Crear formularios que los usuarios rellenan o imprimen en Word

Palabras clave    casilla; crear formularios; lista desplegable; menú desplegable; formularios electrónicos

Puede crear un formulario en Microsoft Office Word 2007 si empieza con una plantilla y agrega controles de contenido, como cuadros de texto, selectores de fecha y listas desplegables. Otros usuarios pueden usar Office Word 2007 para rellenar el formulario en sus equipos. En un escenario avanzado, todos los controles de contenido que agregue a un formulario también pueden vincularse a los datos.

También puede crear un formulario a partir de una plantilla de muestra. Hay muchas disponibles en el sitio web de Microsoft Office Online.

Nota: Puede imprimir un formulario creado con controles de contenido en Office Word 2007, pero los cuadros que rodean los controles de contenido no se imprimirán.

¿Qué quiere hacer?

Crear un formulario

Agregar protección a un formulario y prepararlo para su distribución

Crear un formulario

Paso 1: Configurar Word para crear formularios

  1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, haga clic en Opciones de Word.

  2. Haga clic en Popular.

  3. Active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y haga clic en Aceptar.

    Nota: The Ribbon is a component of the interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

Paso 2: Abrir una plantilla o un documento en que se basará el formulario

  1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, haga clic en Nuevo.

  2. En Plantillas, haga clic en Mis plantillas.

  3. Haga doble clic en Normal y, a continuación, haga clic en Plantilla o Documento en Crear nuevo.

  4. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, haga clic en Guardar como.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla o el nuevo documento y haga clic en Guardar.

Paso 3: Agregue controles de contenido al formulario

Esboce primero el formulario o utilice uno existente como guía. Podrá agregarle controles de contenido, tablas y otros elementos gráficos.

En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño y haga clic en donde desee insertar un control.

Imagen del botón

Siga uno de estos procedimientos:

Insertar un control de texto en el que los usuarios puedan escribir texto.

  1. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en el control Texto enriquecido Imagen de la cinta.

Insertar un campo de relleno de texto

Importante: La revisión ortográfica no marcara los errores del texto escrito en el campo de formulario de texto. Si quiere corregir la ortografía, use el control de texto enriquecido o el control de texto.

  1. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Herramientas heredadas.

  2. Haga clic en Campo de formulario con texto.

  3. En el grupo Controles, haga clic en Modo de diseño y, después, realice una de las acciones siguientes:

    • Para agregar una línea de bajo del campo, seleccione el campo y, después, haga clic en Subrayar en el grupo Fuente de la pestaña Inicio.

    • Para limitar la cantidad de información que una persona puede escribir en el campo, establezca un ancho máximo; para ello, seleccione el campo, haga clic en Propiedades en el grupo Controles y escriba un valor en Longitud máxima.

    • Para que un campo parezca tan largo como su longitud máxima, agregue texto informativo; para ello, haga clic en Propiedades, en el grupo Controles y escriba texto, como Escriba aquí su nombre en Texto predeterminado.

Inserte una lista desplegable que limita las opciones disponibles a las que especifique

  1. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en el control Lista desplegable Imagen del botón.

  2. Seleccione el control de contenido y, en la pestaña Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

    Imagen del botón

  3. Para crear una lista de opciones, en Propiedades de la lista desplegable, haga clic en Agregar.

  4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar, como , No o Quizás.

    Repita este paso hasta que todas las opciones aparezcan en la lista desplegable.

Insertar una casilla

  1. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Herramientas heredadas.

  2. Haga clic en Campo de form. con casilla de verificación.

  3. Escriba un espacio y, después, escriba una etiqueta para la casilla.

  4. Para quitar el sombreado de la casilla, haga clic en Herramientas heredadas y, después, haga clic en Sombreado.

Nota: No podrá seleccionar o desactivar la casilla hasta que proteja el formulario.

Paso 4: Establecer o cambiar las propiedades de los controles de contenido

Cada control de contenido tiene propiedades que se pueden establecer o cambiar. Por ejemplo, el control Selector de fecha ofrece opciones para el formato en el que desea mostrar la fecha.

  1. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar.

  2. Haga clic en Propiedades y cambie las propiedades que desee.

Paso 5: Agregar texto con instrucciones al formulario

Un texto con instrucciones puede dar más juego al formulario que va a crear y a distribuir. Puede cambiar este texto predeterminado en los controles de contenido.

Si desea personalizar el texto con instrucciones para los usuarios de su formulario, siga el procedimiento siguiente:

  1. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Modo de diseño.

    Imagen del botón

  2. Haga clic en el control de contenido donde desea revisar el texto con instrucciones.

  3. Modifique el texto y aplique el formato que desee.

  4. Si desea que el control de contenido desaparezca cuando alguien escribe otro contenido que reemplace sus instrucciones en un control de Texto enriquecido o de Texto, haga clic en Propiedades en el grupo Controles y, después, active la casilla de verificación Quitar control de contenido cuando se modifique el contenido.

  5. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño para desactivar la función de diseño y guardar el texto con instrucciones.

Nota: No active la casilla No se puede editar el contenido si desea que los usuarios del formulario reemplacen el texto de instrucciones por el que escriban.

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Agregar protección a un formulario y prepararlo para su distribución

Puede proteger los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control de contenido o un grupo de controles específicos, o puede preparar un formulario para que se distribuya y rellene si lo bloquea. También puede ayudar proteger todo el contenido de la plantilla de formulario con una contraseña.

Sugerencia: Si lo desea, puede comprobar el formulario antes de distribuirlo. Abra el formulario, rellénelo como lo haría un usuario y guarde una copia en la ubicación que desee.

Proteger partes de un formulario

  1. Abra el formulario que desea proteger.

  2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios.

    Para agrupar varios controles, selecciónelos presionando la tecla MAYÚS y haciendo clic en cada control que desee agrupar. En la ficha Programador del grupo Controles, haga clic en Grupo, y, a continuación, en Agrupar.

  3. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

    Imagen del botón

  4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla.

    • Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido.

      Nota: Esta opción no está disponible para todos los controles.

Preparar un formulario para ser rellenado

  1. Abra el formulario que quiera bloquear para que esté rellenado.

  2. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Proteger, haga clic en Proteger documento y, después, haga clic en Restringir formato y edición.

    Imagen de la cinta de opciones de Word

  3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento.

  4. En la lista de restricciones de edición, seleccione Rellenando formularios.

  5. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

  6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

    Importante: Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición.

    Use strong passwords that combine uppercase and lowercase letters, numbers, and symbols. Weak passwords don't mix these elements. Strong password: Y6dh!et5. Weak password: House27. Passwords should be 8 or more characters in length. A pass phrase that uses 14 or more characters is better. For more information, see Help protect your personal information with strong passwords.

    It is critical that you remember your password. If you forget your password, Microsoft cannot retrieve it. Store the passwords that you write down in a secure place away from the information that they help protect.

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Vea también

Crear formularios que los usuarios rellenan o imprimen en Word 2010 o Word 2013

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