Crear un flujo de una lista o biblioteca de SharePoint Online o OneDrive para la empresa

Crear un flujo de una lista o biblioteca de SharePoint Online o OneDrive para la empresa

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Usar Microsoft Flow para configurar flujos de trabajo para listas y bibliotecas en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa. Microsoft Flow le ayuda a automatizar tareas comunes entre SharePoint y otros Office 365 y servicios de terceros.

Crear un flujo de una lista o biblioteca

  1. Vaya a una lista o biblioteca en SharePoint Online. El botón flujo estará disponible en la barra de comandos de SharePoint listas y bibliotecas y OneDrive para la Empresa en la web. Para SharePoint Online, la opción para crear un flujo solo estará disponible para los miembros del sitio que pueden agregar y editar elementos. La opción siempre está disponible para OneDrive para la Empresa en el explorador.

    Nota: Microsoft Flow puede conectarse con SharePoint Server a través de una puerta de enlace de datos local. No se mostrará el botón de flujo en SharePoint Server.

  2. En la parte superior de la lista o biblioteca, haga clic en flujo y, a continuación, haga clic en crear un flujo.

    Crear un flujo de una lista o biblioteca
  3. Seleccione una plantilla de flujo en el panel derecho. Se muestran algunos flujos utilizados con frecuencia. Introducción a los escenarios comunes, como enviar un correo electrónico personalizado cuando se agrega un nuevo elemento a la biblioteca. Utilice estas plantillas como punto de partida para crear sus propios flujos. O bien, elija las plantillas de flujo de acción personalizada que se encuentra en la parte inferior de la lista para crear un flujo desde cero. Después de seleccionar una plantilla, complete los pasos restantes en el sitio Microsoft Flow.

    Seleccionar una plantilla de flujo
  4. Siga las instrucciones en el sitio Microsoft Flow para conectarse a una lista o biblioteca. Se verifiquen credenciales para cada servicio que usó en el flujo. Servicios de Office 365 como SharePoint y Outlook, se creará automáticamente las conexiones. Para los servicios de terceros, haga clic en el vínculo proporcionado para iniciar sesión en cada servicio.

  5. En el Diseñador de Microsoft Flow se realizará los siguientes pasos. La primera acción que aparece, también conocido como un desencadenador, determinar cómo se iniciará el flujo. Se pueden agregar acciones adicionales después de la primera. Cada nueva acción dependerá la acción anterior.

    Un tipo de flujo realiza acciones automáticamente cuando se agregan elementos o se ha cambiado en una lista o biblioteca. Por ejemplo, la plantilla de flujo que se muestra a continuación envía un correo electrónico cuando se agrega un elemento a la lista. Solo después de que se selecciona un elemento, se puede iniciar un segundo tipo de flujo. En este segundo tipo de flujo se inicia con el menú de flujo en la barra de comandos en SharePoint. El tipo de desencadenador seleccionado determina si el flujo se inicia automáticamente, o manualmente, desde la barra de comandos.

    Agregue la información necesaria, o cambiar los valores predeterminados proporcionados para la plantilla en el diseñador. Por ejemplo, en la captura de pantalla a continuación, seleccione Editar en Enviar correo electrónico para modificar los valores predeterminados. Las opciones de la acción Enviar correo electrónico son cambios en el aspecto de correo electrónico y en Mostrar campos adicionales del elemento SharePoint.

    Siga las instrucciones en el sitio de Microsoft Flow para conectar el flujo
  6. Configurar la flujo y, a continuación, haga clic en Crear flujo.

    Nota: Para obtener más información sobre Microsoft Flow, ver los vídeos de aprendizaje guiado.

  7. Una vez creado el flujo, haga clic en Listo.

Nota: Puede ver todos los flujos y compruebe el estado en el sitio Web del flujo de Microsoft.

Después de crear el flujo mostrado arriba, agregar un correo electrónico a la lista o biblioteca le enviará un correo electrónico como el que se muestra a continuación.

Correo electrónico enviado por Microsoft Flow cuando cambie un elemento

Para obtener información sobre cómo editar un flujo en una lista de SharePoint, vea modificar un flujo para obtener una lista de SharePoint Online. Para obtener información sobre cómo eliminar un flujo de una lista de SharePoint, consulte Eliminar un flujo de una lista de SharePoint Online.

Nota: botón Microsoft Flow no está disponible en la experiencia clásica.

Si el comportamiento predeterminado se establece como la experiencia clásica no verá el botón de flujo en la barra de comandos de la lista o biblioteca. Si está disponible la nueva experiencia puede habilitar para su lista o biblioteca va a la configuración de la lista y, a continuación, haciendo clic en Configuración avanzada. Para obtener más información, vea cambiar el valor predeterminado experiencia de listas o bibliotecas de documentos de nuevo o clásico.

Para obtener más información sobre las listas de SharePoint, consulte ¿Qué es una lista de SharePoint Online?. Para obtener más información sobre Microsoft Flow, vea Introducción a Microsoft flujo.

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