Crear un origen de datos para una combinación de correspondencia

Word puede extraer datos de una gran variedad de orígenes de datos para realizar la combinación de correspondencia. Como parte de la serie de Microsoft Office Word, Word acepta fácilmente los datos de Outlook, Excel y Access. Puede aceptar los datos de otros orígenes como páginas web, abrir archivos de texto del documento y los archivos de datos delimitado almacenados como texto sin formato. También si no tiene un un origen de datos existente, puede crear fácilmente un nuevo origen de datos de Word.

Orígenes de datos para combinar correspondencia

Estos son algunos ejemplos de orígenes de datos que puede usar para la combinación de correspondencia en Word.

  • Hoja de cálculo de Excel

    Una hoja de cálculo de Excel funciona bien como origen de datos para la combinación de correspondencia si todos los datos está en una hoja y los datos tienen formato, para que se pueda leer bien con Word. Para obtener más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para la combinación de correspondencia

  • Lista de contactos de Outlook

    Puede recuperar información de contacto directamente desde la lista de contactos de Outlook en Word, consulte exportar elementos de Outlook .

  • Lista de contactos de Apple

    Puede exportar los contactos de Apple en una hoja de cálculo de Excel y utilizarlo como su lista de distribución para la combinación de correspondencia.

  • Base de datos de FileMaker Pro

    Importar datos desde el origen de datos de FileMaker Pro antes de que se usa para realizar la combinación de correspondencia.

  • Archivos de texto

    Puede usar cualquier archivo de texto que contenga los campos de datos separados o delimitados por tabulación o comas y datos registros separados por marcas de párrafo.

Una lista de distribución se pueden crear en Word para el envío de correo masivo durante el proceso de combinación de correspondencia.

  1. En el menú Ver, elija elDiseño de impresión.

  2. En la barra de herramientas estándar, elija Botón Documento nuevo denuevo

    Use este documento en blanco para crear un origen de datos.

  3. En el menú Herramientas, elijaAdministrador de combinación de correspondencia.

  4. En 1. Seleccione el tipo de documento, elija Crear nuevo y, a continuación, seleccione cartas.

  5. En 2. Seleccione la lista de destinatarios, elija Obtener lista y, a continuación, seleccione Nuevo origen de datos.

  6. En el cuadro de nombres de campo en la fila de encabezado, haga clic en los nombres de campo que no desea incluir en el origen de datos, elijaQuitar el nombre de campo y, a continuación, seleccioneAceptar.

  7. Escriba un nombre y elija una ubicación para el origen de datos y, a continuación, elija Guardar.

    Recuerde dónde guarda el origen de datos. Necesitará conocer la ubicación más adelante.

  8. En el cuadro de diálogo Formulario de datos, escriba los datos para un registro de datos (por ejemplo, el nombre de un destinatario en Nombre, el apellido en Apellido, la dirección en Dirección1, etc.).

    Nota: No escriba espacios en los cuadros que desea dejar en blanco.

  9. Cuando termine de rellenar los cuadros para un registro, elija Agregar nuevo.

  10. Repita los pasos 8 y 9 para cada registro que desea escribir.

  11. Después de agregar todos los registros que desee, haga clic en Aceptar.

    Sugerencia: Para volver al cuadro de diálogo Formulario de datos más adelante, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccione la lista de destinatarios, seleccione Modificar origen de datos   Botón Modificar origen de datos .

  12. En el menú archivo, elija Cerrar.

  13. Para guardar el origen de datos, elijaGuardar.

  14. Para descartar el documento abierto en blanco, elija No guardar.

Cada columna de la hoja de Excel contiene una categoría de información o campo de datos, por ejemplo, nombre, dirección, ciudad, estado y código postal. La primera fila de celdas, denominada registro inicial, contiene los nombres de los campos de datos. Cada fila subsiguiente contiene un registro, por ejemplo, el nombre y la dirección de una persona.

Nota: Más adelante, cuando cree las etiquetas, usará los campos del registro inicial para especificar los datos y el lugar que ocuparán.

  1. Abra Excel.

  2. En la primera fila de la hoja, escriba un registro inicial para las direcciones.

    Por ejemplo, en la primera columna de la primera fila, escriba Nombre; en la segunda columna, escriba Dirección; en la tercera columna, escriba Ciudad; en la cuarta columna, escriba Estado y en la quinta columna, escriba Código postal. La hoja de Excel tendrá el siguiente aspecto:

    Hoja de Excel que contiene registros iniciales

  3. En la segunda fila, escriba la información sobre el nombre y la dirección de un destinatario.

    Agregue tantas filas adicionales de direcciones como desee. La hoja de Excel se parecerá ahora a la siguiente:

    Hoja de Excel que contiene direcciones de correo

  4. Elija Guardar   Botón Guardar .

  5. Escriba un nombre para el libro, por ejemplo, direcciones.

    No se olvide del lugar donde guarda la hoja. Necesitará conocer su ubicación más adelante.

  6. Cierre el libro de Excel que contiene la lista de destinatarios.

    No podrá completar la combinación si no cierra el libro de Excel que contiene la lista, o si lo vuelve a abrir antes de finalizar la combinación de correspondencia.

Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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