Crear una columna de metadatos administrados

Crear una columna de metadatos administrados

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Una columna de metadatos administrados permite controlar la información que los usuarios pueden introducir en una columna (los usuarios seleccionan los términos o las frases que quieren introducir en la columna de un conjunto predefinido de términos administrados).

La ilustración siguiente muestra cómo funciona este proceso. La biblioteca de documentos de la ilustración tiene una columna de metadatos administrados llamada “Detectar ECM”. Para introducir valores en la columna, el usuario edita las propiedades de un elemento de la biblioteca (en este caso, el elemento es una hoja de cálculo). El nombre de la columna, Detectar ECM, es la etiqueta de un campo de la página de propiedades. Para ver una lista de términos, los usuarios solo deben hacer clic en el icono de etiquetas.

Para introducir datos en una columna de metadatos administrados usando las propiedades de los documentos, los usuarios deben seleccionarlos de entre una serie de valores predefinidos.

Al configurar una columna de metadatos administrados, puede usar un conjunto de términos existente o puede Agregar un conjunto de términos específicamente para este propósito. Para obtener información sobre cómo agregar un nuevo conjunto de términos, vea configurar un nuevo conjunto de términos

Crear columnas de metadatos administradas de sitio, lista o biblioteca

Importante: Para crear o configurar las columnas de sitio debe ser administrador de la colección de sitios correspondiente, y para crear columnas para listas o bibliotecas debe contar con el nivel de permisos Administrar listas. Los propietarios de sitios tienen este permiso de forma predeterminada.

  1. Puede crear una columna para listas y bibliotecas, o puede crear una columna de sitio. Para crear la columna, elija uno de los procedimientos siguientes:

  2. Crear una columna de sitio para metadatos administrados

    1. En la página principal, seleccione Contenido del sitio.

    2. En la página contenidos del sitio, haga clic enconfiguración de Botón Configuración de Office 365 .

    3. En Galerías del diseñador web, haga clic en Columnas de sitio.

    4. En la página Columnas de sitio, haga clic en Crear.

    5. En la página Nueva columna de sitio, vaya a la sección Nombre y tipo y escriba el nombre de la columna.

  3. Crear una columna de lista o biblioteca para metadatos administrados

    1. Vaya a la lista o biblioteca donde quiere crear la columna.

    2. En la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca en la cinta de opciones, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración de biblioteca según corresponda.

    3. En la sección Columnas, haga clic en Crear columna.

    4. En la página Crear columna, vaya a la sección Nombre y tipo y escriba el nombre de la columna.

  4. En la sección El tipo de información de esta columna es, elija metadatos administrados.

  5. En la sección Grupo, seleccione o cree un grupo para la columna.

  6. En la sección Configuración de columna adicional, escriba una descripción y especifique si el valor es obligatorio. También puede especificar si desea exigir valores únicos para la columna.

  7. En la sección Campo de varios valores, especifique si desea permitir varios valores en la columna.

    Importante: Si permite varios valores, los usuarios no podrán ordenar el contenido de esta columna.

  8. En la sección Formato de presentación, especifique si desea mostrar solo la etiqueta de término, o si prefiere que aparezca el término y la ruta de acceso completa correspondiente de la jerarquía del conjunto de términos.

  9. En la sección Configuración de conjunto de términos, siga uno de estos procedimientos:

  10. Para usar un conjunto de términos existente, seleccione Use un conjunto de términos administrado y realice una búsqueda del nombre del conjunto o explore el sistema para encontrarlo. Seleccione el nombre, especifique si desea permitir que los usuarios rellenen los valores y establezca un valor predeterminado para la columna.

  11. Para crear un conjunto de términos para esta columna, seleccione personalizar el conjunto de términos y escriba una descripción para el conjunto de términos. A continuación, haga clic en editar con el administrador del conjunto de términos y siga los pasos de configurar un nuevo conjunto de términos.

  12. Haga clic en Aceptar.

Para administrar una columna de metadatos, siga cualquiera de los pasos anteriores para ir a la página columnas de sitio, biblioteca o columna de lista. En esa página, desplácese por las columnas definidas y haga clic en la que desea modificar. A continuación, volverá a la página de edición, donde puede cambiar o actualizar la configuración.

Las columnas de metadatos administrados ofrecen a los usuarios una lista de términos predefinidos que pueden aplicar al contenido. Esta característica permite asegurar que los distintos usuarios realizan un uso coherente de los términos a lo largo de la colección de sitios. Además, los términos actualizados pasan a estar disponibles para los usuarios de forma automática.

Las columnas de metadatos administrados tienen varias características exclusivas que ayudan a los usuarios a seleccionar y aplicar términos al contenido. Por ejemplo, son compatibles con la “escritura anticipada” y anulan la ambigüedad de términos, descripciones, sinónimos y valores multilingües. Además, los usuarios no tienen que recordar todos los términos, ya que pueden seleccionarlos de un árbol que muestra la jerarquía del conjunto de términos.

  • Tipo anticipado    Cuando un usuario empieza a escribir un valor, SharePoint muestra una lista de todos los términos del conjunto de términos asociado que comienzan con los caracteres que el usuario ha escrito. Puede configurar el tipo anticipado para mostrar el nombre del conjunto de términos y la posición del término en la jerarquía, además del término mismo.

    Cuando comienza a escribir, se le sugieren términos.

    Los usuarios pueden mover el puntero sobre los términos sugeridos para ver texto descriptivo que les ayudará a tomar las decisiones adecuadas. Si se han especificado sinónimos para los términos, cuando los usuarios escriban estos sinónimos se asignarán de forma automática los términos correctos.

  • Seleccionar de la jerarquía del conjunto de términos    Cuando los usuarios agregan o cambian información en una columna de metadatos administrados, tienen varias opciones. Si están familiarizados con el conjunto de términos, solo tiene que escribir el nuevo valor en la columna. Si la característica de tipo anticipado ofrece el valor correcto, el usuario puede seleccionarlo.

    Los usuarios también pueden explorar el sistema para buscar el término apropiado. Para ello, deben hacer clic en el icono de etiquetas junto al campo de metadatos administrados y seleccionar un valor del árbol que muestra la jerarquía del conjunto de términos.

    Puede seleccionar términos administrados desde un selector de control de árbol.

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