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Crear un sitio de área de reuniones

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Un área de reuniones es un sitio Web donde se recopila toda la información y el material de una o varias reuniones. Si el material de una reunión, por ejemplo, el orden del día, los documentos relacionados, los objetivos y las tareas, está disperso, un sitio de área de reuniones ayuda a conservarlo en un único lugar.  

En este artículo

¿Cómo se puede usar un sitio de área de reuniones?

¿Dónde se puede crear un sitio de área de reuniones?

Elegir una plantilla de área de reuniones

Crear o vincular a un sitio de área de reuniones al crear un evento

Crear un sitio de área de reuniones sin crear un evento

Cómo utilizar un sitio de área de reuniones

Un sitio de área de reuniones ofrece un lugar al que pueden acudir los asistentes a una reunión en busca de la información más reciente, tanto si se administra un proyecto de un año con reuniones periódicas como si se planea un pequeño evento.

Área de reuniones

1. Descripción de la reunión

2. Fichas Página

3. Menú para personalizar el sitio de área de reuniones

4. Lista Asistentes

5. Biblioteca de documentos

A continuación se indican algunos modos de usar un sitio de área de reuniones:

  • Antes de la reunión, publique el orden del día, la lista de asistentes y los documentos que piensa someter a debate.

  • Durante la reunión, agregue las tareas, anote las decisiones y revise los documentos relacionados.

  • Después de la reunión, publique las actas, agregue información de seguimiento y lleve a cabo el seguimiento del estado de las tareas.

Nota: En un sitio de área de reuniones, los participantes no pueden agregar elementos como anuncios, bibliotecas de documentos o discusiones a las listas enviándolos por correo electrónico, sino que tienen que agregarlos directamente a la lista del sitio de área de reuniones.

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Dónde crear un sitio de área de reuniones

Puede crear un sitio de área de reuniones cuando agregue un evento a un calendario en Windows SharePoint Services 3.0 o puede hacerlo sin crear un evento.

En función del programa, es posible que pueda crear un nuevo sitio de área de reuniones desde una aplicación de calendario y correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office Outlook 2007. Para obtener más información, vea la Ayuda de la aplicación de calendario y correo electrónico.

Notas: 

  • Para crear un sitio de área de reuniones, debe tener permiso. Para obtener más información, consulte con el propietario del sitio o al administrador.

  • Los administradores y los propietarios de los sitios tienen el nivel de permisos necesario para crear sitios de área de reuniones. Si es el administrador o el propietario de un sitio y desea habilitar a otros miembros del sitio del equipo para crear sitios de área de reuniones, puede conceder permiso de creación de sitios en el grupo al que pertenezcan los miembros del equipo.

  • Si configura una serie de reuniones periódicas desde una aplicación de calendario y correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services, como Office Outlook 2007, no puede quitar un vínculo sólo de una de las reuniones de la serie sin quitarlo de toda la serie. Cuando haya quitado el vínculo, no podrá vincular de nuevo ese sitio de área de reuniones a ninguna otra convocatoria de reuniones. Sin embargo, puede vincular la convocatoria de reuniones periódica original a otro sitio diferente de área de reuniones.

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Elegir una plantilla de área de reuniones

Cuando se crea un sitio de área de reuniones, se selecciona una plantilla que proporciona una estructura y una apariencia básicas para el sitio.

Una plantilla sólo es un punto de partida: puede agregar o eliminar elementos, y cambiar la apariencia del sitio después de crearlo. Existen las plantillas siguientes: 

  • Área de reuniones básica    Esta plantilla está diseñada para planear, organizar y realizar el seguimiento de la reunión. Incluye Objetivos, Asistentes, Agenda y Biblioteca de documentos.

  • Área de reuniones en blanco    Esta plantilla crea un sitio de área de reuniones en blanco que se puede personalizar en función de las necesidades.

  • Área de toma de decisiones    Esta plantilla está diseñada para revisar documentos y registrar las decisiones que se acuerden en la reunión. La plantilla incluye Objetivos, Asistentes, Agenda, Biblioteca de documentos, Tareas y Decisiones.

  • Área de reuniones sociales    Esta plantilla ayuda a planear eventos sociales, como una comida de empresa o una fiesta para un club. Se le puede dar una apariencia seria o divertida y ostentosa. Esta plantilla incluye Asistentes, Direcciones, Imagen o logotipo, Qué llevar, Discusiones y Foto (biblioteca de imágenes).

  • Área de reuniones de varias páginas    Esta plantilla proporciona todos los elementos necesarios para planear, organizar y realizar el seguimiento de la reunión con varias páginas. Incluye Objetivos, Asistentes y Agenda. También incluye dos páginas en blanco para personalizarlas según las necesidades.

Sugerencia: Aunque las plantillas proporcionan un buen punto de partida, se pueden agregar o quitar características del sitio de área de reuniones si se personaliza.

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Crear o vincular un sitio de área de reuniones al crear un evento

Este procedimiento le permite crear un sitio de área de reuniones cuando agregue un evento a un calendario.

  1. Si el calendario ya no está abierto, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre del calendario no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre del calendario.

  2. En el nuevo menú Menú Nuevo , haga clic en Nuevo elemento.

  3. Complete la información acerca del evento, por ejemplo, la ubicación y las fechas de inicio y finalización.

    Para usar un sitio de área de reuniones en un evento periódico, por ejemplo, uno que se produzca el mismo día cada semana, active la casilla de verificación Hágalo un evento de repetición situada junto a Periodicidad y, después, seleccione las opciones que desee.

  4. En la parte inferior de la página, active la casilla de verificación Utilice un Área de reuniones para organizar asistentes, agendas, documentos, actas y otros detalles de este evento.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. En la sección Crear o vincular de la página Área de reuniones nueva o existente que aparece, siga uno de estos procedimientos:

    • Si todavía no tiene un sitio de área de reuniones:

      1. Haga clic en Crear un área de reuniones nueva y escriba la información que desee, incluidos el título y la última parte de la dirección Web del sitio.

      2. Haga clic en Aceptar y, después, en la página Selección de plantilla que aparece, seleccione la que desee.

    • Si ya tiene un área de reuniones que desea vincular, haga clic en Vincular a un área de reuniones existente y, después, seleccione el sitio de área de reuniones en la lista desplegable.

  7. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Puede personalizar el sitio de área de reuniones o puede empezar a agregar información de las reuniones a las listas, por ejemplo, los elementos de la Agenda.

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Crear un sitio de área de reuniones sin crear un evento

  1. Vaya al sitio Web en el que desea agregar el sitio de área de reuniones.

    1. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y en Crear en la página Todo el contenido del sitio.

      Sugerencia: En la mayoría de los casos, puede usar el menú Acciones del sitio Imagen del botón en su lugar para completar este paso.

  2. En la lista Páginas Web, haga clic en Sitios y áreas de trabajo.

  3. Escriba la información acerca del sitio de área de reuniones que desee crear, por ejemplo, el título y la última parte de la dirección del sitio Web.

  4. En la sección Selección de plantilla, en Seleccionar una plantilla, haga clic en la ficha Reuniones.

  5. Seleccione la plantilla de área de reuniones que desee usar.

  6. Haga clic en Crear.

Sugerencia: Puede personalizar el sitio de área de reuniones o puede empezar a agregar información de las reuniones a las listas, por ejemplo, los elementos de la Agenda.

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