Crear un directorio de nombres, direcciones y otra información

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede combinar datos en un único documento, como un directorio de suscripción, un catálogo o una lista de elementos, mediante la característica de directorio de Word.

  1. En la pestaña envíos, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

    Iniciar al Asistente para combinar correspondencia

  2. En el panel de tareas combinación de correspondencia en el lado derecho de la pantalla, en Seleccionar tipo de documento, haga clic en el directorio.

  3. En la parte inferior del panel de combinación de correspondencia, haga clic en siguiente: documento inicial.

    Haga clic en a través del proceso de combinación de correspondencia paso 6

  4. En Seleccione el documento inicial, verá las siguientes opciones:

    • Utilizar el documento actual: Utilizar el documento actual en la pantalla, como el documento principal.

    • Desde una plantilla: Elija una de las plantillas de combinación de correspondencia listos para usar.

    • Inicio de documento existente: Abra un documento existente para usarlo como el documento principal de combinación de correspondencia.

      Seleccione la opción que desee y, a continuación, haga clic en siguiente: seleccionar destinatarios.

  5. Al abrir o crear un origen de datos mediante el Asistente para combinar correspondencia, está indicando a Word para usar un conjunto de información variable específico para la combinación. Utilice uno de los siguientes métodos para adjuntar el documento principal al origen de datos.

    1. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en Seleccionar destinatarios, haga clic en utilizar una lista existente.

    2. Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.

    3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contiene la información variable que desee usar y, a continuación, haga clic en Abrir.

    4. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, seleccione los nombres que desea incluir.

      ¿Cómo?

      1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

        Use las casillas de verificación para designar los nombres

        Este método es muy útil si la lista es breve. Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres que desea incluir y desactive las que aparecen junto a los nombres que desee excluir.

        Sugerencia: Si sabe que desea incluir la mayor parte de la lista en el directorio, haga clic en Seleccionar todo en primer lugar facilita borrar determinados registros. Del mismo modo, si desea incluir sólo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

        Ordenar los elementos de la lista

        Esto es útil si desea ver los elementos en orden numérico o alfabético. Haga clic en el encabezado de columna del elemento que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellidos.

        Filtrar elementos en la lista

        Esto es útil si la lista contiene registros que sabe que no quiere ver o incluir en el directorio. Cuando haya filtra la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir registros tal como se describe en la sección anterior.

        Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento que desea filtrar y, a continuación, haga clic en cualquiera de las siguientes acciones:

        • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.

        • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.

        • Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si hay varias direcciones en las que el país o región coinciden con Australia, puede filtrar por Australia.

          El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra sólo los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todas).

          Sugerencias: 

          • Para la ordenación y filtrado avanzados, haga clic en la flecha situada junto a cualquier nombre de columna y, a continuación, haga clic en (avanzado). Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para configurar la ordenación o filtrado de la consulta que desee.

          • Si ha instalado software de validación de direcciones, puede hacer clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las direcciones de la lista.

      2. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas combinación de correspondencia. Word usará los nombres que se hayan designado para el directorio.

    1. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en Seleccionar destinatarios, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

    2. Seleccionar contactos de Outlook, haga clic en Elegir carpeta de contactos.

    3. Seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee en el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar.

    4. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, seleccione los nombres que desea incluir.

      ¿Cómo?

      1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

        Use las casillas de verificación para designar los nombres

        Este método es muy útil si la lista es breve. Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres que desea incluir y desactive las que aparecen junto a los nombres que desee excluir.

        Sugerencia: Si sabe que desea incluir la mayor parte de la lista en el directorio, haga clic en Seleccionar todo en primer lugar facilita borrar determinados registros. Del mismo modo, si desea incluir sólo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

        Ordenar los elementos de la lista

        Esto es útil si desea ver los elementos en orden numérico o alfabético. Haga clic en el encabezado de columna del elemento que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellidos.

        Filtrar elementos en la lista

        Esto es útil si la lista contiene registros que sabe que no quiere ver o incluir en el directorio. Cuando haya filtra la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir registros tal como se describe en la sección anterior.

        Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento que desea filtrar y, a continuación, haga clic en cualquiera de las siguientes acciones:

        • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.

        • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.

        • Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si hay varias direcciones en las que el país o región coinciden con Australia, puede filtrar por Australia.

          El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra sólo los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todas).

          Sugerencias: 

          • Para la ordenación y filtrado avanzados, haga clic en la flecha situada junto a cualquier nombre de columna y, a continuación, haga clic en (avanzado). Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para configurar la ordenación o filtrado de la consulta que desee.

          • Si ha instalado software de validación de direcciones, puede hacer clic en Validar, en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las direcciones de la lista.

      2. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas combinación de correspondencia. Word usará los nombres que se hayan designado para el directorio.

    1. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en Seleccionar destinatarios, haga clic en escribir una nueva lista.

    2. Escribir una lista nueva, haga clic en crear.

    3. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información que desea incluir en la primera entrada. No tiene que rellenar todos los campos.

    4. Para finalizar la primera entrada y pasar a una nueva entrada, haga clic en Nueva entrada.

    5. Continúe agregando entradas hasta que finalice y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    6. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro nombre de archivo y seleccione una carpeta para guardar la lista.

      De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis orígenes de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones aquí porque también es la carpeta predeterminada en la que Word busca los orígenes de datos. Por lo que si desea usar esta lista de direcciones en una combinación de correspondencia posterior, no tendrá para desplazarse por los archivos y carpetas para buscarla.

    7. Haga clic en Guardar.

    8. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, seleccione los nombres que desea incluir.

      ¿Cómo?

      1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

        Use las casillas de verificación para designar los nombres

        Este método es muy útil si la lista es breve. Seleccione las casillas de verificación junto a los nombres que desea incluir y desactive las que aparecen junto a los nombres que desee excluir.

        Sugerencia: Si sabe que desea incluir la mayor parte de la lista en el directorio, haga clic en Seleccionar todo en primer lugar facilita borrar determinados registros. Del mismo modo, si desea incluir sólo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

        Ordenar los elementos de la lista

        Esto es útil si desea ver los elementos en orden numérico o alfabético. Haga clic en el encabezado de columna del elemento que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellidos.

        Filtrar elementos en la lista

        Esto es útil si la lista contiene registros que sabe que no quiere ver o incluir en el directorio. Cuando haya filtra la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir registros tal como se describe en la sección anterior.

        Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento que desea filtrar y, a continuación, haga clic en cualquiera de las siguientes acciones:

        • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.

        • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.

        • Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si hay varias direcciones en las que el país o región coinciden con Australia, puede filtrar por Australia.

          El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra sólo los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todas).

          Sugerencias: 

          • Para la ordenación y filtrado avanzados, haga clic en la flecha situada junto a cualquier nombre de columna y, a continuación, haga clic en (avanzado). Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para configurar la ordenación o filtrado de la consulta que desee.

          • Si ha instalado software de validación de direcciones, puede hacer clic en Validar, en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las direcciones de la lista.

      2. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas combinación de correspondencia. Word usará los nombres que se hayan designado para el directorio.

  6. Haga clic en siguiente: organizar su directorio.

  7. Si todavía no lo ha hecho, en la ventana del documento, escriba el texto que desea repetir para cada elemento en el directorio. Por ejemplo, incluir etiquetas como nombre: y dirección:.

    Nota: En este momento, no incluya el texto que desea imprimir sólo una vez en el documento resultante de directorio.

  8. Insertar campos de combinación donde desee combinar nombres, direcciones y otros datos del origen de datos. Por ejemplo, insertar un campo de combinación detrás de una etiqueta de elemento, como por ejemplo compañía: «Compañía».

    ¿Cómo?

    1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.

    2. Insertar uno de estos procedimientos:

      Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

      1. Haga clic en Bloque de direcciones.

      2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desea incluir y los formatos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, Word puede haber sido no se puede encontrar la información que necesita para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos que corresponde al campo requerido para la combinación de correspondencia.

      Otros campos de la información

      1. Haga clic en más elementos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

        • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente a los campos del origen de datos, incluso si los campos del origen de datos no tienen el mismo nombre que sus campos, haga clic en Campos de dirección.

        • Para seleccionar campos que siempre obtienen datos directamente de una columna de una base de datos, haga clic en Campos de base de datos.

      2. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.

      3. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.

        Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, Word puede haber sido no se puede encontrar la información que necesita para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos que corresponde al campo requerido para la combinación de correspondencia.

        Nota: Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

    3. Repita los pasos una y b para todos los campos que desee insertar.

      Notas: 

      • No puede escribir caracteres de campo de combinación («») manualmente o utilizar el comando símbolo en el menú Insertar. Debe utilizar el panel de tareas combinación de correspondencia.

      • Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como {MERGEFIELD Ciudad}, Word muestra códigos de campo en lugar de los resultados de campo. Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual.

    4. Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados.

      ¿Cómo?

      Para dar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de combinación en el documento principal. No dé formato a los datos del origen de datos, porque su formato no se conservará al combinar los datos en el documento.

      1. En el documento principal, seleccione el campo que contiene la información que desee dar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación («»).

      2. Cambiar la fuente u otros formatos como desee.

  9. Después de que ha completado el documento principal e insertar todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú archivo. Nombre del documento y, a continuación, haga clic en Guardar.

  10. Haga clic en siguiente: obtener una vista previa de su directorio.

  11. Para obtener una vista previa de los elementos en orden, haga clic en los botones de flecha Atrás y adelante. O bien, para buscar y obtener una vista previa de un elemento específico, haga clic en Buscar a un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.

  12. Si es necesario, ajustar la lista de destinatarios. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para excluir un destinatario de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.

    • Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios necesarios en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

  13. Haga clic en siguiente: Complete la combinación.

  14. En Combinar, haga clic En un documento nuevo.

  15. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, siga uno de los siguientes y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Para combinar todos los registros, haga clic en todo.

    • Para combinar únicamente el registro que se ve en la ventana del documento, haga clic en registro actual.

    • Para combinar un rango de registros, haga clic en desde y, a continuación, escriba los números de registro en los cuadros desde y hasta.

      Word abre un único documento nuevo que contiene todos los registros individuales.

  16. Agregar encabezados, pies de página y cualquier otro texto que desee.

    Por ejemplo, si los datos combinados tienen el formato de tabla, agregar encabezados de columna a la tabla después de que los datos se combinan.

  17. Guardar o imprimir el directorio como lo haría con cualquier documento normal.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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