Crear relaciones entre listas mediante columnas únicas y de búsqueda

Crear relaciones entre listas mediante columnas únicas y de búsqueda

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Puede crear relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y aplicación de relaciones (cascadas y eliminación restringida), todas las cuales mejoran su capacidad para crear soluciones empresariales más sofisticadas y ayudar a preservar la integridad de los datos.

Información general sobre relaciones entre listas

En las siguientes secciones se proporciona información general importante sobre la creación de relaciones entre las listas de origen y destino, la creación de columnas únicas y de búsqueda, el comportamiento de relación de lista de aplicación, la adición de columnas de búsqueda principal y secundaria, la visualización editar y eliminar elementos en relaciones entre listas, administrar relaciones entre listas cuando las listas tienen muchos elementos y las ventajas adicionales de usar un programa de edición como Microsoft SharePoint Designer 2013.

Información general de relaciones entre listas

1. la lista de elementos es la lista de origen y la lista de pedidos es la de destino.

2. cada lista tiene columnas únicas para asegurarse de que se cumplan los datos correctos.

3. la columna de búsqueda principal en la lista de origen "busca" la columna de identificación de pedido en la lista de objetivo en función de un valor coincidente.

4. una columna de búsqueda secundaria en la lista de origen inserta automáticamente la columna Descripción de pedidos de la lista de objetivo.

Al crear una columna, puede especificar que la columna debe contener valores únicos. Esto significa que la lista no puede tener valores duplicados en esa columna. No puede Agregar un elemento de lista que contiene un valor duplicado, modificar un elemento existente de la lista que daría como resultado la creación de un valor duplicado o restaurar un elemento de la papelera de reciclaje si daría un valor duplicado. Además, si crea una columna de búsqueda en una lista de origen y define esa columna para que sea única, la columna de la lista de destino no debe contener valores duplicados.

Nota:  La unIcidad no distingue entre mayúsculas y minúsculas, por ejemplo, ORD-231 y Ord-231 se consideran valores duplicados.

Una columna única debe tener también un índice. Al crear una columna única, es posible que se le solicite crear el índice y se creará automáticamente al hacer clic en Aceptar. Una vez que una columna única tiene un índice, no se puede quitar el índice de esa columna, a menos que se revuelva a definir la columna en primer lugar para permitir valores duplicados.

En la tabla siguiente se resume qué tipos de columnas se pueden usar para crear columnas únicas y cuáles no.

Tipos de columna admitidos

Tipos de columna no admitidos

Una línea de texto

Varias líneas de texto

Opción (valor único)

Opción (multivalor)

Número

Campo calculado

Moneda

Hipervínculo o imagen

Fecha y hora

Columnas personalizadas

Búsqueda (valor único)

Búsqueda (multivalor)

Persona o grupo (valor único)

Persona o grupo (valor múltiple)

Sí/No

Para crear una relación entre dos listas, en la lista de origen, cree una columna de búsqueda que recupere (o "busque") uno o más valores de una lista de destino si esos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda de la lista de origen. Una vez que haya creado esta columna de búsqueda (la columna principal), podrá seguir agregando columnas adicionales (columnas secundarias) de la lista de destino a la lista de origen, siempre que las columnas adicionales tengan un tipo de datos compatible que se describe a continuación.

La siguiente tabla resume qué tipos de columna se pueden usar para crear columnas de búsqueda y cuáles no.

Tipos de columna admitidos

Tipos de columna no admitidos

Una línea de texto

Varias líneas de texto

Número

Moneda

Fecha y hora

Persona o grupo

Calculada

Hipervínculo o imagen

Columnas personalizadas

Sí/No

Opción

Búsqueda

Hay dos tipos de columnas de búsqueda que puede crear, una columna de búsqueda con una relación obligatoria y una columna de búsqueda con una relación no exigida.

Columna de búsqueda con una relación obligatoria

En una columna de búsqueda con una relación obligatoria (también denominada integridad referencial), puede buscar valores únicos y mantener la integridad de los datos en la lista de destino de una de estas dos maneras:

Eliminación en cascada    Cuando se elimina un elemento de la lista de objetivo, también se eliminan el elemento o los elementos relacionados en la lista de origen. En este caso, desea asegurarse de que todos los elementos relacionados se eliminan como parte de una transacción de base de datos. Por ejemplo, si elimina un pedido en una lista de objetivo, puede asegurarse de que los elementos de la orden correspondientes en la lista de origen también se eliminen. No desea tener pedidos de artículos sin el correspondiente pedido, porque eso crearía elementos de pedido "huérfanos" que podrían confundir más adelante.

Restringir eliminación    Cuando intenta eliminar un elemento de la lista de objetivo y tiene uno o varios elementos relacionados en la lista de origen, no puede eliminar el elemento de la lista de objetivo. En este caso, desea asegurarse de que el elemento relacionado en la lista de objetivo se conserve. Por ejemplo, si alguien intenta eliminar un elemento de pedido de una lista de destino, es posible que un cliente aún tenga pendiente el pedido y que desee evitar que se produzca la operación de eliminación hasta que se procese el pedido. No desea que el pedido del cliente se elimine por accidente porque afectaría a su capacidad para completar el pedido.

Aplicar relaciones entre listas

1. una operación de eliminación en cascada garantiza que todos los elementos relacionados se eliminan en una transacción de base de datos.

2. una operación de eliminación restringida impide que se eliminen elementos de la lista de objetivo si existen elementos relacionados en la lista de origen.

En Resumen, la aplicación de un comportamiento de relación de lista ayuda a mantener los datos válidos y ayuda a evitar incoherencias que pueden causar problemas en el camino.

Nota:  Debe tener el permiso administrar listas en una lista para crear o modificar una relación obligatoria.

Una columna de búsqueda que exige una relación también debe tener un índice. Al crear una columna de búsqueda que aplique una relación, es posible que se le solicite crear el índice y se creará automáticamente cuando haga clic en Aceptar. Cuando una columna de búsqueda que exige una relación tiene un índice, no se puede quitar el índice de esa columna, a menos que se quite primero la relación obligatoria.

Columna de búsqueda con una relación no exigida

En una columna de búsqueda con una relación no exigida, en la lista de origen, puede buscar uno o varios valores en la lista de objetivo. Además, si elimina un elemento de la lista de origen, siempre y cuando tenga permiso de eliminación en la lista, no habrá restricciones de eliminación adicionales ni operaciones de eliminación que se produzcan en la lista de objetivo.

Uno de los efectos beneficiosos de crear relaciones entre listas es que puede mostrar y editar columnas de dos o más listas en una página. Al crear una columna de búsqueda en una lista de origen, la columna principal muestra los valores de la columna de la lista de objetivo, pero también puede especificar que otras columnas secundarias de la lista de objetivo también se muestren junto a la columna principal y la otra lista de origen. columnas.

El valor de la columna principal es un vínculo en el que puede hacer clic para mostrar todos los valores de columna de ese elemento en la lista de objetivo. Cada valor de columna secundaria de la lista de objetivo se muestra como texto en la columna de la lista de origen. Si crea una columna de búsqueda con varios valores, cada columna de la lista de destino, ya sea principal o secundaria, muestra sus varios valores correspondientes delimitados por punto y coma. Puede manipular estas columnas principal y secundaria en la vista de lista de forma muy similar a las columnas de la lista de origen, por ejemplo, agregando, quitando, filtrando y ordenando.

El nombre de la columna principal es un nombre que se proporciona al crear la columna de búsqueda. De forma predeterminada, cada nombre de columna secundaria sigue una Convención de nomenclatura estándar de <primary de columna en el list> de origen: <column en el list> de destino. Por lo tanto, si cambia el nombre de la columna principal, cambiará los nombres de todas las columnas secundarias. Sin embargo, puede modificar las descripciones y los nombres de columna secundarios predeterminados para que los nombres sean más descriptivos para usted.

Columnas de búsqueda con varios valores

1. una columna de búsqueda principal con varios valores.

2. una columna de búsqueda secundaria con varios valores.

3. el nombre de la columna ha sido cambiado del nombre predeterminado de getId: title a Instruments.

Al crear relaciones de lista mediante columnas de búsqueda, columnas únicas y listas con relaciones impuestas, puede alcanzar un umbral de recursos o un límite y puede estar bloqueado en las circunstancias siguientes:

  • Si hace que una columna sea única en una lista existente que tiene más elementos que el umbral de vista de lista (pero tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que la lista sea mayor que el umbral de la vista lista es una operación que normalmente no está bloqueada).

  • Si activa la eliminación en cascada o la eliminación restringida para un campo de búsqueda en una lista que tiene más elementos que el umbral de vista de lista.

  • Ha superado el umbral de búsqueda de la vista de lista, que de forma predeterminada es de doce columnas de búsqueda.

  • El número de elementos de una operación de eliminación supera 1.000.

Para obtener más información sobre cómo administrar listas con muchos elementos , vea administrar listas y bibliotecas con muchos elementos .

Cómo crear o modificar una columna única

Advertencia:  No se puede crear una columna única en una lista con permisos de nivel de elemento definidos, no se puede romper la herencia de permisos de una lista en un elemento de lista si la lista contiene una columna única, no se puede crear una columna única ni modificar una columna para que sea única en una lista que cont los elementos de AINS con permisos exclusivos o uno que tenga habilitada la aprobación de contenido, y no puede copiar un archivo a una biblioteca con el comando abrir con el explorador , si la biblioteca contiene una columna única.

  1. Vaya al sitio que contiene la lista.

  2. Haga clic en el nombre de la lista en Inicio rápido o en el menú configuración Botón Configuración de Office 365 , haga clic en ver todo el contenido del sitioy, a continuación, en la sección lista, haga clic en el nombre de la lista.

  3. Haga clic en lista _GT_ crear columna.

  4. En el cuadro nombre de columna, escriba un nombre para la columna.

  5. En el tipo de información de esta columna es, haga clic en una de las opciones siguientes:

    • Una línea de texto

    • Varias líneas de texto

    • Opción

    • Número

    • Moneda

    • Fecha y hora

    • Sí/No

    • Búsqueda (valor único)

    • Persona o grupo (valor único)

  6. En la sección configuración de columna adicional , en forzar valores únicos , haga clic en .
    Si selecciona un tipo de datos que no se admite, o si está creando una columna de búsqueda que permite varios valores, no se muestra la opción exigir valores únicos.

  • No se puede quitar el índice de una columna única. Si desea quitar el índice, debe cambiar la columna de una columna única por otra que permita valores duplicados en primer lugar y, a continuación, quitar el índice.

  • Si intenta cambiar una columna existente de valores duplicados a valores únicos, es posible que no pueda realizar esta operación si la columna existente contiene valores duplicados. En este caso, debe quitar primero todos los valores duplicados y, a continuación, cambiar la columna de permitir valores duplicados a una columna única.

  • Si desea cambiar el tipo de datos de la columna única, debe hacer lo siguiente: cambie la columna para permitir valores duplicados, quite el índice, cambie la columna al tipo de datos admitidos y, a continuación, haga que la columna sea única.

Cómo crear una columna de búsqueda

Estos pasos le guiarán por el proceso de configuración de una columna de búsqueda que muestra la columna principal y, opcionalmente, una columna secundaria en una lista. La columna principal se puede indexar, pero como la columna secundaria (o campo) está controlada por el principal, no puede ser única ni indizada.

  1. Vaya al sitio que contiene la lista.

  2. Haga clic en el nombre de la lista en Inicio rápido o en el menú configuración Botón Configuración de Office 365 , haga clic en ver todo el contenido del sitioy, a continuación, en la sección lista, haga clic en el nombre de la lista.

  3. Haga clic en listay, a continuación, en crear columna.

  4. En el cuadro nombre de columna, escriba un nombre para la columna.

  5. En el tipo de información de esta columna es, haga clic en Buscar.

  6. En el cuadro obtener información de , seleccione una lista de objetivos.

  7. En el cuadro en esta columna , seleccione una columna principal.

  8. En Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales, para cada columna secundaria que desee agregar, haga clic en la casilla situada junto al nombre de la columna. Solo se muestran las columnas con tipos de datos compatibles.

  9. Más adelante, si desea agregar o quitar columnas secundarias, modifique la columna de búsqueda y realice las selecciones que desee.

    Nota:  No puede indizar una columna secundaria ni puede hacer que una columna secundaria sea única.

  10. Si desea que las columnas de búsqueda se muestren en la vista predeterminada, seleccione Agregar a la vista predeterminada.

  11. Para crear una relación obligatoria, seleccione exigir comportamiento de relación y, a continuación, haga clic en restringir eliminación o eliminación en cascada.

  12. Haga clic en Aceptar.

Cómo crear relaciones en los formularios de visualización y edición

Una vez creada una columna de búsqueda, puede modificar la visualización y editar formularios de la lista de objetivo para que se muestren los datos relacionados de la lista de origen. Por ejemplo, puede editar la página de presentación o edición de la lista de pedidos para agregar la lista de elementos relacionados y conectar automáticamente los dos elementos Web de la vista de lista correspondiente conjuntamente por el valor de aprobación de la columna de búsqueda.

  1. En la lista de objetivo (por ejemplo, pedidos) haga clic en la pestaña lista , haga clic en elementos Web de formulario en la sección personalizar lista y, a continuación, haga clic en formulario de visualización predeterminado o formulario de edición predeterminado.

  2. En la zona de elementos Web principal , haga clic en Agregar elemento Web.

  3. Haga clic en Insertar, haga clic en lista relacionaday, a continuación, seleccione la lista relacionada (por ejemplo, elementos).

    Nota:  Solo se muestran las listas para las que tiene permiso para ver elementos .

Las dos listas se conectan automáticamente. Después de guardar la página, al mostrar o editar un elemento de la lista pedidos, también se mostrarán los elementos relacionados en la lista elementos.

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