Crear un control calculado

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Puede usar controles calculados en formularios e informes en bases de datos de Access para mostrar los resultados de un cálculo. Por ejemplo, si tiene un informe que muestra el número de elementos vendidos y el precio de cada unidad, puede Agregar un cuadro de texto calculado que multiplique esos dos campos para mostrar el precio total. La propiedad origen del control del cuadro de texto calculado contiene una expresión que multiplica dos campos (el número de elementos por el precio unitario) para obtener el resultado.

¿Qué desea hacer?

Crear un control calculado

Cambiar un control dependiente a un control calculado

Obtener información sobre qué tipos de controles se pueden usar como controles calculados

Crear un control calculado

Este procedimiento le ayuda a crear un control calculado sin usar un asistente de control.

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista Diseño.

  2. En la pestaña diseño , en el grupo controles , haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee crear.

    Para obtener una lista de los tipos de controles que se pueden usar como controles calculados, vea la sección saber qué tipos de controles se pueden usar como controles calculados.

  3. Sitúe el puntero donde desee colocar el control en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en el formulario o informe para insertar el control.

  4. Si se inicia un asistente para controles, haga clic en Cancelar para cerrarlo.

  5. Seleccione el control, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades y, a continuación, escriba una expresión en el cuadro de propiedades origen del control . Para usar el Expression Builder para crear la expresión, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedades origen del control .

  6. Cambie a la vista formulario o vista informe y compruebe que el control calculado funciona según lo esperado.

    Notas: 

    • Anteponga el operador = a cada expresión. Por ejemplo: = [PrecioUnidad] * 0,75.

    • Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, consulte el artículo Aprender a generar una expresión.

    • Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de propiedades origen del control , presione Mayús + F2 para abrir el cuadro zoom .

    • Si el formulario o informe se basa en una consulta, es recomendable colocar la expresión en la consulta en lugar de en un control calculado. Esto puede mejorar el rendimiento y, si va a calcular los totales de grupos de registros, es más fácil usar el nombre de un campo calculado en un función de agregado.

    • Al ordenar por un control calculado en un formulario o informe, asegúrese de que la propiedad formato del control está configurada correctamente. En caso contrario, los valores numéricos calculados pueden ordenar alfabéticamente en lugar de numérico.

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Cambiar un control dependiente a un control calculado

Una buena forma de crear un control calculado es crear primero un control dependiente (por ejemplo, arrastrando un campo desde el panel lista de campos al formulario o informe) y, a continuación, editar la propiedad origen del control del control dependiente para crear una expresión. Esto funciona bien, siempre y cuando se asegure de que el nombre del control no entra en conflicto con ninguno de los nombres de campo contenidos en la expresión. Para obtener más información sobre cómo crear un control dependiente arrastrando un campo desde el panel lista de campos , vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

SuPoniendo que ya haya creado el control dependiente, use el siguiente procedimiento para cambiarlo a un control calculado y evitar cualquier conflicto de nombres.

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista Diseño.

  2. Haga clic en el campo que desee cambiar y, a continuación, presione F4 para abrir la hoja de propiedades.

  3. En la pestaña todo de la hoja de propiedades, si la propiedad nombre coincide con la propiedad origen del control , edite la propiedad nombre para que las dos propiedades no coincidan. Asegúrese de que el nombre introducido no es una palabra reservada ni el nombre de otro campo de la base de datos. Para obtener más información sobre las palabras reservadas, vea el artículo información sobre las palabras y símbolos reservados de Access.

  4. Edite la cadena en el cuadro de propiedades origen del control para que contenga la expresión que desea.

  5. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

  6. Cambie a la vista presentación o la vista formulario y compruebe que el control calculado funciona según lo esperado.

Si el control no muestra los datos que desea (por ejemplo, si Access muestra #Name? en el control), compruebe el origen del registro del formulario o informe para asegurarse de que todos los campos que usó en la expresión estén disponibles. Si el origen de registros es una consulta, es posible que tenga que agregar uno o más campos a la consulta antes de que la expresión funcione.

Notas: 

  • Anteponga el operador = a cada expresión. Por ejemplo: = [PrecioUnidad] * 0,75.

  • Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de propiedades origen del control , presione Mayús + F2 para abrir el cuadro zoom .

  • Si el formulario o informe se basa en una consulta, es recomendable colocar la expresión en la consulta en lugar de en un control calculado. Esto puede mejorar el rendimiento y, si va a calcular los totales de grupos de registros, es más fácil usar el nombre de un campo calculado en un función de agregado.

  • Al ordenar por un control calculado en un formulario o informe, asegúrese de que la propiedad formato del control está configurada correctamente. En caso contrario, los valores numéricos calculados pueden ordenar alfabéticamente en lugar de numérico.

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Obtener información sobre qué tipos de controles se pueden usar como controles calculados

Los cuadros de texto son la opción más popular para un control calculado porque pueden mostrar muchos tipos de datos diferentes. Sin embargo, cualquier control que tenga la propiedad origen del control se puede usar como control calculado. En muchos casos, no tiene sentido usar un tipo de control determinado como control calculado, ya que no es posible actualizar ese control de la manera en que se puede actualizar un control dependiente o independiente. Por ejemplo, si coloca un control de casilla en un formulario y, a continuación, escribe una expresión en la propiedad origen del control de la casilla, ya no puede activar o desactivar la casilla de verificación haciendo clic en ella. La casilla de verificación aparece activada o desactivada en función de los resultados de la expresión. Si hace clic en la casilla, Access muestra una alerta en la barra de estado de Access: el control no se puede editar; está enlazado a la expresión <your expression>. En un informe, sin embargo, puede ser útil basar un control de casilla en los resultados de un cálculo, porque los controles de los informes se usan solo para mostrar información.

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