Crear un origen de datos para una combinación de correspondencia

Si la información no está organizada en un formato de archivo de origen de datos que Microsoft Office Publisher pueda utilizar, puede crear un origen de datos para la combinación de correspondencia o combinación de correo electrónico. Un origen de datos puede contener únicamente una lista de nombres y direcciones, o puede incluir también rutas de acceso de imágenes, números de pieza de productos, códigos de barras postales, historial de compras de clientes y diversos datos adicionales que desee usar en una combinación de correspondencia o de correo electrónico.

En este artículo

Estructura de un origen de datos

Crear un origen de datos de lista de direcciones para una combinación de correspondencia

Estructura de un origen de datos

Antes de crear el origen de datos, considere los tipos de información que desea incluir en la publicación final combinada. Estructure el archivo de origen de datos de modo que contenga todos los campos de datos que necesite para la combinación.

En la primera fila del origen de datos, la fila de encabezado de la tabla siguiente, aparecen los nombres de las columnas. Estos nombres corresponden a los campos de datos que inserta en la publicación de combinación de correspondencia o combinación de correo electrónico como marcadores para los datos de texto o imagen.

Debajo de la fila de encabezado, las columnas (campos) de datos contienen la información específica que se mostrará en lugar del campo de combinación asociado. En cada fila, o registro, de la tabla debajo de la fila de encabezado se enumera un conjunto completo de información para cada registro.

Las columnas de una hoja de cálculo de Excel coinciden con los campos de una publicación de tarjeta postal

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Crear un origen de datos de lista de direcciones para una combinación de correspondencia

Puede utilizar Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook o Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager para crear un origen de datos para la combinación de correspondencia o combinación de correo electrónico. Tras crear y guardar una lista de direcciones, puede utilizarla en sucesivas ocasiones para otros proyectos de combinación de correspondencia.

Mail Merge Recipients dialog box

Usar Publisher para crear una lista de direcciones

  1. Abra una publicación.

  2. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Crear lista de direcciones.

  3. Para personalizar las columnas del cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Personalizar columnas y, después, realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Para agregar un campo, haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Agregar campo, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Para quitar un campo, en Nombres de campo seleccione un nombre de campo y, a continuación, haga clic en Eliminar.

    • Para cambiar un nombre de campo, en Nombres de campo seleccione un nombre de campo y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de campo, escriba un nombre nuevo en el cuadro A: y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Cuando haya personalizado todos los campos que desee, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, en la primera fila en blanco, escriba la información para la primera entrada en los campos correspondientes.

    Si tiene la intención de combinar fotos en la publicación final, deberá escribir el nombre de archivo o la ruta de acceso para cada archivo de imagen que desee usar en la columna o campo de datos apropiado para cada registro. Lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos:

    • Si guardó los archivos de imagen y el origen de datos en la misma carpeta, escriba el nombre del archivo de la imagen correspondiente. Por ejemplo, escriba primerafoto.jpg.

    • Si guardó los archivos de imágenes en una carpeta diferente que el origen de datos, escriba la ruta de acceso completa de la imagen correspondiente. Por ejemplo, escriba C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Mis documentos\Mis imágenes\Proyecto de catálogo\primerafoto.jpg.

    • Si guardó los archivos de imagen en una subcarpeta de la carpeta que contiene el origen de datos, escriba la ruta de acceso parcial de la imagen correspondiente. Por ejemplo, si la carpeta del origen de datos contiene una subcarpeta Imágenes, escriba \Imágenes\primerafoto.jpg.

  5. Cuando termine de incluir información para la primera entrada, haga clic en Nueva entrada o presione la tecla TAB.

  6. Repita los pasos 4 y 5 hasta que termine de agregar entradas.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

    De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es conveniente guardar la lista de direcciones en esa ubicación, ya que es la carpeta predeterminada en la que Publisher busca orígenes de datos. Si guarda el archivo de origen de datos en una ubicación diferente de la carpeta Mis archivos de origen de datos, deberá buscarla al conectar a un origen de datos durante una combinación.

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