Crear formularios para rellenar en Word

Para crear formulario que los usuarios puedan ver y rellenar en Microsoft Word, es preciso realizar varias tareas.

  1. Cree una formularioplantilla. 

    ¿Cómo?

    1. Inicie un nuevo documento o abra el documento o la plantilla en la que desee basar la plantilla. 

    2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

    3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de documento.

    4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la nueva plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar.

      Nota: La nueva plantilla aparecerá en la ficha General.

  2. Diseñe el formulario creando primero un borrador, o bien utilice un formulario existente como modelo.

    Nota: En el formulario puede utilizar formularioplantillacampo de formulario, formularioplantillacampo de formulariocontrol de formulario, formularioplantillacampo de formulariocontroltabla, formularioplantillacampo de formulariocontroltablatabla anidada y formularioplantillacampo de formulariocontroltablatabla anidadacuadro de texto.

  3. En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Formularios para abrir la barra de herramientas Formulariosformularioplantillacampo de formulariocontroltablatabla anidadacuadro de textobarra de herramientas.

  4. Agregue campos de formulario a cuadros de texto, casillas de verificación y listas desplegables.

    ¿Cómo?

    1. En el documento, haga clic en la posición donde desee insertar el campo de formulario.

    2. Siga uno de estos procedimientos:

      Insertar un campo Rellenar en el que los usuarios puedan incluir texto

      • En la barra de herramientas Formularios, haga clic en Campo de texto Imagen del botón .

        Haga doble clic en el campo para especificar una entrada predeterminada para que el usuario no tenga que escribirla salvo para cambiar la respuesta.

      Insertar una casilla de verificación al lado de una opción independiente que los usuarios puedan activar o desactivar

      • En la barra de herramientas Formularios, haga clic en Campo de form. con casilla de verificación Button image .

        También puede utilizar este botón para insertar una casilla de verificación al lado de cada elemento de un grupo de opciones que no sean mutuamente excluyentes; es decir, de forma que los usuarios puedan activar varias casillas de verificación a la vez. 

      Insertar un cuadro de lista desplegable que limite las opciones disponibles a las especificadas

      1. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en Campo de form. con lista Button image .

      2. Haga doble clic en el campo de formulario de lista desplegable.

      3. Para agregar un elemento, escriba el nombre del elemento en el cuadro Elemento de la lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

  5. Si es necesario, modifique la apariencia de los campos. Siga uno de estos procedimientos:

    Quitar o cambiar el orden de los elementos en un campo de formulario con lista desplegable

    1. Haga doble clic en el campo de formulario con lista desplegable que desee cambiar.

    2. Siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar:

      1. Para eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista y, a continuación, haga clic en Quitar

      2. Para mover un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista y, a continuación, haga clic en los botones de flecha Mover.

    Cambiar el formato de los resultados de un campo de formulario

    1. Seleccione el campo de formulario al que desee dar formato.

    2. En el menú Formato, haga clic en Fuente.

    3. Seleccione las opciones que desee.

    Mostrar o quitar el sombreado

    1. Haga clic en el botón Sombreado de campo Button image de la barra de herramientas Formularios.

      Nota: El sombreado aparece en la pantalla de modo que los usuarios puedan identificar rápidamente los campos a los que tengan que responder. Este sombreado no se imprime.

  6. Configure o modifique las propiedades del campo de formulario.

    ¿Cómo?

    1. Haga doble clic en el campo de formulario que desee cambiar.

    2. Cambie las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. Agregue Ayuda o automatización al formulario. Siga cualquiera de estos procedimientos:

    Agregar texto de ayuda a un control de formulario

    1. Haga doble clic en el campo de formulario al que desee agregar texto de ayuda.

    2. Haga clic en Agregar ayuda.

    3. Para mostrar el texto de ayuda en la barra de estado, haga clic en la ficha Barra de estado, haga clic en Escriba su propio texto y, a continuación, escriba el texto de Ayuda en el cuadro.

      Para mostrar el texto de ayuda en un cuadro de mensaje cuando los usuarios presionen la tecla F1, haga clic en la ficha Tecla de ayuda (F1), haga clic en Escriba su propio texto y, a continuación, escriba el texto de ayuda en el cuadro.

    Automatizar los formularios

    1. Cree las macros que desee utilizar y guárdelas en la plantilla de formularios.

      Si otra plantilla contiene macros que desee utilizar, cópielas en la plantilla del formulario.

      Nota de seguridad : Tenga cuidado al agregar macros al formulario. Las macros pueden estar diseñadas de modo que su uso puede implicar cierto riesgo. Se recomienda que utilice sólo macros de fuentes de confianza.

    2. Haga doble clic en el campo de formulario al que desee asignar una macro.

    3. Para ejecutar una macro cuando el punto de inserción entre en el campo de formulario, haga clic en la macro del cuadro Al entrar.

      Para ejecutar una macro cuando el punto de inserción salga del campo de formulario, seleccione la macro en el cuadro Al salir.

      Nota: Si guarda las macros de entrada y salida en la plantilla Normal y, a continuación, las distribuye a otras personas, puede que no funcionen estas macros, ya que los usuarios no tendrán acceso a ellas. Las macros que utilice en un formulario deben guardarse en la plantilla del formulario.

  8. Agregar protección al formulario. Los usuarios no pueden rellenar un formulario hasta que se le agregue protección. Word ofrece varios tipos de protección. Siga uno de estos procedimientos:

    Agregar protección para probar un formulario al diseñarlo o cambiarlo

    1. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en Proteger formulario Button image

      Nota: Puede restablecer manualmente los campos de formulario haciendo clic en Restablecer campos de formularios Eraser button de la barra de herramientas Formularios.

    Agregar protección a un formulario para ayudar a evitar que los usuarios lo modifiquen

    Nota: Si sigue los pasos que se indican a continuación para agregar protección a un documento, los formularioplantillacampo de formulario se restablecerán.

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Proteger documento.

    2. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento y, a continuación, haga clic en Rellenando formularios en la lista de restricciones de edición.

    3. Para agregar protección sólo a partes de un formulario, haga clic en Seleccionar secciones y, después, desactive las casillas de verificación de las formularioplantillacampo de formulariocontroltablatabla anidadacuadro de textobarra de herramientassección a las que no desee agregar protección.

      Nota: Para agregar protección sólo a partes del formulario, dichas partes deberán encontrarse en secciones independientes. (En el menú Insertar, haga clic en Salto para crear saltos de sección).

    4. Haga clic en Sí, comenzar a respetar la protección.

    5. Para asignar una contraseña al formulario con el fin de que los usuarios que la conozcan puedan quitar la protección y cambiar el formulario, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela. Los usuarios que no la conozcan podrán seguir incluyendo información en sus campos.

  9. Guarde el formulario y, a continuación, distribúyalo de la misma manera que cualquier otro documento que envíe para revisión.

Sugerencias

  • También puede crear un formulario a partir de una plantilla de ejemplo. Hay numerosas plantillas disponibles en el sitio Web de formularioplantillacampo de formulariocontroltablatabla anidadacuadro de textobarra de herramientassecciónMicrosoft Office Online.

  • Si lo desea, podrá probar el formulario antes de distribuirlo. Abra el formulario, rellénelo como lo haría el usuario y, a continuación, guarde una copia en la ubicación designada.

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