Crear un grupo de contactos o una lista de distribución en Outlook

Crear un grupo de contactos o una lista de distribución en Outlook

Use un grupo de contactos (anteriormente denominado “lista de distribución”) para enviar un mensaje de correo electrónico a varias personas (un equipo del proyecto, un comité o incluso solo un grupo de amigos) sin tener que agregar cada nombre cada vez que desea escribirles. Para crear un grupo de contactos:

Cuadro de diálogo Grupo de contactos

Para obtener información sobre los grupos de contactos para Mac, vea Crear un grupo de contactos en Outlook para Mac.

  1. En la barra de navegación, haga clic en Contactos.

    • Para Outlook 2013: Contactos

    • Para Outlook 2016: Contactos

  2. En Mis contactos, elija dónde desea agregar el grupo de contactos. Para este ejemplo, haga clic en Contactos.

  3. Haga clic en Inicio > Nuevo grupo de contactos.

  4. En la pestaña Grupo de contactos, en el cuadro Nombre, escriba un nombre para el grupo.

  5. Haga clic en Agregar miembros y luego agregue personas de su libreta de direcciones o lista de contactos.

    Agregar miembros a un grupo de contactos nuevo

    Nota: Para agregar a alguien que no se encuentra en su libreta de direcciones o contactos, cree o agregue una persona como contacto.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

    Para información sobre cómo usar su nuevo grupo de contactos, vea Enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo de contactos.

Si siempre envía correos electrónicos al mismo grupo de personas, puede crear un grupo de contactos (anteriormente denominado lista de distribución) que incluya a todos los destinatarios con un correo electrónico anterior que les haya enviado. Luego, la próxima vez que desee comunicarse o programar una reunión con ellos, puede agregar el grupo de contactos a la línea Para del mensaje, en lugar de agregar a cada persona individualmente.

  1. Abra un correo electrónico que haya enviado a los contactos que desea incluir en el grupo de contactos.

  2. En el cuadro Para o Cc, resalte todos los nombres con el mouse.

    Seleccione las personas en el mensaje de correo electrónico

  3. Haga clic con el botón secundario en su selección y luego haga clic enCopiar o presione Ctrl+C.

  4. En Outlook (no en el mensaje de correo electrónico abierto), haga clic en Contactos.

    Sugerencia:  Si su lista de contactos no aparece, haga clic en Contactos de nuevo.

    Hacer clic en Contactos

  5. Haga clic en Inicio > Nuevo grupo de contactos.

    Haga clic en Nuevo grupo de contactos en la pestaña Inicio.

  6. Escriba un nombre para el grupo de contactos, por ejemplo Proyectos especiales.

  7. Haga clic en Agregar miembros > Desde los contactos de Outlook.

    Agregar miembros desde los contactos de Outlook

  8. En la ventana que se abre, haga clic con el botón secundario dentro del cuadro Miembros y haga clic en Pegar o presione Ctrl+V.

  9. Haga clic en Aceptar.

    Laos contactos del correo electrónico aparecerán como una lista de miembros en el grupo de contactos.

    El nuevo grupo de contactos debe contener ahora los contactos

  10. Haga clic en Guardar y cerrar.

Los grupos de contactos aparecen en su lista de contactos, junto con contactos individuales. Puede indicar la diferencia mediante los iconos que aparecen a la izquierda de los nombres en la vista de lista. El icono de la tarjeta es para contactos individuales y el icono de contactos es para grupos de contactos.

Los iconos de contactos son para grupos de contactos y los iconos de tarjetas son para contactos individuales

Por último, siempre puede agregar contactos o quitar contactos del grupo de contactos más tarde.

Si tiene muchos contactos empresariales o personales que mantiene en una hoja de cálculo de Excel, puede importarlos directamente en Outlook.

Después, puede crear un grupo de contactos (anteriormente denominado una “lista de distribución”) usando la información de contacto importado. Con un grupo de contactos, puede enviar correos electrónicos e invitaciones de reuniones a personas sin tener que agregar los nombres cada vez.

Desafortunadamente, Outlook no puede crear automáticamente un grupo de contactos desde una lista de contactos en Excel. Sin embargo, se puede hacer siguiendo estos pasos:

  1. Tenga los datos de los contactos listos para importar.

  2. Importe la información.

  3. Asigne las columnas de la hoja de cálculo de Excel a los campos adecuados de Outlook.

  4. Cree su grupo de contactos.

Paso 1: guardar la información de los contactos de Excel en un archivo que Outlook pueda importar

Outlook no puede importar libros con varias hojas pero puede importar archivos de valores separados por comas (.csv). A continuación, se muestra cómo guardar su libro en un archivo .csv:

  1. En el libro, haga clic en la hoja de cálculo con la información de los contactos que desea importar.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

  3. Elija dónde guardar el archivo.

  4. En el cuadro Guardar como tipo, elija CSV (MS-DOS) (*.csv), asígnele un nombre de archivo y haga clic en Guardar.

  5. Si Excel le indica “El tipo de archivo seleccionado no contiene libros que incluyen varias hojas", haga clic en Aceptar. El mensaje hace referencia a una limitación del archivo CSV; no ocurrirá nada al libro original (el archivo .xlsx).

  6. Cuando Excel le indique “Algunas características del libro se podrían perder”, haga clic en para guardar la hoja de cálculo actual como un archivo de CSV. El libro original (el archivo .xlsx) se cierra pero no se realizan cambios en él.

  7. Cierre el archivo CSV.

Ya ha terminado con Excel. Ahora, puede iniciar el proceso de importación en Outlook.

Paso 2: iniciar la importación

  1. En Outlook, haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.

    Importar/exportar

    Esto inicia el asistente para importación y exportación.

  2. Elija Importar desde otro programa u archivo y haga clic en Siguiente.

    Asistente para importar y exportar

  3. Seleccione Valores separados por comas y haga clic en Siguiente.

  4. Haga clic en Examinar y ubique el archivo CSV guardado.

  5. En Opciones, elija si desea reemplazar duplicados (contactos existentes), crear contactos duplicados o no importar duplicados. A continuación, se exponen algunos aspectos a tener en cuenta:

    • Al reemplazar duplicados, se eliminan contactos existentes si Outlook encuentra una coincidencia para el nombre del contacto en cuestión (o algún otro campo, como se explica en la sección acerca de la asignación, abajo). Si ya tiene información sobre algunos de los mismos contactos en Outlook, elija crear duplicados.

    • Crear duplicados es la opción más segura. Puede limpiar los duplicados más tarde.

    • Si está seguro de que la información de los contactos existentes en Outlook es la misma que la de los contactos en su archivo de importación, puede elegir no importar duplicados. Outlook importará solamente los nuevos contactos.

  6. Haga clic en Siguiente y elija dónde desea almacenar los nuevos contactos importados. Debería estar seleccionado Contactos de manera predeterminada. Si desea una carpeta distinta, desplácese para encontrar la carpeta que quiera usar.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. Asegúrese de que está seleccionada la casilla de verificación junto a Importar “MisContactos.csv” (suponiendo que ese sea el nombre del archivo).

  9. No haga clic en Finalizar todavía porque tiene que “asignar” algunas de las columnas del archivo CSV a los campos de contactos en Outlook.

Paso 3: asignar las columnas del archivo CSV a los campos de contactos de Outlook

  1. Haga clic en el botón Asignar campos personalizados. Aparecerá el cuadro Asignar campos personalizados.

    • En De, un cuadro muestra los nombres de columna del archivo de importación CSV.

    • En A, se ven los campos estándar que Outlook usa para los contactos. Si uno coincide con una columna del archivo CSV, verá la columna bajo Asignado de.

      Cuadro de diálogo Asignar campos personalizados

  2. Probablemente, deberá hacer alguna asignación manual. Por ejemplo, en el caso siguiente, en el archivo de importación, el número de teléfono particular del contacto está en una columna llamada Tel. particular. Esta no tiene una coincidencia exacta en Outlook. En su lugar, Outlook usa el campo Teléfono particular.

    Asignar campos en el archivo de importación a campos de Outlook

  3. Arrastre Tel. particular desde el panel de la izquierda y colóquelo en Teléfono particular en el panel de la derecha.

    Tel. particular ahora aparece en la columna Asignado de.

    Campos asignados correctamente

  4. Arrastre el resto de valores uno a uno desde el panel izquierdo a los campos de Outlook adecuados en el panel de la derecha. Por ejemplo, puede arrastrar Dirección a Calle del domicilio o Calle del trabajo, según el tipo de dirección de sus contactos.

  5. Haga clic en Aceptar y en Finalizar.

    Los contactos se han importado correctamente a Outlook.

    Contactos

Ahora que tiene los contactos en Outlook, solo tiene que realizar un paso más: crear el grupo de contactos.

Paso 4: crear el grupo de contactos

  1. Haga clic en Personas.

    Hacer clic en Contactos

  2. En Mis contactos, elija dónde desea agregar el grupo de contactos. Para este ejemplo, haga clic en Contactos.

  3. Haga clic en Inicio > Nuevo grupo de contactos.

    En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo grupo de contactos.

  4. En la pestaña Grupo de contactos, en el cuadro Nombre, escriba un nombre para el grupo.

  5. Haga clic en Agregar miembros > Desde los contactos de Outlook.

  6. Mantenga presionado CTRL, haga clic en los contactos que importó y, a continuación, elija Miembros para agregarlos al grupo de contactos.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic en Guardar y cerrar.

Vea también

Agregar personas a un grupo de contactos

Cambiar lo que aparece en la barra de navegación

En Outlook 2010 no hay ningún número máximo de nombres que se puede incluir en un grupo de contactos.

Crear un grupo de contactos

  • Crear un grupo de contactos con nombres nuevos o nombres en la libreta de direcciones    

    1. En Contactos, en la pestaña Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevo grupo de contactos.

      Comando Nuevo grupo de contactos en la cinta

    2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el grupo de contactos.

    3. En la pestaña Grupo de contactos, en el grupo Miembros, haga clic en Agregar miembros y, luego, haga clic en Desde los contactos de Outlook, en Desde la libreta de direcciones o en Nuevo contacto de correo electrónico.

    4. Si va a agregar un nuevo contacto de correo electrónico, escriba la información de la persona en el cuadro de diálogo Agregar nuevo miembro.

      Si va a agregar un miembro de los contactos de Outlook o de una libreta de direcciones, haga lo siguiente:

      1. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desea incluir en el grupo de contactos.

      2. En la lista de nombres, haga clic en los nombres que desee y, luego, haga clic en Miembros. Puede agregar nombres de distintas libretas de direcciones al mismo grupo de contactos.

    5. Lleve a cabo este procedimiento para cada persona que desee agregar al grupo de contactos y, luego, haga clic en Aceptar.

      El grupo de contactos se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que haya asignado.

  • Crear un grupo de contactos copiando nombres de un mensaje de correo electrónico    

    1. En el mensaje del que desea copiar los nombres, haga clic en los nombres en los cuadros Para o Cc.

    2. Haga clic con el botón secundario en la selección y, luego, haga clic enCopiar.

    3. En Correo, en la pestaña Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevos elementos; luego, haga clic en Más elementos y en Grupo de contactos.

    4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el grupo de contactos.

    5. En la pestaña Grupo de contactos, en el grupo Miembros, haga clic en Agregar miembros y, luego, haga clic en Desde los contactos de Outlook o en Desde la libreta de direcciones.

    6. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar miembros, en el cuadro Miembros, haga clic con el botón secundario y haga clic en Pegar.

Nota:  No es necesario que un miembro tenga que estar en la libreta de direcciones para agregarlo al grupo de contactos. Se incluyen el nombre y la dirección de correo electrónico del miembro al copiarlo y pegarlo desde el mensaje de correo electrónico original.

Cuando recibe un mensaje que incluye un grupo de contactos que desea usar, puede guardarlo en sus contactos.

  1. Abra el mensaje que contiene el grupo de contactos.

  2. En el cuadro Para o Cc, haga clic con el botón secundario en el grupo de contactos y, luego, haga clic en Agregar a contactos de Outlook.

Mostrar los nombres de un grupo de contactos

Siga uno de estos procedimientos:

  • Ver los nombres en la libreta de direcciones

    1. En un mensaje nuevo, haga clic en Para.

    2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene el grupo de contactos del que desea obtener información.

      Sugerencia: ¿No ve el grupo de contactos correcto? Es posible que primero deba agregar una libreta de direcciones.

    3. Busque el nombre del grupo de contactos o escríbalo en el cuadro de búsqueda.

    4. En la lista Nombre, haga clic con el botón secundario en el grupo de contactos que desee y haga clic en Propiedades.

  • Ver los nombres en el encabezado de un mensaje o convocatoria de reunión

    1. En el cuadro Para, haga clic en el signo más (+) situado junto al nombre del grupo de contactos.

      Nota:  Una vez expandida la lista, no puede volver a contraerla en ese mensaje.

  1. En Contactos, abra el grupo de contactos.

    Nota:  En las vistas de lista, los grupos de contactos están marcados con el icono de grupo de contactos Imagen del botón .

  2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Agregar una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos    

      1. En la pestaña Grupo de contactos, en el grupo Miembros, haga clic en Agregar miembros y, luego, haga clic en Desde los contactos de Outlook o en Desde la libreta de direcciones.

      2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desee en el grupo de contactos.

      3. Busque el nombre que desee o escríbalo en el cuadro de búsqueda.

      4. En la lista Nombre, haga clic en el nombre y en Miembros. Lleve a cabo este procedimiento para cada persona que desee agregar al grupo de contactos y, luego, haga clic en Aceptar.

    • Agregar una dirección que no está en una carpeta de contactos o en una libreta de direcciones    

      1. En la pestaña Grupo de contactos, en el grupo Miembros, haga clic en Agregar miembros y, luego, haga clic en Nuevo contacto de correo electrónico.

      2. Escriba la información de la dirección de correo electrónico y haga clic en Aceptar.

    • Quitar un nombre    

      1. En la lista de nombres, haga clic en el nombre que desea quitar y, luego, en la pestaña Grupo de contactos, en el grupo Miembros, haga clic en Quitar miembro.

Vea también

Compartir una carpeta de contactos con otros usuarios

Crear una lista de distribución

Las listas de distribución se almacenan de forma predeterminada en la carpeta Contactos. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, su lista global de direcciones puede contener listas de distribución globales, que están disponibles para todos los usuarios que usan esa red. Las listas de distribución personales que cree en la carpeta Contactos están disponibles solo para usted, pero puede compartirlas enviándolas a otros usuarios.

¿Cuántos nombres pueden incluirse en una lista de distribución?

El número máximo de nombres que se puede incluir en una lista de distribución depende del tamaño de los archivos de contactos (para cada contacto). No hay ninguna norma estricta pero, en general, una lista de distribución puede contener entre 50 y 70 nombres y direcciones de correo electrónico. El número máximo de direcciones de correo electrónico, con el tamaño de archivo de contacto mínimo, es de aproximadamente 125, y esto puede incluir otras listas de distribución.

Para obtener más información, vea el artículo de Knowledge Base sobre el tamaño máximo de las listas de distribución.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Crear una lista de distribución mediante nombres en la libreta de direcciones    

    1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, luego, haga clic en Lista de distribución.

    2. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la lista de distribución (por ejemplo, “amigos políticos”).

    3. En la pestaña Lista de distribución, haga clic Seleccionar miembros.

    4. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desea incluir en la lista de distribución.

      Lista Libretas de direcciones

    5. En el cuadro Búsqueda, escriba un nombre que desee incluir. Cuando el nombre que está buscando aparezca en la siguiente lista, haga clic en él y en Miembros.

    6. Lleve a cabo este procedimiento para cada persona que desee agregar a la lista de distribución y, luego, haga clic en Aceptar.

      Si desea agregar una descripción más larga de la lista de distribución, en la pestaña Lista de distribución, haga clic en Notas y escriba el texto.

      La lista de distribución se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que haya asignado.

  • Crear una lista de distribución copiando nombres de un mensaje de correo electrónico    

    1. En el mensaje del que desea copiar los nombres, seleccione los nombres en los cuadros Para o Cc.

    2. Haga clic con el botón secundario en la selección y, después, haga clic en Copiar en el menú contextual.

    3. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, en Crear nuevo elemento de Outlook, haga clic en Lista de distribución.

    4. En la pestaña Lista de distribución, en el grupo Miembros, haga clic Seleccionar miembros.

    5. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar miembros, en el cuadro Miembros, haga clic con el botón secundario y haga clic en Pegar en el menú contextual.

      Nota: No es necesario que un miembro en concreto esté en la libreta de direcciones para agregarlo a la lista de distribución. Se incluirá el nombre y la dirección de correo electrónico del miembro al copiarlo y pegarlo desde el mensaje de correo electrónico original.

    6. Haga clic en Aceptar.

    7. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de distribución.

    8. En la pestaña Lista de distribución, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Las listas de distribución se almacenan de forma predeterminada en la carpeta Contactos. Cuando recibe una lista de distribución de otro usuario, puede guardarla en sus contactos.

  1. Abra el mensaje que contiene la lista de distribución.

  2. En el encabezado del mensaje, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, luego, haga clic en Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual.

Para editar una lista de distribución, agregue o elimine nombres.

Mostrar los nombres de una lista de distribución

Siga uno de estos procedimientos:

  • Ver los nombres en la libreta de direcciones

  • En un mensaje nuevo, haga clic en Para.

  • En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene la lista de distribución de la que desea obtener información.

  • En el cuadro de búsqueda, escriba el nombre de la lista de distribución.

  • En la lista Nombre, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, luego, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

    ¿Por qué no puedo ver la lista Nombres en la libreta de direcciones?

    Es posible que haya usado la opción de búsqueda Más columnas la última vez que usó la libreta de direcciones. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Solo nombres junto a Buscar.

  • Ver los nombres en el encabezado de un mensaje o convocatoria de reunión

    • En el cuadro Para, haga clic en el signo más (+) situado junto al nombre de la lista de distribución.

      Nota:  Una vez expandida la lista, no puede volver a contraerla. Las listas de distribución del campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir

  1. En Contactos, abra la lista de distribución.

    Nota: En las vistas de lista, las listas de distribución están marcadas con Imagen del botón .

  2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Agregar una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos    

      1. En la pestaña Lista de distribución, haga clic Seleccionar miembros.

      2. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desea en la lista de distribución.

      3. En el cuadro de búsqueda, escriba un nombre que desee incluir.

      4. En la lista Nombre, haga clic en el nombre y en Miembros. Lleve a cabo este procedimiento para cada persona que desee agregar a la lista de distribución y, luego, haga clic en Aceptar.

        ¿Por qué no puedo ver la lista Nombres en la libreta de direcciones?

        Es posible que haya usado la opción de búsqueda Más columnas la última vez que usó la libreta de direcciones. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Solo nombres junto a Buscar.

    • Agregar una dirección que no está en una carpeta de contactos o en una libreta de direcciones    

      1. En la pestaña Lista de distribución, haga clic en Agregar nuevo.

      2. Escriba la información de la dirección de correo electrónico y haga clic en Aceptar.

    • Eliminar un nombre    

      1. Haga clic en el nombre y en Quitar.

Una lista de distribución es un grupo de direcciones de correo electrónico que se crea y se agrega a la libreta de direcciones de Outlook como una dirección de correo electrónico. Al enviar un mensaje a una lista de distribución, llega a todas las direcciones de correo de la lista.

Siga uno de estos pasos:

  • Crear una lista de distribución mediante nombres en la libreta de direcciones    

    1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, luego, haga clic en Lista de distribución.

    2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre.

    3. En la pestaña Lista de distribución, haga clic Seleccionar miembros.

    4. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desea en la lista de distribución.

    5. En el cuadro Búsqueda, escriba un nombre que quiera incluir. En la siguiente lista, haga clic en el nombre y en Miembros. Lleve a cabo este procedimiento para cada persona que quiera agregar a la lista de distribución y, luego, haga clic en Aceptar.

      Si quiere incluir una descripción más larga de la lista de distribución, en la pestaña Lista de distribución, haga clic en Notas y agréguela.

      La lista de distribución se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que le haya asignado.

  • Crear una lista de distribución copiando nombres de un mensaje de correo electrónico    

    1. En el mensaje de correo del que quiere copiar los nombres, seleccione los nombres en los cuadros Para o Cc.

    2. Haga clic con el botón secundario en la selección y, después, haga clic en Copiar en el menú contextual.

    3. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, en Crear nuevo elemento de Outlook, haga clic en Lista de distribución.

    4. En la pestaña Lista de distribución, en el grupo Miembros, haga clic Seleccionar miembros.

    5. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar miembros, en el cuadro Miembros, haga clic con el botón secundario y haga clic en Pegar en el menú contextual.

      Nota: No es necesario que un miembro en concreto esté en la libreta de direcciones para agregarlo a la lista de distribución. Se incluirá el nombre y la dirección de correo electrónico del miembro al copiarlo y pegarlo desde el mensaje de correo electrónico original.

    6. Haga clic en Aceptar.

    7. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de distribución.

    8. En la pestaña Lista de distribución, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Para obtener más información sobre las listas de distribución (por ejemplo, cómo agregar nombres o enviar un mensaje a parte de una lista), vea Crear y editar un grupo de contactos o una lista de distribución.

Crear un grupo de contactos de Outlook

Una vez que haya organizado los distintos contactos en carpetas, puede organizar las carpetas de contactos en grupos en el Panel de navegación para tenerlos visibles y obtener acceso a ellos fácilmente.

Sugerencia: Mantenga visibles las carpetas de contactos manteniendo el grupo abierto o “expandido”, o bien contraiga el grupo para que haya más espacio. Haga clic en las flechas del encabezado del grupo para expandir y contraer el grupo.

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