Crear o editar archivos .csv para importarlos a Outlook

Crear o editar archivos .csv para importarlos a Outlook

Un archivo CSV es un archivo de valores separados por comas. Cuando el texto y los números se guardan en un archivo CSV, es fácil moverlos de un programa a otro. Por ejemplo, puede exportar los contactos de Google al formato CSV y luego importarlos a Outlook.

Los archivos CSV se pueden usar con Excel o con cualquier otro programa de hoja de cálculo. Los archivos CSV se diferencian de otros tipos de archivo de hoja de cálculo en que no puede guardar ningún formato ni puede guardar las fórmulas.

Descargar y abrir un archivo .csv de muestra para importar contactos a Outlook

  1. Descargue este archivo .csv de muestra en su equipo. Cuando se le pida, elija Guardar para guardar el archivo en su equipo como archivo CSV. Si lo guarda como archivo de Excel (.xls o .xlsm), todos los datos se concentrarán en una sola columna.

    Cuando descargue el archivo .csv de muestra, guárdelo en su equipo como un archivo de tipo .csv.

  2. En su equipo, abra Excel.

  3. En Excel, vaya a Archivo > Abrir y navegue hasta el archivo .csv que acaba de descargar en su equipo. Para buscar el archivo .csv, asegúrese de buscar en Todos los archivos. Haga clic en el archivo .csv para abrirlo.

    Para buscar el archivo .csv, asegúrese de buscar en todos los archivos.

Existen algunos aspectos que deberá recordar cuando trabaje con este archivo CSV de muestra:

  • Outlook requiere que los encabezados de columna estén en la primera fila, por lo que no debe reemplazarlos por nada.

    Aquí se muestra el aspecto que tiene el archivo .csv de ejemplo en Excel.

  • Puede eliminar los datos de las filas comprendidas entre la 2 y la 6 (nombres de ejemplo, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, etc.).

  • No es necesario escribir valores para cada columna. Especifique solo la información que desee.

  • Guarde el archivo con un nuevo nombre y como tipo de archivo CSV (.csv). Si usa Excel para trabajar en el archivo, cuando lo guarde, Excel le preguntará varias veces si realmente desea guardarlo en formato CSV. Elija siempre Sí. Si elige No, el archivo se desordenará y tendrá que volver a empezar con una nueva plantilla de muestra.

  • Practique la importación del archivo CSV con unos pocos contactos para asegurarse de que le gustan los resultados. Posteriormente, puede eliminar los contactos importados, agregar más a su archivo CSV y volverlo a importar.

    Si desea importar los datos en el archivo CSV de muestra, aquí se muestra cómo aparecerían en Outlook en la web de Office 365:

    Después de importar los contactos, este es el aspecto que tendrán en Outlook en la web.

Editar un archivo .csv de contactos que desea importar a Outlook

Supongamos que desea editar un archivo .csv exportado desde Outlook y, después, desea importarlo otra vez a Outlook o a otro proveedor de correo electrónico. Excel facilita la edición del archivo .csv.

Estos son algunos aspectos que debe recordar al editar un archivo .csv:

  • Mantenga los encabezados de columna en la primera fila.

  • Cuando lo guarde, Excel le preguntará varias veces si realmente desea guardarlo en formato CSV. Elija siempre Sí. Si elige No, el archivo se desordenará y deberá comenzar de nuevo.

Problema: Todos los datos aparecen en la primera columna

Ejemplo de un archivo .csv guardado en formato .xls.

Estas son algunas causas por las que sucede, así como acciones que puede probar para solucionar este problema:

  • Si guarda el archivo CSV en otro formato, como .xls o .xlm, todos los datos aparecerán en la primera columna. Vuelva al archivo CSV original y asegúrese de guardarlo con el tipo .csv.

  • Es posible que el programa que crea el archivo CSV agregue comillas adicionales a los datos. Como resultado, Excel trata los datos como una sola unidad. Por ejemplo, imagínese que sus datos son, más o menos, estos:

    a, b, c, d - Excel coloca cada letra en su propia columna.

    "a, b, c, d", e - Excel coloca a, b, c, d en una columna y e en otra columna.

    Para ver si este es el problema que tiene el archivo, ábralo en el Bloc de notas: Haga clic con el botón secundario en el archivo CSV en Windows y elija Abrir con > Bloc de notas. Busque posibles comillas adicionales.

    Si encuentra comillas adicionales, le mostramos cómo corregir el archivo:

    1. Use Excel para abrir el archivo CSV. Todos los datos estarán en la columna A y las comillas desaparecerán.

    2. Ahora use el asistente de texto en columnas para separar los datos de la columna A en columnas independientes: en la barra de menús, elija Datos > Texto en columnas.

      Seleccione Datos > Texto en columnas

    3. Elija Delimitado > Siguiente. Luego, elija Comas > Finalizar.

    4. Guarde el archivo con el tipo .cvs para poder importarlo a Outlook.

Vea también

Importar contactos a Outlook

Exportar contactos de Outlook

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