Crear una biblioteca de formularios

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Una biblioteca de formularios proporciona un modo sencillo de compartir y realizar el seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informe de gastos del grupo.

Información general

Crear una biblioteca de formularios

Editar la plantilla de formulario

Especificar una plantilla personalizada

Información general

Un formulario se basa en una plantilla. Imagine que diseña una plantilla de informe de gastos para que la use su grupo. Cada informe de gastos que rellena alguien es un formulario.

El formulario que alguien rellena es sólo un archivo .xml que contiene los datos (y únicamente los datos) que se escribieron en el formulario, como la fecha del gasto y el importe. Todo lo demás que compone el informe de gastos se proporciona en la plantilla de formulario. Después de rellenar los formularios, puede combinar los datos del formulario o exportarlos para analizarlos.

En la biblioteca de formularios, puede usar las características de control de versiones y aprobación para administrar los formularios, igual que administra los archivos de otros tipos de bibliotecas. Puede controlar las versiones, de modo que pueda ver el historial de las versiones y restaurar las versiones anteriores si es necesario. También puede especificar qué formularios permanecen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para ello.

Una biblioteca de formularios constituye un medio útil de almacenar los formularios en una ubicación, pero puede almacenar los formularios en otros tipos de bibliotecas, como las de documentos. Puede usar tipos de contenido para hacer que los formularios estén disponibles en otras bibliotecas, por ejemplo, en una biblioteca de documentos del grupo. Busque vínculos con más información acerca de los tipos de contenido en la sección Vea también.

Una biblioteca de formularios viene con un archivo marcador de posición que tiene que reemplazar con la plantilla. Para crear o personalizar una plantilla, use un programa de diseño de formularios basado en XML como Microsoft Office InfoPath 2007 o un editor XML que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0.

Cuando publica una plantilla para una biblioteca de formularios, las columnas de la biblioteca se basan en las columnas de la plantilla.

Aunque las bibliotecas de formularios pueden almacenar otros tipos de archivos, trabajar con archivos XML y personalizar la plantilla con un programa compatible tiene ventajas. Puede combinar los datos de los formularios, y los títulos o campos que especifique en la plantilla aparecen como columnas en la biblioteca de formularios.

Nota: Para crear una biblioteca de formularios, debe tener permiso para administrar listas en el sitio en el que desee crear la biblioteca de formularios.

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Crear una biblioteca de formularios

Algunos programas de diseño de formularios basado en XML, como Office InfoPath 2007, permiten crear una biblioteca en un sitio de SharePoint cuando publica una plantilla de formulario desde el programa de diseño de formularios. En la mayor parte de los casos, se empieza por guardar una copia de la plantilla y, después, se publica en la biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo publicar plantillas de formulario, vea la Ayuda del programa de diseño de formularios basado en XML o del editor XML.

Si el programa de diseño de formularios crea la biblioteca automáticamente, no tiene que seguir este procedimiento para crear la biblioteca desde Windows SharePoint Services 3.0. Una vez que el programa crea la biblioteca, puede cambiar cualquier la configuración que desee en la biblioteca del sitio de SharePoint.

El programa de diseño de formularios también puede proporcionar la opción de publicar una plantilla en una biblioteca existente. Use este procedimiento para crear una biblioteca de formularios antes de publicar la plantilla. Por ejemplo, puede que desee crear la biblioteca, cambiar su configuración y agregarle usuarios y grupos antes de publicar la plantilla de formularios.

  1. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y en Crear en la página Todo el contenido del sitio.

    Sugerencia: En la mayoría de los casos, puede usar el menú Acciones del sitio Imagen del botón en su lugar para completar este paso.

  1. En Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de formularios.

    1. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca. El nombre de la biblioteca es obligatorio.

      El nombre, que se muestra en la parte superior de la biblioteca, pasa a forma parte de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.

    1. En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la función de la biblioteca. La descripción es opcional.

      La descripción se muestra en la parte superior de la página de biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si tiene previsto habilitar la biblioteca para la recepción de contenido por correo electrónico, puede agregar la dirección de correo electrónico de la biblioteca a la descripción, para que los usuarios la encuentren con facilidad.

  2. Para agregar un vínculo a esta biblioteca en el Inicio rápido, compruebe que esté seleccionado en la sección Navegación.

  3. Si aparece una sección Correo electrónico entrante, el administrador ha habilitado el sitio para recibir contenido por correo electrónico. Si desea que se puedan agregar formularios a la biblioteca de formularios enviándolos en mensajes de correo electrónico, haga clic en bajo Habilitar esta biblioteca de documentos para recibir correo electrónico. Después, en el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la primera parte de la dirección que desee que se use para la biblioteca de formularios.

  4. Para crear una versión cada vez que un archivo se protege en la biblioteca de formularios, en la sección Historial de versiones de Documento, haga clic en .

    Más adelante puede elegir si almacena tanto la versión principal como la secundaria así como la cantidad de versiones de las que desea realizar un seguimiento.

  5. En la sección Plantilla de documento, seleccione la plantilla de formularios que desea especificar como tipo de formulario para todos los formularios de la biblioteca.

  6. Haga clic en Crear.

Nota: Cuando un usuario crea un formulario, de forma predeterminada se abre en un programa de edición de formularios que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, si hay alguno instalado en el disco duro del usuario. Si no hay ningún programa compatible instalado, el formulario se abre en un explorador. Puede especificar que el formulario se abra en un explorador siempre cambiando la configuración avanzada de la biblioteca.

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Modificar la plantilla de formularios

Algunos editores XML o programas de diseño de formularios basados en XML que son compatibles con Windows SharePoint Services, como Office InfoPath 2007, modifican y publican la plantilla de formularios desde el editor XML o el programa de diseño de formularios.

Algunos programas de diseño de formularios pueden requerir que modifique una versión local de la plantilla y publicarla entonces de nuevo en la biblioteca desde el programa. Para obtener más información acerca de cómo publicar plantillas de formulario, vea la Ayuda del programa de diseño de formularios basado en XML o del editor XML.

Use el procedimiento siguiente si no dispone de una copia local de la plantilla y tiene que obtener una copia desde el sitio de SharePoint. En función del programa de diseño de formularios, la plantilla puede abrirse como de sólo lectura. Puede que haya que guardar la plantilla revisada en el disco duro primero y, después, volver a publicarla.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de biblioteca de formularios.

  3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  4. En la sección Plantilla de documento, debajo del cuadro Dirección URL de la plantilla, haga clic en Editar plantilla.

  5. La plantilla se abrirá en un editor XML o en el programa de diseño de formularios XML que sea compatible con Windows SharePoint Services, como Office InfoPath 2007.

  6. Haga los cambios que desee y guarde la plantilla.

    En función del programa de diseño de formularios, puede que tenga que volver a publicar la plantilla en la biblioteca del sitio de SharePoint desde el programa.

  7. En el sitio de SharePoint, al final de la página Configuración avanzada de biblioteca de formularios, haga clic en Aceptar.

Nota: Si ya se han rellenado en el sitio formularios basados en la plantilla original, considere cómo podrían afectarles los cambios de la plantilla. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben rellenar puede ocasionar que aparezcan errores en los formularios originales que se rellenaran antes de agregar el campo.

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Especificar una plantilla personalizada

Para personalizar una plantilla de formularios para la biblioteca de formularios, use un editor XML o un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con Windows SharePoint Services. El programa puede recomendar que personalice la plantilla y volver a publicarla desde el programa. Por ejemplo, haría cambios en una copia local de una plantilla en Office InfoPath 2007 y después volvería a publicarla en el sitio de SharePoint. No tendría que especificar la ruta de acceso de una plantilla personalizada desde el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda del programa.

El procedimiento siguiente muestra cómo especificar una plantilla personalizada desde el sitio de SharePoint. Para especificar una plantilla personalizada, primero debe publicar o copiar su plantilla personalizada a la carpeta Formularios de la biblioteca y, después, seleccionar la biblioteca en la ubicación de la plantilla.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. En el menú de acciones Imagen del menú , haga clic en Abrir con el Explorador de Windows.

  3. En el Explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  4. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

  5. Haga clic en el botón Atrás hasta que regrese a la biblioteca y, a continuación, haga clic en la carpeta Formularios para abrirla.

  6. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

  7. Cierre el Explorador de Windows y vuelva a la biblioteca en el sitio.

  8. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de biblioteca de formularios.

  9. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  10. En la sección Plantilla de documento, escriba la dirección de la plantilla que desee usar en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio de SharePoint, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Pedidos.xml y la agrega a la carpeta formularios de la biblioteca Documentos compartidos, escribiría /Documentos compartidos/Formularios/Pedidos.xml en el cuadro Dirección URL de la plantilla.

    Si la configuración de la sección Plantilla de documento no está disponible, pueden estar habilitados varios tipos de contenido. Para ver si es así, compruebe que esté seleccionado bajo ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido. Si es así, debe modificar la plantilla para el tipo de contenido, si dispone de permiso para cambiar la configuración de la biblioteca.

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