Crear un organigrama de Visio

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Un organigrama (organigrama) es un diagrama de una jerarquía de generación de informes que se usa generalmente para mostrar las relaciones entre los empleados, los puestos y los grupos.

Organigramas pueden ser desde diagramas sencillos, como se muestra en la siguiente ilustración, para diagramas de grandes y complejos que se basan en información de un origen de datos externos. Las formas del organigrama pueden mostrar información básica como nombre y título o detalles como el centro de departamento y costo. Incluso puede agregar imágenes a las formas de los organigramas.

Organigrama

Crear un organigrama sencillo

Si desea crear un organigrama pequeño con los campos de información de forma predeterminada, siga estos pasos:

  1. En la pestaña archivo, seleccione nuevo, haga clic en Organigrama, elija Unidades de sistema métrico o Unidades de Estados Unidos y, a continuación, haga clic en crear.

  2. Cuando aparece el cuadro de diálogo Asistente para organigramas si desea crear solo un simple organigrama manualmente con predeterminado campos de información, haga clic en Cancelar.

  3. Las opciones de la pestaña Organigrama mostrar varios tipos de formas, que puede usar para los miembros de su organización basadas en su posición.

    Nota: Para obtener información sobre cómo agregar más datos a las formas, vea Agregar datos a formas.

  4. Para conectarse automáticamente las formas, arrastre las formas subordinadas hasta las formas superiores según su jerarquía de la organización, o puede elegir conectar manualmente con las formas de conector. Escriba un nombre y un título para cada uno de ellos y, también, si lo desea, agregar una imagen de miembros.

  5. Puede organizar el diseño de organigrama, espacio entre formas, el alto y ancho de las formas, con los distintos comandos y opciones en la pestaña Organigrama.

Crear automáticamente un organigrama de una nueva tabla de datos

Puede usar este método si desea cambiar o agregar más información, a continuación, los campos de información predeterminados y todavía no tiene los datos en un archivo de otro programa.

  1. En la pestaña archivo, seleccione nuevo, haga clic en Organigrama, elija Unidades de sistema métrico o Unidades de Estados Unidos y, a continuación, haga clic en crear.

  2. En la primera página del Asistente para organigramas, seleccione información que escribo mediante el Asistente y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. Seleccione Excel o texto delimitado, escriba un nombre para el nuevo archivo y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Nota: Si selecciona Excel, se abre una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel con texto de muestra. Si selecciona texto delimitado, se abre una página de Microsoft Notepad con texto de muestra.

  4. Cuando se abre Excel o el Bloc de notas, utilice el texto de muestra como un ejemplo de qué tipo de información para incluir y escriba la información sobre lo que tienen.

    Importante: No elimine las columnas de nombre y Supervisado_por, pero puede cambiar, eliminar o agregar otras columnas que puede necesitar para el organigrama.

  5. Salir del archivo de Excel o el Bloc de notas después de agregar la información y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

  6. Para incluir imágenes en el organigrama, seleccione no incluir imágenes en mi organigrama, seleccione en caso contrario, busque la carpeta que contiene las imágenes de su organización. Siga las instrucciones de esta página y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

  7. En la última página del asistente, puede especificar qué parte de su organización para mostrar en cada página. Puede elegir que deseo especificar qué parte de la organización aparecerá en cada página, o puede dejar que el asistente defina cada página automáticamente, seleccione que deseo que el asistente divida automáticamente el organigrama en todas las páginas.

  8. Si desea que el hipervínculo y sincronizar formas de empleado en las páginas, seleccione las opciones de hipervínculo de formas de empleado en todas las páginas y sincronizar empleado en todas las páginas.

  9. Después de que se han realizado todas las selecciones, haga clic en Finalizar.

    Nota: Ayuda específica está disponible para las páginas del asistente mayoría. Para acceder a la Ayuda, presione F1 o haga clic en el botón Ayuda.

Crear automáticamente un organigrama mediante un origen de datos existente

Este método es mejor si la información que desea incluir en el organigrama ya está en un documento como una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, directorio de Microsoft Exchange Server, un origen de datos compatible con ODBC o un archivo de texto de Org Plus.

  1. Asegúrese de que la tabla o la hoja de cálculo contiene columnas para los nombres de los empleados, identificadores únicos y quién informa a quién.

    Nota: Puede nombrar a las columnas como desee. Cuando se ejecuta el Asistente para organigramas, puede identificar qué columnas (o nombres de campo) contienen el nombre, ID y al informe.

    • Nombre del empleado    La manera en que aparezcan los nombres de los empleados en este campo será la que se use para las formas en los organigramas.

    • Identificador único    Si los nombres no son únicos, incluya una columna con un identificador único, como un número de ID de empleado para cada empleado.

    • Persona que supervisa al empleado    Este campo debe contener el identificador único de cada supervisor, que puede ser un nombre o un número. En el caso del empleado en el nivel más alto del organigrama, deje este campo en blanco.

  2. En la pestaña archivo, seleccione nuevo, haga clic en Organigrama, elija Unidades de sistema métrico o Unidades de Estados Unidos y, a continuación, haga clic en crear.

  3. En la primera página del asistente, seleccione información que ya está almacenada en un archivo o una base de datos y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

  4. Elija el tipo de archivo donde la información de la organización se almacena en haciendo clic en Examinar y busque la ubicación del archivo. Seleccione el idioma que desea usar en el Asistente para gráficos y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

  5. En la siguiente página del asistente, seleccione la columna (campos) en el archivo de datos que contienen la información que define la organización como nombre, supervisado por nombre. Haga clic en siguiente para continuar.

  6. En la siguiente página del asistente, puede definir qué campos específicos que desea que aparezca con los botones Agregar y Quitar y el orden de visualización de los campos con los botones arriba y abajo. Haga clic en siguiente para continuar.

  7. En la siguiente página del asistente, puede elegir los campos del archivo de datos que desea agregar a formas de organigrama como campos de datos de formas. Haga clic en siguiente para continuar.

  8. Para incluir imágenes en el organigrama, seleccione no incluir imágenes en mi organigrama, seleccione en caso contrario, busque la carpeta que contiene las imágenes de su organización. Siga las instrucciones de esta página y, a continuación, haga clic en siguiente para continuar.

  9. En la última página del asistente, puede especificar qué parte de su organización para mostrar en cada página. Puede elegir que deseo especificar qué parte de la organización aparecerá en cada página, o puede dejar que el asistente defina cada página automáticamente, seleccione que deseo que el asistente divida automáticamente el organigrama en todas las páginas.

  10. Si desea que el hipervínculo y sincronizar formas de empleado en las páginas, seleccione las opciones de hipervínculo de formas de empleado en todas las páginas y sincronizar empleado en todas las páginas.

  11. Después de que se han realizado todas las selecciones, haga clic en Finalizar.

    Nota: Ayuda específica está disponible para las páginas del asistente mayoría. Para acceder a la Ayuda, presione F1 o haga clic en el botón Ayuda.

Mostrar equipos con Marco para equipo o líneas de puntos

Después de crear un organigrama, puede reorganizar la información para reflejar las relaciones de equipo virtual. Mover formas relacionadas cerca de otro y agregar conectores de línea de puntos para mostrar las estructuras jerárquicas secundarias o usar la forma del Marco para equipo para resaltar un equipo virtual. El informe de línea de puntos se comporta como un conector ordinario. El marco para equipo es básicamente una forma de rectángulo modificado que puede usar para equipos de agrupar visualmente y el nombres.

Organigrama con Marco para equipo y relación de línea de puntos

Actualizar los organigramas generados

Para reflejar los cambios en la estructura de una organización, debe actualizar el organigrama manualmente o generar un nuevo gráfico. Si genera un nuevo gráfico, personalizaciones que se han realizado en el gráfico anterior no se incluyen en el nuevo gráfico. Si se han agregado fotos o los temas a las formas, deben agregarse nuevamente para que los gráficos tengan un aspecto similar.

Si las formas están vinculadas a los datos, los datos se actualizan normalmente al ejecutar la Actualización de datos, pero solo dentro de las formas existentes. Actualizar los datos no agregar o quitar formas.

Crear un organigrama sencillo

Este método es la mejor para crear un organigrama pequeño con los campos de información predeterminado. Los campos predeterminados son:

  • Departamento

  • Teléfono

  • Nombre

  • Título

  • Correo electrónico

  • En la pestaña archivo, elija nuevo, elija empresa y, a continuación, haga clic en Organigrama.

  • Desde la Galería de símbolos Formas para organigramas en la ventana formas, arrastre la forma de nivel superior de la organización, como ejecutivo, hasta la página.

  • Con la forma seleccionada, escriba un nombre y un título para la forma. Por ejemplo, es posible que tenga un ejecutivo con el nombre Tosh Meston que contiene el título del presidente.

    Nota: Para obtener información sobre cómo agregar más datos a las formas, vea Agregar datos a formas.

  • Desde la Galería de símbolos Formas para organigramas en la ventana formas, arrastre una forma para el primer subordinado hasta la forma superior. Esto vincula automáticamente las dos en una jerarquía.

    Sugerencia: Para generar los vínculos, debe colocar la forma subordinada en el centro de la forma superior.

  • Para terminar el organigrama, siga arrastrando formas subordinadas hasta las formas superiores y escriba un nombre y un cargo para cada una.

Crear automáticamente un organigrama de una nueva tabla de datos

Este método es mejor si los campos de información predeterminados no ajustan a lo que necesita y todavía no tiene los datos en un programa diferente.

  1. En la pestaña archivo, elija nuevo, elija empresa y, a continuación, haga clic en Asistente para organigramas.

  2. En la primera página del asistente, seleccione Información que escribo mediante el asistente y, después, haga clic en Siguiente.

  3. Seleccione Excel o texto delimitado, escriba un nombre para el nuevo archivo y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Nota: Si selecciona Excel, se abre una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel con texto de muestra. Si selecciona texto delimitado, se abre una página de Microsoft Notepad con texto de muestra.

  4. Cuando se abre Excel o el Bloc de notas, utilice el texto de muestra como un ejemplo de qué tipo de información para incluir y escriba la información sobre lo que tienen.

    Importante: Debe conservar las columnas nombre y supervisado por, pero puede cambiar, eliminar o agregar otras columnas.

  5. Salga de Excel o del Bloc de notas y después complete los pasos del asistente.

    Nota: Ayuda específica está disponible para las páginas del asistente mayoría. Para acceder a la Ayuda, presione F1 o haga clic en el botón Ayuda.

Crear automáticamente un organigrama mediante un origen de datos existente

Este método es mejor si la información que desea incluir en el organigrama ya está en un documento como una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o un directorio de Microsoft Exchange Server.

  1. Asegúrese de que la tabla o la hoja de cálculo contiene columnas para los nombres de los empleados, identificadores únicos y quién informa a quién.

    Nota: Puede nombrar a las columnas como desee. Cuando se ejecuta el Asistente para organigramas, puede identificar qué columnas (o nombres de campo) contienen el nombre, ID y al informe.

    • Nombre del empleado    La manera en que aparezcan los nombres de los empleados en este campo será la que se use para las formas en los organigramas.

    • Identificador único    Si los nombres no son únicos, incluya una columna con un identificador único, como un número de ID de empleado para cada empleado.

    • Persona que supervisa al empleado    Este campo debe contener el identificador único de cada supervisor, que puede ser un nombre o un número. En el caso del empleado en el nivel más alto del organigrama, deje este campo en blanco.

  2. En la pestaña archivo, elija nuevo, elija empresa y, a continuación, haga clic en Asistente para organigramas.

  3. En la primera página del asistente, seleccione información que ya está almacenada en un archivo o una base de datos.

  4. Haga clic en siguiente y a continuación, siga los pasos del asistente.

    Nota: Ayuda específica está disponible para las páginas del asistente mayoría. Para acceder a la Ayuda, presione F1 o haga clic en el botón Ayuda.

Mostrar equipos con Marco para equipo o líneas de puntos

Después de crear un organigrama, puede reorganizar la información para reflejar las relaciones de equipo virtual. Mover formas relacionadas cerca de otro y agregar conectores de línea de puntos para mostrar las estructuras jerárquicas secundarias o usar la forma del Marco para equipo para resaltar un equipo virtual. El informe de línea de puntos se comporta como un conector ordinario. El marco para equipo es básicamente una forma de rectángulo modificado que puede usar para equipos de agrupar visualmente y el nombres.

Organigrama con Marco para equipo y relación de línea de puntos

Actualizar los organigramas generados

Para reflejar los cambios en la estructura de una organización, debe actualizar el organigrama manualmente o generar un nuevo gráfico. Si genera un nuevo gráfico, personalizaciones que se han realizado en el gráfico anterior no se incluyen en el nuevo gráfico. Si se han agregado fotos o los temas a las formas, deben agregarse nuevamente para que los gráficos tengan un aspecto similar.

Si las formas están vinculadas a los datos, los datos se actualizan normalmente al ejecutar la Actualización de datos, pero solo dentro de las formas existentes. Actualizar los datos no agregar o quitar formas.

Crear un organigrama sencillo

Este método es la mejor para crear un organigrama pequeño con los campos de información predeterminado. Los campos predeterminados son:

  • Departamento

  • Teléfono

  • Nombre

  • Título

  • Correo electrónico

  • En el menú archivo, elija nuevo, elija empresa y, a continuación, haga clic en Organigrama.

  • Desde la Galería de símbolos Formas para organigramas en la ventana formas, arrastre la forma de nivel superior de la organización, como ejecutivo, hasta la página.

  • Con la forma seleccionada, escriba un nombre y un título para la forma. Por ejemplo, es posible que tenga un ejecutivo con el nombre Tosh Meston que contiene el título del presidente.

    Nota: Para obtener información sobre cómo agregar más datos a las formas, vea Agregar datos a formas.

  • Desde la Galería de símbolos Formas para organigramas en la ventana formas, arrastre una forma para el primer subordinado hasta la forma superior. Esto vincula automáticamente las dos en una jerarquía.

    Sugerencia: Para generar los vínculos, debe colocar la forma subordinada en el centro de la forma superior.

  • Para terminar el organigrama, siga arrastrando formas subordinadas hasta las formas superiores y escriba un nombre y un cargo para cada una.

Crear automáticamente un organigrama de una nueva tabla de datos

Este método es mejor si los campos de información predeterminados no ajustan a lo que necesita y todavía no tiene los datos en un programa diferente.

  1. En el menú archivo, elija nuevo, elija empresa y, a continuación, haga clic en Asistente para organigramas.

  2. En la primera página del asistente, seleccione Información que escribo mediante el asistente y, después, haga clic en Siguiente.

  3. Seleccione Excel o texto delimitado, escriba un nombre para el nuevo archivo y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Nota: Si selecciona Excel, se abre una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel con texto de muestra. Si selecciona texto delimitado, se abre una página de Microsoft Notepad con texto de muestra.

  4. Cuando se abre Excel o el Bloc de notas, utilice el texto de muestra como un ejemplo de qué tipo de información para incluir y escriba la información sobre lo que tienen.

    Importante: Debe conservar las columnas nombre y supervisado por, pero puede cambiar, eliminar o agregar otras columnas.

  5. Salga de Excel o del Bloc de notas y después complete los pasos del asistente.

    Nota: Ayuda específica está disponible para las páginas del asistente mayoría. Para acceder a la Ayuda, presione F1 o haga clic en el botón Ayuda.

Crear automáticamente un organigrama mediante un origen de datos existente

Este método es mejor si la información que desea incluir en el organigrama ya está en un documento como una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o un directorio de Microsoft Exchange Server.

  1. Asegúrese de que la tabla o la hoja de cálculo contiene columnas para los nombres de los empleados, identificadores únicos y quién informa a quién.

    Nota: Puede nombrar a las columnas como desee. Cuando se ejecuta el Asistente para organigramas, puede identificar qué columnas (o nombres de campo) contienen el nombre, ID y al informe.

    • Nombre del empleado    La manera en que aparezcan los nombres de los empleados en este campo será la que se use para las formas en los organigramas.

    • Identificador único    Si los nombres no son únicos, incluya una columna con un identificador único, como un número de ID de empleado para cada empleado.

    • Persona que supervisa al empleado    Este campo debe contener el identificador único de cada supervisor, que puede ser un nombre o un número. En el caso del empleado en el nivel más alto del organigrama, deje este campo en blanco.

  2. En el menú archivo, elija nuevo, elija empresa y, a continuación, haga clic en Asistente para organigramas.

  3. En la primera página del asistente, seleccione información que ya está almacenada en un archivo o una base de datos.

  4. Haga clic en siguiente y a continuación, siga los pasos del asistente.

    Nota: Ayuda específica está disponible para las páginas del asistente mayoría. Para acceder a la Ayuda, presione F1 o haga clic en el botón Ayuda.

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Mostrar equipos con Marco para equipo o líneas de puntos

Después de crear un organigrama, puede reorganizar la información para reflejar las relaciones de equipo virtual. Mover formas relacionadas cerca de otro y agregar conectores de línea de puntos para mostrar las estructuras jerárquicas secundarias o usar la forma del Marco para equipo para resaltar un equipo virtual. El informe de línea de puntos se comporta como un conector ordinario. El marco para equipo es básicamente una forma de rectángulo modificado que puede usar para equipos de agrupar visualmente y el nombres.

Organigrama con Marco para equipo y relación de línea de puntos

Actualizar los organigramas generados

Para reflejar los cambios en la estructura de una organización, debe actualizar el organigrama manualmente o generar un nuevo gráfico. Si genera un nuevo gráfico, personalizaciones que se han realizado en el gráfico anterior no se incluyen en el nuevo gráfico. Si se han agregado fotos o los temas a las formas, deben agregarse nuevamente para que los gráficos tengan un aspecto similar.

Si las formas están vinculadas a los datos, los datos se actualizan normalmente al ejecutar la Actualización de datos, pero solo dentro de las formas existentes. Actualizar los datos no agregar o quitar formas.

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