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Crear un buzón compartido

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Última actualización: 11 de julio de 2018

Es fácil crear buzones compartidos de Office 365 para que un grupo de personas pueda supervisar y enviar correos electrónicos desde una dirección de correo electrónico común, como, por ejemplo, info@contoso.com. Cuando un miembro del grupo responde a un mensaje enviado al buzón compartido, parece que el correo electrónico procede del buzón compartido y no de un usuario individual.

Los buzones compartidos incluyen un calendario compartido. A una gran cantidad de pequeñas empresas le gusta usar el calendario compartido como un lugar en el que todos los usuarios pueden insertar sus citas. Por ejemplo, si tiene 3 personas que realizan visitas a clientes, todas ellas pueden usar el calendario compartido para insertar las citas. Esta es una forma sencilla de mantener a todos informados.

Crear un buzón compartido y agregar miembros

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Vídeo sobre cómo crear un buzón compartido

¡Pruébelo!

  1. En el centro de administración de Office 365, vaya a grupos > Haga clic aquí para ir a los buzones compartidos en el centro de administración. .

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Inicie sesión con una cuenta de administrador global de Office 365 o una cuenta de administrador de Exchange. Si recibe el mensaje "no tiene permiso para acceder a esta página o realizar esta acción ", a continuación, no un administrador de Office 365. Buscar el Administrador de su empresa.

  2. En la página Agregar un buzón, escriba un nombre para el buzón compartido. A continuación, el asistente elige una dirección de correo electrónico, pero puede editarla.

    Asigne un nombre a su buzón  compartido.

  3. Haga clic en Agregar. Puede tardar unos minutos antes de poder agregar miembros.

  4. En Pasos siguientes, elija Agregar miembros a este buzón. Los miembros son las personas que podrán ver el correo entrante para este buzón de correo compartido y las respuestas salientes.

    Elija Agregar miembros.

  5. Elija el botón Agregar más miembros. Colocar una marca de verificación junto a las personas que desea que usen este buzón de correo compartido y haga clic en Guardar.

    Elija los miembros que quiera asignar al buzón compartido.

  6. Elija Cerrar.

Eso es todo. Tiene un buzón compartido e incluye un calendario compartido. Ahora continúe con el siguiente paso: permitir que todos los usuarios ver el correo electrónico enviado.

Permitir que cualquier usuario vea el correo enviado (las respuestas)

De forma predeterminada, los mensajes enviados al buzón compartido no se guardan en la carpeta Elementos enviados del buzón compartido. En su lugar, se guardan en la carpeta Elementos enviados de la persona que envió el mensaje.

Si desea permitir que todos vean el correo enviado en el centro de administración de Office 365, edite la configuración de buzón compartido y elija Elementos enviados > Editar.

Elija Elementos enviados > Editar.

Agregar el buzón compartido en Outlook

Si la asignación automática está habilitada en su empresa, como en la mayoría de los casos, el buzón compartido aparecerá automáticamente en la aplicación de Outlook de los usuarios tras cerrar y volver a abrir la aplicación.

Para más información, vea:

¿Recibe un mensaje de error sobre no tenga permisos de envío?

Supongamos que crea un buzón compartido y, a continuación, intente enviar un mensaje. Pero obtener esto:

"No se pudo enviar este mensaje. No tiene permiso para enviar el mensaje en nombre del usuario especificado."

Este mensaje aparece cuando Office 365 está experimentando un problema de latencia de replicación. Debería desaparecer en una hora o, cuando la información sobre el nuevo buzón de correo compartido (o usuario agregado) se duplica en todos nuestros centros de datos. Espere una hora y, a continuación, vuelva a enviar un mensaje.

Usar un buzón compartido en un dispositivo móvil (teléfono o tableta)

Para obtener acceso a un buzón compartido en un dispositivo móvil, abra el explorador, inicie sesión en Office 365 y a continuación, vaya a Outlook en la web. Para obtener instrucciones, vea Agregar un buzón compartido en Outlook en la web. Desde Outlook en la web podrá tener acceso al buzón compartido.

No puede acceder al buzón compartido desde la aplicación de Outlook que está instalada en el dispositivo móvil. ¿Desea que esta característica? Comunicar al equipo de ingeniería de Outlook. Votar aquí!

Usar el calendario compartido

Cuando cree el buzón compartido, se crea automáticamente un calendario compartido. Nos gusta el calendario de buzón de correo compartido en lugar de un calendario de SharePoint para realizar un seguimiento de las citas y dónde están los usuarios. Un calendario compartido se integra con Outlook y sea más fácil de usar que un calendario de SharePoint.

  1. En la aplicación de Outlook, vaya a la vista de calendario y elija el buzón compartido.

    Elija la vista Calendario.

  2. Al introducir citas, todos los usuarios que son miembros del buzón de correo compartido podrán verlas.

  3. Cualquier miembro del buzón compartido puede crear, ver y administrar las citas en el calendario, igual que lo harían sus citas personales. Todos los usuarios que es miembro del buzón compartido pueden ver sus cambios en el calendario compartido.

Reenviar mensajes de correo electrónico que se envían a un buzón compartido

No es necesario asignar una licencia para el buzón compartido para reenviar el correo electrónico que se envía a ella. Puede reenviar los mensajes a cualquier lista de direcciones o distribución de correo electrónico válido.

  1. En la página Haga clic aquí para ir a los buzones compartidos en el centro de administración. elegir el buzón compartido que desea editar.

  2. Elija el reenvío de correo electrónico > Editar.

  3. Establezca el botón de alternancia a en y escriba 1 dirección de correo electrónico para reenviar los mensajes. Puede ser cualquier dirección de correo electrónico válido. Para reenviar a varias direcciones, debe crear una lista de distribución de las direcciones y, a continuación, escriba el nombre de la lista de distribución.

  4. Elija Save.

Enviar respuestas automáticas desde un buzón compartido

  1. En la página Haga clic aquí para ir a los buzones compartidos en el centro de administración. elegir el buzón compartido que desea editar.

  2. Elija Respuestas automáticas > Editar.

  3. Establezca el botón de alternancia en y elija si desea enviar la respuesta a las personas dentro de la organización o fuera de su organización.

  4. Escriba la respuesta que desee enviar a personas dentro de su organización. No puede agregar imágenes, solo texto.

  5. Si desea también enviar una respuesta a las personas de fuera de su organización, seleccione la casilla de verificación de las personas de las que desea obtener la respuesta y escriba el texto. No hay forma de enviar solo a las personas de fuera de la organización pero no a las personas de dentro de la organización.

  6. Elija Save.

Límite del buzón compartido: 50 GB

El buzón compartido puede almacenar hasta 50GB de datos sin que asignar una licencia a ella. Después de eso, debe asignar una licencia para el buzón de correo para almacenar más datos. Para obtener más detalles acerca de las licencias de buzón de correo compartido, consulte Límites de Exchange Online.

Cuando un buzón compartido alcanza el límite de almacenamiento, podrá recibir correo electrónico durante un tiempo, pero no podrá enviarlo. Después, dejará de recibir correo electrónico. Los remitentes del buzón recibirán un aviso de no entrega.

Impedir que los miembros eliminen mensajes en un buzón compartido

Lamentablemente, no es posible impedir que los miembros eliminen mensajes en un buzón compartido. Por ejemplo, supongamos que 5 personas utilizan un buzón compartido. Una de ellas elimina un correo electrónico después de leerlo. Este correo electrónico se ha eliminado para todos los usuarios, aunque no hayan leído el mensaje. La única manera de evitar este problema es crear un grupo de Office 365 en lugar de un buzón compartido.

Un grupo de Outlook es similar a un buzón compartido. Para ver una comparación de las dos, vea comparar grupos, especialmente la sección Cómo funciona la suscripción a correo electrónico de grupo -tendrá que evitar el borrado accidental. Para obtener más información sobre los grupos, vea Obtener más información sobre los grupos

Más detalles acerca de los buzones compartidos

  • No es necesario asignar licencias a buzones compartidos de menos de 50 GB.

  • Necesita dar a los usuarios permisos (suscripción) para usar el buzón compartido. Solo las personas de dentro de su organización pueden usar un buzón compartido.

  • No puede proporcionar acceso a su buzón compartido a usuarios ajenos a su negocio (como personas con una cuenta de Gmail). Si quiere hacerlo, le recomendamos que cree un grupo para Outlook. Para obtener más información, consulte Crear un grupo de Office 365 en el centro de administración.

  • No se puede obtener acceso a un buzón compartido desde Outlook para iPhone o Android. La aplicación móvil de Outlook no incluye la característica para tener acceso a buzones compartidos y no se va a agregar.  Si desea acceder a un buzón compartido desde uno de estos dispositivos, use el explorador para abrir Outlook en la web y obtener acceso al buzón compartido esa forma. O bien, crear un grupo de Office 365 en su lugar para el buzón de correo compartido. Para obtener más información, vea Comparar los grupos.

  • No puede cifrar mensajes enviados desde un buzón compartido.  Esto es porque un buzón compartido no tiene su propio contexto de seguridad (nombre de usuario y contraseña) para que no se puede asignar una clave.  Si más de una persona es miembro y enviar y reciban mensajes de correo electrónico cifra con sus propias claves, otros miembros posible que pueda leer el correo electrónico y otros usuarios no pueden, según qué clave pública cifrado con el correo electrónico.

  • Puede convertir buzones de usuarios en buzones compartidos. Vea Convertir un buzón de usuario en un buzón compartido.

  • Los usuarios con roles de administrador global o administrador de Exchange pueden crear buzones compartidos.

  • Para crear un buzón compartido, debe suscribirse a un Office 365 para el plan de negocios que incluye correo electrónico (el servicio Exchange Online). La suscripción de Office 365 empresa no incluye correo electrónico; Office 365 Business Premium hace.

  • Un buzón compartido no está diseñado para el registro directo en. La cuenta de usuario de su propio buzón compartido debe estar en estado deshabilitado.

Solucionar problemas con la creación de buzones compartidos

  • Mensaje de error: La dirección del proxy "smtp:<shared mailbox name>" ya está en uso por las direcciones del proxy o LegacyExchangeDN de"<name>." Elija otra dirección de proxy.

    Este problema se produce cuando está tratando de dar al buzón compartido un nombre que ya está en uso. Por ejemplo, supongamos que desea los buzones compartidos denominados info@domain1 y info@domain2. Hay dos formas de hacerlo:

Cómo funciona la asignación automática con los buzones compartidos

La asignación automática se establece en el buzón del usuario, no en el buzón compartido.

Significa que si intenta usar un grupo de seguridad para administrar quién tiene acceso al buzón compartido, la asignación automática no funcionará. Por lo tanto, si desea utilizar la asignación automática, debe asignar permisos de forma explícita.

Cómo crear un buzón compartido en el Centro de administración de Exchange

Algunos clientes realizan todas las tareas de administración de buzones en el Centro de administración de Exchange. Aquí encontrará instrucciones sobre cómo crear buzones compartidos con dicha interfaz.

Para ver qué permisos necesita para realizar estos pasos, consulte la entrada "Buzones de usuario" en Permisos de destinatarios.

  1. En el centro de administración de Exchange, vaya a destinatarios > compartido > Agregar.

  2. Rellene los campos obligatorios:

    • Nombre para mostrar

    • Dirección de correo electrónico

  3. Para conceder permisos de Acceso completo o Enviar como, haga clic en Agregar. A continuación, seleccione los usuarios a los que quiera conceder permisos. Puede usar la tecla Ctrl para seleccionar varios usuarios. ¿Tiene dudas sobre qué permisos debería usar? Vea ¿Qué permisos debería utilizar?.

    Nota: El permiso de Acceso completo permite a los usuarios abrir el buzón, así como crear y modificar sus elementos. El permiso Enviar como permite a cualquiera que no sea el propietario del buzón enviar correo electrónico desde este buzón compartido. Ambos permisos son necesarios para que el buzón compartido funcione correctamente.

  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios y crear el buzón compartido.

  1. Vaya a Destinatarios > Compartido > Editar.

  2. Haga clic en Delegación de buzones.

  3. Para conceder o quitar permisos de Acceso completo o Enviar como, haga clic en Agregar o Quitar. A continuación, seleccione los usuarios a los que quiera conceder permisos.

    Nota: El permiso de Acceso completo permite a los usuarios abrir el buzón, así como crear y modificar sus elementos. El permiso Enviar como permite a cualquiera que no sea el propietario del buzón enviar correo electrónico desde este buzón compartido. Ambos permisos son necesarios para que el buzón compartido funcione correctamente.

  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

  • Acceso completo El permiso de acceso completo permite al usuario inicie sesión en el buzón compartido y actúe como el propietario del buzón de correo. Aunque haya iniciado sesión, el usuario puede crear elementos de calendario; leer, ver, eliminar y cambiar los mensajes de correo electrónico; crear tareas y contactos de calendario. Sin embargo, un usuario con permisos de acceso completo no puede enviar correo electrónico desde el buzón compartido a menos que también se envían como o enviar en los permisos de nombre.

  • Enviar como El permiso Enviar como permite a los usuarios representar el buzón compartido al enviar correo. Por ejemplo, si Jorge inicia sesión en el buzón compartido del departamento de Marketing y envía un correo electrónico, tendrá un aspecto como el departamento de Marketing envía el correo electrónico.

    Sin embargo, no podrá ver ninguna del correo electrónico que se envía a o desde la dirección compartida.

  • Enviar en nombre de: el permiso Enviar en nombre de permite a los usuarios enviar correo electrónico en nombre del buzón compartido. Por ejemplo, si Juan inicia sesión en el buzón compartido de la recepción del edificio n.º 32 y envía un correo electrónico, el remitente será "Juan en nombre de la recepción del edificio n.º 32". No puede usar el CEF para conceder permisos Enviar en nombre de. En este caso, debe utilizar el cmdlet Set-Mailbox con el parámetro GrantSendonBehalf.

Use el cmdlet de PowerShell New-Mailbox para crear buzones compartidos. Para usar este cmdlet, tendrá que conectarse a Exchange Online PowerShell.

En el ejemplo siguiente se muestra cómo crear el buzón compartido del departamento de ventas. Asimismo, se conceden los permisos Acceso completo y Enviar en nombre de al grupo de seguridad MarketingSG. A los usuarios miembros del grupo de seguridad se les concederán los permisos para el buzón.

  1. Cree un grupo de seguridad habilitada para correo denominado MarketingSG. Para obtener instrucciones de PowerShell, vea Administrar grupos de seguridad habilitados para correo.

  2. Conéctese a Exchange Online PowerShell.

  3. Ejecute el siguiente comando:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

¿Debería crear un buzón compartido o un grupo de Office 365 para Outlook?

Vea Comparar grupos para tener más clara su decisión.

Importante: actualmente no es posible migrar un buzón compartido a un grupo de Office 365.  ¿Es algo que desea?  Háganoslo saber. Voto aquí!

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