Crear informes sencillos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede crear una variedad de informes en Microsoft Access 2010, desde los más sencillos a los más complejos. En este artículo se describe las distintas herramientas disponibles para la creación de informes y por qué situaciones se recomienda cada uno de ellos.

En este artículo:

Antes de empezar

Elegir un origen de registros

Crear un informe: herramientas de informes de cliente y web compatible

Crear un informe mediante la herramienta de informes

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Crear un informe: herramientas de informe no es compatible con web

Crear un informe en la vista Diseño de informe

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Obtener información sobre las secciones del informe

Obtener información sobre los controles

Agregar controles al informe

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

Muestre la hoja de propiedades.

Antes de empezar

Los criterios principales para elegir un informe en la herramienta de creación es si está creando una base de datos para compartir en la web y, si es así, si desea que el informe para representar en el explorador. Cuando se publica una base de datos en un servidor de SharePoint que se está ejecutando los servicios de Access, informes se convierten en un formato especial que representa en el explorador. Las herramientas de informe solo son compatibles con esta característica son las herramientas de informe y el Informe en blanco. Sin embargo, si está trabajando con una base de datos de cliente (o si está trabajando con una base de datos web pero no se van a mostrar el informe en el explorador), puede utilizar cualquiera de las herramientas de informe que proporciona acceso.

Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo crear una base de datos de Access para compartir en la Web.

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Elegir un origen de registros

Los informes constan de información extraída de tablas o consultas, así como información que se almacena en el diseño de informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. Las tablas o consultas que contienen los datos subyacentes son también conocido como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir todos se encuentran en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, debe utilizar una o más consultas como origen de registros. Las consultas ya exista en la base de datos o necesita crear consultas nuevas específicamente para satisfacer las necesidades de su informe.

Para obtener más información acerca de los orígenes de registro, vea el artículo establecer el origen de registros para un informe.

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Crear un informe: herramientas de informes de cliente y web compatible

Las secciones siguientes describen las herramientas que se pueden usar para crear los informes de cliente y web compatible. Cuando se trabaja en una base de datos, el símbolo del globo terráqueo en la herramienta de informe indica que el informe resultante será compatible con web.

Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin pedir información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta de informe no puede crear el producto final terminado que desee en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. A continuación, puede guardar el informe y modificarlo para que atienda mejor a sus necesidades.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que servirá como origen de registros del informe.

  2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en informe.

Imagen del botón - o- Imagen del botón

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si desea ser más selectivo acerca de los datos que se muestran en el informe, puede usar la herramienta informe en blanco para crear un informe desde cero. Esto puede ser una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si va a mostrar solo algunos campos. El siguiente procedimiento explica cómo usar la herramienta informe en blanco:

  1. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en Informe en blanco.
    Imagen del botón -OR- Imagen del botón

    Se muestra un informe en blanco en la vista Diseño y el panel de tareas lista de campos se muestra en el lado derecho de la ventana de Access.

  2. En el panel de tareas Lista de campos , si no se muestran tablas, haga clic en Mostrar todas las tablas.

  3. Haga clic en el signo más (+ ) junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.

  4. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.

  5. Use las herramientas en la encabezado o pie de página grupo en la ficha Diseño para agregar un logotipo, título, números de página o la fecha y hora al informe.

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Crear un informe: herramientas de informe no es compatible con web

Puede usar las herramientas descritas en esta sección para crear informes para bases de datos web y de cliente; Sin embargo, no se pueden ver los informes resultantes en un explorador. En otras palabras, debe abrir la base de datos de Access para poder ver un informe que se crea mediante una de estas herramientas. Si está trabajando con una base de datos, estas herramientas de informe se muestran en Los informes de cliente en la ficha crear.

Crear un informe en la vista Diseño de informe

En la vista Diseño, puede ver más fácilmente los controles que están en la sección del informe. Puede colocar controles individualmente sin usar diseños,

  1. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en Diseño de informe (en una base de datos, haga clic en Informes de cliente y, a continuación, haga clic en Diseño de informe ).
    Imagen del botón

  2. En el panel de tareas Lista de campos , si no se muestran tablas, haga clic en Mostrar todas las tablas.

  3. Haga clic en el signo más (+ ) junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.

  4. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.

  5. Use las herramientas en la encabezado o pie de página grupo en la ficha Diseño para agregar un logotipo, título, números de página o la fecha y hora al informe.

  6. Agregar controles a diseños o quitar de diseños, utilizando los comandos en la ficha Organizar, en el grupo de la tabla.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

  1. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en Asistente para informes(en una wbase de datos Web, haga clic en Informes de cliente y, a continuación, haga clic en Asistente para informes ).
    Imagen del botón

  2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

    Vista previa del informe, consulte el informe tal como aparecerá en la impresión. También puede aumentar el nivel de ampliación para acercar en detalles.

    Nota: Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que servirá como origen de registros para las etiquetas.

  2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en etiquetas.
    Imagen del botón

  3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la vista previa de impresión para que puedan ver tal como aparecerá cuando se imprimen. Puede usar el control deslizante en la barra de estado de Access para acercar en detalles.

Nota: Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en una sola columna.

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Obtener información sobre las secciones del informe

En Access, el diseño de un informe está dividido en secciones. En una base de datos de cliente, puede ver el informe en la vista Diseño para ver sus secciones. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. En la lista siguiente es un resumen de los tipos de sección y sus usos:

  • Encabezado del informe    En esta sección se imprime una vez al principio del informe. Para obtener información que normalmente puede aparecer en una página de portada, como un logotipo, un título o una fecha, use el encabezado del informe. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de informe, es la suma calculada para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

  • Encabezado de página    En esta sección se imprime en la parte superior de cada página. Por ejemplo, use un encabezado de página para repetir el título del informe en cada página.

  • Encabezado de grupo    En esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros nuevo. Utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe agrupado por producto, utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de grupo, es la suma del grupo actual.

  • Detalle    En esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. Esto es donde se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

  • Pie de grupo    En esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de resumen para un grupo.

  • Pie de página    En esta sección se imprime al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por página.

  • Pie del informe    En esta sección se imprime una vez al final del informe. Use el pie del informe para los totales del informe de impresión u otra información de resumen de todo el informe.

    Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

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Obtener información sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.

  • Control dependiente    Un control cuyo origen de datos es un campo en una tabla o consulta es un control dependiente. Use los controles dependientes para mostrar los valores de los campos de la base de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Un cuadro de texto es el tipo más común de control dependiente. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestra los apellidos de un empleado podría obtener esta información desde el campo Apellido de la tabla Employees.

  • Control independiente    Un control que no tiene un origen de datos (un campo o expresión) es un control independiente. Use los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control independiente.

  • Control calculado    Un control cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo es un control calculado. Especifique el valor que desee en el control definiendo una expresión como origen de datos para el control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres de campo, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25% multiplica el valor en el campo Precio unitario por un valor constante (0,75).

    = [Precio unitario] * 0,75

    Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe.

    En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las expresiones.

Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.

Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.

Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:

  • Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.

  • Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazar a un campo, establezca la propiedad ControlSource del control en el nombre del campo.

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Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar un campo desde el panel Lista de campos al informe. Muchos otros controles se pueden crear en vista presentación o vista Diseño con las herramientas del grupo controles en la pestaña Diseño.

Nota: Puede determinar el nombre de cada herramienta, si coloca el puntero del mouse sobre la herramienta y, a continuación, lea la información sobre herramientas que aparece.

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

  1. Haga clic en la herramienta para el tipo de control que desee agregar.

  2. Haga clic en el informe donde desea que se encuentra el control.

  3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:

    1. Haga clic en el control para seleccionarlo.

    2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas Puntero de desplazamiento .

    3. Arrastre el control a la ubicación deseada.

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato. Vea la sección Obtener información sobre los controles de este tema para obtener más información.

Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:

  • En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

–O bien–

  • Presione F4.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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