Crear un flujo de trabajo secundario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando un flujo de trabajo que se ejecuta en una lista agrega o modifica un elemento de una segunda lista, puede crear un flujo de trabajo de segundo se activa por dicha adición o el cambio. Puede administrar el elemento agregado o cambiado este flujo de trabajo secundario o realizar otras acciones de flujo de trabajo, incluyendo agregar, cambiar y eliminar otros elementos de cualquier lista.

Relación entre el flujo de trabajo primario y el secundario

1. adición o cambio del elemento en la primera lista o biblioteca activa flujo de trabajo principal (flujo de trabajo principal puede también se inicia manualmente)

2. flujo de trabajo principal se agrega o se cambia de elemento en la segunda lista o biblioteca

3. adición o cambio de elemento de lista o biblioteca de la segunda activa flujo de trabajo secundario

Por ejemplo, supongamos que cada vez que agregue un nuevo documento a los documentos de la biblioteca de revisión, un flujo de trabajo que se ejecutan en esa biblioteca crea una tarea para revisar el documento en la lista de tareas. Puede crear un flujo de trabajo secundario en la lista de tareas que se establece un valor en el campo Fecha de vencimiento de cada una de las tareas nuevas. Tener establece el valor de fecha de vencimiento, puede pausar el flujo de trabajo secundario hasta llegar a la fecha de vencimiento. En la fecha de vencimiento, el flujo de trabajo puede comprobar si la tarea está completada y, a continuación, tomar las medidas adecuadas.

Diagrama de los flujos de trabajo primario y secundario

Si organiza eficazmente varios flujos de trabajo secundarios, podrá crear procesos dependientes que abarquen varias listas. Cada flujo de trabajo secundario se activará por los cambios que se realicen en una sola lista. Sin embargo, al crear o cambiar elementos en otras listas, podrá activar uno o varios otros flujos de trabajo, extendiendo el efecto acumulativo por todo el sitio.

Advertencia: Los flujos de trabajo que se inician automáticamente con la creación o el cambio de un elemento pueden ejecutarse en bucles infinitos, los cuales deben evitarse. Por ejemplo, un flujo de trabajo que se inicia con el cambio de un elemento nunca debe cambiar un elemento de la lista a la que está asociado. Un flujo de trabajo que se inicia con la creación de un elemento nunca debe crear un elemento en la lista a la que está asociado. Esta cuestión también es de aplicación con los flujos de trabajo secundarios. Por ejemplo, el Flujo de trabajo A está asociado a la Lista A y el Flujo de trabajo B está asociado a la Lista B. Ambos flujos de trabajo se inician automáticamente con la creación de un nuevo elemento. El Flujo de trabajo A crea un elemento en la Lista B, y el Flujo de trabajo B crea un elemento en la Lista A. Este escenario crea un bucle infinito. Es importante saber qué están ejecutando ya los flujos de trabajo en las listas o bibliotecas donde el flujo de trabajo crea o cambia elementos. Además, algunos comportamientos de bucle se pueden evitar usando una condición que detiene el bucle. Por ejemplo, si configura un flujo de trabajo secundario en la lista Tareas para actualizar la fecha de vencimiento del elemento de tarea actual cada vez que cambia ese elemento, puede evitar el desarrollo de un bucle incluyendo una condición que compruebe si la fecha de vencimiento ya está establecida en el valor correcto. Si es así, una acción detiene el flujo de trabajo sin realizar ningún cambio en el elemento.

En este artículo se presenta el concepto de los flujos de trabajo secundarios y se proporcionan instrucciones para su creación. El flujo de trabajo de ejemplo incluido en este artículo, que se crea en la lista Tareas, establece la fecha de vencimiento de cada nueva tarea generada por un flujo de trabajo concreto que se ejecuta en la biblioteca Documentos compartidos y, a continuación, envía un aviso si la tarea no se ha completado en la fecha de vencimiento.

En este artículo

¿Cómo puedo utilizar un flujo de trabajo secundario?

¿Qué es la relación especial entre los flujos de trabajo secundarios y la lista de tareas?

Información sobre el flujo de trabajo de ejemplo

Paso 1: Decidir si desea continuar con la ejecución de la tarea actual

Paso 2: Configurar el valor de fecha de vencimiento y, a continuación, pausa

Paso 3: Comprobar el estado de tarea y continuar según corresponda

Referencia rápida: un resumen de los pasos

Otro ejemplo: usar el título del documento como el título de la tarea

¿Cómo se puede usar un flujo de trabajo secundario?

No hay ninguna diferencia funcional entre un flujo de trabajo principal y un flujo de trabajo secundario. Los flujos de trabajo pueden considerarse "secundario" si se ha iniciado por la acción de otro flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo secundarios se pueden usar para diversos propósitos, como:

  • Establecer los valores de campos en elementos creados por el flujo de trabajo primario

  • Crear, cambiar o eliminar elementos de la lista actual u otra lista

  • Enviar mensajes de correo electrónico de aviso

    Notas: 

    • Las acciones de otro flujo de trabajo se ha diseñado también en Office SharePoint Designer 2007 sólo pueden desencadenar un flujo de trabajo secundario que está diseñada en Office SharePoint Designer 2007 y no por uno de los flujos de trabajo predefinidos incluidos con Microsoft Office SharePoint Server 2007 o un flujo de trabajo personalizados creados en Visual Studio. Tenga en cuenta que incluso si un flujo de trabajo se ha diseñado en Office SharePoint Designer 2007, sus acciones aún no se activarán un flujo de trabajo secundario si ha iniciado sesión en el usuario que ha iniciado el flujo de trabajo mediante el uso de la cuenta del sistema. Un flujo de trabajo que se ejecuta en la cuenta del sistema no puede desencadenar un flujo de trabajo secundario.

    • Sólo una instancia de un flujo de trabajo puede ejecutarse en un elemento de lista a la vez. Si configura el flujo de trabajo secundario de modo que se ejecute en los elementos cada vez que sufren un cambio y si una instancia del flujo de trabajo ya se está ejecutando en un elemento pero actualmente está en pausa, los otros cambios que se realicen en ese elemento no activarán la ejecución del mismo flujo de trabajo. Por ejemplo, si la primera instancia del flujo de trabajo se detiene durante 30 días, todas las instancias del mismo flujo de trabajo dejarán de iniciarse automáticamente si se activan en el mismo elemento de lista durante esos 30 días. Esta cuestión se presenta en el caso de los flujos de trabajo de larga duración que se inician con el cambio de un elemento, pero no es de aplicación cuando el flujo de trabajo secundario se inicia únicamente con la creación de un elemento, siendo ésta la configuración del flujo de trabajo de ejemplo incluido en este artículo.

    • Antes de usar una acción de pausa en un flujo de trabajo, se recomienda descargar una actualización de .NET 3.0 e instalarla en el servidor. La sección Vea también incluye un vínculo al sitio donde puede descargar esta actualización.

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¿Cuál es la relación especial entre los flujos de trabajo secundarios y la lista Tareas?

Un elemento creado en la lista de tareas por una de las tres acciones de tareas de flujo de trabajo conserva tres campos útiles de información sobre sus orígenes que no son "recuerda" con los elementos creados por el flujo de trabajo en cualquier otro tipo de lista:

  • Id. de elemento de flujo de trabajo    Este es el identificador único del elemento original en relación con la que el flujo de trabajo principal creó el elemento actual en la lista de tareas.

  • Identificador de la lista de flujo de trabajo    Esto es el identificador único de la lista donde se encuentra el elemento original.

  • Nombre de flujo de trabajo    Este es el identificador único del flujo de trabajo principal que se creó el elemento actual en la lista de tareas.

Los tres identificadores únicos

Estos tres campos se muestran en el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo cuando la búsqueda se realiza con respecto a un elemento de la lista Tareas. No obstante, estos tres campos contienen valores únicamente para los elementos de tarea creados por una de las tres acciones de tarea de flujo de trabajo.

Cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo con los tres campos de identificador

Puede usar estos tres identificadores de varias maneras, por ejemplo, para:

  • Decidir qué elementos para actuar en respuesta    Comience comprobando uno o varios de estos campos para cada nuevo elemento de tarea y, a continuación, usar esa información para decidir si finalizar inmediatamente o para continuar al ejecutar el flujo de trabajo secundario. Por ejemplo, el flujo de trabajo secundario puede tomar más medidas únicamente en las tareas que se crearon uno o varios especificados principales flujos de trabajo.

  • Insertar información en un mensaje de correo electrónico    Usar estos campos, el flujo de trabajo secundario puede enviar un mensaje de correo electrónico que incluye la identidad del elemento original, la lista en el que reside el elemento original o el flujo de trabajo que creó el elemento de la tarea actual.

Flujos de trabajo secundarios ejecutando en otras bibliotecas (por ejemplo, anuncios y calendario) y la lista no tienen estas capacidades, porque no tiene acceso a estos tres campos.

En la siguiente tabla se muestran los formatos de estos tres valores.

Campo

Valor de ejemplo

Id. de elemento de flujo de trabajo

8

Nombre de flujo de trabajo

Revisión de documento

Id. de lista de flujos de trabajo

{4FC00DC3-1880-4872-AC31-AA2389B201CA}

Identificar los valores de los tres campos especiales

Para buscar el valor correcto para uno de estos campos:

  • Id. de elemento de flujo de trabajo    En el explorador, vea la lista donde se encuentra el elemento. Si es necesario, modifique la vista para incluir la columna ID. Tenga en cuenta que cuando se asigna el identificador de un elemento, es permanente y no cambian, independientemente de cuántos otros elementos se agregan, cambiar y eliminar en la lista.

  • Nombre de flujo de trabajo    Para cada flujo de trabajo, este valor es idéntico al nombre especificado para el flujo de trabajo en el Diseñador de flujo de trabajo. Tenga en cuenta que ya no hay dos flujos de trabajo en cualquier sitio pueden tener el mismo nombre, este valor siempre es único en el sitio actual.

  • Identificador de la lista de flujo de trabajo    Para encontrar este valor para cualquier lista, ver la lista en el explorador y, a continuación, en el menú configuración, haga clic en Configuración de lista o Configuración de biblioteca de documentos. El identificador de la lista de flujo de trabajo aparece en la cadena de consulta de la dirección URL y sigue a la "lista =" texto.

Por qué se necesita un flujo de trabajo secundario para administrar las fechas de vencimiento de las tareas

El flujo de trabajo primario que crea un elemento de tarea se detiene en cuanto se crea y se asigna dicho elemento de tarea.

Mientras esté en pausa, el flujo de trabajo primario no puede establecer el valor de la fecha de vencimiento del elemento de tarea, comprobar el estado de finalización de la tarea cuando se aproxima la fecha de vencimiento ni emprender las acciones apropiadas con respecto a los elementos de tarea que no se han completado en su fecha de vencimiento.

Sin embargo, un flujo de trabajo secundario que se ejecuta en la lista Tareas puede llevar a cabo todas estas funciones mientras está en pausa el flujo de trabajo secundario.

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Flujo de trabajo de ejemplo

El flujo de trabajo secundario de ejemplo que va a crear en los siguientes procedimientos y se ejecutará en la lista Tareas:

  1. Comprueba cada nuevo elemento de tarea para determinar qué flujo de trabajo primario lo creó y continúa únicamente si ese flujo de trabajo primario coincide con el especificado.

    Sugerencia: Se recomienda que éste sea el primer paso del flujo de trabajo para evitar que se realicen cambios en los elementos de tarea creados por otros flujos de trabajo y, de este modo, reducir al mínimo el impacto en el rendimiento.

  2. Si el flujo de trabajo primario coincide con el especificado, establece el valor de la fecha de vencimiento del elemento de tarea y, a continuación, se detiene hasta la fecha de vencimiento.

    Nota: Cuando se detiene, el flujo de trabajo se reanuda tan sólo en la fecha de vencimiento que se estableció cuando se inició la pausa. Si cambia la fecha de vencimiento mientras está detenido el flujo de trabajo, dicho cambio no afecta al flujo de trabajo.

  3. En la fecha de vencimiento, comprueba el valor de Completada del elemento de tarea y, a continuación, realiza una de estas dos acciones:

    • Si el valor es Sí    El flujo de trabajo registra un mensaje en el historial del flujo de trabajo y finaliza.

    • Si el valor es No    El flujo de trabajo envía un mensaje de correo electrónico a la persona a quien se asigna el elemento de tarea que le recuerda que vence la tarea.

El flujo de trabajo de ejemplo incluye sugerencias de uso para los tres campos de elemento de tarea especiales.

Los procedimientos de ejemplo en este artículo se suponen que ya existe un flujo de trabajo principal denominada revisión de documentos que se ejecute cada vez que se agrega un documento a la biblioteca de documentos compartidos, y que este flujo de trabajo principal crea un elemento de tarea simple denominado revisar el documento en la lista de tareas y asigna dicha tarea a uno o más participantes. Para crear este flujo de trabajo principal, consulte los pasos en el artículo asignar un elemento de tarea en un flujo de trabajo.

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Pas 1: decidir si continúa la ejecución en la tarea actual

Si ejecuta varios flujos de trabajo en un sitio, cada uno de los cuales crea elementos en la lista Tareas, quizás desee calcular las fechas de vencimiento de manera diferencial, según el flujo de trabajo que creó cada tarea. Asimismo, puede optar por ejecutar un flujo de trabajo secundario en todos los elementos de tarea donde está ubicado el elemento desencadenador original en la lista o biblioteca especificada.

El flujo de trabajo secundario en este ejemplo se inicia y se ejecuta en cada nuevo elemento en la lista de tareas, pero lo primero que hace es buscar el valor de nombre de flujo de trabajo de nuevo elemento de tarea. A continuación, se usa esta información para decidir si dejar a la vez o para continuar. En esta sección, configurará este primer paso.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Flujo de trabajo.

  2. En la primera página del Diseñador de flujo de trabajo, escriba un nombre para el flujo de trabajo secundario y, a continuación se indican que el flujo de trabajo debe vinculada a la lista de tareas y se inicia sólo cuando se crea un nuevo elemento en la lista.

    Primera página del Diseñador de flujo de trabajo

  3. Haga clic en Siguiente.

  4. En la página siguiente, el primer paso del flujo de trabajo asigne un nombre a: en este ejemplo, Consulte flujo de trabajo principal.

  5. Haga clic en Condiciones y, a continuación, en Comparar campo de tareas.

  6. En la condición, haga clic en campo y, a continuación, en la lista, desplácese hacia abajo y haga clic en Nombre de flujo de trabajo.

    Segunda página del Diseñador de flujo de trabajo con detalles de condiciones

  7. En la condición, haga clic en es igual a y, a continuación, en la lista, haga clic en no es igual a.

  8. En la condición, haga clic en valor y, a continuación, en el cuadro, escriba el nombre del flujo de trabajo principal (Revisión de documentos en este ejemplo) y, a continuación, presione ENTRAR.

  9. Haga clic en Acciones y, a continuación, en la lista, haga clic en Detener flujo de trabajo.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver toda la lista.

  10. En la acción, haga clic en este mensaje.

  11. En el cuadro, escriba el mensaje que se va a registrar en la lista Historial del flujo de trabajo y, a continuación, presione ENTRAR.

    Llegado a este punto, el primer paso del flujo de trabajo debería ser similar al de la siguiente ilustración.

    Segunda página cumplimentada del Diseñador de flujo de trabajo

El flujo de trabajo secundario continuará con el segundo paso sólo si el elemento de tarea ha sido creado por el flujo de trabajo Revisión de documento.

Puede usar asimismo el campo Id. de lista de flujos de trabajo para configurar el flujo de trabajo de modo que continúe con el segundo paso sólo en los elementos de tarea creados por los flujos de trabajo que se ejecuten en la lista especificada; sin embargo, si otro usuario puede crear flujos de trabajo en la misma lista, podría resultar difícil determinar quién desea ejecutar qué flujos de trabajo en los elementos de tarea. Por ello, se recomienda asociar un flujo de trabajo secundario en la lista Tareas sólo a los elementos de tarea creados por uno o varios flujos de trabajo primarios especificados.

En el segundo paso, va a establecer una fecha de vencimiento para el elemento de tarea y, a continuación, detener el flujo de trabajo secundario hasta la fecha de vencimiento.

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Paso 2: establecer el valor de la fecha de vencimiento y, a continuación, detener la ejecución

Después de que el flujo de trabajo secundario confirme que el elemento de tarea es una creadas por el flujo de trabajo de revisión de documentos, que desea que el flujo de trabajo para calcular un valor de campo de fecha de vencimiento del elemento y detener hasta fecha vencimiento llega. Va a configurar estas acciones a continuación, en el segundo paso del flujo de trabajo.

  1. En el Diseñador de flujo de trabajo, bajo Pasos de flujo de trabajo, haga clic en Agregar paso de flujo de trabajo.

  2. En la página siguiente, el segundo paso del flujo de trabajo asigne un nombre a: en este ejemplo, Establecer fecha de vencimiento y pausa.

  3. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Agregar hora a la fecha.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver toda la lista.

  4. Para establecer la fecha de vencimiento de cada elemento de tarea en una semana después de la fecha de creación, siga este procedimiento:

    1. En la acción, haga clic en 0 y, a continuación, en el cuadro, reemplace 0 con 7. Por último, presione ENTRAR.

    2. Haga clic en minutos y, a continuación, en la lista, haga clic en días.

    3. Haga clic en fecha y, a continuación, haga clic en muestra el enlace de datos Imagen de botón .

    4. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las siguientes opciones:

      • Origen: Elemento actual

      • Campo: Creado

    5. Haga clic en Aceptar.

    6. Haga clic en Variable y, a continuación, en la lista, haga clic en Crear una nueva variable.

    7. En el cuadro de diálogo Editar Variable, escriba un nombre para la nueva variable (Fecha de vencimiento en este ejemplo), asegúrese de que el tipo es Fecha y hora y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      El segundo paso debería ser similar al de la siguiente ilustración.

      Tercera página del Diseñador de flujo de trabajo con la acción Agregar hora a la fecha

      Ahora tiene una variable denominada Fecha de vencimiento en la que se calcula mediante la adición de siete días a la fecha en que la tarea se ha creado y asignado.

  5. Haga de nuevo clic en Acciones para agregar una segunda acción y, a continuación, haga clic en Definir campo en elemento actual.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver toda la lista.

  6. En la acción, haga clic en campo y, a continuación, en la lista, haga clic en Fecha de vencimiento.

  7. Haga clic en valor y, a continuación, haga clic en muestra el enlace de datos Imagen de botón .

  8. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las siguientes opciones:

    1. Origen: Datos del flujo de trabajo

    2. Campo: Variable: Fecha de vencimiento

  9. Haga clic en Aceptar.

    El segundo paso debería ser similar al de la siguiente ilustración.

    Tercera página del Diseñador de flujo de trabajo con la acción Definir campo en elemento actual

    Ahora, la fecha de vencimiento está establecida en siete días después de la fecha de creación y asignación del elemento.

  10. Haga clic en acciones para agregar una acción terceros y, a continuación, haga clic en Detener hasta fecha.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver toda la lista.

  11. En la acción, haga clic en este momento y, a continuación, haga clic en muestra el enlace de datos Imagen de botón

  12. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las siguientes opciones:

    1. Origen: Elemento actual

    2. Campo: Fecha de vencimiento

  13. Haga clic en Aceptar.

    El segundo paso debería ser similar al de la siguiente ilustración.

    Tercera página del Diseñador de flujo de trabajo con la acción Detener hasta fecha

    El flujo de trabajo se detendrá hasta la fecha de vencimiento del elemento.

    En esa fecha, el flujo de trabajo comprobará si el elemento de tarea está marcado como completado y, en caso contrario, enviará un aviso a la persona a la que está asignada la tarea. Va a configurar estas acciones en el siguiente paso.

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Paso 3: comprobar el estado de la tarea y continuar en consecuencia

En el tercer y último paso del flujo de trabajo de ejemplo, ha llegado la fecha de vencimiento y el flujo de trabajo continúa ejecutándose: primero comprueba el valor del campo Completada correspondiente al elemento de tarea y, a continuación, emprende la acción apropiada en función de si el elemento está marcado como completado.

  1. En el Diseñador de flujo de trabajo, bajo Pasos de flujo de trabajo, haga clic en Agregar paso de flujo de trabajo.

  2. En la página siguiente, el tercer paso del flujo de trabajo asigne un nombre a: en este ejemplo, comprobar el estado y enviar aviso.

  3. Haga clic en Condiciones y, a continuación, en Comparar campo de tareas.

  4. En la condición, haga clic en campo y, a continuación, en la lista, haga clic en Completada.

  5. En la condición, haga clic en valor y, a continuación, en la lista, haga clic en .

  6. Haga clic en Acciones y, a continuación, en la lista, haga clic en Registrar en lista de historial.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver toda la lista.

    En la acción, haga clic en este mensaje.

  7. En el cuadro, escriba el mensaje que se va a registrar en el historial del flujo de trabajo y, a continuación, presione ENTRAR.

    El tercer paso del flujo de trabajo debería ser similar al de la siguiente ilustración.

    Cuarta página del Diseñador de flujo de trabajo con una sola rama condicional

    Ahora, el flujo de trabajo finalizará si ya se ha completado la tarea.

  8. Haga clic en Agregar rama condicional 'O si'.

  9. En la rama agregada, haga clic en Acciones y, a continuación, en la lista, haga clic en Enviar correo electrónico.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver toda la lista.

  10. En la acción, haga clic en este mensaje.

  11. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, haga clic en el botón de libreta de direcciones situado al final del cuadro Para.

  12. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, haga doble clic en Búsqueda de flujo de trabajo en la lista O seleccione un usuario o grupo existente para dirigir el mensaje de correo electrónico a la persona a la que está asignada la tarea.

  13. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las siguientes opciones:

    • Origen: Elemento actual

    • Campo: Asignado a

  14. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga de nuevo clic en Aceptar.

  15. Escriba el asunto del mensaje y, a continuación, el texto de cuerpo del mensaje con los botones de Agregar búsqueda al cuerpo y muestra el enlace de datos Imagen de botón para agregar información de búsqueda de flujo de trabajo de la variable si lo desea.

    Cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico con contenido del mensaje

    En el texto de cuerpo del mensaje de ejemplo, hemos incluido el título del documento para su revisión mediante el uso de la búsqueda de flujo de trabajo que se muestra en la siguiente ilustración.

    Cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo

    Esta búsqueda dice: "Vaya al campo (o columna) Título en la biblioteca Documentos compartidos. A continuación, vaya al elemento (o fila) cuyo identificador coincida con el identificador del elemento original con respecto al cual el flujo de trabajo primario creó el elemento actual en la lista Tareas".

    O bien, en términos más simples, esta búsqueda dice: "Vaya al título del elemento cuyo flujo de trabajo primario creó el elemento de tarea actual en el que se ejecuta este flujo de trabajo secundario".

  16. Cuando termine el mensaje de correo electrónico, haga clic en Aceptar.

    El tercer paso debería ser similar al de la siguiente ilustración.

    Cuarta página del Diseñador de flujo de trabajo con dos ramas condicionales

Ahora puede dejar de tener envía el correo electrónico de aviso, el flujo de trabajo secundario. Como alternativa, puede agregar pasos para restablecer el valor de fecha de vencimiento para el elemento de tarea por un número especificado de días adicionales, para detener hasta la nueva fecha se alcanza la fecha y después vuelve a comprobar si la tarea se ha completado. Si no es así, puede enviarse un segundo aviso por correo electrónico o se pueden tomar alguna otra acción, incluyendo el envío de notificaciones de correo electrónico a los demás participantes.

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Referencia rápida: resumen de los pasos

Para proporcionar una referencia rápida, se resumen a continuación los pasos presentados en las tres secciones anteriores:

  1. Cree un flujo de trabajo asociado a la lista Tareas que se inicie automáticamente con la creación de un nuevo elemento.

  2. Agregue la condición Comparar campo de tareas:

    • Para el primer vínculo, haga clic en Nombre de flujo de trabajo.

    • Para el segundo vínculo, haga clic en no es igual a.

    • Para el tercer vínculo, escriba el nombre del flujo de trabajo primario en cuyas tareas desee ejecutar el flujo de trabajo secundario.

  3. Agregue la acción Detener flujo de trabajo. Haga clic en el vínculo y, a continuación, escriba el mensaje que debe registrarse en el historial del flujo de trabajo.

  4. Agregue un nuevo paso de flujo de trabajo.

  5. Agregue la acción Agregar hora a la fecha:

    • Para el primer vínculo, escriba el número de días que el flujo de trabajo debe esperar antes de enviar un aviso de tarea.

    • Para el segundo vínculo, haga clic en días.

    • El tercer vínculo, haga clic en muestra el enlace de datos Imagen de botón . En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las opciones siguientes:

    Origen: Datos del flujo de trabajo

    Campo: Variable: Fecha de vencimiento

    • El cuarto vínculo, haga clic en crear una nueva variable y cree una variable denominada Fecha de vencimiento del tipo de Fecha y hora.

  6. Agregue la acción Definir campo en elemento actual:

    • Para el primer vínculo, haga clic en Fecha de vencimiento.

    • El segundo vínculo, haga clic en muestra el enlace de datos Imagen de botón . En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las opciones siguientes:

    Origen: Datos del flujo de trabajo

    Campo: Variable: Fecha de vencimiento

  7. Agregue la acción Detener hasta fecha:

    • El vínculo, haga clic en muestra el enlace de datos Imagen de botón . En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las opciones siguientes:

    Origen: Elemento actual

    Campo: Fecha de vencimiento

  8. Agregue un nuevo paso de flujo de trabajo.

  9. Agregue la condición Comparar campo de tareas:

    • Para el primer vínculo, haga clic en Completada.

    • Para el segundo vínculo, deje es igual a.

    • Para el tercer vínculo, haga clic en .

  10. Agregue la acción Registrar en lista de historial. Haga clic en el vínculo y, a continuación, escriba el mensaje que debe registrarse en el historial del flujo de trabajo.

  11. Haga clic en Agregar rama condicional 'O si'.

  12. Agregue la acción Enviar correo electrónico. En la acción, haga clic en este mensaje.

  13. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, siga este procedimiento:

    • Haga clic en el botón Libreta de direcciones al final del cuadro Para.

    • En la lista O seleccione un usuario o grupo existente, haga doble clic en Búsqueda de flujo de trabajo.

    • En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las siguientes opciones:

    Origen: Elemento actual

    Campo: Asignado a

  • Agregue una línea de asunto y un cuerpo de mensaje usando búsquedas si lo desea.

    Por ejemplo, utilice la siguiente búsqueda para incluir el título del documento que se va a revisar.

    Cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo

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Otro ejemplo: usar el título del documento como título de la tarea

Puede que a veces desee usar información variable para asignar un nombre a las nuevas tareas creadas por los flujos de trabajo. Por ejemplo, el flujo de trabajo secundario puede reemplazar el título del documento original por el nombre de tarea asignado por el flujo de trabajo primario.

En este ejemplo, empezar especificando una tarea fácil de recordar título del flujo de trabajo principal (por ejemplo, ABC123). A continuación, agregar una condición a un flujo de trabajo secundario que se ejecuta en la lista de tareas.

El paso en la siguiente ilustración utiliza la condición Comparar campo de tareas para evaluar el título de la tarea. Si el título de la tarea es igual al nombre de tarea fácil de recordar asignado en el flujo de trabajo primario, el flujo de trabajo secundario utilizará la acción Actualizar elemento de lista para restablecer el valor de Título de la tarea buscando el valor de Título del documento original en Documentos compartidos.

Configuración del cuadro de diálogo para usar el título del documento como título de la tarea

Esta búsqueda indica al flujo de trabajo que obtenga en Documentos Compartidos el título para el elemento que activó el flujo de trabajo primario que creó este elemento de tarea. El flujo de trabajo secundario busca este elemento mediante el Id. de elemento de flujo de trabajo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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