Crear un origen de datos para una combinación de correspondencia

Word puede extraer datos de una amplia variedad de orígenes de datos para combinar correspondencia. Como Word forma parte del conjunto de productos de Microsoft Office, acepta fácilmente datos de Outlook, Excel y Access. Puede aceptar datos de otros orígenes, como páginas web, y abrir archivos de texto de documentos, así como archivos de datos delimitados almacenados como texto sin formato. Además, si no tiene ningún origen de datos, puede crear uno de forma fácil directamente desde Word.

Orígenes de datos para combinación de correspondencia

Estos son algunos ejemplos de orígenes de datos que puede usar para la combinación de correspondencia en Word.

  • Hoja de cálculo de Excel

    Una hoja de cálculo de Excel funciona bien como origen de datos para combinar correspondencia si todos los datos están en una hoja y tienen el formato correcto para que se puedan leer sin problemas con Word. Para obtener más información, vea Preparar un origen de datos de Excel para una combinación de correspondencia.

  • Lista de contactos de Outlook

    Puede recuperar la información de contacto directamente de su lista de contactos de Outlook en Word; vea Exportar elementos de Outlook.

  • Lista de contactos de Apple

    Puede exportar contactos de Apple en una hoja de cálculo de Excel y usarla como lista de distribución de correo para combinar correspondencia.

  • Archivos de texto

    Puede usar cualquier archivo de texto que tenga campos de datos separados (o delimitados) por caracteres de tabulación o comas y registros de datos separados con marcas de párrafo.

Se puede crear una lista de distribución de correo directamente desde Word para enviar correo masivo durante el proceso de combinación de correspondencia.

  1. En el menú Vista, elija Diseño de impresión.

  2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Nuevo  Botón Documento nuevo .

    Use este documento en blanco para crear un origen de datos.

  3. En el menú Herramientas, elija Administrador de combinación de correspondencia.

  4. En 1. Seleccionar tipo de documento, elija Crear y, luego, seleccione Cartas modelo.

  5. En 2. Seleccionar lista de destinatarios, elija Obtener lista y, después, Nuevo origen de datos.

  6. En el cuadro Nombres de campos de la fila de encabezado, haga clic en cualquier nombre de campo que no quiera incluir en su origen de datos, elija Quitar nombre de campo y, por último, Aceptar.

  7. Escriba un nombre, elija una ubicación para el origen de datos y, después, elija Guardar.

    Recuerde dónde guarda el origen de datos. Necesitará conocer la ubicación más adelante.

  8. En el cuadro de diálogo Formulario de datos, escriba los datos para un registro de datos (por ejemplo, el nombre de un destinatario en Nombre, el apellido en Apellido, la dirección en Dirección1, etc.).

    Nota: No escriba espacios en los cuadros que desea dejar en blanco.

  9. Cuando termine de rellenar los cuadros para un registro, elija Agregar nuevo.

  10. Repita los pasos 8 y 9 para cada registro que quiera escribir.

  11. Una vez que haya agregado todos los registros que quiera, elija Aceptar.

    Sugerencia: Para volver al cuadro de diálogo Formulario de datos más adelante, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, seleccione Modificar origen de datos Botón Modificar origen de datos .

  12. En el menú Archivo, elija Guardar.

  13. Para guardar el origen de datos, elija Guardar.

  14. Para descartar el documento abierto en blanco, elija No guardar.

Cada columna de la hoja de Excel contiene una categoría de información o campo de datos, por ejemplo, nombre, dirección, ciudad, estado y código postal. La primera fila de celdas, denominada registro inicial, contiene los nombres de los campos de datos. Cada fila subsiguiente contiene un registro, por ejemplo, el nombre y la dirección de una persona.

Nota: Más adelante, cuando cree las etiquetas, use los campos en el registro inicial para especificar dónde irán los datos.

  1. Abra Excel.

  2. En la primera fila de la hoja, escriba un registro inicial para las direcciones.

    Por ejemplo, en la primera columna de la primera fila, escriba Nombre; en la segunda columna, escriba Dirección; en la tercera columna, escriba Ciudad; en la cuarta columna, escriba Estado y en la quinta columna, escriba Código postal. La hoja de Excel tendrá el siguiente aspecto:

    Hoja de Excel que contiene registros de encabezado

  3. En la segunda fila, escriba la información sobre el nombre y la dirección de un destinatario.

    Agregue tantas filas adicionales de direcciones como desee. La hoja de Excel se parecerá ahora a la siguiente:

    Hoja de Excel que contiene direcciones de correo

  4. Elija Guardar  Botón Guardar .

  5. Escriba un nombre para el libro, por ejemplo, direcciones.

    No se olvide del lugar donde guarda la hoja. Necesitará conocer su ubicación más adelante.

  6. Cierre el libro de Excel que contiene la lista de destinatarios.

    No podrá completar la combinación si no cierra el libro de Excel que contiene la lista, o si lo vuelve a abrir antes de finalizar la combinación de correspondencia.

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