Crear sobres con la combinación de correspondencia en Word para Mac

Para enviar correo masivo a contactos de una lista de distribución de correo, puede usar la combinación de correspondencia para crear un lote de sobres con direcciones. Cada sobre contendrá una dirección de la lista de distribución de correo.

Nota: Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.

Se necesitan tres documentos para crear e imprimir sobres con el proceso de combinación de correspondencia:

  • El documento principal
    Este es el documento que se usa para configurar la disposición de los sobres en la combinación de correspondencia. También puede configurar cualquier contenido que desee repetir en cada sobre, como un logotipo de empresa o el remite.

  • La lista de distribución de correo
    Su lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia. Es un archivo que contiene las direcciones que se imprimirán en los sobres.

  • El documento combinado
    Este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución de correo que se usa para imprimir las direcciones individuales en los sobres.

La lista de direcciones puede ser una hoja de cálculo de Excel, un directorio de contactos de Outlook o una libreta de direcciones de Apple. Contiene los registros de los que Word extrae la información para crear las direcciones de los sobres.

  • Si aún no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una lista nueva en Worddurante la combinación de correspondencia. Antes de empezar el proceso de combinación de correspondencia, recopile todas sus listas de direcciones.

  • Si usa una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de que la columna de los códigos postales tenga formato de texto para no perder ningún cero.

  • Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook es su programa de correo electrónico predeterminado.

    Sugerencia: Para hacer que Outlook sea su programa de correo electrónico predeterminado, abra Apple Mail y, en el menú Correo, seleccione Preferencias. En la pestaña General, junto a Lector de correo electrónico predeterminado, seleccione Microsoft Outlook.

  1. En la pestaña Correo, seleccione Iniciar combinación de correo > Sobres.

    En la pestaña Correspondencia, en la lista Iniciar combinación de correspondencia, seleccione Sobres.

  2. En el cuadro de diálogo Sobre, deje en blanco la Dirección de entrega y en Remite, realice una de las siguientes acciones:

    • Elija Usar mi dirección para usar la dirección de su lista de contactos de correo electrónico.

    • Elija Omitir para dejar el remite en blanco.

    • Elija ambas opciones (Usar mi dirección y Omitir) y escriba la dirección de remite que quiera usar.

    • Para asignar formato al Remite, haga clic en Fuente o Posición y realice los cambios que quiera.

  3. En el cuadro de diálogo Sobre, en Opciones de impresión, seleccione Configurar página.

  4. En el cuadro de diálogo Configurar página, en la lista Tamaño de papel, elija la opción correspondiente al tamaño del sobre.

    Sugerencias: Si ninguna de las opciones coincide con el tamaño de su sobre, siga este procedimiento:

    • En la parte inferior de la lista Tamaño del papel, elija Administrar tamaños personalizados.

    • Haga clic en + (signo más) para agregar un nuevo elemento de lista. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga doble clic en Sin título y, a continuación, escriba un nombre para el sobre.

    • Escriba las dimensiones del sobre en los cuadros Ancho y Alto y seleccione Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Configurar página, junto a Orientación, elija Horizontal > Aceptar.

  6. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Sobres.

  7. En el menú Archivo, elija Guardar.

  1. En la pestaña Correspondencia, elija Seleccionar destinatarios.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción “Seleccionar destinatarios” con una lista de opciones.

    Seleccione

    Para

    Crear una lista

    Crear una lista de direcciones al configurar la combinación de correspondencia

    Usar una lista existente

    Usar una hoja de cálculo de Excel u otro tipo de archivo de datos como lista de direcciones

    Elegir contactos de Outlook

    Seleccionar nombres directamente de los contactos de Outlook para la lista de direcciones

    Contactos de Apple

    Seleccionar nombres directamente de la Libreta de direcciones de Apple para la lista de direcciones

    FileMaker Pro

    Importar datos desde una base de datos de FileMaker Pro

  2. Seleccione una opción:

 

 

• Crear una lista

En el cuadro de diálogo Editar campos de la lista, Word crea automáticamente campos de información básica, como el nombre, los apellidos y la dirección. Para agregar un nuevo campo (por ejemplo, un campo de mensaje), agréguelo ahora para poder rellenarlo al escribir las entradas.

  1. En Nuevo nombre de campo, escriba el nombre del campo que quiera agregar y, después, haga clic en el signo más (+).

    Sugerencia: Para cambiar el orden de los campos, elija el campo que quiere mover y, después, use las flechas arriba o abajo para mover el campo.

  2. Cuando haya configurado todos los campos como desee, elija Crear para generar una nueva lista.

 

 

• Usar una lista existente

  1. Busque el archivo que quiera usar y elija Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir libro, seleccione la hoja de cálculo que desee usar y, después, siga uno de estos procedimientos:

    • Deje Rango de celdas en blanco para usar toda la hoja de cálculo.

      o bien

    • Especifique el rango de celdas de los datos que quiera usar.

  3. Elija Aceptar.

 

 

• Elegir contactos de Outlook

  1. Elija Filtrar destinatarios para seleccionar los destinatarios que quiera incluir.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, al lado de Crear una lista de los destinatarios de la combinación de correspondencia por, elija Registro completo.

  3. En la lista de contactos, seleccione los contactos que quiera incluir en la combinación de correspondencia y, después, elija Aceptar.

 

 

• Contactos de Apple

  1. Elija Filtrar destinatarios para seleccionar los destinatarios que quiera incluir.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, en Grupos de contactos de Apple, elija el grupo que quiera incluir en la combinación de correspondencia y, después, elija Aceptar.

 

 

FileMaker Pro

  1. Busque el archivo que quiera usar y elija Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Delimitadores de registro inicial, elija un delimitador de campo para separar cada campo de datos y un delimitador de registro para separar cada registro de datos y, después, elija Aceptar.

  1. En el documento, haga clic en el cuadro Arrastre campos a este cuadro o escriba texto y, después, haga clic en el texto para quitarlo.

  2. En la pestaña Correspondencia, elija Insertar campo de combinación y seleccione el campo que quiera agregar.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Insertar campo de combinación.

  3. Agregue los campos que quiera incluir en el sobre, aplíqueles formato y elija Aceptar.

    Sugerencias: 

    • Para dar formato a los campos, por ejemplo, incluya un espacio entre los campos Nombre y Apellidos y presione Retorno para crear una nueva línea para el campo Dirección.

    • Para ordenar la lista de destinatarios o quitar destinatarios, en la pestaña Correspondencia, haga clic en Filtrar destinatarios y, después, en Ordenar registros o en Filtrar registros. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

  1. En la pestaña Correspondencia, elija Vista previa de los resultados para ver el aspecto que tendrán los sobres.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Vista previa de resultados.

    Nota: Use las teclas de flecha derecha e izquierda en la pestaña Correspondencia para desplazarse por los sobres.

  2. Para realizar cambios de formato adicionales, vuelva a seleccionar Vista previa de los resultados, lo que le permitirá agregar o quitar campos de combinación.

  3. Cuando los sobres tengan la apariencia que desea, en la pestaña Correspondencia, seleccione Finalizar y combinar > Imprimir documentos para completar la combinación de correspondencia.

    En la pestaña Correspondencia, están resaltadas las opciones “Finalizar y combinar” e “Imprimir documentos”.

    Sugerencia: Si quiere revisar y actualizar cada sobre individualmente antes de imprimir, en la pestaña Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. Cuando termine, haga clic en el menú Archivo y seleccione Imprimir para imprimir los sobres.

Si no tiene una lista de distribución de correo, debe crear una antes de comenzar el proceso de combinación de correspondencia. La lista de distribución de correo puede ser una hoja de cálculo de Excel, una libreta de direcciones de Apple, una base de datos de FileMaker Pro, un documento de Word o un archivo de texto delimitado.

Paso 1: Preparar el documento principal

  1. En Word, en el menú Archivo, elija Nuevo documento en blanco.

  2. En el menú Vista, elija Diseño de impresión.

  3. En el menú Herramientas, elija Administrador de combinación de correspondencia.

  4. En 1. Seleccionar el tipo de documento, elija Crear nuevo y, después, elija Sobres.

  5. En el cuadro Remite, escriba su dirección.

    Sugerencias: 

    • En este punto, no escriba nada (tampoco espacios) en el cuadro Dirección.

    • Si no puede escribir dentro del cuadro Remite, desactive la casilla Usar mi dirección y vuelva a intentarlo.

  6. En Opciones de impresión, confirme que está seleccionada la configuración de impresión correcta para los sobres.

  7. Cuando termine, elija Aceptar.

Paso 2: Seleccionar la lista de distribución de correo

  1. En el menú Herramientas, elija Administrador de combinación de correspondencia.

  2. En 2. Seleccionar la lista de destinatarios, elija Obtener lista y, a continuación, seleccione el origen de la lista de distribución de correo (por ejemplo, una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word).

  3. En 3. Insertar marcadores de posición, seleccione Contactos.

  4. Arrastre un nombre de campo desde la lista Contactos (por ejemplo, Nombre) hasta el cuadro de dirección del sobre.

  5. Repita el paso 4 para todos los campos que desee que aparezcan en los sobres.

  6. En el documento principal, modifique el cuadro de dirección del sobre para agregar espacios y retornos de carro donde desee.

  7. Para terminar de crear los sobres, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para imprimir los sobres inmediatamente, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 6. Completar la combinación, elija Combinar al imprimir Botón Combinar al imprimir .

      O bien:

    • Para crear un documento que contenga los sobres combinados y que pueda guardar, en el Administrador de combinación de correspondencia, en 6. Completar la combinación, elija Combinar en un documento nuevo Botón Combinar correspondencia .

Vea también

Crear etiquetas postales con la combinación de correspondencia

Crear un origen de datos para una combinación de correspondencia

Preparar el origen de datos de Excel para combinar correspondencia en Word

Crear e imprimir un único sobre

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