo

1 origen de datos con información del registro, por ejemplo, nombres de elementos y sus descripciones.

Catálogo de 2 Combinar plantilla de publicación con un área de combinación de catálogos y combinar los campos que son marcadores de posición de información del registro.

3 resultante combina páginas mostrando varios registros por página.

Puede guardar la combinación de catálogos como una nueva publicación o puede agregar al final de una publicación existente. También puede guardar la plantilla de combinación de catálogos y usarlo de nuevo, siempre que actualice la información de su origen de datos para crear conjuntos adicionales de páginas combinadas.

Antes de empezar

Las siguientes sugerencias le ayudará a crear una combinación de catálogos:

  • Iniciar la combinación de catálogos en una nueva publicación.

  • Además de las páginas como una portada, tabla de contenido y formularios de pedido, tome una página para los campos de combinación, incluso a través de su catálogo probablemente tendrá varias páginas una vez creado el documento combinado.

  • Configurar la plantilla de combinación de catálogos con las dimensiones de la página que desee para las páginas combinadas finales.

  • Si piensa agregar las páginas combinadas que cree hasta el final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincide con la publicación existente de las siguientes maneras:

    • Tamaño de página (alto y ancho)

    • Vista de página (una página o dos páginas)

    • Tipo de publicación (Web o impresa)

    • Orden de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Volver al principio

Planear el catálogo

Antes de comenzar la combinación de catálogos, piense acerca de qué tipo de información que desea que aparezca en las páginas combinadas finales.

  • ¿Desea los precios y nombres de elemento de lista?

  • ¿Desea incluir una descripción de cada elemento?

  • ¿Desea incluir una imagen de cada elemento?

Planear el origen de datos

Después de decidir el tipo de información que desea incluir en el catálogo, puede crear el origen de datos que se usa para la combinación de catálogos. Si ya tiene un origen de datos, puede Asegúrese de que contiene toda la información que desea incluir en la combinación.

Combinación de catálogos de Publisher puede utilizar una variedad de formatos de origen de datos. Si todavía no tiene un origen de datos para la combinación, puede generar uno en Publisher. También puede crear un origen de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o en una tabla de Microsoft Office Word.

Los campos de datos que incluye en el origen de datos corresponden a los campos de combinación que inserte en la plantilla de combinación de catálogos.

Al configurar el origen de datos, crear una columna para cada tipo de información, como el nombre del elemento, el número de cotizaciones y el precio. Cada fila o registro, corresponde a la información en un elemento.

Importante  Asegúrese de que el origen de datos incluye un campo de datos o una columna, para cada tipo de información que combinará. Según el tipo de origen de datos, es posible que pueda realizar algunos cambios a los datos después de que se conecta a ella en Publisher, pero es mejor finalizar la información antes de empezar.

Si va a combinar fotos en las páginas del catálogo, debe incluir una columna para la ruta de acceso de cada archivo de imagen que va a utilizar. No incluya la reales imágenes o imágenes en el origen de datos.

Si tiene previsto crear el origen de datos en Publisher, puede hacerlo después de crear la plantilla de publicación.

Volver al principio

Crear una plantilla de publicación

Ahora puede crear su publicación de plantilla de combinación de catálogos donde se establece el diseño de las páginas combinadas finales. Cuando complete la combinación, utilice esta plantilla de combinación para generar páginas combinadas, que puede guardar como una nueva publicación o agregar al final de una publicación existente.

La plantilla de combinación de catálogos debe tener el mismo diseño (tamaño de página y la orientación) que desee para las páginas combinadas finales. Además, debe contener texto o gráficos que desea que aparezca en cada página de la publicación final, por ejemplo, una imagen de fondo o el nombre y número de teléfono de su compañía. Esta es la mejor listo con una página maestra para estos elementos de la plantilla de combinación de correspondencia.

Si piensa agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincide con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)

  • Vista de página (una página o dos páginas)

  • Tipo de publicación (Web o impresa)

  • Orden de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Crear la plantilla de combinación de catálogos

  1. Elija una plantilla de publicación que sea adecuada para el catálogo.

  2. En la ficha Insertar, haga clic en páginas de catálogo.
    Iniciar la combinación de páginas de catálogo

  3. Páginas de catálogo se creará con un área de combinación de catálogos de forma predeterminada y aparecerá la ficha Herramientas de catálogo en la cinta de opciones. En este momento, se puede colocar el Área de combinación de catálogosque desee en la página y agregue texto o imágenes que desea que aparezcan en cada página del catálogo. Cuanto menor sea el área de combinación de correspondencia, en el catálogo más elementos que pueden combinarse a la página. Por ejemplo, un área de combinación de "x 2" 2 se repetirá veces más de un área de combinación de "x 4" 4. No se preocupe demasiado correctas como puede volver atrás y editar estos elementos en cualquier momento.

    Sugerencia  No configurar el área de combinación de catálogos en este momento, espere hasta que es el momento de insertar los campos de combinación y usar uno de los diseños prefabricados desde la Galería de diseño.

Volver al principio

Conectarse a su origen de datos

Después de aplicar el formato de la página de plantilla de combinación de catálogos, el siguiente paso es crear o encontrar y conectarse a su origen de datos. La opción que elija siguiente depende de si ya tiene un origen de datos o si desea crear una nueva lista en Publisher.

  1. En la ficha Herramientas de catálogo, haga clic en Agregar lista y siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione el tipo de una nueva lista si tiene que crear el origen de datos para la combinación.

    • Haga clic en usar lista existente si ya tiene un origen de datos que desea usar.

    • Si desea crear un directorio de los contactos, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

Escribir una lista nueva

  1. En el cuadro de diálogo nueva lista de productos, escriba la información para el primer elemento o el registro que desea incluir en el catálogo.

    Si desea agregar o quitar columnas, por ejemplo, si no están incluidos imágenes, haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, realice los cambios que desee.

  2. Después de escribir toda la información para el primer registro, haga clic en nueva entrada y, a continuación, escriba la información del registro siguiente. Continúe hasta que haya escrito información para todos los registros que desea incluir.

  3. Una vez completada la nueva lista, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la nueva lista y, a continuación, haga clic en Guardar.

Usar una lista existente

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, busque y haga clic en el origen de datos que desee.

    De forma predeterminada, Publisher guarda los orígenes de datos en la carpeta Mis orígenes de datos. Tendrá que vaya a la carpeta Mis orígenes de datos para localizar el origen de datos.

  2. Haga clic en Abrir.

    Según el tipo de origen de datos que seleccione, otros cuadros de diálogo pueden aparecer solicita información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel que contiene información sobre varias fichas, debe seleccionar la pestaña que contiene la información que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Seleccionar contactos de Outlook

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desea usar.

    • En el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione el perfil correcto para los contactos que desea usar.

  2. Haga clic en Aceptar.

Agregar más listas

Si desea usar más de una lista en la combinación de catálogos, puede agregar listas.

  1. Haga clic en Editar lista y, en la lista de productos de combinación de catálogos, en Agregar a la lista de producto, haga clic en seleccionar una lista existente, seleccionar contactos de Outlook o escriba una nueva lista.
    Publisher le pedirá que corrija las discrepancias entre los campos de las listas de origen distintos abriendo el agregar al cuadro de diálogo lista de productos.

  2. En Agregar al cuadro de diálogo lista de productos, seleccione un campo que no está en la columna coincidencia, seleccione el campo al que desea que se corresponden en los campos de la lista de productos con campos coincidentes y, a continuación, haga clic en coincidir.

  3. En el cuadro de diálogo Asignar campo, compruebe que el campo que ha seleccionado que aparece bajo hacer coincidir un campo de lista de productos o selecciona otro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para realizar una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar a la nueva lista (la lista izquierda en el cuadro de diálogo lista de destinatarios agregar a), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Agregado campos se muestran en nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios

Seleccione los registros que desea incluir

  1. Haga clic en Editar lista.

  2. En el cuadro de diálogo lista de productos de combinación de catálogos, siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione las casillas de verificación junto a los registros que desea incluir y desactive las casillas de verificación junto a los registros que desee excluir.

      Sugerencia  Si desea incluir sólo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

    • Filtrar la lista por un criterio específico, haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento que desea filtrar por y, a continuación, haciendo clic en el valor que desea usar como filtro.

      • (En blanco) muestra todos los registros en el que está en blanco el campo correspondiente.

      • (Sin espacios) muestra todos los registros con información en el campo correspondiente.

        Nota  Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de propiedades en venta y en varios registros de propiedad Buffalo como la ubicación de ciudad, puede filtrar en Buffalo.

        El cuadro de diálogo lista de productos de combinación de catálogos muestra sólo los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todas).

    • Ordenar los elementos de la lista haciendo clic en el encabezado de columna del elemento que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por ciudades, haga clic en el encabezado de columna ciudad.

  3. Haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Insertar campos de combinación

Ahora es el momento para organizar la información que desea mostrar en la publicación. Para diseñar la página, agregar campos de combinación en el área de combinación de catálogos. Cada campo de combinación representa una columna en el origen de datos y el área de combinación de catálogos muestra cómo se mostrará la información en un registro.

Organizar el área de combinación de catálogos de la forma que desee y, a continuación, especifique cuántas veces se repite el área de combinación en cada página. Por ejemplo, que desea mostrar cuatro elementos en cada página. Cada elemento se mostrará en la misma manera, en función de cómo organizar el área de combinación de catálogos. Puede ajustar el tamaño de cada elemento y puede cambiar el tamaño del área de combinación de catálogos.

Importante   Si inserta campos de combinación fuera del área de combinación de catálogos, no se repetirá cuando complete la combinación.

Seleccione el diseño del área de combinación de correspondencia

  1. En el grupo Diseño, siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione una de las galerías de diseño prediseñado.
      Opciones de diseño de combinación de catálogos

    • En las filas y columnas de lista desplegable, seleccione el número de filas y columnas en cada página.
      Filas y columnas del diseño de página del catálogo

Insertar campos de combinación de texto en el área de combinación de catálogos

  1. Haga clic en el botón de campo de texto y haga clic en el primer campo de combinación de correspondencia que desee insertar.
    Insertar campos de texto en una combinación de catálogos

  2. En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mover y cambiar el tamaño del campo de combinación haciendo lo siguiente:

    • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que el puntero cambie a la de puntero Mover Puntero de desplazamiento y, a continuación, arrastre el campo de combinación de correspondencia a una nueva posición.

    • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores de tamaño en el marco de imagen o de cuadro de texto hasta que el puntero cambie a la de puntero de cambio de tamaño Punteros de desplazamiento de la regla y, a continuación, arrastre el mouse hasta que el texto del cuadro o marco de imagen tenga el tamaño que desee.

  3. Haga clic fuera del campo de combinación para que ya no está seleccionado.

  4. Repita los pasos 1 a 3 hasta que haya insertado todos los campos que desee del origen de datos.

Importante   Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente de punto de inserción). Si no hay ningún punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y coloca el campo de combinación en este cuadro de texto nuevo.

Aplicar formato a los campos de combinación de texto

Puede dar formato a los datos del catálogo combinadas aplicando formato a los campos de combinación en la plantilla de combinación de catálogos. Estos campos pueden tratar como cuadros de texto y puede incluir texto no combinado y formato, así como los elementos combinados.

  1. En la plantilla de combinación de catálogos, seleccione el campo que contiene la información que desea dar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación (««»»).

  2. En la ficha Herramientas de cuadro de texto, seleccione las opciones que desee.

Insertar campos de combinación de imagen en el área de combinación de catálogos

  1. Haga clic en el botón de campo de imagen y haga clic en el primer campo de combinación de correspondencia que desee insertar.

  2. En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mover y cambiar el tamaño del campo de combinación haciendo lo siguiente:

    • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que el puntero cambie a la de puntero Mover Cursor de desplazamiento y, a continuación, arrastre el campo de combinación de correspondencia a una nueva posición.

    • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores en el marco de imagen o de cuadro de texto hasta que el puntero cambie a la de puntero de cambio de tamaño Cursor de ajuste de tamaño y, a continuación, arrastre el mouse hasta que el texto del cuadro o marco de imagen tenga el tamaño que desee.

  3. Haga clic fuera del campo de combinación para que ya no está seleccionado.

  4. Repita los pasos 1 a 3 hasta que haya insertado todos los campos que desee del origen de datos.

Importante   Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente de punto de inserción). Si no hay ningún punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y coloca el campo de combinación en este cuadro de texto nuevo.

Mover o cambiar el tamaño del área de combinación de catálogos

Si ya no se ajustan a los campos de combinación con formato en el área de combinación de catálogos, puede cambiar el tamaño.

Nota  Aumentar el tamaño, tendrá que se adapte menos elementos o registros, en cada página.

  1. Haga clic en el área de combinación de catálogos para seleccionarla.

  2. Coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores en el área de combinación de catálogos y, a continuación, arrastre el mouse.

  3. Especificar cuántos elementos deben aparecer en cada página, escriba los números que desee para los elementos de la página y en la página en la barra de herramientas de diseño de combinación de catálogos.

Finalizar y obtener una vista previa de la plantilla

  1. Haga clic en vista previa de resultados.

  2. Haga clic en las flechas para ver cada página de datos combinados.
    Grupo Vista previa del catálogo

    Si decide no incluir un elemento, haga clic en el elemento de la vista previa y, a continuación, haga clic en Excluir entrada en el grupo Vista previa de página.

Volver al principio

Completar, imprimir y guardar la publicación del catálogo

Para completar la combinación, tiene tres opciones:

  • Puede imprimir la publicación combinada directamente.

  • Puede crear e imprimir una nueva publicación que contiene el contenido combinado. Puede realizar cambios en el contenido de esta publicación como tendría que cambiar cualquier otra publicación de Publisher.

Sugerencia  Si desea incluir varias combinaciones de catálogo en una publicación, debe crear una nueva publicación para las páginas combinadas como sólo puede ser un conjunto de páginas de catálogo por publicación.

  • Puede agregar los contenidos combinados a una publicación existente.

Si desea agregar un parte frontal y cubierta posterior a la publicación, o si desea agregar otras páginas, debe crear una nueva publicación o agregue contenido a una publicación existente.

Combinar en una nueva publicación

Si desea modificar las páginas combinadas, guardarlas para su uso posterior o imprimirlos en un momento posterior, puede recopilar y guardar todas las páginas combinadas como una sola publicación que contiene los datos reales combinada nueva — por ejemplo, los nombres de producto y los precios, en lugar de los campos de combinación .

  1. En el grupo combinar, haga clic en combinar nuevo.
    Combinación de catálogos en publicación nueva
    publisher crea una nueva publicación que se puede guardar y editar. Puede incluso agregar portada y contraportada portadas.
    Nota Si va a imprimir su catálogo como un folleto, asegúrese de que el número total de páginas es un múltiplo de cuatro.

  2. En el panel de tareas combinación de catálogos, haga clic en Guardar esta publicación.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva publicación y, a continuación, haga clic en Guardar.

  4. Si es necesario, guardar los cambios realizados en la plantilla de combinación de catálogos. Puede usar esta plantilla de combinación de catálogos de nuevo para crear otras páginas combinadas siempre que actualice la información de su origen de datos.

Agregar a una publicación existente

Si ya tiene su cubre configurado en una publicación independiente, o si desea que el catálogo que se colocan al final de una publicación más, puede agregar directamente los contenidos combinados.

Antes de agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincide con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)

  • Vista de página (una página o dos páginas)

  • Tipo de publicación (Web o impresa)

  • Orden de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Nota  Publisher no puede agregar páginas combinadas a una publicación abierta. Si está trabajando en la publicación que desea combinar, asegúrese de que guardar y cerrar antes de completar la combinación.

  1. En el grupo combinar, haga clic en Agregar a existente.
    Combinación de catálogos en publicación existente

  2. En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque y seleccione la publicación a la que desea agregar las páginas combinadas y, a continuación, haga clic en Abrir.

    Publisher agrega las páginas combinadas al final de la publicación existente.

    Sugerencia  Para reorganizar las páginas de la publicación actualizada, haga clic en cualquier página que desee mover en el panel de navegación de la página y, a continuación, arrástrelo a la ubicación que desee.

  3. En la publicación existente, haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.

  4. Si es necesario, guardar los cambios realizados en la plantilla de combinación de catálogos. Puede usar esta plantilla de combinación de catálogos de nuevo para crear otras páginas combinadas siempre que actualice la información de su origen de datos.

Imprimir la publicación combinada

  • En el grupo combinar, haga clic en Imprimir.
    Combinación de catálogos a impresora

    Publisher abre la página de impresión en la vista BackStage.

Volver al principio

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×